Integrierte Business-Planung bei Boiron Italia

Boiron wurde 1932 von Jean und Henri Boiron gegründet und ist ein führendes französisches Pharmaunternehmen, das sich auf die Herstellung und den Vertrieb von hochwertigen homöopathischen Arzneimitteln spezialisiert hat. Die Gruppe ist börsennotiert, in rund 50 Ländern tätig und beschäftigt über 3.500 Mitarbeitende.

Boiron hat sich seit jeher leidenschaftlich und rigoros für die Entwicklung der Homöopathie weltweit eingesetzt. Das Unternehmen verfolgt dieses Ziel mit einer Vision von Gesundheit, die auf dem Motto "Behandeln, ohne zu schaden" basiert. Boiron bietet dafür sichere und zuverlässige homöopathische Arzneimittel, Nahrungsergänzungsmittel und Gesundheitsprodukte und setzt dabei auf einen personalisierten Ansatz, der den Patienten in den Mittelpunkt stellt.

Boiron hat eine eigene Niederlassung in Italien mit 170 Mitarbeitenden.

Kundenprofil

• Tätig in 50 Ländern mit 21 Tochtergesellschaften und Distributoren
• 3 Produktionsstandorte (in Frankreich)
• 3.500 Mitarbeitende
• über 300 Millionen Patienten weltweit, die homöopathische Arzneimittel einnehmen
• über 400.000 medizinische Fachkräfte weltweit, die Homöopathie praktizieren
• Produktsortiment von über 2.500 Artikeln
• Beliefert 24.000 Apotheken, einschließlich OTC-Apotheken und Großhändler

Die Grundlagen einer optimalen Planung

Als Konzerntochter hat sich Boiron Italia stark geschäftsprozessoptimiert aufgestellt. Eng verbunden mit der Produktion, die hauptsächlich in den Werken in Frankreich stattfindet, ist die italienische Zentrale so organisiert, dass sie den Vertrieb, die Vermarktung - einschließlich Betreuung der Vertriebsnetze und der medizinisch-wissenschaftlichen Informationsnetze - sowie die gesamte Palette der von der Zentrale durchgeführten Aktivitäten zur Unterstützung des Geschäfts umsetzt. Dies erfordert ein erhebliches Maß an Planung, Reporting, Analyse und Forecasting, um die Anforderungen des Pharma-Marktes zu erfüllen.

„Boiron hat ein sehr umfangreiches Produktsortiment, das sich aus rund 2.500 Artikeln zusammensetzt und eine sehr breite Kundenbasis bestehend aus Apotheken, OTC-Apotheken und Pharmagroßhändlern beliefert“, erklärt Stefano Deiana, Head of Management Control bei Boiron Italia. „Wir sind unter anderem im OTC-Pharmasektor tätig, einem sehr wettbewerbsintensiven Markt, der einer volatilen Nachfrage und erheblichen Schwankungen bei Preisen und Geschäftsaktivitäten unterliegt. Effizientes Management und Planung sind daher in unserer Branche oberstes Gebot.“

Im Laufe der Jahre hat die Unternehmensleitung von Boiron Italia bestimmte Schlüsselanforderungen identifiziert. Vor allem benötigen sie stets die volle Kontrolle und die vollständige Kenntnis der Unternehmenssituation. Planung und Analyse werden in diesem Sinne durch konsistente, vollständige Informationen über Absatz, Vertrieb, Produktion, Betrieb sowie wirtschaftliche und finanzielle Performance unterstützt. Stefano Deiana erklärt:

„Unsere Reports - die auch an die Konzernleitung nach Frankreich gehen - verbinden einen allgemeinen Überblick, der auf Unternehmens- und Top-Management-Ebene aussagekräftig ist, mit detaillierten Aufschlüsselungen bis hinunter auf die Einzelpositionsebene.“

Für Boiron ist es zudem äußerst wichtig, dass das Reporting schnell zur Verfügung steht und die Informationen flexibel, aber dennoch präzise und zertifiziert dargestellt werden. Geschwindigkeit ist entscheidend, da die Boiron-Gruppe börsennotiert ist und daher rechtlich gesehen transparent mit den Märkten interagieren muss. Darüber hinaus ist Geschwindigkeit in einer wettbewerbsintensiven Branche ein wichtiger Geschäftsvorteil, um den Markttrends immer einen Schritt voraus zu sein.

