Optibelt stellt mit präzisen rollierenden Forecasts Lieferfähigkeit sicher

Die Arntz OPTIBELT Gruppe zählt weltweit zu den führenden Herstellern von Hochleistungs-Antriebsriemen. OPTIBELT-Produkte kommen überall dort zum Einsatz, wo Langlebigkeit und kompromisslose Qualität gefordert sind: im Maschinenbau, in der Automotive-Branche, im Landtechnik-Sektor und in der Haushaltsgeräte-Industrie. Das familiengeführte Unternehmen beschäftigt weltweit gut 2.400 Mitarbeitende und steuert vom Stammsitz in Höxter (Nordrhein-Westfalen) acht Produktionsstandorte in sechs Ländern.

Die Herausforderung

Der Konzern ist von kontinuierlichem internationalem Wachstum geprägt. Mit zunehmender Größe gestaltete sich das manuell durchgeführte Reporting AS/400 als nicht mehr praktikabel. Detaillierte Informationen zu generieren oder einen Plan-Ist-Abgleich durchzuführen, war nur noch mit hohem Aufwand möglich. Manuelle Datenzusammenführung und -aufbereitung führte unweigerlich zu einer hohen Fehleranfälligkeit.

„So entschieden wir uns 2002 nach einer Lösung zu suchen, die sowohl alle relevanten Fachbereiche wie Vertrieb, Marketing, Controlling und Produktion als auch die Geschäftsleitung mit zuverlässigen Reports laufend und ad-hoc versorgen kann“, erzählt Wolfgang Kosubek, Leitung Marketing bei OPTIBELT.

Darüber hinaus sollte künftig jederzeit ein Plan-Ist-Abgleich möglich sein.

Die Lösung

Der Beratungs- und Implementierungspartner Celver AG überzeugte den Hersteller mit seiner Branchenexpertise und einem Prototypen auf Basis der Enterprise Planning Platform Board. Neben starken Planungs- und Simulationsfunktionalitäten bietet das Toolkit die Möglichkeit, fachbereichsbezogen einzelne Applikationen zu implementieren und unter Anwendung des Integrationsgedankens miteinander zu verknüpfen.

„Alle beteiligten Personen arbeiten innerhalb einer Software und mit der gleichen Oberfläche. Ein Punkt, der aus unserer Sicht zu einer hohen Anwenderzufriedenheit führt“, so Elisabeth Finke, verantwortliche Mitarbeiterin Marketing bei OPTIBELT.

Bevor die Realisierung der Reporting- und Planungslösung erfolgen konnte, galt es ein zentrales Data Warehouse aufzubauen, um eine konsistente Datenbasis zu schaffen. Hierfür kommt der Microsoft SQL Server zum Einsatz. Anhand von SSIS-Paketen (SQL Server Integration Services) werden die Daten nächtlich übertragen, konsolidiert und überprüft. Die damit zur Verfügung stehende Datenbasis ist die Grundlage für das benötigte Datenmodell, welches in der Board-Datenbank hinterlegt ist. Im nächsten Schritt wurden die Analyse, Berichte und Plan-Screens anhand der Spezifikation implementiert.

Mit der Fertigstellung des Systems verfügt der Konzern heute über eine umfassende Reporting- und Planungslösung sowie Szenario-Umgebung. Hier erhalten alle beteiligten Fachbereiche tagesaktuelle Informationen über den Umsatz bis auf die unterste Detailebene wie Kunde oder Artikel. Durch den rollierenden Forecast, der als Grundlage für die Jahresplanung und Fünf-Jahresplanung (Bottom-up-Verfahren) dient, sind jederzeit Trends und Entwicklungen für die Planer ersichtlich. Rund 150 Vertriebsmitarbeiter planen weltweit für etwa 11.000 Kunden den zu erwartenden Umsatz in Landeswährung. Dabei berücksichtigt der rollierende Forecast die Ist-Daten eines jeden abgeschlossenen Monats innerhalb des laufenden Geschäftsjahres ebenso wie den tagesaktuellen Auftragsbestand.

Anhand eines Übersichtsscreens ist der aktuelle Planstatus jederzeit transparent. Mit Abschluss der Planung prüfen die Vertriebsgebietsleiter die Angaben der Vertriebsmitarbeiter, passen diese gegebenenfalls an und geben die Planung frei. Nächster Schritt innerhalb des hinterlegten Workflows ist die Freigabe durch den Vertriebsverantwortlichen. Erst danach übernimmt das Controlling die Planergebnisse in die Szenario-Umgebung, um zuverlässige Prognosen für die Fertigung zu generieren. Dabei erfolgt auch die automatische Umrechnung in die Gruppenwährung.

Zur Berechnung der zu erwartenden Absatzmengen pro Artikel werden Artikel/Kunde-Kombinationen des vergangenen Geschäftsjahres herangezogen. Anhand eines Algorithmus werden unter Berücksichtigung einer zuvor festgelegten Preissteigerungsrate Durchschnittspreise ermittelt. Mit deren Hilfe lassen sich die Planumsätze in benötigte Vertriebsmengen umrechnen, die eine wichtige Eingangsgröße für die Produktionsplanung darstellen. In den Artikelstammdaten sind bereits Mengenfaktoren pro Artikel für die Fertigung hinterlegt, so dass sich die Vertriebsmengen automatisch in Produktionsmengen umrechnen lassen.

Zusätzlich geben Lagerbestands-Analysen Auskunft über die aktuelle Bestandsentwicklung sowie die Bestandsreichweite der jeweiligen Artikel bzw. in welcher Reichweitengruppe sich der Artikel befindet. Daraus ergibt sich das Zeitfenster, in dem der Artikel unter Berücksichtigung des erwarteten Absatzes verfügbar sein wird. Auch der Einkauf nutzt die entsprechenden Informationen, um bedarfsgerecht Bestellungen auszulösen. Ergänzend stehen dem Einkauf Analysen zu Durchschnittspreisen pro Artikel sowie Einkaufsvolumen je Lieferant zur Verfügung.

Der Kundennutzen

Mit der Lösung erhält das Unternehmen nicht nur laufend aktualisierte zuverlässige Umsatzprognosen, sondern kann die Produktionsmengen gezielt steuern, die eigene Lieferfähigkeit sicherstellen und ausreichend Material vorhalten. Für optimale Bestände sorgen zusätzlich die Lagerbestands- und Einkaufsanalysen.

„Unternehmenserfolg ist steuerbar. Nur wer sein Business kennt und Entwicklungen am Markt im Blick hat, kann dauerhaft erfolgreich sein. Voraussetzung dafür ist ein abgestimmtes und tagesaktuelles Reporting. Um zusätzlich Trends erkennen zu können, muss man einen Schritt weitergehen und die Vergangenheitsdaten nutzbar machen, indem diese in einen entsprechenden Forecast und in eine Planung überführt und dort angereichert werden. Damit ist die Lösung für uns ein wichtiges Werkzeug zur Erreichung unserer Unternehmensziele“, fasst Bernd Elsner, Leiter Controlling zusammen.