Simulación y planificación financiera mejoradas en Tetra Pak

Tetra Pak, empresa líder mundial en soluciones de procesado y envasado de alimentos, necesitaba una solución que sustituyera a las hojas de cálculo de Excel y reforzara las formas de trabajar en toda su función financiera. Con la plataforma de Intelligent Planning de Board, el equipo de Tetra Pak adoptó una solución ágil y muy flexible para mejorar la calidad de los datos y la planificación financiera, emprender una capacidad de simulación ágil en un mercado moderno y exigente, y añadir nuevos niveles de velocidad a sus procesos de planificación.

Tetra Pak es una empresa líder mundial en soluciones de envasado y procesado de alimentos. En estrecha colaboración con sus clientes y proveedores, ofrece productos seguros, innovadores y respetuosos con el medio ambiente que cada día satisfacen las necesidades de cientos de millones de personas en más de 160 países. La empresa cree en el liderazgo responsable de la industria y en un enfoque sostenible de los negocios. Su promesa "PROTECTS WHAT'S GOOD™," refleja su visión de comprometerse a hacer que los alimentos sean seguros y estén disponibles, en todas partes.

El Reto: Abordar los procesos heredados estáticos en toda la función financiera 

Al reflexionar sobre una forma heredada de trabajar en la función financiera, Tetra Pak necesitaba una solución para sustituir las hojas de cálculo de Excel y la naturaleza estática de la recopilación y presentación de los datos financieros. Sergei Leschinsky, Director de Gestión de la Información Empresarial de Tetra Pak, señala:

Reflecting on a legacy way of working across the finance function, Tetra Pak required a solution to replace Excel spreadsheets and the static nature of collating and presenting financial data. Sergei Leschinsky, Director of Business Information Management at Tetra Pak, notes:

Uno de los mayores problemas de nuestra antigua configuración era que se tardaba mucho tiempo en crear versiones adicionales de los planes financieros. 

Las hojas de cálculo administradas manualmente requerían mucho tiempo de gestión, lo que dejaba menos tiempo para añadir valor estratégico a las actividades de planificación.

El equipo de Tetra Pak buscaba una herramienta que permitiera realizar simulaciones de planificación ágiles en toda la función financiera. Al mismo tiempo, la capacidad de simulación era una tarea larga y los resultados no podían satisfacer la fluidez y las altas exigencias del mercado moderno.

Buscando una solución que añadiera nuevos niveles de velocidad y calidad a su capacidad de planificación financiera, Tetra Pak empezó a buscar el proveedor de software adecuado. Tras evaluar el mercado, la empresa eligió la plataforma de Intelligent Planning de Board para llevar adelante estos requisitos. La naturaleza flexible de Board fue un factor decisivo para el equipo de Tetra Pak, que buscaba una solución que ofreciera transparencia y una mayor eficacia, simplificando al mismo tiempo todas las fases del proceso de planificación financiera. Sergei reflexiona sobre el proceso de selección:

La filosofía de Board sobre cómo se construye el producto refleja nuestras necesidades, en Tetra Pak, de cómo debería funcionar la planificación.

Implementando Board de manera rápida: Cumpliendo los plazos internos

Tras el proceso de selección, el equipo de Tetra Pak tenía un plazo estricto de sólo tres meses para implantar la primera versión de la solución de planificación financiera basada en Board en su organización. Para cumplir este plazo, había que asegurarse de que el equipo de consultores de Board conociera el enfoque de planificación financiera de Tetra Pak (para facilitar el proceso de adaptación) y de que tanto el equipo interno del proyecto como los usuarios finales de Tetra Pak pudieran utilizar la plataforma;

Con un fuerte impulso por ambas partes, Tetra Pak inició la primera fase del proyecto dentro del plazo previsto. Sergei Leschinsky señala: 

Fue un reto, pero la flexibilidad es un punto clave que te permite hacer lo que quieres. La mayoría de las veces, las restricciones de funcionalidad predefinidas del producto te frenan y tienes que buscar soluciones alternativas, soluciones no estándar. Aquí es donde se pierde mucho tiempo, pero, con Board, no siento que sea así.

