Integrierte Business-Planung und Analytics bei Mitsubishi Electric

Mitsubishi Electric Ltd. wurde 1996 gegründet und ist die britische Niederlassung von Mitsubishi Electric Europe, einem der größten der 22 Kernunternehmen, die gemeinsam die Mitsubishi Corporation bilden. Das Unternehmen verfügt über sieben Niederlassungen in Großbritannien und sechs operative Geschäftsbereiche: Living Environmental Systems (LES) (Klimatisierungssysteme), Factory Automation (FA), Visual Information Systems (VIS), Diamond Vision (DV), Lift & Escalator Division (LED) sowie Automotive.

Die Herausforderung

Da Mitsubishi Electric seit 1998 das gleiche SAP-basierte ERP-System einsetzt, war ein Upgrade dringend erforderlich. Trotz der Einführung eines benutzerfreundlichen Front-Ends, das es den Anwendern ermöglichte, Daten hochzuladen, Bestände zu verwalten, Angebote zu erstellen und Aufträge zu bearbeiten, blieb das System in einigen Bereichen hinter den Erwartungen zurück. Es gab immer noch zu viele ineffiziente manuelle Prozesse, die die Nutzer frustrierten.

Das bestehende System war unflexibel und erforderte eine manuelle Datenkonsolidierung. Alle Änderungen im Reporting mussten extra programmiert werden. Angesichts der zahlreichen und schnellen Veränderungen innerhalb des Unternehmens bedeutete dies, ein kontinuierliches und teures Entwicklungsprogramm aufrechtzuerhalten, das Stunden oder sogar Wochen von externen Entwicklungsressourcen pro Bericht verschlang. Für die Erstellung Hunderter verschiedener Berichte nutzte Mitsubishi Electric Tabellenkalkulationsprogramme, um ERP-Daten in das erforderliche Format zu bringen. Dies führte zu Problemen bei Konsistenz, Genauigkeit und Versionskontrolle. Es schränkte zudem die Fähigkeit des Unternehmens ein, schnell auf neue Geschäftsanforderungen zu reagieren.

Auch die Buchhaltung litt unter einer Reihe von Problemen: Dazu gehörten manuelle Abstimmungsprozesse, die bis zu zwei Wochen in Anspruch nahmen oder komplexe Budgetierungsprozesse, bei denen Tabellenkalkulationen zwischen den Abteilungen hin und her geschickt wurden, bevor sie in ein externes Tool eingegeben werden konnten.

Im Rahmen der kontinuierlichen Weiterentwicklung der internen Abläufe und der Verbesserung von Technologien und Dienstleistungen im gesamten Unternehmen entschied sich Mitsubishi Electric, eine durchgängige Plattform einzuführen, die es dem Unternehmen ermöglicht, Daten aus mehreren Systemen in eine einheitliche, leistungsfähige Umgebung zu integrieren.

Ziel war es, den Anwendern Echtzeitzugriff auf akkurate, multidimensionale Transaktionsdaten zu geben, ein schnelles und autarkes Reporting zu ermöglichen inklusive analytischer Funktionen wie Dashboards und KPI-Analysen. Darüber hinaus wollte das Unternehmen Budgetierung und Forecasts auf einfache Weise durchführen können.

Um die IT-Abteilung am Monatsende zu entlasten, sollte sich das System einfach an neue Anforderungen und Daten anpassen lassen und gleichzeitig die Anwender im gesamten Unternehmen in die Lage versetzen, ihre Berichte, ABAP-Abfragen und Analysen eigenständig zu erstellen.

Die Lösung

Nach der Prüfung verschiedener interner und externer Lösungen wie SAP, Cognos und Crystal Reports entschied sich Mitsubishi Electric für die Entscheidungsfindungsplattform von Board. Ausschlaggebend waren die Fähigkeit, Business Intelligence (BI) und Corporate Performance Management (CPM) nahtlos zu kombinieren, sowie die Schnelligkeit, Einfachheit und Flexibilität der Plattform.

"Board konnte uns innerhalb weniger Tage einen Proof of Concept (PoC) basierend auf unseren eigenen Daten zeigen", sagt John Quickenden, Manager - Business Support Group bei Mitsubishi Electric.

Die Board-Plattform vereint Business Intelligence, Predictive Analytics und Performance Management in einer einheitlichen, integrierten Umgebung. So kann Mitsubishi Electric das gesamte Spektrum an Leistungen zur Verfügung stellen, die für das Auftragsmanagement, die Buchhaltung und das Berichtswesen benötigt werden. Dadurch wird die Bereitstellung von Informationen für die einzelnen Bereiche des Unternehmens von Tagen auf Minuten oder Sekunden verkürzt.

"Die Wahl der integrierten Board-Lösung bedeutete für uns, dass wir keine zusätzlichen Module kaufen mussten, da Board das, was wir brauchen, in einer einzigen Umgebung liefert. Damit verfügen wir über eine zukunftssichere Plattform für das Management unserer BI- und CPM-Anforderungen", erklärt John Quickenden.

Mitsubishi Electric arbeitete mit dem Board-Implementierungspartner SDG Consulting zusammen, der die Implementierungsfähigkeiten und das Branchenwissen einbrachte. Dadurch war sichergestellt, dass die Lösung die unterschiedlichen Anforderungen abdeckt.

"Wir haben einen stufenweisen Ansatz gewählt. Begonnen haben wir mit einem Vertriebs-Reporting-System zur Bereitstellung von Leistungsberichten aus SAP, gefolgt von einem Angebotssystem, einem Logistiksystem und schließlich einem vollständigen End-to-End-Integrationsprojekt, das Details über die Erstellung eines Angebots bis hin zum After-Sales-Tracking liefert", sagt Iain Blazey, General Manager IT Operations & Services bei Mitsubishi Electric Europe.

