Integrierte Finanzplanung und -Analyse bei Volkswagen Mexiko

Bei Volkswagen Mexiko, einem der sechs weltweiten Produktionsstandorte des VW-Konzerns, stellen im mexikanischen Puebla bzw. Silao mehr als 13.000 Mitarbeiter. Modelle wie Jetta, Golf und Tiguan sowie Motoren und Komponenten für eine große Bandbreite anderer zu VW gehöriger Fahrzeugmarken her.  Die Produktionsstätten mit mittlerweile 3 Millionen Quadratmetern Fläche sind seit 1967 in Betrieb.

Die Herausforderung

Bis 2015 hat die Finanzabteilung von Volkswagen Mexiko zur Erstellung von Jahresplänen und zur Entwicklung wichtiger Meilensteine für den Geschäftsbetrieb zahlreiche Anwendungen basierend auf Microsoft Office-Produkten genutzt.

Diese Anwendungen, die zum Großteil in Microsoft Access-Datenbanken, Flat Files, Microsoft Excel-Tabellenkalkulationen und manuellen Verbindungen zu anderen verbundenen Systemen erstellt wurden, wurden jedoch als unflexibel, unzusammenhängend und unsicher bewertet und erforderten eine manuelle Verarbeitung und Integration, die sehr zeitaufwändig und fehleranfällig war.  Für jeden Planungszyklus mussten viele Arbeitsstunden in diese manuellen Prozesse investiert werden, die allzu oft Abweichungen bei den Berechnungen enthielten. Das konnte zu kostspieligen Fehlern führen, die letztendlich zu Verwirrung und potenziell ungenauen Grundlagen für die Planungszyklen und KPI des Unternehmens führten.

Die Lösung

Um diese technischen und geschäftlichen Probleme auszumerzen, machte sich VW Mexiko 2015 auf die Suche nach einer flexiblen Softwarelösung für die Finanzplanung und -analyse. Mit deren Hilfe sollte eine Business Intelligence-Strategie implementiert werden, die im Gegensatz zur bisherigen Vorgehensweise eine reibungslose automatische und effiziente Ausführung der Planungsprozesse ermöglichen sollte.

Nach umfassender Prüfung von in Frage kommenden Anbietern von Enterprise-Software für Finanzplanung und -analyse (FP&A) bzw. BI-Reporting, darunter Oracle, IBM, SAP und Qlik, entschied man sich für die Board-Plattform. Board integriert Finanzplanung und -analyse, CPM (Corporate Performance Management) für Finanzen und Strategie, BI und Predictive Analytics in einer gemeinsamen Datenbank inklusive ETL und einer programmierfreien Anwendungsentwicklung für Endanwender. 

Als Hauptgründe für seine Wahl gab VW Mexiko in erster Linie die herausragenden Funktionalitäten von Board an, insbesondere seine Flexibilität, die Datenanalysefunktionen sowie die technische Infrastruktur für virtuelle Hardware. 

Der programmierfreie Toolkit-Ansatz von Board ermöglicht den Fachanwendern von VW Mexiko die einfache Entwicklung und Neukonfiguration von Anwendungen per Drag&Drop.  Dazu bietet Board ihnen dank seiner engen Integration mit Microsoft Office-Produkten eine vertraute Arbeitsumgebung – mit einem ähnlichen Look & Feel wie in Excel. 

Die Ergebnisse

Im ersten Jahr der Implementierung von Board konnte VW Mexiko bereits erfolgreich Finanzplanungsanwendungen neben der Deckungsbeitragsrechnung, dem Integrationsprogramm, der Input-Konsolidierung sowie der Variationsanalyse und dem Reporting entwickeln und implementieren. 

Bei der Deckungsbeitragsrechnung (Marginal Contribution Calculation) handelt es sich um ein Kostenrechnungskonzept, mit dem VW die relative Rentabilität all seiner Produkte und Geschäftsbereiche in Mexiko bestimmen kann.  Mit dieser Metrik kann das Unternehmen verschiedene Bereiche seiner Geschäftstätigkeit bewerten und herausfinden, welche Teile basierend auf den höchsten Margen oder Abweichungen im Vergleich zum vorangegangenen Planungszyklus für bestimmte Komponenten gefördert werden müssen.  Mithilfe von Board kann VW jetzt die Zusammensetzung seiner Umsatz- und Kostenverflechtungen für alle Produkte und Geschäftsbereiche akkurat bestimmen.

Die Integrationsanwendung von VW Mexiko erfasst und integriert Informationen von zahlreichen Endbenutzern im Land, Finanzdaten von SAP FI (Finanzmodul) sowie automatisch übertragene Informationen von den globalen Systemen in Deutschland, um dem Unternehmen und seinen Benutzern ein vollständig integriertes Daten-Repository für Analysen und Simulationen zur Verfügung zu stellen. 

Dazu wurden Anwendungen für die Input-Konsolidierung, die Variationsanalyse und dem Reporting in der Board-Plattform implementiert. Die Input-Konsolidierung ermöglicht den verantwortlichen Usern die Eingabe von Daten und deren Freigabe für andere Systeme des Unternehmens über strikte Validierungsprozesse.  Die Variationsanalyse-Anwendung bietet den Fachanwendern eine umfassende Übersicht über Daten und Berechnungen für ein besseres Verständnis der Schlussfolgerungen und liefert Erläuterungen für Diskrepanzen zwischen geplanten und tatsächlichen Finanzergebnissen.

Für das Reporting stehen dem Unternehmen mittlerweile über 20 Standardberichte für die Weiterleitung von Daten an die VW-Firmenzentrale zur Verfügung. Des Weiteren kann der Endbenutzer jetzt mittels der robusten multidimensionalen Board-Datenbank benutzerdefinierte Ad-hoc-Berichte per einfachem Drag&Drop erstellen. Das spart nicht nur enorm viel Zeit, sondern gewährleistet auch eine einheitliche Qualität und höchste Genauigkeit, weil alle Daten aus einer gemeinsamen Quelle innerhalb der Board-Plattform stammen. Last but not least stehen den Berichts-Empfängern leistungsstarke Funktionen für einen Drill-Down auf weitere Detailebenen zur Verfügung.

Die Vorteile

Die Finanzabteilung von Volkswagen Mexiko berichtet, dass die Effizienz seit der Implementierung von Board im Februar 2015 von 57% auf 91 % gesteigert werden konnte. Dies ist den enormen Verbesserungen bezüglich Prozessen, Genauigkeit und Transparenz in der Finanzstrategie in Kombination mit Kosteneinsparungen sowie der verbesserten Genauigkeit der Basisdaten für die Planung zu verdanken.