Kiel automatisiert Haushaltsberichtswesen und -prognose mit Board

Das Unternehmen – die Landeshauptstadt Kiel

Die Stadt Kiel ist nicht nur mit fast 250.000 Einwohner*innen die bevölkerungsreichste Stadt Schleswig-Holsteins, sie ist gleichzeitig auch die Landeshauptstadt des nördlichsten deutschen Bundeslandes. Entsprechend groß ist auch die städtische Verwaltung, die über 5.400 aktive Beschäftigungsverhältnisse führt, welche wiederum in 22 Ämter, fünf Dezernate und 13 Sonder-Referate aufgeteilt sind. Insgesamt verantwortet die Landeshauptstadt (LH) Kiel ein jährliches Haushaltsvolumen von mehr als 1,2 Mrd. Euro.

Die Herausforderung – es fehlte eine gesamtstädtische Berichtswesen-Strategie

Vor Beginn des Projekts wurden in den unterschiedlichen Bereichen zwar eine Vielzahl an Berichten erstellt, diese wurden jedoch weder zentral gesteuert noch in einem einheitlichen Prozess standardisiert. Zusätzlich fehlte es an einer gesamtstädtischen Berichtswesen-Strategie. So wurden nicht nur unterschiedliche Datenquellen und -stände verwendet, mangels eines ausreichenden Automatisierungsgrads waren auch sehr viele Kapazitäten in manuellen Aufbereitungsprozessen gebunden. Das Berichtswesen war somit heterogen, nicht standardisiert und bot ausschließlich eine ex-post-Betrachtung an.

Faktenbasierte, schnelle Entscheidungsfindung mittels einheitlicher Kennzahlen

Die LH Kiel beschloss daher, ein zentrales Berichtswesen zu entwickeln und verfolgte damit zwei Ziele:

• Zum einen sollte mit diesem Projekt ein nachhaltiges, operatives sowie strategisches Berichtswesen zur zeitnahen Unterstützung aller internen Leistungs- und Entscheidungsträger etabliert werden. Dafür sollten die steuerungsrelevanten Kennzahlen und Daten identifiziert und in ein zentrales Dashboard überführt werden.
• Zum anderen sollte auf der Ebene der Gesamtstrategie das Berichtswesen zur Verbesserung der Steuerungsfähigkeit und Erhöhung der Transparenz gegenüber der Selbstverwaltung optimiert werden.

Zur Erreichung dieser Ziele wurden gemeinsam mit dem linkFISH-Team folgende primäre Maßnahmen im Rahmen des Einführungsprojekts identifiziert:

• Die Reduzierung der bisher heterogenen und manuellen (Excel-) Berichtserstellung und -verteilung durch Überführung und Erweiterung der Berichtswesen-Prozesse in eine stadtweite Business-Intelligence-Lösung
• Eine damit einhergehende Erhöhung der Aktualität der steuerungsrelevanten Informationen sowie eine bessere Transparenz
• Eine Steigerung des Informationsgewinns durch die Kombination von Daten aus verschiedenen Fachthemen
• Die Frequenzsteigerung der bisher nur jährlich durchgeführten Haushaltsprognose zu einem stadtweiten, quartalsweisen Prognoseprozess
• Die Etablierung von einheitlichen Standards (z. B. Standardberichte, Kennzahlenkataloge etc.) im Rahmen des stadtweiten Berichtswesens
• Die Bereitstellung von flexiblen und programmierfreien (ad-hoc) Analysefunktionen für alle berichtsverantwortlichen Mitarbeiter*innen

Im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens entschied sich die LH Kiel für linkFISH Consulting als kommunal erfahrenen und ortsansässigen Partner für die Optimierung von Steuerungsprozessen. Um die Anforderungen optimal umzusetzen, wurde die Business-Intelligence-Plattform Board gewählt, die neben vielfältigen Analysefunktionen auch die Abbildung von individuellen Prognose- und Planungsprozessen ermöglicht.