All diese Managementanforderungen fließen in den Planungsprozess ein, wie Stefano Deiana erklärt:

„Wir starten mit der Planung und analysieren periodisch Abweichungen, um entsprechend reagieren und neu planen zu können. Das läuft nach dem Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung. Deshalb haben wir im Laufe der Jahre unseren Planungs- und Forecast-Prozess immer weiter auf alle Geschäftsbereiche ausgedehnt und diese integriert. So erwies sich der Ansatz der Integrierten Business Planung (IBP) von Board als perfekte Lösung für uns.“

Verbesserungspotenzial in verschiedenen Unternehmensbereichen

Die Planung bei Boiron Italia wird durch die Unternehmensleitung gesteuert. Der Prozess beginnt mit einem Businessplan, der die Grundlage für den Planungsprozess bildet. Dieser beginnt mit der Umsatzplanung. Davon werden die Inputs für alle anderen Geschäftsbereiche abgeleitet. Damit ist Boiron Italia in der Lage, die Planung für die Logistik (mit einem Forecast der Beschaffung und einer Abschätzung des Absatzes), das Personalwesen sowie weitere betriebswirtschaftliche Schlüsselfunktionen für alle Unternehmensbereiche zu ermitteln.

„Gleichzeitig mit der Einführung dieses Planungsprozesses hat die Unternehmensleitung auch eine organisatorische Änderung eingeführt: Jede Abteilung ist jetzt für die Planung jeder ihrer Kostenstellen selbst verantwortlich", erklärt Stefano Deiana. „Erst zu einem späteren Zeitpunkt sammeln wir im Team alle Informationen (Zahlen und Anmerkungen) ein, die uns von den Abteilungen übermittelt werden, führen die verschiedenen Analysen durch und erstellen eine übersichtliche Ergebnisrechnung. Auf diese Weise können wir einen Report an die Konzernleitung schicken, die alle notwendigen Informationen enthält, um schnelle Entscheidungen treffen zu können. Der Report konzentriert sich auf die wesentlichen Punkte, die gemeinsam besprochen werden sollten.“

Um diesen Planungsprozess zu unterstützen, verfügte Boiron Italia früher über eine IT-Architektur und einen Workflow, die zwar gut strukturiert waren, aber durch die technologischen Einschränkungen der Legacy-Lösungen behindert wurden. Insbesondere gab es Schwierigkeiten in der Forecasting-Phase, die die Lieferung der jährlichen Forecasts verlangsamten. Idealerweise hätte es einen Forecast pro Monat geben sollen, aber mit der Legacy-Plattform war es eher realistisch, drei Forecasts pro Jahr zu erstellen. Das Problem rührte daher, dass jede Abteilung ihre eigenen Daten in einer anderen Anwendung verarbeitete und sie dann in das Hauptsystem übertragen musste, um Zugriff auf die anderen Tools zu haben, die für die Fertigstellung des Forecasts erforderlich waren. Speziell im Bereich des Vertriebs war das vorherige System zu starr. Stefano Deiana erinnert sich:

„Im vorher bestehenden System war es nicht möglich, Änderungen an der ausgewählten Produkt-Kunden Forecast-Ebene vorzunehmen. Aber in unserer Branche macht es in vielen Fällen einen großen Unterschied, ob wir uns auf einen einzelnen Artikel oder auf bestimmte Cluster beziehen, um die Markttrends zu verstehen. Deshalb mussten wir unzählige Excel-Arbeitsblätter verwenden, die dann wieder in das Hauptsystem eingepflegt werden mussten.“

Ein ähnliches Problem stellte das Kostenmanagement dar. Unter Verwendung eines anderen Moduls des vorherigen Systems stellte die Unternehmensleitung ein "Kostenblatt" für die Erfassung der Kosten jeder Abteilung zur Verfügung. Nach Erhalt der Daten gaben die Mitarbeiter der Unternehmensleitung dann die Vorschlags- und Referenzdaten für die Forecasts ein, die die Manager der einzelnen Abteilungen mit Hilfe verschiedener Anwendungen bereitstellten. Schließlich, nach der Erfassung der Forecasts, konsolidierte die Unternehmensleitung die Daten aus den verschiedenen Anwendungen. Jeder Dateneingabevorgang war sehr zeitaufwändig. Noch wichtiger war aber die Schwierigkeit, Konsistenz und Qualität der Daten über die große Anzahl von Eingabevorgängen hinweg aufrecht zu erhalten.

