Von vier Stunden auf 40 Sekunden: Leipziger Stadtwerke setzen auf schnelle und integrierte Planung

Die Stadtwerke Leipzig GmbH ist als Energieversorger und -Großhändler eines der größten und wichtigsten Stadtwerke in Deutschland und stellt Strom, Erdgas, Fernwärme sowie Energiedienstleistungen bereit. Entsprechend den unterschiedlichen Anforderungen und den daraus resultierenden Kundenbedürfnissen richten sich die Leipziger Stadtwerke auf den Endkundenmarkt, die regulierten Märkte und den Systemmarkt aus. In diesen drei Märkten sind die Stadtwerke mit sieben Geschäftsfeldern aktiv.

Herausforderung: Inkonsistente Daten und lange Rechenzeiten

Die Leipziger Stadtwerke müssen sich in einem sehr dynamischen und volatilen Marktumfeld behaupten. Im Bereich der Finanz- und Unternehmensplanung standen die Leipziger Stadtwerke vor mehreren Herausforderungen bei der Wirtschaftsplanung und dem unterjährigen Forecast sowie bei der Erstellung des Jahresabschlusses:

Konsolidierung verschiedener Datenquellen: Die Planungsdaten stammen aus unterschiedlichen Vorsystemen und müssen zusammengeführt werden. Dies führte zu Verzögerungen und einem hohen manuellen Aufwand.

• Kaufmännische Konsistenzprüfungen: Es war schwierig, eine konsistente Abbildung von Abschreibungen, Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungen in der GuV und Bilanz sicherzustellen.
• Validierung und Plausibilisierung der Zahlen: Die Abstimmung zwischen Controlling und Buchhaltung war zeitaufwendig und fehleranfällig.
• Zeitintensive Jahresabschlüsse: Die Erstellung der Unbundling-Abschlüsse für Energieversorger dauerte lange und erforderte zahlreiche manuelle Schritte.

„Unsere Grundanforderung ist eine kaufmännisch konsistente Abbildung von Abschreibungen, Rückstellungen und Sonderposten sowie eine gute Intercompany-Abstimmung für GuV und Bilanz. Gleichzeitig müssen wir sicherstellen, dass die Daten jederzeit konsistent und valide sind, um fundierte Entscheidungen treffen zu können“, so Walter Andreß, Leiter Controlling und Bereich Kaufmännische Steuerung bei den Leipziger Stadtwerken.

Lösung: Nutzerfreundliche und automatisierte Planung 

Um eine geeignete Software-Plattform zu finden, führten die Leipziger Stadtwerke einen umfassenden Auswahlprozess durch. Die ausgewählten Anbieter mussten in einem Proof of Concept zeigen, wie sie die Kernanforderungen umsetzen können.

„Uns war wichtig, ein Gefühl zu bekommen, wie die Plattformen in der Praxis funktionieren und wie wir damit arbeiten können. Schließlich müssen wir auch unsere Mitarbeitenden bei dem Umstellungsprozess mitnehmen. Hohe Benutzerfreundlichkeit hilft entscheidend, die Akzeptanz für ein neues System zu schaffen“, sagt Walter Andreß. 

So entschied sich die Leipziger Stadtwerke für die Einführung der Board-Planungsplattform.

Das erste Projekt, das die Leipziger Stadtwerke auf der Board-Plattform umgesetzt haben, war die Mengenprognose für Strom und Gas. Diese Anwendung hatte Priorität, weil die Beschaffung direkt auf den Planungsmengen basiert. „Hier zahlt sich eine hohe Planungsqualität sofort aus“, bemerkt Walter Andreß.

Der gesamte Projektablauf war durch enge Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam der Leipziger Stadtwerke und den Board-Beratern gekennzeichnet. Wöchentliche Teams-Meetings sorgten für einen kontinuierlichen Austausch, während die interne Entwicklung durch die zukünftigen Power-User der Leipziger Stadtwerke umgesetzt wurde.

Befähigung der Teams durch Automatisierung und autonome Planung

Für eine integrierte Wirtschafts- und Finanzplanung eines Energieversorgers kommen weitere spezielle Anwendungen hinzu, die in der integrierten Planung berücksichtigt werden müssen. Neben der klassischen Absatz-, Umsatz- und Deckungsbeitragsrechnung (DBR) müssen regulatorische Erlösobergrenzen und die Verwaltung von erneuerbaren Energien-Projektgesellschaften abgedeckt werden. Zudem spielt die Planung von Investitionsprojekten inklusive Wirtschaftlichkeitsberechnungen eine zentrale Rolle. Aber auch zusätzliche Themenkomplexe wie Contracting, Personalplanung, Midstream-Geschäft, etc. müssen gleich mitgedacht werden.

„Unser Ziel war es, einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen und gleichzeitig die Steuerung durch die Anwender zu gewährleisten“, beschreibt Walter Andreß den Designansatz. „Dank der klaren Validierungsregeln und der anpassbaren Oberflächen können unsere Fachbereiche fast alle Einstellungen selbst vornehmen. Es ist von großem Vorteil, die fachliche und IT-technische Perspektive in einer Person bündeln zu können.“

Kundennutzen: Schnelle Ergebnisse, zuverlässige Zahlen und strategische Flexibilität

Durch die Einführung der Board-Plattform konnten die Leipziger Stadtwerke ihre Planungsprozesse signifikant verbessern. Vor allem die hohe Flexibilität und Automatisierung haben den strategischen Nutzen deutlich gesteigert.

• Zeitersparnis: Früher dauerte die Berechnung des Abschlusses mehrere Stunden. Heute erfolgt diese in nur 40 Sekunden. Dadurch können verschiedene Szenarien simuliert und Anpassungen schnell vorgenommen werden. So lassen sich z.B. verschiedene Abschreibungsregeln durchspielen und eruieren, welche der verschiedenen Möglichkeiten die Beste ist.
• Fehlerreduktion: Die Automatisierung hat die Fehlerquote erheblich gesenkt. Fachliche User können jetzt viele Berechnungslogiken selbst einbauen, was die Verantwortlichkeit in den Fachbereichen stärkt.
• Datenkonsistenz und Transparenz: Die zentrale Datenverwaltung sorgt dafür, dass alle Abteilungen auf die gleichen, stets aktuellen Zahlen zugreifen. Dies hat die Zusammenarbeit zwischen Controlling und den Fachbereichen verbessert.

„Von vier Stunden auf 40 Sekunden für die Berechnung des Abschlusses – das ist der Unterschied, den die Board-Plattform für uns macht. Wir können jetzt mehrere Berechnungen eines Abschlusses durchführen und Fehler schnell korrigieren, bis alles passt“, betont Walter Andreß.

Dank der hohen Automatisierung und Flexibilität sind die Leipziger Stadtwerke nun in der Lage, sich schnell auf Marktveränderungen einzustellen und können sicherstellen, dass die Planung stets den aktuellen Gegebenheiten entspricht. 

Oder wie es Walter Andreß sagt: „Die Kostenexplosion im Energiemarkt durch den Ukraine-Krieg ließ sich natürlich nicht im Voraus planen. Wir sind jetzt aber in der Lage, mit unserer Planung sehr schnell auf solche veränderten Situationen zu reagieren.“