Optimierung von Reporting und Forecasting bei RTL

RTL Nederland ist ein Tochterunternehmen des Medienkonzerns RTL Group, einem der größten TV-, Radio- und Produktionsunternehmen in Europa. Das Unternehmen betreibt zahlreiche bekannte TV-Sender und digitale Marken, darunter RTL Nieuws, RTL XL, Buienradar und Videoland, und investiert in niederländische und internationale Filme.

Die Herausforderung: Uneinheitliche Finanzprozesse in einer komplexen Organisationsstruktur

Bei einer so großen Bandbreite an Aktivitäten, die unter den zahlreichen Marken von RTL Nederland (RTL) stattfinden, stand die Finanzabteilung des Senders vor einigen Herausforderungen bei der Erstellung einheitlicher Reports und Forecasts, wie Gerben de Birk, Senior Business Controller bei RTL, erklärt:

„Im Finanzbereich müssen wir für das Reporting die Zahlen mehrerer Gesellschaften zusammenführen und konsolidieren. Da die Aktivitäten sehr unterschiedlich sind – eine Online-Videoplattform unterscheidet sich stark von einem Fernsehsender mit verschiedenen Arten von Einnahmen und Kosten – ist es sehr schwierig, eine Standard-GuV zu haben, die wir für alle Aktivitäten im gesamten Unternehmen hernehmen können.“

Die einzelnen Gesellschaften haben ihre eigenen Manager und Vorstände, die jeweils ein unterschiedliches Maß an Unterstützung und Informationen durch das Finanzteam benötigen, wie Gerben de Birk weiter ausführt:

“Da wir Teil der RTL Group in Luxemburg sind, haben wir viele interne und externe Stakeholder, die an unserer finanziellen Performance interessiert sind. Innerhalb der Niederlande haben wir auch einige Matrix-Organisationen, so dass es manchmal nicht nur eine horizontale oder vertikale Schleife ist – es kann in beide Richtungen gehen. Das macht es wirklich komplex, wenn man ohne ein automatisiertes System arbeitet.“

Das Reporting erfolgte traditionell über einen komplexen manuellen Prozess in Excel. Dieser beinhaltete das Herunterladen von Daten aus dem SAP-ERP-System, das Hinzufügen von Informationen aus den Tochtergesellschaften und das Einfügen in eine Konvertierungstabelle, die Datenvalidierung, die Erstellung einer Pivot-Tabelle, die Überprüfung des Layouts, das Einfügen der Zahlen fürs Reporting in eine Reporting-Datei und die abschließende Abstimmung mit den Daten aus SAP. Jedes Reporting-Blatt wurde mit dem Wachstum des Unternehmens immer größer, so dass das Öffnen immer länger dauerte und man an die Grenzen der Leistungsfähigkeit der verfügbaren Hardware stieß.

„Speziell für das externe Reporting waren wir auf eine Excel-Datei mit fast 160 Blättern angewiesen, wobei die meisten Blätter über 500 Zeilen umfassten. Das Eingabeblatt erstreckte sich über einige tausend Zeilen. Sie können sich vorstellen, dass diese Datei immer größer wurde und eine Menge Formeln enthielt, die an die Leistungsgrenzen der Computer geht, nur um alles in der Datei zu öffnen oder neu zu berechnen. Wir brauchten etwa 15-30 Minuten, nur um den Bericht und den konsolidierten Wert fertigzustellen. Es konnten zudem schnell Fehler passieren, wenn man sich die Daten nicht wirklich genau ansah“, erzählt Gerben de Birk.

In der Controlling-Abteilung gab es einen ähnlichen Prozess bei der Erstellung von GuVs für die einzelnen Geschäftsbereiche. Das sorgte oft für Verwirrung, wenn Controller oder Business Manager in andere Bereiche der Organisation wechselten:

"Jeder Controller hatte seinen eigenen Weg, um die Daten herunterzuladen oder zu extrahieren, und jeder arbeitete auf seine eigene Art und Weise. Es gab kein standardisiertes Layout. Und weil man mit Excel arbeitet und sich die Organisation ständig ändert, ist es schwer, nicht den Anschluss zu verlieren, wenn man alle Layouts, Pivots und Formeln neu erstellen muss", so Gerben de Birk weiter.

