Die DFL – Deutsche Fußball Liga GmbH stand bei der Verarbeitung ihrer Finanzdaten vor Herausforderungen. Rasches Wachstum und fehlende standardisierte Prozesse machten eine neue Herangehensweise erforderlich. Mit der Board Enterprise Planning-Plattform hat die DFL einen Single Point of Truth, automatisierte Prozesse und einen verbesserten Datenzugriff geschaffen. Dies ermöglicht schnellere Entscheidungen, bessere Zusammenarbeit und eine strategischere Rolle des Controllings.
Jörg Degenhart
Mitglied der Geschäftsleitung, Direktor Finanzen, IT & Organisation bei der DFLBoard hat uns sehr schnell einheitliche und zuverlässige Datenstände geliefert und sich als Single-Point-of-Truth etabliert. Das ist wesentlich, um mit unseren Partnern inhaltliche Gespräche zu führen, die einen hohen Mehrwert schaffen.
Jörg Degenhart
Mitglied der Geschäftsleitung, Direktor Finanzen, IT & Organisation bei der DFLDie DFL ist der Ligaverband der 36 Clubs der Bundesliga und 2. Bundesliga. Der Zusammenschluss ist seit 2016 unter dem Namen DFL Deutsche Fußball Liga e.V. für den Profifußball in Deutschland verantwortlich. Das operative Geschäft wird von der DFL Deutsche Fußball Liga GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main geführt, die gemeinsam mit ihren Tochtergesellschaften für die Organisation und Vermarktung des deutschen Profifußballs zuständig ist.
Herausforderung: Einführung professioneller Strukturen und Prozesse
Als junges Unternehmen, das aber von Anfang an ein erhebliches Finanzvolumen zu bewältigen hatte, stand das Controlling der DFL von Beginn an unter hohem Handlungsdruck. Es existierte zunächst nur ein rudimentäres Controlling- und Dokumentationssystem mit einem einfachen Buchhaltungssystem ohne Belegeinsicht. Die Erstellung der Berichte erfolgte in Excel und Word und das Controlling hatte aufgrund der Vielzahl von Excel-Tabellen immer wieder mit uneinheitlichen Datenbeständen zu kämpfen.
Jörg Degenhart, Mitglied der Geschäftsleitung, Direktor Finanzen, IT & Organisation der DFL, erinnert sich aus seiner Anfangszeit bei der DFL:
„Es war eine wirkliche Herausforderung, aus den Einzelteilen ein Gesamtbild zu schaffen. Wir hatten mit Unsicherheiten und Abweichungen in der Analyse der Daten zu kämpfen, gleichzeitig wurden die zu treffenden Entscheidungen immer komplexer. Da die operativ tätigen MItarbeiter nur sehr beschränkt Zugriff auf die Finanzdaten hatten, kamen sehr viele Ad-Hoc-Anfragen auf das Controlling zu, die zusätzlich den Zeitdruck erhöhten und das Controlling darüber hinaus von wirklich werttreibenden Aufgaben abhielten. Insofern musste neben dem personellen Aufbau auch in technische Lösungen investiert werden, um den zukünftigen Anforderungen gerecht werden zu können.“
Lösung: Anpassungsfähige Plattform für Planung, Reporting und Analyse
Die DFL suchte nach einer einheitlichen Plattform, um die Finanzprozesse zu optimieren, einen Single Point of Truth zu etablieren und den Datenzugriff zu erleichtern. Corinna Schmidt, Leiterin Controlling bei der DFL, erzählt:
„Angesichts der wachsenden Anzahl von Themen und der zunehmenden Komplexität haben wir uns entschieden, unsere Strukturen im Controlling zu stabilisieren, um handlungsfähig zu bleiben. Wir mussten entscheiden, wie wir mit ständig steigenden Datenmengen umgehen, die Datenabrufe steuern und die Budgetverantwortlichen mit an unser System anbinden können. Dazu mussten wir unsere Finanzprozesse definieren und uns überlegen, wie wir diese am besten implementieren können. Wichtig war, ein klares Zielbild vor Augen zu haben.“
Für die Integration in die digitale Infrastruktur musste die DFL auch ein neues System finden, das in der Lage ist, die komplexe Struktur benutzerfreundlich und verständlich abzubilden. Es sollte als Single Point of Truth (SPoT) fungieren und eine zuverlässige Basis für alle Daten und Informationen bilden. Die Wahl fiel auf die Enterprise Planning Platform von Board, um diese Anforderungen umsetzen zu können
„Board hat uns durch ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit überzeugt. Die Plattform versetzt uns in die Lage, unsere komplexen Prozesse digital abzubilden und auch bei externen Schocks und veränderten Ansprüchen reaktionsfähig zu bleiben“, erzählt Corinna Schmidt.
Die Plattform wurde ursprünglich für Reporting und Planung implementiert und integriert Daten aus ERP- und CRM-Systemen. Board dient als zentraler Speicherort für Finanzdaten und ermöglicht autorisierten Benutzern den Self-Service-Zugriff, während gleichzeitig wichtige Business-Intelligence (BI) Funktionen für Analysen bereitgestellt werden.