Die Board-Lösung – Standardisiertes Haushaltsberichtswesen und optimierte Prognoseprozesse sowie ein interaktives Dashboard für Politiker*innen

Innerhalb von nur drei Monaten wurde gemeinsam mit dem Projektteam der LH Kiel in der ersten Ausbaustufe ein umfangreiches Haushaltsberichtswesen mit Ist- und Planwerten auf Basis des städtischen Haushaltsverfahrens „Infoma newsystem” aufgebaut. Zusätzlich definierte das Team in mehreren Konzeptphasen einen neuen Haushaltsprognoseprozess für den Ergebnis- und Investitionshaushalt, der anschließend technisch implementiert wurde. Die Haushaltsdaten können nun entlang verschiedener Dimensionen wie dem Produktrahmen (Budgets, Teilpläne, Produkte, Kostenträger) und der Konten- und Kostenstellenstruktur flexibel ausgewertet werden.

In weiteren Ausbaustufen wurden unterdessen Fall- und Kosteninformationen der Sozialhilfe (Fachverfahren OPEN/PROSOZ) und des Jugendwesens (Fachverfahren KDO Jugendwesen) in das Berichtswesen integriert. Der zentrale Datenpool der LH Kiel wird zudem um relevante Kontextinformationen ergänzt u. a. aus dem Bereich der Statistik (z. B. Bevölkerungsdaten und -prognosen, Kieler Schulinformationen).

Um die Kommunikation über das Projekt zu vereinfachen und die Identifikation der Mitarbeitenden mit den neuen Prozessen zu steigern, hat das System den eingängigen und treffenden Namen „COAST“ (Controlling, Analyse und Steuerung) erhalten. Dies und die sichtbaren Erfolge während der Implementierungsphase ließen im Projektverlauf die Bereitschaft zur Zusammenarbeit aller Beteiligten spürbar steigen. So wuchs beispielsweise auch das Informationsinteresse der Politik im Sinne der Selbstverwaltung. Für sie wurde ein eigenes Politik-Portal als interaktives Dashboard entwickelt, in dem die Politiker*innen nun jederzeit und von überall mit den bereitgestellten mobilen Endgeräten Zugriff auf die aktuellen Haushaltsdaten haben.

Die Schulung aller User wurde innerhalb von wenigen Wochen abgewickelt. Seit dem Projektabschluss wird die Kompetenz der PowerUser (eigenständige Weiterentwicklung der Berichte innerhalb der BI-Lösung) kontinuierlich durch nachfolgende Teilprojekte ausgebaut. Aktuell wird COAST von über 130 stadtinternen Anwendern genutzt – Anzahl steigend. Die Betreuung der bisherigen Anwendungen und die strategische Planung weiterer Ausbaustufen erfolgt durch zwei eigens für das Projekt etablierte Vollzeitstellen im Amt für Finanzwirtschaft.

Der Nutzen – Weniger Aufwand, höherer Informationsgehalt

Durch die Einführung von COAST konnten viele Prozesse der Steuerung bei der Landeshauptstadt Kiel verbessert werden:

• Deutliche Reduzierung des Aufwands bei der Berichtserstellung und -verteilung durch einheitliche Standards, einen erhöhten Automatisierungsgrad und der Konsolidierung aller relevanten Daten
• Entlastung und Freiwerden von Kapazitäten für inhaltlich-qualitative Controlling-Aufgaben
• Gewinnung von mehr Informationen mit größerer Relevanz für die Empfänger*innen durch Kombination der Daten verschiedenster Fachrichtungen
• Flexible Analysefunktionen (Ad-hoc-Analysen) für bessere Ursachenforschung von Abweichungen
• Intuitive Softwarelösung mit leicht erlernbarer Bedienung, Administration und eigenständigen Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Steigerung der Informationsqualität und Transparenz durch die Erhöhung der Prognosefrequenz und der Etablierung von Standardberichten
• Schaffung von zusätzlichem Vertrauen in der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Politik durch gesteigerte Transparenz über den Haushalt

Lars Ludewig, Projektleiter im Amt für Finanzwirtschaft, Abteilung Haushalt, Controlling und Finanz-IT ist sehr zufrieden:

„In Kombination mit unserem Partner linkFISH erhalten wir „Alles aus einer Hand“: Vollumfassende BI-Funktionalität sowie professionelles Projektmanagement und -beratung. Gemeinsam mit linkFISH schaffen wir in unserer Stadtverwaltung in den unterschiedlichsten Ämtern konkrete Mehrwerte. Die intuitive Board-Plattform macht den Know-How-Transfer für uns erfahrbar und versetzt uns in die Lage, die Anwendungen selbstständig weiterzuentwickeln.“