FHNW schafft mehr Flexibilität und Effizienz mit intuitiver Planungslösung

Die Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW ist eine der führenden Fachhochschulen in der Schweiz. Sie ist mit ihren neun Hochschulen in Lehre, Forschung, Weiterbildung und Dienstleistung tätig – innovativ und praxisorientiert. Ihr breites Angebot an Studiengängen, ihre Nähe zur Praxis, ihre anwendungsorientierte und innovationsstarke Forschung sowie ihre weltweite Vernetzung machen die FHNW zu einer attraktiven und vielfältigen Bildungsstätte, zu einer nachgefragten Praxispartnerin und zu einer attraktiven Arbeitgeberin in der Nordwestschweiz.

Die Herausforderung

Transparenz an der Hochschule – MIS (Management Information System) mit finanziellen und nicht finanziellen Kennzahlen

Die FHNW ist geprägt durch drei wesentliche Systeme, welche die unterschiedlichen Bedürfnisse in der Hochschule abdecken. So sind die Finanz- und HR-Daten in SAP verfügbar, die Personalressourcenplanung erfolgt über das Pensentool (Eigenentwicklung) und die Studierendenadministration geschieht in Evento. Dies macht eine effiziente Auswertung von kombinierten Daten schwierig und aufwändig. Dabei ist es für die FHNW mit einem jährlichen Umsatz von 445 Millionen Schweizer Franken und 2‘700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Stand 2016) sehr wichtig, die Organisation über ein modernes und zuverlässiges Reporting zu steuern. Auch werden in der FHNW über 2‘400 Projekte in Forschung, Weiterbildung und Dienstleistung administriert. Die entsprechenden Reports mussten bis dato per Email an die 500 Projektleitenden versandt werden.

Deshalb starteten die Controlling-Verantwortlichen 2015 ein Projekt mit dem Ziel, den Digitalisierungsprozess im Reporting zu beschleunigen und das Controlling an der FHNW von einer rein datenorientierten hin zu einer beratungsorientierten Funktion zu entwickeln.

Mehr Beratung + weniger Datenmanagement = erhöhter Nutzen

Die Vision lautete: Bündeln von Management-Informationen in einem einzigen System. Ziel war, mehr Zeit für die Auswertung der Daten und die Analysen aufzuwenden, um Entscheidungsträgerinnen und -träger noch individueller in ihren Überlegungen zu unterstützen und Trends über mehrere Jahre hinweg aufzeigen zu können.
Durch die Migration der Daten aus der Vergangenheit sollten mit dynamisierten Zeitachsenvergleichen auf Knopfdruck Entwicklungen und Trends aufgezeigt werden können – sei dies bezüglich Herkunft der Studierenden oder eine Deckungsbeitragsentwicklung in der Forschung.
Das Bestreben war, den jeweiligen Verantwortlichen aktuelle Daten in einer leicht verständlichen Form zur Verfügung zu stellen. Eine zentrale Plattform sollte dabei als ‚Single Point of Truth’ dienen, auf welchen jederzeit von überall zugegriffen werden kann. Der manuelle Aufwand für das Reporting sollte auf ein Minimum reduziert werden.

Die Board-Lösung

In einem mehrmonatigen Prozess definierte die Controlling-Abteilung der FHNW, welche Reports benötigt werden und analysierte, mit welchen Systemen diese bestmöglich erstellt werden können. Die Entscheidung fiel schließlich auf Board. Gemeinsam mit den Board-Experten war das Projektteam der FHNW in der Lage, das Projekt innerhalb von nur fünf Monaten mit den initialen Anforderungen umzusetzen.

Die Umsetzung erfolgte auf zwei logischen Schichten. Die untere Schicht bildet die IT-technische Basis. Auf einem SQL-Server laufen die verschiedene Systemkomponenten, wie z.B. das Data Warehouse, in dem komplexe ETL-Prozesse (Extract, Transform, Load) abgebildet werden. Zudem entschied man sich, ein Masterdatamanagement System (MDS) zur Anreicherung und zum Monitoring von Stammdaten einzuführen, um die etwa 1‘500 aktiven Profit-Center sowie historisch ca. 15‘000 Kontierungsobjekte (Projekte/ Kostenstellen/ Innenaufträge) im Überblick zu behalten. Die obere Schicht bilden die Business-Anwendungen. Ab hier kommt Board zum Einsatz, das zum Erstellen der Reports auf die Daten in der unteren Schicht zugreift. Diese Trennung erlaubt es auch, die Arbeitsteilung innerhalb den Abteilungen Business (Controlling) und IT sinnvoll zu gestalten.

Aktuell nutzen rund 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den gehobenen Führungsebenen die Board-Lösung. Auf Stufe Projektleitende sind es aktuell rund 400 User, welche Zugriff auf die Webplattform von Board haben. Die Plattform überzeugt durch die einfache Handhabbarkeit und kann flexibel für die jeweiligen Zwecke angepasst werden. Von großer Bedeutung für die FHNW war, dass das Board-System von den Anwenderinnen und Anwendern im täglichen Business (Controlling) administriert werden kann, ohne dass Programmierkenntnisse notwendig sind.

Das Team zur Umsetzung des Projektes bestand aus lediglich vier Personen, die von der IT-Abteilung technische Unterstützung erhielten. Die externen Spezialisten und Spezialistinnen unterstützten lediglich bei der Einführung und waren in der Folge bis zum heutigen Tag nicht mehr erforderlich. Die Nutzung von Board in der Hochschule soll sukzessive erweitert werden.

Der Kundennutzen

Egal ob Finanzberichte, Personaldaten, Studierendenerhebungen oder der erweiterte Leistungsauftrag der Hochschule: Alles lässt sich jetzt auf einer einzigen Plattform abbilden.

Die größten Vorteile sind:

• Hohe Benutzerfreundlichkeit
• Ad hoc Auswertungen schnell und einfach erstellbar
• Darstellung von komplexen Berichten
• Drilldown möglich (vom Groben ins Detail)
• Absprung in die zugehörigen Belege (zum Beispiel Kreditorenrechnungen im PDF)
• Einbau von Regeln für Prozesssteuerung (Projektcheck)
• Einfache Steuerung der Freigabe von Reportingperioden

Ein weiterer wichtiger Benefit für die Hochschule ist das Geomapping. Als grenznahe Fachhochschule ist es für die Entscheidungsträgerinnen und -träger von hoher Bedeutung zu wissen, woher ihre Studierenden kommen und dies auch visuell darstellen zu können.

Der nächste Schritt besteht darin, die gebauten Berichte und Screens zu optimieren und weiter zu entwickeln. Die FHNW ist in ständigem Dialog mit den Nutzenden, um die Inhalte zu schärfen und ggf. noch verständlicher zu machen. Hinzu kommen neue Bedürfnisse aus anderen Bereichen bezüglich Reporting, beispielsweise aus dem HR oder dem Immobilienbereich.