Integrierte Finanzplanung und konzernweite Analyse bei CONAD

CONAD (Consorzio Nazionale Dettaglianti - Nationales Konsortium von Einzelhändlern) ist ein führendes Unternehmen im italienischen Supermarktsektor. Das Unternehmen ist derzeit in fünf Genossenschaften organisiert. Die folgenden Kennzahlen (Basis 2019) charakterisieren das Unternehmen:

• 59.000 Mitarbeiter
• €14,3 Milliarden Jahresumsatz (+5,9 % vs. 2018)
• 3.651 Märkte (inklusive der Top 66 Märkte aus dem Auchan-Netz)
• Märkte in 1.470 Kommunen, verteilt über 108 italienische Provinzen
• Marktanteil von 13,3 % (Quelle: GNLC)
• 4 Milliarden € Umsatz mit Produkten der Conad-Eigenmarke (+8 % vs. 2018)

Das Unternehmen ist in drei verschiedenen Ebenen strukturiert: "Assoziierte unabhängige Einzelhändler" – Marktinhaber, die sich zusammengeschlossen haben, um eine unternehmerische Kultur mit genossenschaftlichen Werten zu fördern; "Genossenschaften", die für den Einkauf und Vertrieb verantwortlich sind und aus Conad Adriatico, Conad Nord Ovest, Conad Centro Nord, PAC 2000 und Conad Sicilia bestehen; und das "Nationale Konsortium", das Dienstleistungen, Marketing und Kommunikationsunterstützung für das gesamte Unternehmen bietet.

CONAD ist nicht nur eine führende Marke im italienischen Einzelhandel, sondern stellt auch ein Geschäftsmodell mit besonderen Eigenschaften dar. Es fördert die wirtschaftliche Entwicklung und den sozialen Zusammenhalt in den von ihm bedienten Märkten, schafft Arbeitsplätze und verfolgt einen einheitlichen unternehmerischen Ansatz im ganzen Land.

Conad del Tirreno und Nordiconad haben sich im Oktober 2019 zu Conad Nord Ovest zusammengeschlossen. Conad Nord Ovest ist in sieben italienischen Regionen mit einem Gesamtumsatz von 3,7 Milliarden Euro, 587 Märkten, 387 aktiven Mitgliedern und über 16.000 Mitarbeitern vertreten.

Das Board-Projekt für Conad Nord Ovest: Finanzplanung und durchgehende Analyse

Integrierte Finanzplanung & Analytics-Umgebung

• Budgeterstellung und Vor-Abschlussberichte für die Mitglieder
• MA und Vertriebs-Umgebung (Ist-Daten, Budget, Pre-Closing)
• Finanz-/Treasury-Dashboard mit tagesaktuellen Daten
• Simulation der konsolidierten Ergebnisse (Ist-Zahlen, Budget, Pre-Closing)
• Handelszyklus
• Finanzplanung für das Gesamtunternehmen
• Verwaltung von Anlagevermögen auf konsolidierter Basis
• Wirtschaftsplanung auf Genossenschaftsebene
• Wirtschafts- und Finanzplanung auf Netzwerkebene
• IFRS 16

Business-Dashboard (Genossenschaft – Netzwerk – Kette)

Dashboard für Ertragsrechnung zur Anzeige auf mobilen Geräten

Dashboard für spezifische Mitgliedergruppen

Monitoring der Marketing-Aktivitäten der Genossenschaft

Business-Reports

Aktivitätsbezogene Kostenrechnung (Administrative Dienstleistungen)

Analyse der Mitgliederloyalität

Monitoring des Warenbestands im Netzwerk

Budgetierung, Logistik und Transport

Vertrags-Reporting (Monitoring der erreichten Mitgliederziele zur Berechnung von Rabatten und Discounts)

HR-Dashboard

Die Herausforderung: Eine integrierte Plattform für eine komplexe Umgebung

Wie gerade gezeigt, ist die Conad-Welt sehr komplex und vielfältig. Das bedeutet, dass der Umfang der Controlling-Aktivitäten und der Analyse, des Reportings und des Performance Managements extrem breit gefächert ist. Dies nicht zuletzt, weil „wir eine vollständige Transparenz und Kontrolle der Zahlen nicht nur auf Genossenschaftsebene, sondern auch im gesamten Netzwerk bis hinunter zur Ebene des einzelnen Einzelhändlers benötigen", wie Franco Iazeolla, Director Management Control bei Conad Nord Ovest, betont.

