Freudenberg Filtration Technologies gewinnt Echtzeit-Transparenz und erhebliche Zeiteinsparungen mit Board

Freudenberg Filtration Technologies bietet technisch anspruchsvolle Produkte und Dienstleistungen in der Luft- und Flüssigkeitsfiltration für die Automobil-, Konsumgüter- und Industriezweige. Das Unternehmen ist Teil der Freudenberg Gruppe, einer globalen Unternehmensgruppe in Familienbesitz, die mit wegweisenden Innovationen einen nachhaltigen Beitrag für Kunden, Gesellschaft und Umwelt leistet.

Als Teilkonzern der Freudenberg Gruppe liefert Freudenberg Filtration Technologies seinen Teilkonzernabschluss an den Gesamtkonzern. Die Erstellung und Bereitstellung der Abschlüsse erfolgte in der Vergangenheit mit einer spezialisierten Software, die jedoch den heutigen Anforderungen nicht mehr genügte.

Zuverlässige Abschlüsse und schnelle Managementinformation

Das Unternehmen suchte daher nach einer neuen Lösung, die diese Aufgabe übernimmt und Monatsabschlüsse, GuV und Cash Flow-Kennzahlen zuverlässig erstellt. Gleichzeitig sollte die Umstellung genutzt werden, um die bestehenden Prozesse anzupassen und weiter zu automatisieren. Das Hin- und Herschicken von Excel-Dateien mit all den Problemen der Aktualisierung, Nachvollziehbarkeit und Verlässlichkeit sollte ein Ende haben. Daten aus Vorsystemen wie SAP sollten automatisiert eingelesen werden. 

Im ersten Schritt suchte der Finanzbereich vor allem eine gute Reporting-Lösung, die das Management schnell und detailliert über die wirtschaftliche Situation informiert. Die Wahl von Freudenberg Filtration Technologies fiel auf Board und seinen Partner MCG. Gemeinsam konnten sie die Stärken von Board, vor allem in Bezug auf Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit, eindrucksvoll unter Beweis stellen.

„Die einfache Bedienung der Software und der leichte Zugang zu Informationen sind entscheidend für die hohe Akzeptanz der Board-Software“, sagt Friedrich Saas, Global Process Owner bei Freudenberg und verantwortlich für den Einsatz und die Weiterentwicklung der Board-Anwendungen. „Mittlerweile nutzen mehr als 180 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weltweit die Board-Lösung, und wir erhalten ständig neue Anfragen, um Zugang zu bekommen.“

Derzeit wird die Board-Plattform vor allem für das Reporting eingesetzt. Alle lokalen Planungen der 28 Geschäftseinheiten werden auf der Plattform zusammengeführt und für eine einheitliche Darstellung aufbereitet. Dabei zieht Board die Daten, soweit technisch möglich, automatisch aus Vorsystemen wie SAP BW. Bei einigen lokalen Speziallösungen werden die Daten über Excel- oder CSV-Dateien eingelesen. Board dient als Single Point of Truth und ist die verlässliche Daten- und Informationsquelle für das Management.

Die monatliche Berichterstattung mit automatischer Konsolidierung, Währungsumrechnung und Kommentaren umfasst:

1. Gewinn- und Verlustrechnung mit automatischer Konsolidierung und Währungsumrechnung
2. Cash Flow und Betriebskapital
3. Personalbestand
4. Vorausschauende Berichterstattung für die nächsten drei Monate und das Jahresende
5. Berichte über Verkaufs- und Materialpreisänderungen (nach Kunde/Artikel)

 Außerhalb des Bereichs Finanzen und Controlling wurde kürzlich Board als KPI-System für den operativen Bereich eingeführt.

