Optimiertes Performance Management bei Harvey Nichols

Harvey Nichols ist als Großbritanniens führendes Einzelhandelsunternehmen für Luxusmode anerkannt und international für seine fachmännisch zusammengestellten Mode- und Schönheitsartikel, sein erstklassiges Angebot an Speisen und Weinen und seine preisgekrönten Restaurants bekannt.

Die Herausforderung

Im schnelllebigen Einzelhandelsumfeld sind einheitliche, verlässliche und leicht zugängliche Informationen die grundlegende Voraussetzung, um sowohl die Bedürfnisse des Kunden als auch die des Handels zu verstehen. Harvey Nichols erkannte die Notwendigkeit einer soliden Plattform, die die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens bei seiner weiteren Expansion bestmöglich erfüllt. Hierbei war es entscheidend, einen vereinheitlichten Ansatz für Performance Management zu verfolgen, der akkurat, leichter zu bedienen und kosteneffizienter ist, erklärte der Direktor Einzelhandel.

„Unsere bestehende Berichterstattung war weder kohärent noch zuverlässig und wurde von einer Unzahl verschiedener Tools erstellt. Die Benutzer hatten kein Vertrauen in die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten. Mit Board konnten wir unsere Informationen in einer einzigen, integrierten Lösung konsolidieren und mehrere Systeme - Hyperion (Financial Reporting), Business Objects (Sales Reporting and Analytics), Arthur Planning und eine Vielzahl von Tabellenkalkulationen - ablösen, so dass die Anwender den Ergebnissen viel mehr Vertrauen entgegenbringen.“

Der Senior Business Systems Manager erklärte:

„Das Pilotprojekt, bei dem die in Business Objects erstellten Verkaufsberichte nachgebildet wurden, war innerhalb weniger Tage abgeschlossen. Uns war klar, dass wir mit Board die von uns gewünschte integrierte Umgebung zur Verfügung haben würden.“

Die Lösung

Harvey Nichols legte verschiedene Bereiche fest, mit denen sich Board befassen sollte:

• Akkurateres, vereinheitlichtes Reporting
• Integration von Daten aus verschiedenen Quellen
• Ersetzen verschiedener bereits existierender BI Systeme durch ein einziges: Board
• Budgetierung/Forecasting
• Leichteres, zeitnaheres Ad-hoc-Reporting, Self Service BI
• Datenkonsistenz und -vergleichbarkeit

Bis dato hatte die Vielzahl an Lösungen, die nicht miteinander verbunden waren, zu einer nahezu unüberschaubaren Anzahl an Tabellenkalkulationen geführt. Verschiedene Abteilungen erstellten ihre Berichte in unterschiedlicher Art und Weise. Übereinstimmung und Vergleichbarkeit der Daten waren demzufolge mangelhaft und das Vertrauen in die Exaktheit der Informationen eher gering. Eine entsprechende Kontrolle war schwierig und zu ungenau.

Die Board-Lösung ermöglichte es Harvey Nichols, dieses Problem zu beheben und lieferte eine durchgängige Plattform mit einer großen Anzahl an Performance Management-Applikationen. Boards programmierfreier Ansatz erlaubt es den Usern, unabhängig zu arbeiten. Das Ad-hoc-Reporting funktioniert nun einfacher und schneller, die erheblich verbesserte Datenintegration führt zu mehr Vertrauen in die Genauigkeit der Informationen.

Die Konsistenz der Daten und die Bereitstellung einer einzigen Wahrheit haben die Nutzer dazu ermutigt, sich eingehender mit den zugrunde liegenden Daten zu befassen.

„Es gibt ein größeres Bedürfnis nach Informationen, die als Grundlage für fundierte Entscheidungen dienen, was für das Geschäft nur gut sein kann“, so der Retail Operations Director.

Die Arbeit mit Board hat signifikante Verbesserungen im Berichtswesen für Tagesumsätze, Warenbestände und Finanzen sowie für das Kosten- und Vertriebsforecasting bewirkt. Die Datenbank mit den täglichen Absatzzahlen und die entsprechenden Berichte wurden zuerst mit Board in Angriff genommen und lösten Hyperion ab. Die Daten werden auf niedrigster Ebene eingeladen, so dass Harvey Nichols tägliche Informationen auf Basis von verschiedenen Parametern wie zum Beispiel Artikelnummer und Zahlungsart analysieren kann. Aggregierte Daten ermöglichen außerdem eine Analyse nach Stil, Farbe, Größe, Schnitt, maßgefertigten oder Standard-Produktattributen.

Diese Applikation wurde in verschiedenen relevanten Unternehmensbereichen wie Vertrieb, Finanzen und operatives Geschäft eingeführt. Nach einem kurzen einführenden Training können diese Abteilungen nun selbstständig Ad-hoc-Ursachenanalysen durchführen. Dadurch entlasten sie die IT immens und sparen Zeit und Geld. 

