Unterstützung der operativen Prozesse im Handel mit Konsumgütern

Das Unternehmen – Merz Lifecare

Merz Lifecare ist ein Unternehmen der Merz Gruppe. Mit den bekannten Marken tetesept und Merz Spezial gehört die Merz Lifecare zu den führenden Anbietern von innovativen sowie qualitativ hochwertigen Gesundheits-, Wohlfühl- und Beautyprodukten im Massmarket in der DACH-Region. Das seit mehr als 100 Jahren in Familienbesitz befindliche Unternehmen hat seinen Sitz in Frankfurt am Main.

Die Herausforderung – Transparenz schaffen und Auswirkungen simulieren

Aufgrund der zunehmenden Internationalisierung sowohl im Handel als auch bei Merz Lifecare hatte sich das Unternehmen bereits vor einigen Jahren entschieden, sein bisheriges Preis- und Konditionssystem neu zu strukturieren. Es war über die letzten Jahrzehnte historisch gewachsen und hatte durch viele Übernahmen im Handel eine hohe Komplexität entwickelt. Der hohe manuelle (Excel/Access-) Aufwand zur Pflege und Analyse des Systems kostete viele Ressourcen im Unternehmen.

Das neue System sollte die finanziellen Effekte aus Veränderungen bei Preisen und Konditionen identifizieren. Dafür ist eine detaillierte Simulation auf Artikel- und Kundenebene notwendig. Für diese Aufgaben suchte Merz eine passende Software-Lösung. 

Die Board-Lösung – Benutzerfreundlich und performant

Mit Board fand Merz Lifecare eine flexible Entscheidungsfindungsplattform, die direkt in der Fachabteilung eingesetzt werden kann. Die einfache Modifikation des Datenmodells und des Layouts bzw. Frontends sowie die Möglichkeit der Durchführung von Was-wäre-wenn- und Szenarioanalysen machten die Entscheidung zugunsten von Board einfach.

Zunächst wurde das neue Preis-und Konditionssystem für Deutschland in Board implementiert.

„Das neue System, das wir in Board abgebildet haben, war ein wichtiger Meilenstein für uns. Durch die Harmonisierung der Strukturen haben wir eine deutlich höhere Transparenz erzielt. Board erspart uns außerdem viele manuelle Tätigkeiten, die uns früher viel Zeit gekostet haben“, erklärt Holger Schweikart, Head of Sales Controllig bei Merz Lifecare.

Nach der erfolgreichen Einführung in Deutschland wurde Board in Österreich und der Schweiz implementiert und fand darüber hinaus zahlreiche weitere Anwendungsgebiete.

So wird heute der gesamte Budget- und Forecastprozess statt mit Excel in Board gesteuert. Die flexiblen Einsatzmöglichkeiten erlauben beispielsweise die Verteilung der Planzahlen innerhalb der Kunden-und Artikelstrukturen nach einem frei definierbaren Schlüssel (z.B. Vorjahreswerte). Auf diese Weise kann der Geschäftserfolg über alle Kunden und Sortimente regelmäßig erfasst, simuliert und analysiert werden.

Dank der harmonisierten Strukturen kann zudem auf Tages-, Monats-, Jahres- oder Year-to-Date-Basis im Sales Reporting die Entwicklung der verschiedenen Kennzahlen tagesaktuell über alle Länder hinweg aufgezeigt werden – zum Beispiel in einem Vertriebscockpit. Diese KPIs zu Distribution und Profitabilität dienen als wichtiges Steuerungsinstrument für das operative Geschäft.

Der Kundenutzen – Umfangreicher Einsatz in den operativen Bereichen

In der täglichen Arbeit profitieren Vertrieb, Marketing und Supply Chain sehr stark von den Daten und Informationen, die Board bereitstellt. Die Mitarbeiter im Vertrieb erstellen monatlich einen rollierenden Forecast für 18 Monate auf Monats-, Artikel- und Kunden-Ebene. Die Forecast-Zahlen werden aggregiert und von Board an das SAP ERP-System transferiert. Daraus ermittelt die Supply Chain den Rohstoff-Bedarf für die Herstellung und Bereitstellung der verschiedenen Produkte und sichert somit die Aufrechterhaltung der Lieferfähigkeit.

Zur Unterstützung der Vertriebsplanung können über Board auch die regelmäßig bereitgestellten Abverkaufsdaten eingelesen und ausgewertet werden.

Während der Vertrieb vor allem an den Verkaufszahlen pro Handelspartner interessiert ist, betrachtet das Marketing die Zahlen aus Produktsicht. Marketingaktionen des Handels, z.B. das Bewerben von Produkten in den wöchentlichen Angebotsflyern, können getrackt werden und die Wirkung auf die Abverkaufszahlen transparent dargestellt werden. Dadurch lassen sich solche Aktionen produktspezifisch perfekt steuern. Die Auswirkungen dieser Aktionen fließen auch in den Forecast ein und tragen so zur Sicherstellung der Lieferfähigkeit bei.

Marketing nutzt die Simulationsmöglichkeiten von Board, um die Erfolgsaussichten neuer Produkte im Vorfeld durchzuspielen. In Was-wäre-wenn-Szenarien lassen sich die verschiedenen Einflussgrößen verändern und die erfolgversprechendsten Parameter festhalten. Die Möglichkeiten der Simulation werden auch im Transition-Management an verschiedenen Stellen des Produkt-Lebenszyklus und zur Vermeidung von Restmengen genutzt sowie zur Berechnung von Kontingenten/Warenzuteilungen.

Last but not least profitiert der Außendienst beim Kunden vor Ort von den Möglichkeiten der Board-Plattform. Er plant nicht nur seine Kundenbesuche mit Board, sondern verfügt auf seinem Tablet auch über eine Eingabemaske, in die er Informationen beim Handelspartner vor Ort direkt einpflegen kann, z.B. Anzahl und Maße der für Merz verfügbaren Regalflächen. Da durch den Innendienst in Board u.a. die Anzahl der Filialen und gelisteten Produkte je Handelspartner hinterlegt werden, weiß der Außendienstmitarbeiter, welche Artikel er dort platzieren kann. Zusätzlich kann er die Wettbewerbssituation vor Ort erfassen und auf Veränderungen reagieren.

Kein Wunder also, dass Merz Lifecare mit Board sehr zufrieden ist.

„Die Board-Plattform bietet uns genau die ganzheitliche Lösung, die wir brauchten, um unsere bestehenden Systeme und Strukturen zu verbessern“, so Holger Schweikart. „Da für Board keinerlei Programmieraufwand notwendig ist, konnten wir schnell selbst aktiv werden und gestalten mittlerweile unsere Berichte und Prozesse ganz einfach selbst. Dass sich Board in sämtlichen Bereichen des Vertriebs flexibel und individuell auf die Wünsche der unterschiedlichen Anwendergruppen abgestimmt einsetzen lässt, macht die Software für uns perfekt. In kürzester Zeit hat sich die Anwendung als wichtiges Steuerungsinstrument unserer täglichen Vertriebsarbeit etabliert und gewährt uns einen 360° Blick!“