La flexibilidad inherente a la plataforma de Board fue un factor clave para que Tetra Pak cumpliera este requisito tan urgente. Por lo general, es más rápido crear e implantar una solución que refleje por completo los requisitos empresariales específicos y los procesos de trabajo internos que las soluciones preconfiguradas que te obligan a adoptar procesos diseñados por el proveedor en tu organización.

La formación del equipo del proyecto en Tetra Pak, dirigida por Board, se completó en menos de una semana. A continuación, la organización llevó a cabo su propia formación de usuario final (inicialmente con el equipo financiero) en sólo un par de días, adoptando rápidamente una comprensión autosuficiente y altamente independiente de la plataforma de Board y de cómo funcionaría como parte del ciclo de planificación financiera. Como señala Sergei:

Recurrimos a consultores [de Board] para aprender sobre la herramienta, y luego pudimos crear lo que quisimos en Board. 

La primera fase del proyecto se completó dentro del plazo de tres meses, con la plataforma de Board establecida como una parte del proceso de planificación financiera.

La Plataforma de Board Platform: Un enfoque totalmente flexible de la simulación y la planificación financiera 

Board integra datos de toda la organización de Tetra Pak, incluido el elevado volumen de datos históricos almacenados en otros sistemas. Era esencial recopilar estos datos de forma rápida y simplificada y añadir un nuevo nivel de análisis.

El proceso de planificación financiera de Tetra Pak implica la creación de un plan progresivo. Una vez al año, se crean varios escenarios de este plan (optimista, pesimista y realista) antes de presentarlo a las partes interesadas de alto nivel para su revisión, modificación y aprobación. El plan definitivo, al final de este proceso, es la base para el presupuesto del año siguiente. Este ciclo renovable se realizaba anteriormente mediante una combinación de hojas de cálculo Excel vinculadas. 

Aunque este proceso siguió siendo similar tras la implantación de Board, Tetra Pak deseaba introducir un enfoque más ágil del análisis y simulaciones What-If.

La implantación inicial de Board en Tetra Pak ha sustituido a las hojas de cálculo Excel que antes ralentizaban la planificación financiera. El proceso real sigue siendo prácticamente el mismo: el equipo financiero prepara varias versiones de un plan, la Oficina de Finanzas las revisa y modifica antes de presentarlas a los altos cargos para que se sometan a los cambios finales y, a continuación, se acuerda el plan oficial.

Como parte de este ciclo, la verdadera fortaleza de Board reside en su capacidad para simular el impacto de diferentes escenarios y llevar a cabo análisis "What-If". Sergei, sobre el poder de la simulación ágil, nos cuenta:

Es otra dimensión. Puedes tener buenos procesos y una lógica sólida detrás de tu planificación, pero si no puedes simular -si no puedes tomar diferentes hipótesis y compararlas- habrás reducido en gran medida el resultado final de tu planificación.

Por ejemplo, Tetra Pak (una empresa global) puede ahora simular diferentes tipos de cambio en cuestión de segundos para determinar cómo podrían afectar a los resultados financieros en los próximos años. Gracias a esta nueva capacidad, el ciclo de planificación es aún más preciso y realista para la empresa. El equipo financiero también puede comparar activamente las diferentes versiones que crean, en un solo lugar, como parte del ciclo de planificación. Esto proporciona una visión mucho más holística de los planes pesimistas, realistas y optimistas que elaboran cada año para su revisión.

Los Beneficios del Cliente: Planificar hoy y mañana según sea necesario

Board da a los equipos financieros más poder para planificar de una forma que les beneficie día a día, con la flexibilidad de trabajar de la forma que el equipo desee. Con la plataforma de Board como base del proceso de planificación financiera, el equipo de Tetra Pak ha obtenido varias ventajas. 

Fácil de usar  

Se pierde mucho tiempo cuando los nuevos sistemas son difíciles de implantar y conseguir que todo el mundo los acepte. Con Board, no es así: el sistema es fácil de usar para administradores, diseñadores de aplicaciones y, lo que es más importante, para los compañeros de finanzas que introducen, calculan y analizan las cifras del plan.