„Es war ein langer und mühsamer Prozess“, sagt Stefano Deiana. „Wegen all dieser Dateneingabevorgänge konnten die Konten leicht aus dem Gleichgewicht geraten, was die Zertifizierung und die Datenqualität beeinträchtigte und zu inakzeptablen Verzögerungen bei der Verarbeitung der endgültigen Forecast-Reports führte. Im Grunde dauerte es früher etwa einen Monat, um diese Art von Prozess zu durchlaufen. Während dies in der Planungsphase akzeptabel gewesen sein mag, war es viel zu lang, um während des Jahres auf Forecasts zu warten, so dass wir es nur schafften, zwei oder drei Forecasts pro Jahr zu erstellen, anstatt einen Forecast pro Monat, wie es unser Ziel war. In einer Branche wie der unseren, in der sich Dinge sehr plötzlich ändern, war es von entscheidender Bedeutung, den Prozess zu beschleunigen und die Forecast-Zeiten auf ein paar Tage zu verkürzen. Einfach ausgedrückt: Wenn die Planungsinformationen nicht vor Ende des Monats zur Verfügung stehen, ist es zu spät.“

Wenn sich mit dem alten System eine der zu Beginn des Monats festgelegten Umsatzannahmen änderte, was in einem so volatilen Geschäftsumfeld häufig der Fall war, hatte das Boiron-Team nicht die Flexibilität, die Planung einfach zu ändern. Allzu oft musste das Team an den Anfang zurückgehen und die Eingaben der Vorgänge erneut nachvollziehen, einschließlich aller damit verbundenen Herausforderungen.

Flexible Planung & Analytics mit höchster Datenqualität

Nachdem die Probleme und das Verbesserungspotenzial identifiziert worden waren, entschied sich Boiron Italia, mit SDG, einem Board-Partner, die Designarbeit zu beginnen. Gleichzeitig startete ein Software-Auswahlprozess, um die Planungs-, Forecasting- und Reporting-Lösung zu identifizieren, die die Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllen würde. Das Management-Control-Team machte sich daran, eine Liste mit Pflichtanforderungen zu erstellen:

„Wir haben eine Reihe von wesentlichen Funktionen festgelegt, die der Planungsprozess enthalten musste“, erzählt Stefano Deiana. „Erstens wollten wir eine einheitliche Arbeitsumgebung implementieren, die von allen Abteilungen gemeinsam genutzt werden sollte. So mussten wir keine Daten zwischen den Abteilungen übertragen, konnten dieselbe Datenbank nutzen und gemeinsam an denselben Informationsbeständen arbeiten. Zweitens brauchten wir ein agileres und effizienteres System für das Workflow-Management. Und schließlich sollte das System sehr leistungsfähig sein und tagesaktuelle Informationen verarbeiten können. Um diese Kriterien zu erfüllen, musste die Planungslösung eine sehr hohe Performance bieten, sowohl in Bezug auf Flexibilität als auch auf Automatisierung.“

Es war extrem wichtig, auf der Forecast-Ebene flexibel zu sein. Das Vertriebsteam und der Vertriebsleiter mussten in der Lage sein, das Volumen ihrer Forecasts anzupassen, so dass sie sich je nach Zeitraum und den vorherrschenden Geschäftsanforderungen auf Produktgruppierungen oder einzelne Artikel, auf Kundencluster oder bestimmte Kunden konzentrieren konnten. Aber diese Flexibilität musste erreicht werden, ohne die Datenkonsistenz zu beeinträchtigen. Stefano Deiana erklärt:

„Wir haben ein robustes Programm gesucht, das uns nicht zwingt, zwischen Flexibilität und Datenqualität zu wählen - wir wollten beides! Und das war mit Board möglich. Andere Lösungen auf dem Performance-Management- und BI-Markt legen oft den Schwerpunkt auf Flexibilität zu Lasten der Informationskonsistenz oder auf die Datenstruktur zu Lasten der Flexibilität von Analyse und Visualisierung. Außerdem sollte das von uns gesuchte Tool über automatisierte Funktionen verfügen, sowohl für das Informationsmanagement als auch für den Prozess der treiberbasierten Allokation, um schnelles Forecasting und damit zeitnahes Agieren am Markt zu gewährleisten.“