Tatsächlich wird die Performance verfolgt und Berichte und Analysen aus zwei verschiedenen Blickwinkeln erstellt: Aus Sicht der Genossenschaft, als Organisationseinheit, die für die Beschaffung und die Bereitstellung einer breiten Palette von Zusatzdienstleistungen zuständig ist, und aus Sicht des Mitglieds, als Unternehmer, der ein oder mehrere Märkte führt:

Um die Komplexität unserer täglichen Analysen sofort zu erfassen, muss man sich nur klar machen, dass neben den Ergebnissen der Genossenschaft eine einfache Preisentscheidung auch Hunderte von Ertragsrechnungen betrifft, die wir verwalten", erklärt Iazeolla.

Die IT-Organisation innerhalb von CONAD Nord Ovest basiert auf Informationssystemen auf Abteilungsebene: Bestimmte operative Lösungen kümmern sich um die allgemeinen wirtschaftlichen Aspekte, während andere die Aktivitäten der Märkte im Detail verfolgen. Weitere Systeme kümmern sich um Administration und Finanzen, andere bieten Marketing-Lösungen. Das Wachstum von CONAD brachte Herausforderungen für das Performance Management mit sich. Deshalb beschloss das Management Team bereits 2005, eine Datenbank speziell für die Zwecke der Finanzbuchhaltung auf Unternehmensebene zu schaffen, mit automatisiertem Input aus den wichtigsten IT-Systemen (Handel, Lieferanten und Personalwesen), die die verschiedenen Prozesse der Genossenschaften, Netzwerke und des Zahlungsverkehrs der Märkte abdecken.

Bis dahin hatten wir nur eine unzusammenhängende Reihe von Excel-Blättern zur Verfügung", erinnert sich Iazeolla. „Wir brauchten aber eine Umgebung, die es uns ermöglichte, Daten während der Durchführung unserer Controlling-Tätigkeiten einzugeben, um alle Positionen der Ertragsrechnung optimal nutzen zu können. Ein Problem blieb jedoch: Die Erstellung, Aktualisierung und allgemeine "Wartung" von Reports (damals auf der Basis von Crystal Reports) lag in der alleinigen Verantwortung des Software-Hauses, das uns damals unterstützte. Wir mussten das Software-Haus immer kontaktieren, wenn wir eine Änderung vornehmen wollten. Das hatte unvermeidlich Verzögerungen zur Folge. Wir wollten deshalb eine dedizierte, integrierte Umgebung mit der notwendigen Flexibilität, um unsere Reports und Analysen auf Self-Service-Basis zu verwalten

Zuerst testete das Management Team SAP BusinessObjects für Berichtszwecke. Es erkannte aber schnell, dass die Lösung nicht den Anforderungen des Konzerns entsprach. In der täglichen Arbeit wurde weiterhin Excel verwendet und die Daten in PowerPoint-Präsentationen kopiert. Dieser Ansatz war einfach zu restriktiv und kompliziert, insbesondere für eine so hochkomplexe und facettenreiche Organisation wie Conad. Es war schlichtweg nicht mehr möglich, das Geschäft mit Excel-Tabellen zu verwalten und sinnvolle Simulationen durchzuführen.

Drei Anforderungen zeichneten sich in der Folge immer deutlicher ab:

• Eine einzige integrierte Umgebung für Analyse, Reporting und Controlling durch Weiterentwicklung der speziellen Controlling-Datenbank, um ihre Nutzung zu vereinfachen, nicht zuletzt durch die Einführung formaler Eingabeprozesse
• Verifizierte und akkurate Informationen für die Entscheidungsträger und zielführende Reports und Simulationen, wobei sowohl die vorhandene Technologie als auch ihr Look & Feel berücksichtigt werden mussten
• Unabhängigkeit von allen internen und externen IT-Systemen und sich dennoch auf diese als wertvolle Datenquellen verlassen zu können

Es war klar, dass wir die Fähigkeit brauchten, schnelle, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Wenn zum Beispiel eine Entscheidung von der Meldung von Ist-Zahlen abhängt und wir auf die finalen Daten warten müssten, wären die Daten zwar korrekt, aber die Entscheidung käme zu spät. Unsere Mitglieder und Genossenschaften müssen oft Krisensituationen bewältigen und ihre Pläne in Echtzeit anpassen, wenn sich die Marktbedingungen ändern. Sie können nicht auf die endgültige Bilanz warten und müssen früher handeln und statistische Algorithmen verwenden, um ihre Entscheidungen proaktiv zu steuern", fährt Iazeolla fort. „Das Werkzeug, das wir suchten, musste einfach zu bedienen und vor allem für alle Geschäftsbereiche gleich sein. Board erfüllte all diese Anforderungen perfekt.