Mit einem Pilotprojekt für eine integrierte Planung in Board, die die Vertriebsplanung, die Materialkostenplanung, die Personalkostenplanung und die Kostenstellenplanung abdeckt, erkundet Freudenberg Filtration Technologies nun weitere Möglichkeiten, Board unternehmensweit einzusetzen. Hier ist die Erfahrung und das Wissen von MCG über Board ein entscheidender Vorteil für Freudenberg Filtration Technologies, um den Einsatz der Lösung zu fördern. Durch die langjährige Zusammenarbeit mit Freudenberg und Board kann MCG die Lösung an spezifische Herausforderungen anpassen und diese effizienter umsetzen. Friedrich Saas erklärt:

„In Zukunft wollen wir noch mehr Planung in Board durchführen. Dadurch können wir unsere Prozesse weiter automatisieren und zu einem integrierten Geschäftsplanungsansatz und rollierenden Prognosen übergehen. Wenn das Datenmodell in Board richtig eingerichtet ist, werden detailliertere und schnellere Prognosen im Jahresverlauf möglich sein." 

Die Erwartungen an die neuen Anwendungen sind hoch. Neben einer Standardisierung über alle Gesellschaften hinweg sind Zeitersparnis, mehr Flexibilität und höhere Transparenz die Ziele. Friedrich Saas fügt hinzu:

„Es spart uns viel Zeit, wenn die vielen Einzelschritte, die bisher in Excel zum Aufbau einzelnen Tabellen notwendig waren, die entsprechenden Formeln zu erstellen und zu verknüpfen und die verschiedenen Versionen zu konsolidieren, automatisch vom System übernommen werden. Die Möglichkeit, verschiedene Versionen und Szenarien betrachten und vergleichen zu können, macht die Planung zudem deutlich flexibler.“ 

Schneller Zugang zu verlässlichen Informationen für das Management

Friedrich Saas fasst die wichtigsten Vorteile des Board-Implementierungsprojekts zusammen:

„Unsere Manager lieben die Board-Plattform mit ihrem einfachen Zugang zu den Daten. Wir stellen dem Management standardisierte Dashboards und Berichte zur Verfügung, damit sie Zugriff auf alle Zahlen haben. Mit Drill-Down-Funktionen kann jeder Manager die Zahlen so detailliert wie nötig auswerten. Sie können die Daten nach jeder beliebigen Kategorie analysieren, z. B. nach Kunde, Produkt, Region oder Land. Das bedeutet, dass sie nicht nur die aktuellen Zahlen sehen, sondern auch, wo die Dinge gut laufen und wo möglicherweise Anpassungen erforderlich sind. Das geht bis hin zu unserem neuen CEO, der begeistert ist, wie einfach es für ihn ist, schnell auf die Zahlen zuzugreifen und zu den Details zu gelangen, die er braucht, ohne das Controlling einschalten zu müssen."

Das professionelle Reporting über die intelligente Board-Plattform fördert zudem den Dialog mit dem Management. Es geht nicht mehr darum, wie die Zahlen sind, sondern warum die Zahlen so sind, wie sie sind. Bereits bei der Erstellung der Reports werden die Bereiche aufgefordert, die Gründe für eventuelle Planabweichungen mitzuliefern. Dadurch wird es für den Finanzbereich und das Management einfacher und schneller, die vorliegenden Zahlen zu verstehen und einzuordnen. Dazu trägt auch eine gute Visualisierung der Daten bei, die mögliche Probleme deutlich sichtbar macht. 

Friedrich Saas fasst seine Gedanken zu dem Projekt zusammen:

„Ich freue mich vor allem über das Spektrum und die Menge der Zahlen, die wir jetzt automatisch aus verschiedenen Einheiten und Ländern in Board laden können. Das dauert nur fünf Minuten pro Einheit. Das allein spart uns etwa 20 Manntage im Jahr. Das ist Zeit, die wir für andere wertvolle Aufgaben nutzen können. 

Die Flexibilität, die wir mit Board gewinnen, ist ebenfalls großartig. Es ist sehr einfach, schnell einen neuen Bericht zu erstellen. Und bei wichtigen Dingen wie neuen Anwendungen können wir uns immer auf die Unterstützung von MCG und Board verlassen."