Takko Fashion schafft Transparenz in der Sortiments- und Warenplanung

Wachstum sichern mit durchgängigem Merchandise Planning

Takko Fashion, einer der größten europäischen Mode-Discounter, bietet qualitative, modische Kollektionen zu einem attraktiven Preis. Mit einer überzeugenden Omnichannel-Strategie ermöglicht Takko seinen Kunden, so einzukaufen, wie es ihnen am besten passt – ob online oder im Geschäft.

Das Unternehmen betreibt fast 2.000 Filialen in 17 Ländern und beschäftigt weltweit etwa 18.000 Mitarbeiter. Dadurch entsteht ein riesiges Netzwerk, das eine ausgeklügelte, koordinierte Planung erfordert. Aufgrund der breiten Produktpalette und der starken Markenpräsenz ist es für Takko unerlässlich, Sortiment und Bestand effizient zu managen und einen reibungslosen Ablauf in den verschiedenen Ländern zu gewährleisten.

Mit dem schnellen Wachstum von Takko stiegen auch die Anforderungen an die Planung. Das Unternehmen nutzte getrennte Systeme für die Warenplanung, was die Prozesse zeitaufwändig machte. Bernhard Westphal, Senior Director Planning & Allocation, hat das Projekt während der Umsetzungsphase 2018 geleitet. Er erzählt:

„Wir sind mit unserem alten System an die Grenzen gestoßen, insbesondere aufgrund der ständig wachsenden Datenmengen. Allein bei der Sortimentsplanung, bei der Tausende von Artikeln gemanagt werden, wurde es schnell schwierig, Fehler zu vermeiden und effizient zu steuern.“

Takko entschied sich, neue Möglichkeiten der Warenplanung zu evaluieren. Das neue System sollte sich den Planungsprozessen bei Takko Fashion anpassen und nicht umgekehrt.

„Schnell wurde uns damit klar, dass wir sehr hohe Erwartungen an die Planungslösung hatten. Die Software sollte uns eine integrierte Waren- und Artikelplanung mit einem Single-Point-of-Truth und einem einheitlichen Look & Feel ermöglichen. Zudem sollte sie Analyse- und Reporting-Funktionalitäten bereitstellen und zusätzlich so flexibel sein, dass wir unsere Prozesse möglichst optimal abbilden können“, erklärt Bernhard Westphal“

Board überzeugt mit flexibler Plattform und schneller Implementierung

Takko Fashion lud verschiedene Anbieter und Beratungsunternehmen zu einem Proof of Concept (PoC) ein, bei dem unter anderem die Abbildung der Takko-spezifischen Bausteinlogik, eine automatischen Verteilung und Mengenberechnung für die Filialen gefordert war. Dabei hat Board mit seinem Partner Celver AG am meisten überzeugt, auch weil beide gezeigt haben, dass sie die Fashion & Retailbranche umfassend verstehen.

„Nach der Aufnahme und Analyse der IST Prozesse lag eine hohe Priorität auf den zukünftigen Anforderungen der Fachbereiche an die neue Lösung. Der gesamte Planungsprozess muss schlank, transparent und verständlich gestaltet werden, um eine detailgenaue Planung zu realisieren und dabei trotzdem effizient zu arbeiten“, sagt Carina Cruse, IT Consultant bei Takko Fashion

Takko implementierte auf der Board Plattform innerhalb von nur drei Monaten das Merchandise Financial Planning (MFP), das Anfang 2018 live gehen konnte, und übertraf damit die Erwartungen. Die MFP-Lösung umfasst Umsatz-, Wareneingangs-, Bestands- und Margenplanung mit rollierendem Forecast und über 50 teils hochkomplexen Kennzahlen.

Nach der Einführung von MFP wurde das Assortment Planning in das Produkt- und Auftragsmanagementsystem von Takko integriert.

„Die Sortimentsplanung wird jeden Tag genutzt. Hier planen und simulieren Produktmanager auf Artikelebene, planen Optionen und Liefertermine und erstellen Mengenpläne“, erzählt Carina Cruse.

Takko führt zweimal im Jahr eine große MFP-Planung für die Frühjahr/Sommer- und Herbst/Winter-Kollektionen durch. Dabei werden die Budgets auf Basis der Vorjahreszahlen verteilt, was eine genaue und strukturierte Planung sowohl für die stationären Filialen als auch für die Online-Shops gewährleistet.

Die Daten werden nach Kategorie, Saison und Filiale aufgeschlüsselt und an die Sortimentsplanung übergeben. Die Plandaten werden dann direkt an das empfangende System übergeben. Dadurch werden Medienbrüche vermieden und die Fehleranfälligkeit reduziert.

Board ermöglicht eine detaillierte Analyse der aktuellen Ist-Zahlen im Vergleich zu den Planzahlen und liefert in Echtzeit Informationen darüber, wo Takko gerade steht und was für die Zukunft geplant ist. Besonders wertvoll ist diese Funktionalität für die Sortimentsplanung, da Board zusätzlich Schnelldreher und Langsamdreher analysiert, Potenziale bewertet und das Open-to-Buy-Management (OTB) unterstützt.

Einheitliche Planungsprozesse und vollständige Transparenz

Die Planung von Takko, die früher in drei getrennten Systemen erfolgte, ist jetzt nahtlos in Board integriert.

“Da alles in einem System integriert ist, haben wir einen vollständigen Überblick über unsere Planungsprozesse und deren Status. Alle Beteiligten können auf die für sie relevanten Informationen zugreifen. Wir haben jetzt einen Single Point of Truth, was Fehler reduziert und  detailliertere Planungen und Simulationen ermöglicht”, sagt Carina Cruse. Sie fährt fort:

„Durch die integrierte Workflowsteuerung können wir viele Prozesse automatisieren. Der gesamte Freigabeprozess erfolgt digital innerhalb des Systems. Dank Board können wir unsere Berichte so visualisieren, dass sie leicht verständlich sind und die Kernaussagen schnell erfasst werden können.”

Die Board-Lösung, die inzwischen von mehr als 140 Benutzern verwendet wird, sorgt für eine verbesserte Datenqualität und -konsistenz. Zudem bringt sie Takko Fashion mehr Flexibilität und reduziert den Arbeitsaufwand  für alle Beteiligten.

Mit all diesen Vorteilen sieht sich Takko in der Planung bestens aufgestellt. Im Laufe der Zeit wurden zahlreiche neue Funktionen, Logiken und unterstützende Berechnungsmodelle implementiert, tiefere Planungsebenen geschaffen und die Arbeitsabläufe kontinuierlich optimiert.

Das nächste größere Projekt von Takko ist NOS (Never Out of Stock) und die Mengenplanung. Dieser Ansatz ermöglicht es Takko, flexibel auf Modetrends zu reagieren und gleichzeitig die Lagerbestände zu optimieren, um Überbestände oder Engpässe zu vermeiden.

Carina Cruse schließt ihre Ausführungen wie folgt:

„Board ist die ideale Lösung, wenn Sie komplexe Planungsprozesse haben und effizienter arbeiten wollen, wenn Sie große Datenmengen verarbeiten müssen und Transparenz brauchen oder wenn Sie Berichte erstellen und ansprechend visualisieren wollen! Board bietet eine moderne Plattform und die Planungslösung, die Sie für Ihren Erfolg benötigen“.