Die Unternehmensleitung steuert die auf Board aufgebauten Anwendungen, da es für die Verwaltung und Überwachung des gesamten Planungsprozesses verantwortlich ist. Board wird jedoch in der gesamten Organisation eingesetzt, in allen Abteilungen, einschließlich des Finanzwesens. Eine der Stärken der Board-Plattform ist ihre Fähigkeit, strategische und finanzielle Analyse und Planung mit nicht-finanzieller und operativer Analyse und Planung zu kombinieren.

„Es war nicht einfach, Mitarbeiter, die nicht direkt mit der Unternehmensleitung zu tun haben, in wirtschaftliche Angelegenheiten einzubinden. Aber im Laufe der Jahre ist es uns gelungen, eine gemeinsame Sprache zu finden“, betont Stefano Deiana. „Ich muss sagen, dass selbst die Abteilungen, die sich anfangs am meisten gesträubt haben, es jetzt zu schätzen wissen, mit Board eine Plattform zu haben, die es ihnen nicht nur ermöglicht, die wirtschaftlichen Aspekte ihres Budgets im Auge zu behalten, sondern auch erlaubt, ihre eigenen Aktivitäten zu planen."

Jeder Abteilungsleiter ist für den Planungsprozess in seinem Bereich verantwortlich, was dazu beiträgt, eine Unternehmenskultur der Verantwortlichkeit in Bezug auf Kostenkontrolle und -management zu entwickeln.

„Board hat uns sehr dabei geholfen, den Abteilungen - auch denjenigen, die am wenigsten mit der Unternehmenssteuerung zu tun haben - die Bedeutung der Kostenkontrolle zu vermitteln“, erklärt Stefano Deiana.

„Die direkte Verantwortung für die wirtschaftliche Auswirkung des eigenen Handelns auf die Performance des Unternehmens hat die Stakeholder von Entscheidungsprozessen, auch diejenigen, die nicht speziell mit Finanzen zu tun haben, stärker in die Verantwortung genommen", sagt Daniel Levasseur, CIO bei Boiron Italia. „In der Tat ist dies einer der Vorteile des Designs von Board: Es verfügt über eine flexible, intuitive Schnittstelle, die es ermöglicht, Board effizient in den meisten finanzbezogenen Umgebungen, aber auch in der IT-Abteilung und in den operativen Bereichen einzusetzen.“

IT-Architektur für die Planung

Die Implementierung von Board bei Boiron Italia basiert aus IT-Sicht auf zwei fundamentalen Anforderungen: Integration und Datenqualität. Was die Integration betrifft, war es das Ziel von Boiron, mehrere Anwendungen und Plattformen zu einem Gesamtsystem zu kombinieren, in dem Board eine zentrale Rolle einnimmt, ohne die Geschäftsprozesse an die Informationssysteme und Softwareanwendungen anpassen zu müssen. Stattdessen formt Board die zu verwendenden Tools um die Geschäftslogik herum, für die sie konzipiert sind.

„Die Architektur, auf der das Informationsmanagement, die Planung und die Analyse bei Boiron jetzt basieren, spiegelt die Anforderungen der Organisations- und Entscheidungsprozesse sowie die Aktivitäten wider, die die Menschen in der Praxis täglich ausführen“, sagt Daniel Levasseur. „Die Integration zwischen den verschiedenen Systemen und Lösungen ist nicht nur eine technische Angelegenheit, also das Übertragen von Daten von einer Plattform auf eine andere, sondern etwas viel Bedeutsameres. Im Grunde handelt es sich um eine einheitliche Arbeitsumgebung, die Cloud-basierte Systeme und Anwendungen (die hauptsächlich für die internationale Nutzung auf Konzern-Ebene konzipiert sind) mit lokalen Systemen und Anwendungen kombiniert (die sich beispielsweise nur auf die italienische Tochtergesellschaft beziehen), ohne die Kontinuität oder die gemeinsame Nutzung von Daten zu beeinträchtigen. Der Austausch von Informationen erfolgt automatisch, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist."

