Einheitliche Konsolidierung, Analyse und Reporting bei ImagineX

ImagineX ist Teil der Lane Crawford Joyce Group, einem Einzelhandelskonzern, der seit über 170 Jahren in Hongkong tätig ist. Das Unternehmen hat eine gewachsene Historie in Asien und ist heute das führende Einzelhandelsunternehmen in den Bereichen Mode, Markenmanagement und Vertrieb in China und Südostasien.

Das Unternehmen agiert als Holdinggesellschaft und bietet über seine Tochtergesellschaften in ganz Asien vielfältige und maßgeschneiderte Dienstleistungen für Mode-, Kosmetik- und Lifestylemarken wie Kate Spade, Brooks Brothers, Salvatore Ferragamo, Tory Burch, Marc Jacobs, Aveda, Augustinus Bader und andere.

Die Herausforderung: Manuelle Finanzberichterstattungsprozesse ablösen

Die Finanzteams bei ImagineX verbrachten bisher viel Zeit damit, Berichte aus unterschiedlichen Systemen in veralteten Plattformen zusammenzustellen. Die Finanzberichte lagen alle im Excel-Format vor, wobei das Team im Rechnungswesen Daten zwischen Kalkulationstabellen übertragen musste. Die POS-Daten (Point of Sale) des Vertriebsteams lagen hingegen in PDF-Dateien vor, was eine zusätzliche, zeitaufwändige Dateneingabe in tabellenbasierte Berichte erforderte.

Gordon Chan, Senior Finance Manager, FP&A, leitet das Projekt zur digitalen Transformation, das sich dieser Herausforderungen annehmen soll. Er erklärt:

„Unser bisheriger Prozess der Finanzberichterstattung und Konsolidierung erforderte viele manuelle Eingriffe und war entsprechend aufwändig. Alle Finanzberichte lagen im Excel-Format vor. Die Teams im Rechnungswesen verbrachten jedoch unzählige Stunden damit, die Berichte von einer Excel-Datei in eine andere zu übertragen. Die POS-Informationen wurden hingegen immer statisch im PDF-Format geliefert, was nicht benutzerfreundlich war. Wir mussten Daten aus zwei verschiedenen Systemen [Buchhaltungs- und POS-System] abrufen, die nicht direkt miteinander verbunden waren, und alle Daten manuell in Excel konsolidieren. Das führte zu zeitaufwändigen und inkonsistenten Ergebnissen.”

ImagineX suchte nach einer Lösung für ein effizienteres Finanz-Reporting und einem leistungsfähigeren Konsolidierungsprozess. Die Lösung musste folgende Funktionen bieten:

• Integration der Daten von Vertriebs- und Rechnungswesen-Teams in einen konsolidierten Finanzbericht
• Verbesserung des GuV-Reportings und der Konsolidierung für das Management, einschließlich:
  • Eliminierungen sowie Marken- und Konzernanpassungen
  • Vertriebs- und operatives Reporting sowie Dashboards
  • Prozesse der Vertriebs- und Finanzplanung sowie der operativen Planung (z. B. Prognosen und Budgetierung)
  • Workflow-Prozesse für Freigaben
• Verknüpfung der Daten der Vertriebs- und Rechnungswesen-Teams

Nach der Prüfung mehrerer Anbieter, darunter IBM, FlexSystem (das bereits bestehende Buchhaltungssystem bei ImagineX) sowie verschiedene Lösungen lokaler Anbieter, kristallisierte sich die Entscheidungsfindungsplattform Board als die Lösung heraus, die die oben genannten Anforderungen am besten erfüllt. Die Kombination von Business Intelligence, Planung und Predictive Analytics auf einer einzigen Oberfläche bietet einen Single Point of Truth für die Finanzaktivitäten von ImagineX. Die flexible Plattform lässt sich zudem schnell an die Anforderungen des Unternehmens anpassen.

Gordon Chan erklärt, was den Ausschlag für Board gegenüber anderen Anbietern gegeben hat:

„Folgende Faktoren haben uns besonders von Board überzeugt:

• eine integrierte All-in-One-Lösung für unsere Entscheidungsanforderungen
• Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit
• eine nachgewiesene Erfolgsbilanz und Erfahrung im Einzelhandel, insbesondere in der Mode- und Luxusbranche

Das Board-Team hat uns zudem während der Pre-Sales- und Sales-Phase das Vertrauen vermittelt, dass es unsere Geschäftsanforderungen erfüllen kann."

Die Flexibilität von Board war ein besonderer Vorteil während des Auswahlprozesses. ImagineX wollte klein anfangen und nach und nach neue Funktionen und Möglichkeiten hinzufügen. Das war etwas, was andere große Anbieter nicht bieten konnten. Sie verfolgten stattdessen einen "Alles-oder-Nichts"-Ansatz, wie es Gordon Chan formuliert. Mit Board konnte ImagineX einen phasenweisen Entwicklungsplan aufstellen, der je nach Bedarf erweitert werden kann.

Die Lösung: Eine flexible All-in-One-Plattform zur besseren Entscheidungsfindung in einer schnelllebigen Branche

Durch die Entscheidung für Board konnte ImagineX in den Bereichen Management-Reporting, Dashboarding, Finanzkonsolidierung und Planungsprozesse, die jetzt in einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform vereinheitlicht sind, wichtige Vorteile realisieren.