Una herramienta completa para planificar 

Board proporciona todas las herramientas necesarias para conectar y añadir datos, crear y actualizar bases de datos, procesar los cálculos necesarios, configurar perfiles funcionales de usuario y restricciones de acceso a los datos, e introducir, presentar y analizar los números del plan en un único entorno.

Flexibilidad de los modelos de datos 

El modelo de datos con Board es muy flexible e idóneo. Sergei habla de ello:

Nunca se habló de limitaciones ni de tener que reducir el número de dimensiones. Nunca fue una conversación que tuviéramos que mantener con Board.

Al final, se integraron y cargaron muchos datos en Board (con la presión añadida de la exigencia interna de plazos).

Todo este trabajo se realizó en dos meses, lo que, para mí, es una gran justificación de que Board es fácil de usar y puede utilizarse en toda la empresa.

Un potente motor de cálculo

El "motor de cálculo" de Board, como dice Sergei, ofrece una base de datos multidimensional con sólidas capacidades de análisis, planificación y previsión. El motor realiza simulaciones y evalúa los distintos escenarios inherentes a la planificación financiera. Sergei comenta:

Todo el proceso es tan ágil cuando cambias un número e inmediatamente lo ves reflejado en la tabla o gráfico o lo que sea que estés utilizando.

El equipo de Tetra Pak está impresionado por la potencia que hay detrás de los complejos cálculos que se realizan en Board. No hay necesidad de tener conocimientos de codigo o juntar cadenas de fórmulas complicadas para crear la lógica de cálculo.

Simulación Ágil 

Anteriormente, la agilidad necesaria para elaborar planes se veía frenada por la relativa falta de capacidad de simulación en el método de trabajo heredado basado en Excel. Tetra Pak quería poder ejecutar simulaciones más rápidamente para probar escenarios y adaptar los planes en consecuencia. 

Sergei reflexiona:

Simular es una ventaja fundamental en un mundo empresarial cambiante. Es tan fácil hacer esas versiones y simulaciones diferentes en Board en comparación con nuestro antiguo entorno y forma de trabajar en Excel.

Gracias a BOard, Tetra Pak se ha beneficiado de:

• Mejorar la toma de decisiones en términos de calidad y rapidez, principalmente gracias a la capacidad de Board para realizar simulaciones y análisis de escenarios hipotéticos en planes financieros críticos
• Reducción del tiempo dedicado a la preparación de planes financieros - principalmente al añadir simulaciones y análisis a las diferentes versiones del plan (que ahora pueden realizarse simultáneamente en una vista comparativa)
• Aumento de la agilidad de la planificación al combinar diferentes modelos de Excel en un plan de negocio integrado.
• Mejora de la trazabilidad del proceso de planificación financiera de la organización en una plataforma basada en datos que proporciona visibilidad en toda la función financiera y un único punto de la verdad.
• Disminución del número de errores potenciales que comúnmente pueden estar relacionados con la planificación y el trabajo dirigidos por Excel.
• Se ha añadido la capacidad de adaptar y utilizar rápidamente la lógica de cálculo en todo el proceso de planificación

Para resumir los beneficios observados en Tetra Pak, Sergei añade que Board ofrece:

Flexibilidad total: ¡Puedes hacer lo que quieras!

El futuro de Board en Tetra Pak 

Gracias a la flexibilidad de la plataforma, existe la posibilidad de hacer evolucionar el uso de Board. 

Nuestro objetivo principal era implantar una solución para nuestro proceso de planificación financiera. Pero, al ver la herramienta, enseguida nos dimos cuenta de que no es solo una herramienta de planificación financiera, sino una herramienta que puede apoyar la toma de decisiones, ya sea en finanzas o en cualquier otro ámbito.

Afiirma Sergei y continúa:

Tan pronto como se modelan los datos, tan pronto como se identifican la lógica y los pasos, y las dimensiones y los cálculos, se puede implementar Board para básicamente cualquier proceso en su empresa.

Estamos muy satisfechos con el proyecto. Personalmente, recomendaría Board porque lo que valoramos de la solución es su flexibilidad y su capacidad para cubrir por completo requisitos empresariales concretos.