Diese Lösungen beinhalten Budgetierungs- und Forecast-Funktionen, die es den Anwendern erlauben, ihre Forecasts direkt in Board einzubringen, sowie ein Executive Dashboard, das wichtige Informationen über mehrere Kennzahlen hinweg liefert. Das Managementteam kann so die Zahlen bei Bedarf ohne Eingriff der IT-Abteilung analysieren. Informationen können nach einer Vielzahl von Kategorien gefiltert werden, so dass Nutzer die benötigten Informationen auf einer granularen Ebene extrahieren können.

Mit Hilfe der Board-Plattform konnte Mitsubishi Electric die Vertriebs- und Auftragsanalyse optimieren. Jeder Nutzer kann so nachvollziehen, wie viele Angebote für jedes Projekt abgegeben werden, wie die durchschnittliche Win/Loss-Rate aussieht, wie gut die Vertriebsforecasts sind und wie genau die Planung für die nächsten sechs Monate aussieht. Auch Kundenkauftrends, Vertriebsszyklen und durchschnittliche Rabatte lassen sich darstellen.

Mit Hilfe von Board kann Mitsubishi Electric darüber hinaus Volumen- und Gewichtsinformationen über Materialien erfassen, so dass der Nutzer Informationen wie Bestandswerte nach Menge, Volumen, Wert und Gewicht sowie das Gesamtvolumen der aktuell genutzten Lagerfläche einsehen kann. Dies lässt sich auf verschiedene Weise filtern und anpassen. Mithilfe von Board können die Anwender dies alles selbst steuern und dabei andere Abteilungen, insbesondere die IT entlasten.

"Je mehr ich mich mit dem Tool auseinandersetze, desto mehr merke ich, dass ich mich auf einer Lernkurve befinde. Als wir mit der Implementierung von Board begannen, hatten die Spezifikationen einen gewissen Umfang. Mit der Implementierung von Board wurde den Mitarbeitern klar, was Board alles leisten kann. Das hatte zur Folge, dass die Anforderungen immer höher und höher wurden", erklärt John Quickenden.

Der Kundennutzen

Die Niederlassungen von Mitsubishi Electric in Irland, Spanien, Frankreich und Deutschland haben die Board-Lösung übernommen. Sie profitieren von folgenden Vorteilen:

• Erhöhte Planungsgenauigkeit – Vertriebsteams haben jetzt einen Überblick über den gesamten Vertriebsprozess, vom Angebot bis zur Lieferung und darüber hinaus. Dies wird durch präzise Berichte über die Vertriebspipeline ermöglicht, die tägliches Feedback an Salesforce mittels automatisierter Berichte per E-Mail beinhalten. Diese Informationen ermöglichen es den Vertriebsteams, Trends zu erkennen und schneller auf Marktbedürfnisse zu reagieren.
• Sofortige Vertriebsanalyse – Die Vertriebs- und Auftragsanalyse war früher ein 10-Stunden-Prozess. Sie kann nun in zwei Sekunden durchgeführt werden.
• Verbesserte Autonomie – Geschäftseinheiten können nun eigene Berichte erstellen und ändern sowie Daten über europäische Niederlassungen hinweg aggregieren.
• Optimierte Berichtsprozesse – Statt Wochen dauert es heute nur noch 25 Minuten, einen Standardbericht zu erstellen und ihn allen Bereichsleitern zur Verfügung zu stellen. Diese können die Informationen flexibel nach ihrem Bedarf filtern.
• Verbesserte Forderungsprüfung – Rechnungen sind jetzt vollständig digital und werden innerhalb einer Stunde abgestimmt. Unstimmigkeiten und Inkonsistenzen werden für weitere Analysen angezeigt.
• Erhöhte Flexibilität – Anwender können jetzt Forecasts auf granularer statt auf aggregierter Ebene erstellen. Das führt zu mehr Flexibilität und Analysemöglichkeiten.
• Schnelle Ergebnisse – Das Board-System hat nur drei Wochen nach Projektstart begonnen, Ergebnisse zu liefern. Seitdem hat es dazu beigetragen, die Steuerung und Profitabilität einer Geschäftseinheit zu sichern, die in kurzer Zeit auf über eine Milliarde Euro Umsatz in Europa gewachsen ist.

"Dies war eines der Projekte, die mir aufgefallen sind. Es ging nicht nur darum, eine technische Lösung zu implementieren, die die Geschäftsanforderungen abbildet. Es ging vor allem darum, dem Unternehmen die Fähigkeit zurückzugeben, die Organisation selbstverantwortlich zu steuern und voranzutreiben", fügt Iain Blazey hinzu.

Die Zukunft

Die Board-Lösung war ursprünglich nur für Mitsubishi Electric in Großbritannien gedacht. Es hat sich jedoch als so erfolgreich erwiesen, dass Mitsubishi Electric nun bestrebt ist, den Einsatz auf andere Regionen auszudehnen. In einigen Regionen ist dies bereits erfolgt. Damit ist das Unternehmen in der Lage, der Konzernzentrale zeitnah alle wichtigen Informationen zu liefern. Wunsch ist es, mit Board die unterschiedlichen branchenspezifischen Budgetierungs- und Forecast-Tools durch eine einheitliche Lösung zu ersetzen.

"Je mehr Mitarbeiter Board nutzen, desto höher werden die Anforderungen. Board hat uns die Flexibilität, Fähigkeit und Geschwindigkeit gegeben, den Wandel im gesamten Unternehmen zu unterstützen", so John Quickenden abschließend.