Mit seiner einheitlichen Umgebung ist Board zu einer wichtigen Plattform geworden, von der Boiron sofort profitieren konnte. Board bringt einen neuen Ansatz zur Vereinheitlichung, zur logischen Standardisierung und zur Prozessautomatisierung. Board ermöglicht es, für Analyse, Planung und Forecasting alle Daten zu nutzen, die unternehmensweit von den Stakeholdern in den Entscheidungsprozessen gesammelt werden. Somit basiert das Informationsökosystem von Boiron auf einer soliden, umfassenden Datenbasis.

Die Datenqualität, als zweite oben genannte Grundvoraussetzung, wird durch ein performantes Data Warehouse unterstützt:

„Wir sehen im Data Warehouse mehr als nur ein Speicherort für Rohdaten. Für uns ist es der Ort, an dem wir bereinigte, korrigierte Daten strukturiert ablegen, die für spätere Operationen zur Verfügung stehen“, so Daniel Levasseur weiter. „In Anbetracht der Komplexität unserer Informationsbestände haben wir beschlossen, alles daran zu setzen, ein Data Warehouse mit zertifizierten, überwachten und sicheren Informationen zu haben, mit denen wir Data Marts und andere Analyseobjekte aufbauen können."

Mit einer soliden Datenbasis kann Boiron Informationen aus bestimmten geschäftsbezogenen Bereichen je nach Bedarf des Unternehmens gruppieren und konsolidieren, um sie für Analysen, Planung und Forecasting in der Board-Plattform heranzuziehen. Data Governance und Datenqualität bleiben wichtige Eckpfeiler für diesen Ansatz.

Board bezieht die Daten vom Boiron Data Warehouse, vom ERP (JD Edwards) und vom CRM des Unternehmens. Im Gegenzug speist Board das Data Warehouse mit Daten, die auf der Board Entscheidungsfindungsplattform verarbeitet werden.

„Es gibt einen Single Point of Truth, die unter anderem zeitraubende Prozesse eliminiert und Fehler durch redundante manuelle Dateneingaben vermeidet. Selbst unsere Wirtschaftsprüfer waren beeindruckt von der Qualität unseres Data Warehouse und der systemischen Architektur, von der Board eines der zentralen Lösungen ist“, hebt Daniel Levasseur hervor.

Die Implementierung des Board-Projekts dauerte etwa 8 Monate (vom Kick-off bis zum Go-Live). Das ist nach Ansicht des CIO von Boiron rekordverdächtig, wenn man bedenkt, wie ambitioniert das Projekt war. Die Entscheidungsplattform wurde in ein komplexes Gesamtsystem von Lösungen eingebunden, um ihre Nutzung auf mehrere Bereiche und Unternehmensfunktionen auszudehnen und alle Kostenstellenleiter mit einschließt. In den Worten des CIO von Boiron klingt das so:

„Das Board-Projekt war sehr agil in der Art und Weise, wie es sich entwickelte. Es folgte konsequent der Roadmap, die wir für Boiron skizziert hatten, und - was noch wichtiger ist - es hat unsere laufenden Planungs- und Forecasting-Prozesse nie unterbrochen. Tatsächlich gelang es uns, auch während der Einführung der Plattform voll funktionsfähig zu bleiben. Dies eröffnete uns auch die Möglichkeit, eine Art Double-Check mit der Produktion durchzuführen, um herauszufinden, welche Aspekte der Planungs- und Analytics-Anwendungen an die Bedürfnisse der Organisation angepasst und verbessert werden müssen. Bei Abschluss des Projekts hatten wir also ein "schlüsselfertiges" System.“

Flexibler Einsatz

Die Planungsumgebung in Board wird gemeinsam genutzt. Die Manager der einzelnen Planungsbereiche (z. B. Vertrieb oder Logistik) sehen ihre "Welt" mit einem bestimmten Zugriffs- und Sichtbarkeitsniveau (teilweise aufgrund der Datenschutzrichtlinien des Unternehmens) gemäß ihrem dedizierten Benutzerprofil. Das bedeutet nicht, dass jeder in seinem eigenen Bereich abgeschottet ist. Die gemeinsame Nutzung wird durch ein Übersichtspanel ermöglicht. Aber jeder ist für seinen eigenen Planungsbereich verantwortlich, und stellt sicher, dass die Entscheidungsprozesse nicht fragmentiert werden. Zudem hat die Unternehmensleitung ein Steuerungspanel entwickelt, das die verschiedenen Bereiche wie Vertrieb, Logistik, Marketing, Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung sowie die Kostenstellenverantwortlichen steuert.

