Einheitliche kosten- und erlösplanung und reporting im Lufthansa City Center

Lufthansa City Center (LCC) ist ein Franchiseunternehmen bestehend aus der Lufthansa City Center Reisebüropartner GmbH (LCR) sowie der für das internationale Geschäft zuständigen Lufthansa City Center International GmbH (LCCI).

Die Franchise-Kette ist aus den Lufthansa-Stadtbüros hervorgegangen, deren erstes Büro 1991 in Dresden eröffnete. Die Deutsche Lufthansa AG gründete die LCR 1994. Im Jahr 2000 übernahmen die Reisebüropartner sämtliche Anteile ihres Franchisesystems. So sind heute alle Partner auch Gesellschafter.

Derzeit gibt es bei Lufthansa City Center insgesamt 570 Reisebüros, davon 300 in Deutschland und 270 in 90 Ländern auf allen Kontinenten. 2.400 Mitarbeiter in Deutschland und 2.900 Mitarbeiter international erwirtschafteten 2017 rund 3,60 Mrd. Euro weltweit.

Die Herausforderung

LCC hatte das Ziel, das Reporting-System für das monatliche Berichtswesen neu aufzubauen. Bislang erfolgte die Budgetplanung und das Forecasting mit Excel. Die Verbindung von mehreren Dateien mit unterschiedlichen Teilplänen gestaltete sich zunehmend schwierig. Eine große Herausforderung waren dabei die stetig wachsenden Dateigrößen und die Problematik von defekten Verknüpfungen. Darüber hinaus fehlte der Lösung auf Excel-Basis bei den Ist-Werten die Möglichkeit, von den Gesamtwerten (z.B. den gesamten Reisekosten einer Kostenstelle) per Drilldown zu den dahinter liegenden Buchungen zu gelangen.

Aufgrund des fehlenden Berechtigungskonzeptes konnte nur das Controlling Anpassungen in den Planungsdateien vornehmen. Die Aktualisierung der Ist-Werte aus der Buchhaltung musste ebenfalls manuell durchgeführt werden.

Das neue System sollte Workflows und Status für Planung und Forecast abbilden und helfen, aus den Einzelplanungen verschiedener Kostenstellen eine übergreifende Finanzplanung für das Folgejahr aufzustellen und in die Jahresplanung zu übernehmen. Unterjährig wollte LCC sowohl auf Kostenstellenbasis als auch unternehmensübergreifend einen monatlichen Forecast erstellen, inklusive Abweichungsanalyse und Kommentierungsfunktion.

Für die Kostenstellenverantwortlichen war es zudem wichtig, jederzeit Soll-Ist-Vergleiche auf Positionsebene vornehmen zu können, mögliche Abweichungen zu analysieren und die einzelnen Werte ihrer Kostenstelle anzupassen. Damit einhergehend sollte auch ein Abgleich der unterjährig aufgelaufenen Kosten- und Erlöspositionen mit den Planwerten für das Gesamtjahr erfolgen.

Weitere Anforderungen waren eine detaillierte Personalkostenplanung sowie das Anlegen neuer Planungsprojekte mit der Option, diese später auf Ist-Projekte zu übertragen.

Die Board-Lösung

Nachdem LCC verschiedene Anbieter evaluiert hatte, fiel die Wahl schließlich auf Board. Ausschlaggebend war die Möglichkeit, durch den programmierfreien Ansatz das System individuell nach LCC-Vorstellungen gestalten zu können und somit Anforderungen der Fachabteilungen schnell und einfach umzusetzen.

„Auch die umfangreiche Prüfung unserer Anforderungen und die positive Betreuung durch den Board-Partner XAX spielten bei der Entscheidung für Board eine wichtige Rolle“, erklärt Steffen Losensky, verantwortlich für das Controlling der Lufthansa City Center Reisebüropartner GmbH.

Board wurde so eingerichtet, dass es die Buchhaltungsdaten aus den Vorsystemen wie SAP oder Access automatisch importiert. Zudem können die Kostenstellenverantwortlichen Plan- und Forecast-Werte in DataViews eingeben. So ist z.B. eine monatsgenaue Planung der Personalkosten inkl. sämtlicher Gehaltsbestandteile sowie ein Abgleich der Planwerte mit den Ist-Werten möglich.

Die Kostenstellenverantwortlichen und das Controlling können jederzeit sämtliche Kosten- und Erlöspositionen einsehen und sie bei Bedarf anpassen. So erfolgt ein Abgleich der unterjährig aufgelaufenen Kosten- und Erlöspositionen mit den Planwerten für das Gesamtjahr, unterstützt durch eine interne Hochrechnungsfunktion. Dafür zieht Board die bisherigen Ist-Werte sowie die Forecast-Werte der ausstehenden Monate eines Jahres heran.

Als Power User und Administrator kann Steffen Losensky mit wenig Aufwand intuitiv bedienbare Screens für die Mitarbeiter einrichten. Das reduziert den Schulungsbedarf für die Nutzer aus dem Controlling und den Fachabteilungen, was sich sehr positiv auf die Total Costs of Ownership (TCO) auswirkt.

Der Kundenutzen

Die Board-Plattform vereinfacht die Erstellung von Dashboards und zusammenfassenden Reports. Sie reduziert den manuellen Aufwand für das monatliche Reporting, die Vorbereitung der Planung und die Zusammenführung von Plan- und Buchhaltungsdaten. Dadurch verringert sich der Zeitaufwand für die Bereitstellung der Vorlagen für Planung und für Forecasting deutlich.

Statt sich mit technischen Fragestellungen zum System auseinanderzusetzen, bleibt den Verantwortlichen jetzt mehr Zeit, sich mit den Zahlen zu beschäftigen. Dies führt im Ergebnis zu einem schnelleren, zielgerichteten Planungsprozess und zu einer genaueren und transparenteren Planung. Dank des automatischen Datenimports haben alle Verantwortlichen einen besseren und vor allem stets aktuellen Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens. Durch den höheren Detaillierungsgrad bei der Abweichungsanalyse kann das Management kritische Entwicklungen schneller erkennen und die notwendigen Maßnahmen einleiten.

Steffen Losensky bringt die Vorteile auf den Punkt: „Die Arbeit mit Board führt dazu, dass Informationen schneller und übersichtlicher verfügbar sind. Dadurch können wir Entscheidungen agiler und verlässlicher treffen. Es ist klar ersichtlich, an welchen Stellen z.B. Erlöse gegenüber der Planung fehlen oder wann in einem Projekt zu hohe Kosten auflaufen. Board bietet die zentrale und zuverlässige Übersicht für sämtliche Kosten- und Erlöspositionen.“