Die Lösung: Eine benutzerfreundliche Plattform für die unternehmensweite Planung, Budgetierung und Finanzanalyse

Während des Auswahlprozesses evaluierte Conad mehrere Tools, von SAP BusinessObjects, das für das Berichtswesen eingesetzt wurde – allerdings mit den bereits erwähnten Einschränkungen – bis hin zu den wichtigsten Lösungen, die auf dem BI- und Performance-Management-Markt erhältlich sind. Als beste Wahl erwies sich Board, denn

es war das einzige Tool, das alles was wir suchten, in einer einzigen Umgebung bot. Es garantierte zudem Benutzerfreundlichkeit und die nötige Flexibilität, um unabhängig neue Anwendungen zu erstellen und bestehende Lösungen an unsere sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen anzupassen", erinnert sich Iazeolla. „Wir haben unser Ziel erreicht dank der gemeinsamen Anstrengung meines Teams und dank der Hilfe des Beraterteams von Board International und K.Group, einem Partner von Board International. Sie alle haben verstanden, wie grundlegend wichtig es ist, dass Planung, Analyse und Berichterstattung zu unabhängigen Prozessen werden.

Conad Nord Ovest setzt die Finanzpläne der Unternehmensgruppe (Genossenschaft und Netzwerk) in Board um und plant den Finanzbedarf aller Unternehmen des Konzerns für einen Dreijahreszeitraum. Außerdem werden die Wirtschaftsbudgets der Genossenschaft und des Netzwerks erarbeitet, mit direkter Beteiligung der Mitglieder. Schließlich wird die Board-Plattform zum Management aller abschließenden Reporting-Prozesse genutzt.

*Das Diagramm stellt eine Überarbeitung des von Conad Nord Ovest während des Webinars vom 17. April 2020 vorgestellten Flussdiagramms dar.

Die Implementierung von Board bei Conad Nord Ovest begann mit der Entwicklung einer Budgetierungslösung, an die sich das Pre-Closing-Projekt anschloss. Darauf folgte die Entwicklung des gesamten Bereichs des Management Controllings. Das Projekt umfasste die Budgeterstellung sowie Management und Reporting der monatlichen Ist-Daten für die Genossenschaft und das Netzwerk.

Dies war eine hochkomplexe Aufgabe, bei der die professionelle Beratung und die enormen Kenntnisse unserer Berater von Board eine große Hilfe waren", erklärt Iazeolla. „Board unterstützte uns bei der Entwicklung eines geeigneten Workflows. Dabei ging es um einen Prozess, mit dem wir jede Phase validieren und den Planungsprozess mit einer hohen Zuverlässigkeit in Bezug auf die verwendeten Zahlen abschließen konnten.

Vor dem Einsatz von Board waren die Finanzteams von Conad oft durch die Rigidität der auf Tabellenkalkulationen basierenden Prozesse für Planungs- und Analysearbeiten eingeschränkt. Dies führte zu einem enormen Zeit-, Ressourcen- und Arbeitsaufwand. „Man muss sich nur vorstellen, dass wir bei einem Pool von etwa 400 Mitgliedern, die über 500 Märkte besitzen und betreiben (plus eine Reihe von Apotheken und Tankstellen), Budgets für jedes einzelne Mitglied auf benutzerdefinierten Excel-Tabellenblättern erstellen und sie dann zusammen mit den aktuellen Daten an jedes Mitglied versenden mussten", erklärt Iazeolla. „Im Gegenzug schickte jedes Mitglied seine Tabellenkalkulationsblätter zur Zusammenführung zurück, sodass wir die von unserem Netzwerk erwartete Gesamtleistung sehen und verstehen konnten".

Conad Nord Ovest nutzt die SaaS-Webversion von Board und hat damit diese langwierigen Prozesse eliminiert und die Einschränkungen von Tabellenkalkulationen beseitigt. Die Mitglieder loggen sich nun selbständig über eine Internetverbindung auf dem Board-Server ein und bearbeiten die Budgets für ihre eigenen Geschäfte im Rahmen klar definierter Phasen, die vor der Fortsetzung freigegeben werden. Auf diese Weise folgt jedes Mitglied einem klaren und standardisierten Verfahren zum Abschluss des Budgetierungsprozesses, einschließlich der Einreichung bei der Genossenschaft. Dabei kennt jeder die verwendeten Berechnungsalgorithmen, die den verschiedenen KPIs zugrunde liegenden Prinzipien und die Informationsquellen für die verarbeiteten Daten.