Die im Vertriebsbereich angewandte Planungsmethode ist ein gutes Beispiel dafür, wie Board den Entscheidungsfindungsprozess von Boiron in enger Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung flexibel gestaltet:

„Betrachten wir zum Beispiel einen Forecast, der von der Vertriebsabteilung auf Basis des Umsatzes für einen bestimmten Zeitpunkt im Jahr erstellt wurde. Die einzelnen Posten liegen immer noch an der Basis des Prozesses, aber die Vertriebsleiter können ihre Gruppierungen ändern, um den Anforderungen der Business-Reviews gerecht zu werden. Dabei werden sie von Drill-Down-Funktionen unterstützt, die bis ins einzelne Detail reichen“, erklärt Stefano Deiana. „Darüber hinaus können die Sales Manager die "Split & Splat"-Funktion von Board nutzen, um Forecasts auf allen "Blatt"-Elementen neu zuzuordnen, und zwar mit Hilfe von Treibern, die historische Verkaufsdaten berücksichtigen. Mit Board kann diese Art der Gruppierung und Funktion auch auf Kunden angewendet werden. Dadurch entstehen variable Kundencluster.“

Zu den Vorteilen von Board gehört in diesem Zusammenhang die Automatisierung von Berechnungen. So erfolgt z. B. die treiberbasierte Neuzuordnung automatisch.

Was die Drill-Down-Fähigkeiten angeht, so weist der CIO von Boiron darauf hin, dass Board eine hohe Granularität zulässt, die zum Beispiel bis zu einer einzelnen Zeile einer Kunden- oder Lieferantenbestellung, einer einzelnen Rechnungszeile, einer einzelnen Lagertransaktion oder einem einzelnen Buchungssatz reicht. Daniel Levasseur erzählt:

„Es bleibt dem Anwender überlassen, bis zu welchem Detailgrad er gehen möchte. Aber Board macht es möglich, dies mit einer breiteren Sichtweise zu kombinieren, mit aggregierten Ansichten oder maximal granularen Analysen.“

Die Flexibilität von Board bei Boiron Italia zeigt sich auch in den Reporting-Prozessen. Um noch einmal auf den Vertriebsbereich zurückzukommen: Board erhält in Echtzeit Informationen von den Marketingabteilungen zu Produkteinführungen oder Preisänderungen. Diese Informationen werden dann auch im Vertriebsbereich angezeigt, so dass alle in einer einheitlichen Arbeitsumgebung agieren können. Die Logistik wiederum prüft die Bestände der verschiedenen Produkte, erstellt Einkaufsprognosen für die kommenden Monate und wendet eventuelle logistische Beschränkungen auf die Bestände an. Diese Informationen werden auch mit der Vertriebsabteilung geteilt, und dank der einheitlichen Planungs- und Reporting-Umgebung von Board erscheinen diese Informationen in den Reports des Vertriebs in Form von Alarmen, um die Verfügbarkeit bestimmter Produkte zu überprüfen.

„Wir nutzen die Board-Plattform, um ein eigenes Reporting für den Vertrieb zu erstellen, das über den Forecast hinausgeht und täglich auf der Basis der Auftragseingänge in Echtzeit aktualisiert wird. So sehen wir die Ist-Situation im Vergleich zum Tagesplan und können weitere Daten eingeben, wie Apothekenabverkaufsdaten ", bestätigt Stefano Deiana.

Planung mit bestmöglichem Wissensstand

Board wird auch verwendet, um ein Panel für jeden Kostenstellenleiter zu erstellen, das automatisch mit den finalen Buchhaltungsdaten für einen bestimmten Monat gespeist wird. Diese Anwendung hat sich für die Kostenstellenleiter bei Boiron Italia als sehr nützlich erwiesen, da eine ganze Reihe wichtiger Informationen für den Entscheidungsprozess des Unternehmens in den Folgemonaten vorab eingegeben werden.

