Transformación de la planificación de operaciones en KFC UK

La historia de éxito del Grupo KFC comenzó en 1930 con una simple gasolinera en Kentucky (EE. UU.). Hoy, KFC es parte de Yum! Brands, el mayor grupo de servicios de restauración del mundo, y tiene más de 23 000 restaurantes repartidos en unos 135 países. El primer establecimiento de KFC en el extranjero abrió en Preston, en el Reino Unido, en 1965 y fue la primera cadena de restaurantes de comida rápida estadounidense en establecerse en el país. KFC UK tiene ahora más de 900 establecimientos que emplean a 24 000 personas.

El reto: procesos de planificación basados en hojas de cálculo que requieren mucho tiempo

Una buena planificación es crucial para el éxito de la empresa en el negocio de la comida rápida, en el que la velocidad de reacción y la capacidad de adaptarse rápidamente a las cambiantes tendencias de los consumidores son fundamentales. A medida que KFC crecía, también lo hacían sus requisitos de planificación y, en consecuencia, era necesario actualizar el sistema de planificación inicial, basado en Excel. Esto se debió a que las operaciones de restaurantes de KFC exigían la planificación de ventas, recursos y muchas variables diferentes, como electricidad, uniformes y seguridad. Los datos procedentes de diferentes fuentes y la preparación manual de esos datos en archivos de Excel hacían que el proceso de planificación en KFC llevara mucho tiempo y fuera potencialmente propenso a errores. En particular, los cambios subsiguientes y los escenarios de planificación eran un proceso extremadamente engorroso y laborioso, debido a las muchas variables que tenían que ajustarse en Excel después de cualquier cambio en los objetivos, por pequeño que fuera.

Para abordar las deficiencias del proceso de planificación actual, KFC decidió implementar una herramienta para la planificación integrada de restaurantes. La empresa desarrolló un concepto para la modelización e implementación de la gestión del rendimiento corporativo para optimizar los procesos de planificación.

Tras una evaluación exhaustiva del software, quedó claro que Board era la mejor opción para los requisitos de planificación de KFC, especialmente debido a la facilidad de uso de la plataforma, al rápido procesamiento de datos y al tiempo de evaluación. Había que crear una fuente de datos central (punto de veracidad único), así como cálculos integrados de los principales factores condicionantes y KPI, en Board para automatizar los procesos de planificación tanto como fuera posible. Otro de los objetivos clave del proyecto fue la capacidad de realizar cambios de manera fácil y rápida en los supuestos y condicionantes clave, unos cambios cuya implementación en todas las hojas de Excel solía llevar días.

Para unificar y mejorar el proceso de implementación del software, y así poder reaccionar más rápidamente ante problemas o errores, Better Decisions Group (bdg), socio de Board, propuso un enfoque de proyecto ágil.

La solución: planificación empresarial integrada en Board

Lo que solía ser una gran cantidad de hojas de Excel complejas y interrelacionadas que estaban más o menos conectadas entre sí se transfirió, hoja a hoja, a una única solución de planificación integrada dentro de Board. A partir de la planificación de las ventas, todas las variables y factores condicionantes correspondientes, desde los requisitos de mano de obra hasta los uniformes, se integraron en un proceso automático que calculaba los números en función de una lógica coherente, al tiempo que permitía al equipo de planificación realizar cambios en cualquier momento, si era necesario. 

En cuestión de poco tiempo, bdg creó una solución integrada de planificación del sector de la restauración que se adaptaba perfectamente a los requisitos empresariales de KFC. Además del soporte y el mantenimiento, el socio de Board también ofrece soporte para personalizar y ampliar la solución. Gracias a la formación eficaz de usuarios y administradores, el equipo de KFC puede ahora controlar de forma independiente su solución de planificación y optimizar sus procesos.

Los beneficios: un incremento significativo en la eficiencia de la planificación

La duración de los ciclos de planificación se redujo sustancialmente gracias a Board, al tiempo que se mejoró la calidad y se facilitó la auditoría; ahora, toda la información es coherente y se ejecuta conjuntamente en una única central de datos. La duplicación de procesos se redujo significativamente gracias a la implementación de una lógica de planificación central e integrada en todos los módulos de planificación. De esta manera, los cambios en los supuestos clave, como por ejemplo un aumento en las ventas en general, ahora pueden calcularse en muy poco tiempo teniendo en cuenta todos los factores condicionantes, un proceso que ocurre con frecuencia durante la planificación y que antes solía llevar días. Además, esta ganancia de tiempo, calidad y grado de detalle ha hecho posible experimentar con simulaciones estratégicas manteniendo la profundidad de detalle.

Sobre bdg

Better Decisions Group (bdg), socio de Board, es una consultora comercial internacional para soluciones de gestión del rendimiento corporativo e inteligencia empresarial. Con más de trece años de experiencia en este ámbito, bdg trabaja en estrecha colaboración con varias organizaciones en la mejora de la toma de decisiones, desde la conceptualización del sistema hasta el soporte posterior a la puesta en marcha.