Helvetia setzt auf Innovation in der Prämienplanung

Die Helvetia Versicherung, mit Hauptsitz in St. Gallen, Schweiz, ist ein etablierter Versicherungskonzern, der 1858 gegründet wurde und in mehreren europäischen Ländern aktiv ist. Helvetia bietet ein breites Spektrum an Versicherungsprodukten und -dienstleistungen für Privatpersonen, Unternehmen und Institutionen. Das Portfolio umfasst Lebensversicherungen, Sachversicherungen sowie berufliche Vorsorge. 

Die Herausforderung: Planung einfach, granular und zuverlässig machen

«einfach. klar. helvetia». So lautet das Markenversprechen der Helvetia für Kunden, Aktionäre und Mitarbeitende. Das Versprechen sollte auch für die Prämienplanung bei dem Versicherungskonzern gelten. Deshalb war klar, dass die arbeitsintensive und fehleranfällige Planung auf Basis von Excel durch eine moderne Planungslösung ersetzt werden musste.

Die Planungslösung sollte neben einer Vereinfachung der bestehenden Prozesse eine schnellere Reaktion auf sich ändernde Vorgaben ermöglichen, die Granularität der Planung weiter verfeinern und die gesamte Planung einfacher für die beteiligten Personen machen.

Helvetia setzte ein umfangreiches Bewertungsraster auf, um eine Reihe von Anbietern zu vergleichen. Die am besten bewerteten Anbieter wurden dann eingeladen, einen Proof-of-Concept (PoC) zu präsentieren, der einen konkreten Use Case im Nicht-Lebensgeschäft abbilden sollte.

„Board stieg relativ spät ins Rennen ein“, erinnert sich Andreas Schäppi, Leiter Controlling bei Helvetia Schweiz. „Doch die Board-Mitarbeiter zeigten ein hohes persönliches Engagement und konnten einen überzeugenden PoC präsentieren. Vor allem die intuitive Nutzung, die sich später in geringen Schulungsaufwand für die Nutzer niederschlug, und das Preis-/Leistungsverhältnis gaben schließlich den Ausschlag zugunsten von Board.“

Die Lösung: Hohe Flexibilität für Top-Down- und Bottom Up-Planung

Der Use Case für den PoC im Nicht-Lebensgeschäft war nicht zufällig gewählt. Auch das Pilotprojekt sollte in diesem Bereich umgesetzt werden. Andreas Schäppi erklärt:

„Unser Ziel war es, das Pilotprojekt möglichst schnell in die Umsetzung zu bringen, um Erfahrungen sammeln zu können. Deshalb haben wir ein Projekt gewählt, in dem wir nicht zu viele Akteure koordinieren mussten. So haben wir es geschafft, eine funktionierende Planungslösung in nur 6 Monaten vom initialen Meeting bis zum Go-Live aufzubauen, mit nur einem externen Consultant zur Unterstützung.“

Für die konkrete Prämienplanung im Nicht-Lebensgeschäft gibt das Controlling das Geschäftsziel für die aktuelle Planungsperiode vor, mit Vergleich zu den Vorjahreszahlen. Die Leiter der verschiedenen Geschäftsbereiche teilen dann das aktuelle Budget auf die verschiedenen Versicherungsarten auf und legen damit die Ziele für ihre Kollegen fest. Mit Hilfe einer internen Logik werden diese Ziele schnell auf die verschiedenen Versicherungssparten und Vertriebskanäle verteilt. Nach Abschluss des Bottom-up-Prozesses können die Zahlen mit den Top-down-Zielen verglichen werden, und Unterschiede zwischen den beiden können entweder durch Ablehnung der Bottom-up-Werte oder durch Anpassung der Ziele bereinigt werden.

„Bei der Planung haben wir ein gewisses Ping-Pong-Spiel zwischen Top Down- und Bottom Up-Planung. Über die Kommentarfunktion geben die Beteiligten ihre Einschätzungen ab. Dank der Flexibilität von Board können die Zahlen schnell verschoben und angepasst werden“, erzählt Andreas Schäppi.

„Die verschiedenen Versicherungsarten haben zum Teil spezielle Muster, wann die Prämien fällig sind, z.B. bei der KFZ-Versicherung. Zu diesen Terminen konzentriert sich dann das Geschäft. Mit Board können wir die Prämieneinnahmen über die Monate aber auch über die Vertriebskanäle und Unterversicherungsarten sehr viel genauer abbilden. Somit ist die Planung viel näher dran am aktuellen Geschehen“, fährt Andreas Schäppi fort. 

Die Daten werden aus Board zurückgeschrieben in SAP und automatisieren so den vorher manuellen Prozess. Die Aktuare können die geplanten Prämieneinnahmen zudem direkt als Basis für die Erstellung der GuV nutzen.

Nach der erfolgreichen Einführung der Prämienplanung stehen weitere Use Cases bei Helvetia in den Startlöchern, um in Board umgesetzt zu werden. Dazu gehören:

• Personalkostenplanung

• Sachkosten- und Investitionsplanung

• P&L-Simulation

Das Ziel für die Zukunft ist eine wirklich integrierte Planung und ein rollierender Forecast.

Die Vorteile: Höhere Reaktionsfähigkeit und bessere Zusammenarbeit

„Wir konnten mit dem Pilotprojekt alle unsere Ziele erreichen“, sagt Andreas Schäppi. „Vor allem die interne Logik des Systems mit seinem Verteilmuster ermöglicht es uns, die Zielzahlen schnell auf alle Unterkategorien zu verteilen. Das erspart uns viel Zeit und erleichtert uns die Arbeit enorm.“

Auf diese Weise können neue Anforderungen aus der Geschäftsleitung schnell umgesetzt werden. Alle beteiligten Bereiche sehen sofort, was von ihnen erwartet wird. Sie können sich schnell auf die neuen Vorgaben einstellen. Das erhöht die Reaktionsfähigkeit im gesamten Unternehmen. 

Die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen hat sich intensiviert. „Es findet einfach mehr Austausch statt“, berichtet Andreas Schäppi. „Durch die einfachen Kommentarfunktionen kann jeder seine Einschätzung beitragen. Kein Kommentar geht verloren und jeder sieht, wie die anderen Beteiligten bestimmte Vorgaben einschätzen. Das ist die Grundlage, um miteinander ins Gespräch zu gehen und gemeinsam Lösungen zu finden.

Die intuitive Nutzung der Board-Planungslösung führt dazu, dass die Mitarbeitenden gerne mit Board arbeiten und die Zufriedenheit mit dem System sehr hoch ist. Die Planung in Excel in der Vergangenheit war doch deutlich mühsamer und gerade neue Mitarbeiter finden sich in Board sehr viel schneller in der Prämienplanung zurecht.

So ist Andreas Schäppi hochzufrieden: „Board hat uns nicht zu viel versprochen. Wir konnten unsere Planungsprozesse deutlich vereinfachen. Ich bin gespannt auf das, was wir noch alles mit Board umsetzen können.“