Integrierte Finanzplanung und operative Planung bei Hapag-Lloyd

235 moderne Containerschiffe, ein Transportvolumen von 11,9 Millionen TEU (Standardcontainer) im Jahr, rund 12.800 motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 399 Büros in 128 Ländern und Headquarter in Hamburg: Hapag-Lloyd ist eine weltweit führende Linienreederei. 

Hapag-Lloyds Flotte hat eine Gesamtkapazität von 1,6 Millionen TEU sowie einen Containerbestand von rund 2,5 Million TEU inklusive einer der weltweit größten und modernsten Kühlcontainerflotten.  

Die Herausforderung – Komplexität beherrschbarer machen

119 eigene Schiffe auf See plus etwa die gleiche Anzahl an gecharterten Schiffen, die jährlich 12 Mio. Container zu mehr als 600 verschiedenen Häfen transportieren, sowie den entsprechenden Zubringer- und Abholverkehr über Land koordinieren: Die Komplexität und damit die Herausforderungen für die etwa 400 Mitarbeiter, die weltweit bei Hapag-Lloyd mit der Planung befasst sind, sind extrem hoch und erfordern einen perfekt abgestimmten Planungsprozess. Als Basis dient die jährliche Bottom-Up-Planung, die auch aufgrund kapitalrechtlicher Vorgaben in einen strategischen Fünfjahresplan mündet. Diese grundlegende Planung dauert etwa drei Monate und wird dreimal pro Jahr durch eine Budget- und Forecast-Planung ergänzt. Monatlich erfolgt zudem eine Aktualisierung aufgrund kurzfristiger Trends.

Gestartet wird der Planungsprozess mit der operativen Planung, gefolgt von der Vertriebsplanung, die durch eine treiberbasierte Kostenplanung ergänzt wird. Am Ende dieses Prozesses steht die Finanzplanung und Analyse (FP&A). Für diesen Prozess werden Excel-Sheets in bis zu 128 Länder der Welt verschickt.

„Die Konsolidierung ist sehr zeit- und arbeitsintensiv, zumal nicht alle Mitarbeiter die Excel-Dateien in den vorgegebenen Formaten und Vorlagen zurückschicken, so dass manuell nachgearbeitet werden muss“, erklärt Merle Remmel, Direktorin Controlling bei Hapag-Lloyd.

Im Rahmen der Digitalisierung bei Hapag-Lloyd war es deswegen klar, ein System einzuführen, das die Mitarbeiter bei der komplexen Planung perfekt unterstützt und den gesamten Planungsprozess beschleunigt. Dazu wurde ein Projektteam zusammengestellt, das gemeinsam mit wichtigen Stakeholdern und den Experten der celver AG den Planungsprozess zunächst daraufhin analysierten, was unbedingt beibehalten werden soll und welche Teile optimiert und durch entsprechende Systemunterstützung verbessert werden können.

Das Team arbeitete heraus, welche Punkte im Prozess die größten Probleme bereiten und definierte gleichzeitig die Ausrichtung des Planungsprozesses in Hinblick auf die Anforderungen der Zukunft. Wichtig war, den Automatisierungsgrad und die Flexibilität zu erhöhen.

Beibehalten werden sollte auf jeden Fall die treiberbasierte Planung, um an den richtigen Stellschrauben drehen zu können und die auftretenden Effekte in der Planung zuverlässig zu berechnen. Die Anzahl der an der Planung beteiligten Mitarbeiter stand ebenfalls nicht in Frage, da diese auch das Buy-In und das Commitment zum vereinbarten Plan sicherstellen. Die Aktualisierung der Planung aufgrund kurzfristiger Trends sollte, wenn möglich, in einen rollierenden Forecast umgebaut werden. Das würde helfen, jederzeit abschätzen zu können, wie das Ergebnis am Ende des Jahres aussehen wird.

Die Board-Lösung – Hohe Kompatibilität mit vor- und nachgelagerten Systemen

Danach befasste sich das Projektteam mit der Auswahl des geeigneten Systems. Dazu sondierte es den Markt für BI sowie bereits im Unternehmen verwendete Lösungen und sprach mit Experten. Die in Frage kommenden Anbieter ließ Hapag-Lloyd kleine Pilotprojekte durchführen. Die besten Lösungen durften sich im Anschluss noch in einem Proof-of-Concept vorstellen. In einer Bewertungsmatrix wurden die Anbieter verglichen, dem Management präsentiert und gemeinsam das zukünftige BI System ausgewählt. Die Wahl fiel dabei auf Board.

„Für Board sprach neben der Branchenexpertise und einem exzellenten Analystenranking, dass es sich sehr gut in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt“, sagt Merle Remmel. 

„Als Vorsysteme, die die Rohdaten bereitstellen, sind SAP und eigenentwickelte Systeme von Hapag-Lloyd im Einsatz. Board verknüpft die Daten beider Systeme über SQL Server und bildet für die Planer weltweit einen Single-Point-of-Truth (SPOT)“, ergänzt Mathias Schäfer, Senior Director IT.  