„Mit der Business-Management-Anwendung des Konzerns geben wir zum Beispiel alle Direct Purchase Orders (DPOs) ein, die für zukünftige Monate erwartet werden. Durch die Verwendung der Board-Anwendung für Kostenstellen hat also jeder Manager ständig einen Überblick über die Zahlen, die er für künftige Monate bereits zugesagt hat. Er hat also eine klare Vorstellung davon, ob seine Planung "ausreichend groß" ist, um den Bedarf decken zu können“, erklärt Stefano Deiana.

Es ist erwähnenswert, dass Kostenstellenleiter nicht nur rein buchhalterische Daten einsehen können, sondern auch Details, einschließlich nicht-finanzieller operativer Daten, wie z. B. Informationen über die DPOs. Diese Daten können in der Kostenrechnung ausgewertet werden, um die Zielwerte bestimmter Kosten innerhalb eines Accounts zu identifizieren. Board bietet auch die Vorteile der Sichtbarkeit und des vollen Überblicks durch ein dediziertes Workflow-Management-Panel für das Management-Control, bei dem die Plattform als " Control Tower" für die verschiedenen Planungs-Setups fungiert, die zu einem bestimmten Zeitpunkt des Jahres im Einsatz sind. Gleichzeitig liefert sie Nachweise über Datenstarttermine, Vertriebsdaten, Buchhaltungsdaten und Warehouse-Daten.

„Dank Board haben wir jederzeit ein klares Bild davon, welche Planungsprozesse im Gange sind und welche Informationen geladen wurden, und zwar für jede Planungsphase: Inbetriebnahme, Parametrisierung und Einstellung, Absatz, Marketing, Logistik und die Kostenrechnungsphase, also die Phase, die alle Kostenstellen betrifft", erklärt Stefano Deiana. „Von diesem auf Board erstellten Panel aus ist es für uns einfach, den Planungsprozess für eine bestimmte Abteilung innerhalb der Gruppe zu öffnen und zu schließen. Uploads zwischen einem Bereichsmodul und einem anderen erfolgen automatisch. Wir können die Änderungen verfolgen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt von einem einzelnen Benutzer oder einzelnen Abteilungen vorgenommen wurden."

Nach Abschluss der Abrechnungsphase sendet die Unternehmensleitung mit Board halbautomatisch Feedback an alle Kostenstellenleiter in Form von intuitiven, einfach zu bedienenden Reports, die auf das Profil des Anwenders zugeschnitten sind. Im Gegenzug kann jeder Kostenstellenleiter der Unternehmensleitung eine Aufstellung seiner Ist-Situation im Vergleich zu seiner Plan-Situation senden und Abweichungen aufzeigen. Auf diese Weise sind sowohl die Kostenstellenleiter als auch die Unternehmensleitung vollständig und sofort über Abweichungen informiert, so dass der Kontakt zu den verschiedenen Beteiligten im Entscheidungsprozess hergestellt werden kann.

„Jetzt können wir sofort Feedback anfordern und Kommentare zu diesen Abweichungen erhalten, um uns ein möglichst klares Bild von Art und Ausmaß zu machen und mit der Ausarbeitung von Korrekturmaßnahmen zu beginnen", sagt Stefano Deiana. "Ich möchte auch betonen, dass unsere Gewinn- und Verlustrechnung sozusagen "live" ist: Sobald wir die Planung abgeschlossen haben, sehen wir die Ergebnisse und wie sie sich in unserer Gewinn- und Verlustrechnung verändern. Das bedeutet, dass wir noch während des Planungsprozesses reagieren können, um eventuelle Korrekturmaßnahmen umzusetzen.“

Bevor das Unternehmen Board einsetzte, dauerte es etwa einen Monat, um diesen gesamten Prozess abzuschließen. Jetzt schafft es Boiron, eine durchgängige Planung mit all seinen Abteilungen durchzuführen und einen kompletten monatlichen Forecast innerhalb weniger Tage abzuschließen.