Als nächstes wurden die wöchentlichen Vertriebsberichte, die bisher in Business Objects erstellt wurden, ersetzt. Ebenso wurden die Applikationen für die Bereiche Kosten- und Vertriebsforecasting implementiert. Sie lösten hunderte von Tabellenkalkulationen ab. Der Gebrauch der Workflow-Funktionalität in Board automatisierte nicht nur den Prozess, sondern führte gleichzeitig ein Kontrollelement ein, welches Harvey Nichols in der Form vorher nicht zur Verfügung stand. 

“Selbst die Anwender, die Anhänger der früheren Tabellenkalkulationen waren, sind nun dank der einfachen Bedienbarkeit glücklich, mit Board zu arbeiten“, erklärt der Senior Business Systems Manager.

„Wir haben nun auch bezüglich der Themen Finanzreporting, Vertriebs- und Warenbestandsreporting mit der Implementierung im ganzen Unternehmen angefangen. Wir ersetzen so Hyperion und bauen die Nutzung von Business Objects schrittweise ab. Gerade haben wir die Arbeit am Kosten- und Vertriebsforecasting in Board abgeschlossen. Damit ersetzen wir Hunderte manuell gepflegter Tabellenkalkulationen. Unser Hauptprojekt in Board für nächstes Jahr ist die Erzeugung eines WSSI (Weekly Sales & Stock Intake) zur wöchentlichen Überwachung der Warenbestände, des Absatzes und der Wareneingänge. Mit Board haben wir eine einzige Applikation, die unser MIS (Management Information System) für Reporting und Planung vereinfacht und voll integriert hat. Wir können so schnell Ad-hoc-Berichte erstellen und ermöglichen dadurch sowohl der Hauptniederlassung als auch den Filialen eine bessere Übersicht über unsere KPIs.“

Kundennutzen

Harvey Nichols profitiert von erheblichen Geschäftsvorteilen:

Systemverbesserung

Jeder Montagmorgen ist eine kritische Zeit für Einzelhandelsorganisationen. Da zahlreiche Berichte zur selben Zeit erstellt werden, kommen Systeme oft zum völligen Stillstand - dank Board ist dies bei Harvey Nichols kein Thema mehr.

Datenkonsistenz und einfacheres Ad-Hoc-Reporting

Der Druck auf die IT-Abteilung, Ad-hoc-Berichte und Analysen zu erstellen und eine Flut an Fragen bezüglich Exaktheit, Konsistenz und Verwertbarkeit der Daten zu beantworten, ist praktisch verschwunden. Somit bleibt Zeit, sich auf die Weiterentwicklung und Fertigstellung von Projekten und Verbesserungen zu konzentrieren.

Verbesserte Performance

Einer der größten Erfolge ist sicher die verbesserte Performance. Benötigte Business Objects für die Erstellung von Berichten zwischen 30 und 60 Minuten, so ist es mit Board möglich, dieselben Berichte gewissermaßen unmittelbar anzufertigen.

„Die Anwender haben nun die Daten, die sie brauchen, jederzeit griffbereit und können sich somit auf die zu erstellende Analyse konzentrieren, anstatt herumzusitzen und darauf zu warten, dass die benötigten Berichte fertig gestellt werden. Der Zeit- und Kosten-Vorteil ist immens und wir entdecken immer neue Anwendungsgebiete für Board - ein Ende ist noch längst nicht in Sicht,” erläuterte der Direktor für den Einzelhandel.

Ablösung von Business Objects, Hyperion, Arthur Planning

“Die neue Lösung ist leichter zu implementieren und einfacher zu nutzen. Nutzeranfragen können nun innerhalb von Stunden, und nicht mehr Tagen, bearbeitet werden. Unser Reporting ist viel genauer geworden und, da wir nur eine unternehmensweite Lizenz zu bezahlen haben, viel kosteneffizienter. Mithilfe der Board BI Plattform können wir Verbesserungen umsetzen, die unsere Expansion unterstützen.“ 

Zusätzliche Pläne

Harvey Nichols hat mehrere Pläne in der Pipeline.

• Einführung des WSSI (Weekly Sales & Stock Intake)
• Mehr Kundeninformationen für die Filialen
• Pushen von Informationen auf Mobilgeräte
• Integration weiterer Datenquellen

“Je mehr wir Board nutzen, desto mehr mögliche Anwendungsgebiete erschließen sich“, kommentiert der Systems Business Director.

Der Direktor für den Einzelhandel kommt zu dem Schluss:

”Wir haben einen großartigen Start mit einem Produkt hingelegt, von dem wir glauben, dass es genau den Zweck erfüllt, den wir im Sinn hatten. Sowohl die Prozesse als auch die Geschäftsbeziehung mit Retail Assist und Board waren durch und durch positiv. Wir suchen uns gerne diejenigen Lieferanten aus, mit denen wir gerne zusammenarbeiten und denen wir vertrauen, und nicht zwangsläufig die, die uns die technisch fortgeschrittensten Lösungen anbieten. Retail Assist und Board ist ein Glücksfall – hier haben wir beides in Einem gefunden.“