Außerdem kommt für einige Datenbereitstellungen der Board SAP Connector zum Einsatz, der eine bewährte und sichere Verbindung zu den SAP Daten gewährleistet. Sowohl das Headquarter als auch die Regionen können so auf die gleichen korrekten und zuverlässigen Daten zugreifen. Controlling und Sales weltweit können sich die Daten direkt in Board anschauen und eigene Daten hinzufügen. Dabei lassen sich Teilauszüge der Daten von Board auch per einfachem Knopfdruck nach Excel exportieren. Auf diese Weise können Mitarbeiter, z. B. im Vertrieb, Daten im bekannten System nutzen und teilen. Trotzdem sind Durchgängigkeit und Transparenz der Daten sichergestellt.

Bei der Implementierung des Systems kommen neben der Flexibilität und der Nutzerfreundlichkeit von Board die kurzen Entwicklungszeiten voll zum Tragen. Zusammen mit celver AG als Implementierungspartner hat das Projektteam trotz des straffen Zeitplans und umfangreicher Anforderungen in den ersten sechs Monaten bereits mehr als 20 Planungsmasken im Look&Feel von Hapag-Lloyd erstellt und weltweit ausgerollt.

"Dabei waren die Herausforderungen doch sehr komplex," erklärt Mirko Schömann von celver AG. "Daten aus unterschiedlichen Vorsystemen mit unterschiedlichen Strukturen so für die Planung anzubinden und aufzubereiten, dass sie zusammenpassen und vergleichbar sind, war eine echte Mammut-Aufgabe. Der hohe Detaillierungsgrad der Planung und die große Anzahl an beteiligten Abteilungen und Planern fügten ein weiteres Maß an Komplexität hinzu." 

Am Ende trug die hervorragende Zusammenarbeit zwischen dem Hapag-Lloyd Projektteam, celver AG und Board entscheidend dazu bei, die große Planungsapp zeitgerecht freizuschalten. 

Der Kundenutzen – Kapazitäts-, Sales-, und Kostenplanung perfekt verknüpft 

"Etwa 50 Kapazitätsplaner, 200 Planer im Vertrieb und 150 Kostenplaner arbeiten an der komplexen Planung bei Hapag-Lloyd. Ihre Plangrößen hängen natürlich stark voneinander ab. So muss der Trademanager, der die Kapazitäten plant, wissen, welche Aufträge anstehen, um Routen und Kapazitäten optimal zu planen," erklärt Henrik Schilling, Managing Director Controlling. 

Dadurch entsteht ein sehr komplexes Abstimmungssystem zwischen Vertriebsplanern und Trademanagern. Da beiden Gruppen in Board nun jederzeit die gleichen, zuverlässigen Daten zur Verfügung stehen, hat sich der Abstimmungsprozess beträchtlich vereinfacht. Außerdem erlaubt das System für Detailanalysen einen Drilldown bis auf einzelne Routen.

Die treiberbasierte Kostenplanung ist ebenso mit der Vertriebsplanung verbunden. Die Rohdaten kommen aus dem SAP-System. Alle Kostenaspekte wie z. B. Containertyp, Kühlung, Geo-Hierarchie oder Vertragsart sind erfasst und direkt mit den Containermengen verknüpft. Auch hier bietet der Drilldown bis zu den Detailinformationen höchste Transparenz für die Planer.

"Heute können wir anhand der Anzahl der Container und den Kosten pro Einheit automatisch einen genauen Preis berechnen und müssen nicht mehr auf Durchschnittskosten zurückgreifen," freut sich Henrik Schilling über die neugewonnene Transparenz. 

Auch die anderen Ziele hat das Projektteam erreicht. Die Durchlaufzeit der einzelnen Planungsschritte wurde deutlich verkürzt und die Arbeitsbelastung für die einzelnen Mitarbeiter reduziert. Das trägt auch zum weiterhin starken Buy-In der Mitarbeiter bei. Das neue System erlaubt es, sich wiederholende Aufgaben und Schritte stärker zu automatisieren und trotzdem eine höhere Flexibilität zu schaffen. Die Einführung des rollierenden Forecasts hilft zudem, die Zahlen für das Ergebnis am Jahresende immer im Fokus zu behalten.

"In dieser ersten Implementierungsphase lag der Fokus klar auf der Planung. In den nächsten Phasen werden wir zusätzlich die Themen Reporting und Dashboarding intensiver betrachten. So wollen wir z. B. das Finanzreporting mit integrierter Kommentierungsfunktion implementieren. Für das Management planen wir die Erstellung von Dashboards sowie die Abbildung aktueller KPIs direkt auf Screens, Tablets und Smartphones," fasst die Merle Remmel den Projektstand zusammen. 

Auf die Frage, was er aus dem bisherigen Projekt als ‚Lesson Learned‘ mitnimmt, hat Mirko Schömann eine klare Antwort: : 

“Es ist sehr wichtig, die Fachbereiche rechtzeitig und umfassend mitzunehmen und vor allem in die Gestaltung von Planungslogiken und -screens einzubeziehen. Das vermeidet viele Change Requests und beschleunigt die Umsetzung erheblich.” 

Mit diesem Projekt startet Hapag-Lloyd seine Reise, Finance und Controlling im Unternehmen neu zu positionieren. Für die mittelfristige Controllingstrategie hat das Unternehmen drei klare Botschaften definiert: 

1. Pace over perfection
2. Everyone on board 
3. 90-day heartbeat 

Es ist der Aufbruch zu neuen Welten. Jetzt heißt es „Alle Mann an Board“. Bei Hapag-Lloyd ist das wörtlich zu nehmen.