„Unter einem kompletten Forecast, verstehen wir einen Forecast, der jeden Geschäftsbereich und alle Abteilungen berücksichtigt, d.h.: Buchhaltung, Produktion, Logistik, Cost-Center und Finanzen“, erklärt Deiana. „Im Falle der Logistik nutzen wir Board auch, um die Beschaffungsplanung und die Produktionsanforderungen zu starten. Am Ende des zweiten Arbeitstages schließen wir unsere Umsätze ab und gleichen die Werte zwischen unseren Verkaufs-, Lager- und Buchhaltungstransaktionen aus. Am vierten Tag schließen wir unsere Kosten in der Buchhaltung ab (u.a. für die Abrechnungen an die zentrale Konzernleitung und das Reporting für die Märkte) und erhalten auch Rückmeldungen über eventuelle Abweichungen zwischen Ist- und Plansituation. Mit diesem Zeitplan schaffen wir es, bis zum Ende des achten Arbeitstages des Monats nicht nur den Planungsprozess abzuschließen und einen vollständigen monatlichen Forecast zu erstellen, sondern auch der Konzernleitung ein klares Bild über etwaige Abweichungen zu geben und was unserer Meinung nach dagegen getan werden sollte.“

Bewältigen unvorhergesehener Situationen und Notfälle

Durch den Einsatz von Board während eines unerwarteten Ereignisses mit enormen weltweiten Auswirkungen, wie der COVID-19-Pandemie Anfang 2020, sah die Boiron-Gruppe die Fähigkeiten der Board Entscheidungsfindungsplattform weiter bestätigt. Tatsächlich hatte Boiron bereits kurz vor dem Ausbruch der Pandemie die Prozesse für Reporting, Planung, Budgetierung und Forecasting konsolidiert und eine Reihe von Best Practices für den Einsatz der Software im gesamten Unternehmen vorangetrieben. Folglich führte die Tatsache, dass die Pandemie alle bis dahin geplante Prioritäten und Aktivitäten auf den Kopf stellte, nicht zu einer Unterbrechung der Logik der Prozesse oder zur Unterbrechung der Geschäftskontinuität. Es war auch nicht erforderlich, neue Funktionen oder Anwendungen hinzuzufügen, um der Situation gerecht zu werden. Stefano Deiana erklärt:

"Unsere Planung in Board hatte bereits alle notwendigen Funktionen und die nötige Flexibilität, um mit den sich ändernden Marktanforderungen umzugehen. Die Pandemie hatte sicherlich einen großen Einfluss auf den OTC-Pharmamarkt, in dem wir tätig sind. Wir hatten zum Beispiel völlig unerwartete Nachfragespitzen und eine hohe Volatilität bei einzelnen Artikeln. Infolgedessen mussten wir unsere gesamte Produktionsplanung im Konzern überprüfen, und wir mussten alle unsere Werbeaktivitäten neu planen, Ressourcen neu zuweisen und unsere Profitabilität überprüfen. Aber die Unternehmensleitung und alle Bereichs- und Abteilungsleiter waren sich einig, dass der auf der Board-Plattform aufgebaute Planungsprozess bereits die Flexibilität und Automatisierung besaß, die wir brauchten, um alle Änderungen zu bewältigen, selbst die, die wir am wenigsten erwartet hatten. Wir mussten nichts Wesentliches an unserem Planungsprozess ändern oder die Art unserer Geschäftslogik verändern."

Tatsächlich war Boiron in der Lage, sich während der Krise auf einzelne Artikel und bestimmte Kundengruppen zu konzentrieren. Dazu nutzte Boiron die Flexibilität von Board und die Funktionen der Plattform, die diese Anforderungen am besten abbildeten. Gleichzeitig konnte Boiron die Performance des Geschäfts anhand der bestehenden Pläne steuern.

„Wir haben es geschafft, unsere gesamte Produktion und Distribution sowie alle unsere Aktivitäten in unglaublich kurzer Zeit neu zu planen. Board hat uns Geschwindigkeit und Flexibilität gegeben und gleichzeitig die Konsistenz und Integration zwischen allen Abteilungen sichergestellt“, bestätigt Stefano Deiana.

Während der weltweiten Pandemie erwies sich Board zudem als sehr nützlich, um einzelnen Personen aber auch ganzen Abteilungen die Möglichkeit zu geben, aus dem Home-Office zu arbeiten, was für fast die gesamte Belegschaft galt.

"Plattformen wie Board haben sich in dieser Hinsicht als sehr sinnvoll erwiesen, weil sie mit einer Technologie konzipiert und entwickelt wurden, die das Arbeiten aus der Ferne selbst in hochkomplexen Situationen ermöglicht, auch dann, wenn Menschen von ihrem gewohnten "physischen" Arbeitsplatz getrennt sind", sagt Daniel Levasseur.