Innovatives Vertriebsmanagement bei kohlpharma

Die steigenden Kosten im Gesundheitswesen sind eine enorme Herausforderung. Gerade bei der Belieferung mit Arzneimitteln will kohlpharma einen aktiven Beitrag dazu leisten, eine qualitativ hochwertige und dennoch bezahlbare Versorgung sicherzustellen.

Seit der Unternehmensgründung im Jahre 1979 hat kohlpharma den Arzneimittel-Import in Deutschland kontinuierlich ausgebaut. Als familiengeführtes und unabhängiges mittelständisches Unternehmen sind kohlpharma die Bedürfnisse und Interessen der Kunden – Apotheken und pharmazeutischer Großhandel – wichtig. Dabei liegt kohlpharma vor allem die Stärkung der inhabergeführten Vor-Ort-Apotheken am Herzen. Sie sind das Rückgrat einer patientenorientierten Arzneimittelversorgung in ganz Deutschland.

Die Herausforderung: Schnelle und zuverlässige Bereitstellung von Verkaufsdaten

Die alten Planungs-, Berichts- und Analyselösungen von kohlpharma entsprachen nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens. Die Möglichkeiten des Reportings je Zielgruppe waren begrenzt, Daten mussten manuell aktualisiert werden, automatische Importe waren nicht und die Kombination mehrerer Datenquellen nur mit erheblichem Aufwand möglich. 

Die Vertriebsabteilung des Unternehmens wünschte sich eine einfachere Lösung, die den unterschiedlichen Zielgruppen die Zahlen auf Knopfdruck liefert. Der Wunsch war es, ein System mit konsistenten, aktuellen Daten aufzubauen, auf das alle Beteiligten jederzeit zugreifen konnten, um Planung und Controlling zu erleichtern und zu beschleunigen.

Die Lösung: Mobile Anwendungen zur Selbstverwaltung

Nach der Evaluierung mehrerer Lösungen entschied sich kohlpharma für die Board Intelligent Planning Platform aufgrund ihrer intuitiven Benutzeroberfläche, der Workflow-Funktionen, mit denen die Automatisierung vorangetrieben werden kann, und der Flexibilität, mit der alle Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden können.

Aline Petri, Managerin im Strategischen Marketing bei kohlpharma, hob die Bedeutung einer Self-Service-Plattform hervor:

"Für uns ist es besonders wichtig, dass die Nutzer selbständig Anwendungen erstellen können. Nur so können wir schnell auf die sich ändernden Anforderungen in unserem Tagesgeschäft reagieren. Das Professional Services Team von Board hat uns zu Beginn so unterstützt und geschult, dass wir die Weiterentwicklung von Anwendungen und die Pflege des Systems schnell selbst übernehmen konnten."

Das Projekt startete 2017 gemeinsam mit zwei Beratern von Board. Innerhalb von zwei Wochen wurden die Daten bereitgestellt und die ersten Anwendungen eingerichtet. Nach vier Monaten erfolgte der Rollout für den Außendienst, gefolgt von Anwendungen für den Innendienst. Seitdem wird das System selbständig durch die IT der kohlpharma betreut und mit den Anwendern stetig weiterentwickelt. 

Neben dem Warenwirtschaftssystem, einem Data Warehouse und einem CRM-System hat kohlpharma verschiedene externe Datenquellen angebunden. Dazu gehören u.a. Marktzahlen von externen Anbietern. Diese Daten werden automatisch – ohne manuellen Aufwand – eingelesen, aktualisiert und dann auf einer aggregierten Ebene in Board verwendet.

Als Marktführer möchte kohlpharma sich stets weiterentwickeln und die Digitalisierung im Apothekenmarkt weiter vorantreiben. Hierzu wurde 2022 die Außendienst-Anwendung auf eine mobile Lösung angepasst, sodass Board auf dem iPad von unterwegs genutzt werden kann. Die Lösung ermöglicht den Mitarbeitern eine effiziente Besuchsvorbereitung und Bestellvorschläge können direkt vor Ort digital mit den Kunden besprochen werden.

Die Vorteile: Perfekte Vorbereitung und mehr Zeit für die Kunden

Sowohl im Innen- als auch im Außendienst profitieren die Mitarbeiter nun von den aktuellen Zahlen und übersichtlich aufgebauten Analysen, die Board täglich automatisch liefert. 

"Board ist das erste, was ich morgens anschaue. Als Team haben wir mehr Zeit, um die Daten zu interpretieren und Maßnahmen abzuleiten. Ich schätze, dass ich jeden Tag 20 % meiner Zeit einspare, die ich sonst mit der Aufbereitung von Daten verbringen würde. Es macht Spaß, mit Board zu arbeiten", sagt Aline.

Auch der Außendienst ist mit Board mehr als zufrieden, denn die intelligente Verknüpfung von Verkaufs- und Marktzahlen lässt Trends erkennen und zeigt auf, welche Produkte gerade besonders gefragt sind.

"Unsere Außendienstmitarbeiter sparen mit Board gleich doppelt Zeit. Zum einen ist die Vorbereitungszeit für den Kundenbesuch deutlich kürzer. Sie sehen alle notwendigen Daten auf einen Blick und erkennen sofort, was der Kunde braucht. Dann können sie vor Ort kundenspezifische Bestellvorschläge machen und so ihre Zeit in der Apotheke reduzieren und besser nutzen", so Aline.

Die Zukunft: Ausweitung auf andere Geschäftsbereiche

Immer mehr Abteilungen wurden im Laufe des Projektes an die intelligente Planungslösung von kohlpharma angeschlossen und es kommen ständig neue Anwendungen hinzu. 

"Wenn neue Benutzer hinzukommen, schulen wir sie intern, direkt am System. Für Benutzer, die mit den erweiterten Funktionen von Excel vertraut sind, ist der Übergang zu Board ein Kinderspiel. Heute haben wir mehr als 20 Power-User in verschiedenen Abteilungen. Derzeit arbeiten etwa 115 Benutzer mit dem System, Tendenz steigend", erklärt Aline.

Die Erfahrungen von kohlpharma mit Board waren so positiv, dass die Vertriebsabteilung bei der Suche nach einer neuen Planungslösung die Controlling-Abteilung davon überzeugte, sich auch für Board zu entscheiden.