„Board ist dabei unser Single Point of Truth. Was nicht in Board steht, existiert nicht“, sagt Corinna Schmidt. „Dafür muss man die Stakeholder mit ins Boot nehmen, um die Akzeptanz zu schaffen. Wir haben inzwischen etwa 100 User aus dem Finanzbereich, den Fachbereichen und aus unseren Tochtergesellschaften in verschiedenen Rollen und Berechtigungen auf der Plattform, die dieses Mantra unterstützen und Board entsprechend gut pflegen.“
Corinna Schmidt
Leiterin Controlling bei der DFLBoard hat uns durch ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit überzeugt. Die Plattform versetzt uns in die Lage, unsere komplexen Prozesse digital abzubilden und auch bei externen Schocks und veränderten Ansprüchen reaktionsfähig zu bleiben
Corinna Schmidt
Leiterin Controlling bei der DFLReporting
Auf Basis der Board-Plattform hat die DFL zunächst ein Standard und Ad-hoc-Reporting aufgebaut. Damit versorgt das Controlling die verschiedenen Stakeholder wie Gremien, Geschäftsführung, Budgetverantwortliche oder Finanzen mit den notwendigen Informationen. Dabei reicht es häufig aus, einfach einen Link aus Board zu versenden. Die Akzeptanz bei den Stakeholdern ist hoch, da sie sich durch Self-Service-BI die benötigten Informationen selbst ziehen und zusammenstellen können.
Ziel des Reportings ist es, eine smarte Abstimmung zwischen Controlling-Businesspartnern und Budgetverantwortlichen zu erreichen und das Controlling von Routineaufgaben zu entlasten. Die digitale Belegerfassung steht allen Anwendern zur Verfügung und die Board-Plattform stellt Buchungen und Belege allen Berechtigten zur Verfügung. Dies ermöglicht Echtzeiteinblicke und den direkten Sprung in den Freigabeworkflow. Etwaige Abweichungen können die User analysieren und durch entsprechende Kommentare einordnen.
Planning
Im Bereich der Planung nutzt die DFL Board für die Mehrjahresplanung und die sogenannte Hochrechnung, worunter sich das unterjährige Update der Planung verbirgt. Board führt die Ist-, Hochrechnungs- und Planwerte zusammen und liefert eine übersichtliche Gegenüberstellung der verschiedenen Datenstände (Cases, Jahre, Planversion) sowie eine Verlaufsabbildung von Meetingständen mit Kommentierungen. Darüber hinaus bietet das System den Drill-Down auf die verschiedenen Finanzdimensionen (z.B. Bereich, Kostenstellen, Projekte, Kostenträger und GuV-Zeile).
„Da der Zugriff auf die Daten geräteunabhängig ist und die Nutzer vom Laptop, Tablet oder Smartphone zugreifen können, können wir bei Meetings direkt das System mit den aktuellen Daten nutzen und Daten bei Bedarf sofort anpassen“, freut sich Corinna Schmidt. „So können wir Top-Down und Bottom-Up arbeiten, um am Ende auf eine abgestimmte Planung zu kommen.“
Nachdem die Grundstrukturen definiert und mit Hilfe von Board implementiert sind, plant die DFL die nächsten Schritte.
„Wir fragen uns ständig, wie wir Sachen noch einfacher machen können. Wie lassen sich Arbeitsprozesse optimieren und administrative Aufgaben weiter reduzieren? Wie müssen wir die Datenlandschaft noch anpassen und wie können wir systemexterne Prozesse integrieren? Unser Fokus liegt darauf, die Effizienz im Controlling mit Board weiter zu steigern und die Lösungen weiter maßgenschneidert auf unsere Bedürfnisse anzupassen, ohne die Flexibilität einzuschränken“, berichtet Corinna Schmidt.
Kundennutzen: Von Datenmanagern zu strategischen Beratern
Durch die erfolgreiche Implementierung von Board bei der DFL hat sich das Controlling von einer reinen Datensammelstelle zu einem strategischen Berater gewandelt. Die Fähigkeit der Plattform, zuverlässige und leicht zugängliche Daten bereitzustellen, ermöglicht es der Controlling-Abteilung, fundierte Entscheidungen zu unterstützen und das Unternehmenswachstum zu fördern.
„Wir haben in Board sehr schnell einheitliche und zuverlässige Datenstände erreicht und damit Board als Single-Point-of-Truth etabliert. Das trägt wesentlich dazu bei, dass wir mit unseren Partnern inhaltliche Gespräche führen, anstatt über die Richtigkeit der Daten zu diskutieren. So können wir Entscheidungen viel schneller und zielgerichteter herbeiführen“, sagt Jörg Degenhart.
Corinna Schmidt fügt hinzu:
„Außerdem konnten wir unsere Prozesse durch einen hohen Grad an Digitalisierung optimieren. Wir unterstützen die Stakeholder mit digitalen Gremienberichten und stellen aussagekräftige Dashboards und Grafiken zur Verfügung. Damit befähigen wir die Beteiligten, inklusive der Geschäftsführung, sich die gewünschten Informationen schnell und unkompliziert selbst zu beschaffen.“ „Das Wichtigste aber ist, dass wir die Controlling-Rolle so gestalten können, dass wir Mehrwert schaffen und effizient zum Erfolg der DFL beitragen. Das Controlling ist nicht der Concierge, der auf Zuruf irgendwelche Daten und Analysen liefert, sondern wir spielen eine aktive Rolle als Berater für unsere Businesspartner“, freut sich Corinna Schmidt