Jetzt ist es extrem einfach, die Daten zusammenzuführen, denn sie liegen alle vollständig und konsistent in der Board-Datenbank vor. Das Ergebnis ist ein „Single Point of Truth“ für das Unternehmen, der über all die vielen geschaffenen Dimensionen analysiert werden kann. Die Informationen stehen dem Management und unseren Mitarbeitern sofort auf verschiedenen Geräten, einschließlich Tablets und Smartphones, zur Verfügung", bemerkt Iazeolla. „Auf diese Weise erzielen wir viele Vorteile gegenüber bisherigen Entscheidungsprozessen, darunter Kosten- und vor allem Zeiteinsparung. Die in die Board-Plattform eingebetteten Workflow-Fähigkeiten haben es uns ermöglicht, klare Wege und Verfahren zu schaffen, die die Aufgaben aller unserer Mitarbeiter vereinfachen. Diese können nun in einer standardisierten Umgebung arbeiten, ohne auf höchstmögliche Flexibilität verzichten zu müssen.

Der Single Point of Truth wird von allen Daten gespeist, die in den Datenbanken von Conad gespeichert sind, unabhängig vom Typ: Strukturiert (z. B. Daten aus transaktionalen Informationssystemen) oder weniger strukturiert (z. B. Tabellen und CSVs). Auf diese Weise kann Conad Nord Ovest die enorme Fülle an Informationen, die der Organisation zur Verfügung stehen, in vollem Umfang nutzen und in Wissen und aussagekräftige Auswertungen für das Unternehmen umwandeln.

„Insbesondere im Finanzbereich haben wir sehr davon profitiert, dass wir über die Board-Plattform Kenntnisse und Erfahrungswerte ausgetauscht haben, die zuvor in den Tabellenkalkulationen der einzelnen Controlling-Mitarbeiter gewissermaßen 'begraben' waren", hebt Iazeolla hervor. „Mit anderen Worten: Es ist nicht mehr notwendig, dass verschiedene Mitarbeiter im Controlling die Arbeit erneut aufgreifen, die ihre Vorgänger in einer Reihe von Excel-Tabellenblättern hinterlassen hatten und die häufig nur für bestimmte einzelne Benutzer verständlich waren".

Echter und quantifizierbarer Nutzen: 30 %-ige Reduzierung der Betriebskosten dank einer integrierten FP&A-Plattform

Durch die Zusammenführung von Finanzplanung, Analyse, Reporting und Geschäftsmodellierung auf einer einzigen Plattform in standardisierter und automatisierter Weise auf der Grundlage einer robusten Daten-Governance hat Board den traditionellen FP&A-Ansatz von Conad Nord Ovest auf die nächste Stufe gehoben. Dabei werden die fortschrittlichsten Funktionen von BI, Dashboarding, multidimensionaler Analyse sowie Erstellung und gemeinsame Nutzung von KPIs auf die gleichen, im gesamten Unternehmen verfügbaren Datensätze angewendet.

Um es der Unternehmensleitung zu ermöglichen, die Verbindlichkeiten der Gruppe in Board in Echtzeit abzufragen, wurde ein zusätzliches, täglich aktualisiertes Dashboard erstellt, das alle Kontokorrentsalden zusammen mit Vergleichsinformationen über die entsprechenden Vertragsbedingungen nach Bank und Einzelkonto analysiert. Darüber hinaus wurden wichtige Schritte unternommen, um alle verfügbaren Finanzinformationen zusammenzuführen. Insbesondere ist es im Laufe des Jahres notwendig, die wahrscheinlichen Gesamtendergebnisse zu prognostizieren, da die Jahresabschlüsse von Conad Nord Ovest vom Bankensystem analysiert werden.

Dies war eine äußerst heikle Aufgabe, da wir mit etwa 57 Unternehmen, die zusammengeführt werden müssen – darunter Unternehmen aus den Bereichen Strategie, Immobilienverwaltung, Investitionsmanagement und Einzelhandelsverwaltung – eine Reihe von Finanz- und Bilanzindikatoren für das Berichtsperimeter unter Berücksichtigung verschiedener Szenarien für die Wirtschafts-/Finanzplanung und die Gruppenstruktur über einen Zeitraum von drei Jahren ausarbeiten mussten", erinnert sich Iazeolla. „Deshalb beauftragte uns das Nationale Konsortium, ein unternehmensweites Reporting-Tool zu erstellen. Tatsächlich konnten wir diesen Wunsch erfüllen und alle wichtigen Bereiche mit einer Anwendung abdecken, die auf Board aufbaut.

Um dieses systemübergreifende Reporting-Tool für das Nationale Konsortium von Conad zu schaffen, war es von grundlegender Bedeutung, für jedes Jahr bis zum festgelegten Termin (März des folgenden Jahres) eine Reihe von Indikatoren zu verarbeiten. Diese Indikatoren sind aus einem integrierten Prozess abgeleitet, der in die etablierten Forecasting-Aktivitäten (Pre-Closing und Wirtschaftsbudgets) eingebunden ist. Dabei werden Zeitpläne, Akteure, die involvierten Unternehmensbereiche und die benötigten Dokumente sowie die dedizierten und integrierten Tools bestimmt.