Das Board-Team brachte seine Erfahrung im Mode- und Luxuseinzelhandel ein und implementierte die Board-Plattform in kürzester Zeit. Die ImagineX Group konnte "schnell die kleinen Schritte zum Erfolg erkennen", wie Gordon Chan betont. Er fügt hinzu:

„Die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit sind für ein schnelllebiges Unternehmen wie das unsere von entscheidender Bedeutung. Außerdem hat uns überzeugt, dass wir mit derselben Lösung sowohl Reporting als auch Planung abdecken. Vor allem aber ist es wichtig, die Lösung richtig einzusetzen und zu implementieren - das Board-Team hat dies perfekt umgesetzt. Sie haben uns eine Lösung geliefert und nicht nur ein Produkt oder ein Tool angeboten.“

Als Ergebnis der Board-Implementierung hat sich die Technologielandschaft von ImagineX erheblich weiterentwickelt. Bisher arbeitete das Unternehmen mit zwei Kernsystemen: FlexSystem für die Buchhaltung und ein POS-System, das über ChainStorePlus bereitgestellt wurde. Keines der beiden Systeme war mit dem anderen verbunden, so dass die Teams im Rechnungswesen und Vertrieb nicht miteinander vernetzt waren. Die einzige Möglichkeit, Daten aus einem der beiden Systeme zu übertragen, bestand darin, sie manuell in Excel-Tabellen einzugeben – eine mühsame und zeitraubende Aufgabe, die letztlich wenig bis gar keine verwertbaren Erkenntnisse brachte. Mit der Einführung von Board wurden diese Probleme vollständig überwunden.

ImagineX profitiert nun von einem Single Point of Truth, einem einheitlichen Informationsstand, da Board automatisch Daten aus dem FlexSystem für das Rechnungswesen und dem POS-System an einer Stelle zusammenführt und so nahezu in Echtzeit einen Überblick über das Geschäft bietet. Board ermöglicht ein intelligentes Mapping zwischen den Altsystemen, um Finanz- und Verkaufsdaten in einem konsolidierten Bericht zu verknüpfen und durch den Vergleich von Informationen aus verschiedenen Quellen größere, abteilungsübergreifende Erkenntnisse zu gewinnen.

„Seit der Einführung des Systems hat unser Management einfachen Zugang zu Daten und Analysen, die zuvor manuell zusammengestellt werden mussten", unterstreicht Gordon Chan die signifikanten Verbesserungen beim Zugang zu Managementinformationen.

Interaktive Dashboards heben die wichtigsten KPIs auf einen Blick hervor und erleichtern den Managern das Verständnis für die aktuelle Lage des Unternehmens. Die Self-Service-Funktionen von Board ermöglichen es ihnen zudem, eigene Analysen durchzuführen und ihre eigenen Fragen sofort zu beantworten.

Da die Konsolidierung und die Intercompany-Eliminierung von Finanzdaten automatisch von Board verwaltet werden, werden GuV-Rechnungen jetzt auf Knopfdruck erstellt. Diese akkurate Sicht auf die Finanzen wird bei Bedarf auch mit Vertriebs- und operativen Daten kombiniert, so dass das Managementteam vollständige Transparenz erhält, ohne sich auf die Zusammenstellung und Präsentation durch andere verlassen zu müssen. Die Möglichkeit, bei Bedarf sofort weitere Details aufzuschlüsseln, liefert weitere Einblicke. So können fundiertere Managemententscheidungen in kürzerer Zeit getroffen werden.

„Der All-in-One-Ansatz von Board, Managementberichterstattung, Konsolidierung und Planung [sowohl Finanz- als auch operative Planung] zu kombinieren, entspricht unserer Vision, eine integrierte Plattform für alle unsere Entscheidungsprozesse zu nutzen“, erklärt Gordon Chan.

Die Zukunft bei ImagineX: Mit Board die nächste Stufe erklimmen

Nach der deutlichen Verbesserung der Finanz- und Vertriebsprozesse ist ImagineX bestrebt, die Dynamik seiner digitalen Transformation aufrechtzuerhalten.

„Das ursprüngliche Ziel war es, ein System zu entwickeln, das Finanz- und operative Daten auf einer Online-Plattform integriert, auf die das Management leicht zugreifen kann. Dieses Ziel wurde erreicht, und unser Management ist daran interessiert, weiter in das System zu investieren, selbst in diesem schwierigen wirtschaftlichen Umfeld", sagt Gordon Chan. "Die Initiative zur digitalen Transformation ist für unser Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da wir von alten, traditionellen Methoden zu einer dynamischeren und digitalen Ära übergehen, die unserer anspruchsvollen und schnell wachsenden Organisation gerecht wird."

Deshalb hat die Gruppe bereits Pläne für eine Erweiterung von Board in die Wege geleitet:

• Managementkonsolidierung, um in einem automatisierten Prozess eine akkurate Bilanz in einem leicht verständlichen Format zu erstellen
• Cashflow-Planung und -Reporting, um einen besseren Einblick in die Einnahmequellen zu erhalten und die aktuelle Cashflow-Position zu beobachten
• Nachfrage-/Warenplanung, um Angebot und Nachfrage auszutarieren und Überbestände und Fehlbestände zu minimieren

„Wir arbeiten darauf hin, dass all diese Systeme und Lösungen kohärent und nahtlos zusammenarbeiten und uns eine einzige Version der Wahrheit liefern", sagt Gordon Chan.

In einem abschließenden Kommentar verrät Gordon Chan, was er anderen rät, die an der Board-Lösung interessiert sind:

„Board hat die perfekte Mischung aus Lösung plus einem erfahrenen Implementierungsteam, das unsere Anforderungen problemlos im System umgesetzt hat. Ich empfehle Board gerne weiter und wir haben bereits damit begonnen, sie bei unseren Branchenkollegen und unserer Muttergesellschaft, der Lane Crawford Joyce Gruppe, anzupreisen. Board hat immer ein offenes Ohr für unsere Bedürfnisse und Anforderungen. Wann immer wir vor Herausforderungen standen, haben wir bei Board jemanden mit innovativen Ideen gefunden, der mit uns eine gute Lösung erarbeitet hat."