Informes y forecasting presupuestarios automatizados en la ciudad de Kiel

La organización: la ciudad capital de Kiel

Kiel es la ciudad más poblada de Schleswig-Holstein, el estado alemán más septentrional, con casi 250.000 habitantes. Proporcionalmente a la elevada población, la administración de la ciudad también es grande: cuenta con más de 5.400 empleados activos repartidos en 22 oficinas, cinco departamentos y 13 divisiones especiales. En total, la ciudad capital de Kiel es responsable de un volumen presupuestario anual de más de 1.200 millones de euros.

El reto: la falta de una estrategia de información global para toda la ciudad

Antes del inicio del proyecto, se elaboraban muchos informes de las distintas áreas. Sin embargo, no se supervisaban ni estandarizaban de una manera central mediante un proceso uniforme. Faltaba también una estrategia de presentación de la información para toda la ciudad. Y, además del uso de diferentes fuentes y estados de datos, la falta de un grado de automatización suficiente obligaba a dedicar una cantidad considerable de la capacidad de los empleados en los procesos de preparación manual. El sistema de información era heterogéneo, no estaba estandarizado y solo ofrecía una visualización retrospectiva.

Una toma de decisiones rápida y basada en hechos con cifras clave precisas

Kiel decidió desarrollar un sistema central de información que perseguía un doble objetivo:

• Establecer un sistema de información estratégico, operativo y sostenible para respaldar el funcionamiento interno y a los responsables de la toma de decisiones de manera oportuna. Los indicadores clave de ejecución y los datos relevantes para la gestión debían identificarse y transferirse a un panel central.
• Optimizar el sistema de información al nivel de la estrategia general para mejorar la capacidad de dirección y aumentar la transparencia los órganos de gobierno autónomo.

En el marco de un proceso de licitación, Kiel contrató los servicios de linkFISH Consulting como socio local con experiencia en la optimización de los procesos de control municipal. Para lograr los objetivos que se habían definido para el proyecto, junto con el equipo de linkFISH se identificaron las medidas principales siguientes:

• Reducir la generación y distribución de información heterogénea y manual (Excel) transfiriendo y ampliando los procesos de información a una solución de inteligencia empresarial global para toda la ciudad.
• Aumentar la puntualidad de la información relevante para la gestión y mejorar la transparencia. 
• Aumentar la cantidad de información obtenida mediante la combinación de datos procedentes de diferentes ámbitos.
• Aumentar la frecuencia del forecasting doméstico, pasando de un proceso de forecasting anual a uno trimestral para toda la ciudad. 
• Establecer estándares uniformes (por ejemplo, informes estándar, catálogos de cifras clave, etc.) como parte del sistema de información de toda la ciudad.
• Proporcionar funciones de análisis flexibles y sin programación (ad-hoc) para todos los miembros del personal responsables de los informes.

Para garantizar el cumplimiento óptimo de todos los requisitos del proyecto, se eligió la plataforma de toma de decisiones de Board. Además de la amplia gama de funciones de análisis e inteligencia empresarial que ofrece esta plataforma, Board también cuenta con funcionalidades de planificación integrales, lo que permite la asignación de los procesos de planificación y forecasting individuales.

La solución de Board: información presupuestaria estandarizada, procesos de forecasting optimizados y un panel interactivo para los responsables de la formulación de políticas

En solo tres meses, junto con el equipo de Kiel para el proyecto, se elaboró la primera fase, un sistema integral de información presupuestaria con valores reales y planificados basado en el procedimiento de presupuesto municipal "Infoma newsystem". Además, el equipo definió un nuevo proceso de forecasting presupuestario para los presupuestos operativos y de inversión en varias fases de diseño, que luego se implementó técnicamente.

En etapas posteriores de expansión, en el sistema se ha integrado la información de casos y costes de bienestar social (OPEN / PROSOZ) y bienestar juvenil (bienestar juvenil KDO). Además, el conjunto de datos central de Kiel se complementa con información estadística contextual pertinente (por ejemplo, datos y previsiones de población e información escolar de Kiel).

Para simplificar la comunicación sobre el proyecto y aumentar la identificación de los empleados con los nuevos procesos, se le dio al sistema un nombre atractivo y apropiado: "COAST" (Controlling, Analysis and Steering, que corresponde a control, análisis y dirección). Esto, junto con los éxitos constatados durante la fase de implementación, hizo aumentar considerablemente la disposición a cooperar de todas las personas involucradas en el proyecto a medida que este avanzaba. Por ejemplo, creció el interés de los políticos por la información autegestionada, por lo que se desarrolló un portal de políticas específico para ellos como un panel interactivo en el que ahora pueden acceder a los datos presupuestarios actuales en cualquier momento y desde cualquier lugar utilizando los dispositivos móviles proporcionados.

En unas pocas semanas todos los usuarios recibieron la formación correspondiente. Desde que finalizó el proyecto, la competencia de los usuarios avanzados se ha ampliado continuamente a través de subproyectos posteriores, como el desarrollo posterior independiente de los informes de Board. Actualmente, más de 130 usuarios internos de la ciudad utilizan COAST, y ese número no deja de aumentar. El soporte para las aplicaciones actuales y la planificación estratégica de las etapas de expansión adicionales la gestionan los miembros del equipo de finanzas interno, lo que permite que la solución sea propiedad de la empresa.

Los beneficios: menos esfuerzo, mayor contenido de información

La introducción de COAST ha mejorado muchos procesos de control en Kiel y los beneficios son considerables:

• El esfuerzo necesario para crear y distribuir informes se ha visto reducido gracias a estándares uniformes, un mayor nivel de automatización y la consolidación de todos los datos pertinentes.
• Los datos presupuestarios ahora se pueden evaluar de manera flexible en varios ámbitos, como el marco del producto (presupuestos, subplanes, productos, unidades de coste) y la estructura de cuentas y centros de costes.
• Se dispone de una mayor capacidad para tareas de control cualitativas y relacionadas con el contenido.
• Se puede obtener más información con mayor relevancia para los destinatarios combinando datos de una amplia variedad de ámbitos.
• Las funciones de análisis flexibles (análisis ad hoc) permiten un mejor análisis de la causa raíz de las desviaciones.
• Board es una solución de software intuitiva que es fácil de aprender, administrar y desarrollar de forma independiente.
• Se ha aumentado la calidad y transparencia de la información incrementando la frecuencia de las previsiones y estableciendo informes estándar.
• Se ha creado una confianza adicional en la cooperación entre la administración y la política mediante una mayor transparencia del presupuesto.

Lars Ludewig, Gerente de Proyectos en la Oficina de Gestión Financiera, Presupuesto, Control y TI Financiera, está muy satisfecho con al resultado del proyecto:

„La plataforma intuitiva de Board nos ofrece una transferencia de conocimientos tangible y nos permite seguir desarrollando las aplicaciones de forma independiente, incluso como usuarios especializados. Al mismo tiempo, el uso de Board es tan flexible que, por ejemplo, podemos ofrecer un panel interactivo externo con datos presupuestarios para los políticos.“