Die Erstellung von Finanzprognosen war ebenfalls eine Herausforderung, da die Business Controller die Forecasts manuell mit dem Budget abgleichen, in eine Excel-Vorlage hochladen und zur Konsolidierung senden mussten.

„Die Reporting-Abteilung erhielt die Excel-Dateien, aber wir haben mehrere Controller, die jeweils mehrere Dateien erhielten. Sie mussten sie alle in einer Masterdatei verarbeiten, was wiederum eine Menge Copy&Paste von Daten erforderte, mit dem Risiko, dass einige Teile verloren gingen. Nachdem sie alle Eingaben konsolidiert hatten, gab es manuelle Analysen der Abweichungen. Man konnte mit einigen einfachen Excel-Formeln oder Pivot-Tabellen arbeiten, aber auch hier war es schwierig, die richtigen Details zu finden, wenn es große Änderungen gegeben hatte.“

Die Lösung: Standardisiertes Reporting und Forecasting in Board

Für RTL war klar, dass eine neue, robuste Lösung benötigt wurde, die einen schnelleren Zugriff auf detailliertere Informationen bietet und ein konsistentes Reporting über mehrere Teams und Abteilungen hinweg ermöglicht. In Zusammenarbeit mit dem Board-Partner Axians wurde die Board Entscheidungsfindungsplattform, die Business Intelligence, Planung und Predictive Analytics vereint, ausgewählt, um die Veränderung voranzutreiben.

„Die Lösung entsprach unseren Anforderungen und Wünschen, das Preis-Leistungs-Verhältnis war gut, und der Smart-Finance-Ansatz von Axians hat uns zugesagt. Wir haben unsere Finanzkollegen aktiv in die Entscheidung einbezogen. Sie haben alle den Proof of Concept gesehen und gemeinsam haben wir die Entscheidung für Board getroffen. Aus diesem Grund gibt es eine breite Unterstützung für die Lösung“, so Gerben de Birk weiter.

Um sicherzustellen, dass die Umstellung auf die neue Arbeitsweise reibungslos verlief, bezog RTL die wichtigsten Stakeholder während des gesamten Projekts mit ein. Gerben de Birk gibt einige wichtige Ratschläge für diejenigen, die sich auf eine ähnliche Reise begeben:

„Es ist sehr wichtig, sich mit jedem in Ihrer Geschäftseinheit und Ihrem Unternehmen abzustimmen. Die Umstellung auf ein stärker automatisiertes System soll alle unterstützen, also brauchen Sie die Unterstützung von allen. Stellen Sie auf jeden Fall vor, was Sie planen, und zeigen Sie Ihrem Team, was Sie tun. Wir haben es ihnen gleich bei der ersten Demo gezeigt, und jetzt nutzen es alle mit Freude.“

Der Nutzen: Sofortiger Zugriff auf Daten, mehr Erkenntnisse und größere Flexibilität

Durch die automatische Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen im gesamten Unternehmen wurde Board zu einem Single Point of Truth für alle Analysen und Reportings bei RTL, was die tagtäglichen Aktivitäten des Finanzteams veränderte und zahlreiche Verbesserungen gegenüber der alten Arbeitsweise mit sich brachte.

Ersetzen von Excel durch einen standardisierten Ansatz

Der schnelle und konsistente Zugriff auf genaue Daten ist einer der wichtigsten Vorteile, die der Einsatz von Board für RTL bietet. Gerben de Birk erklärt:

"Wir verwenden Excel nicht mehr für das Reporting. Heutzutage haben wir alle Reports im selben System verfügbar, das auf dieselben Datenquellen zurückgreift. Die Reporting-Abteilung und die Controlling-Abteilung nutzen Board. Alle Reports haben ein standardisiertes Layout, so dass jeder sofort weiß, was er vor sich hat."

Diese Standardisierung stellt sicher, dass alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand sind und eine einheitliche Sicht auf das Geschehen im Unternehmen haben.

„Der größte Vorteil ist, dass die Daten jetzt für jeden leicht zugänglich sind. Wir haben einen täglichen Upload von SAP zu Board. Danach stellt Board die Daten sofort zur Verfügung und jeder kann sie sich ansehen. Während des Monatsabschlusses oder zu anderen Zeiten, wenn man einen schnellen Überblick über die neuesten Daten braucht, können wir den Upload-Prozess auslösen und es dauert nur wenige Augenblicke, bis wir mit unserer Analyse fortfahren können.“

Größere betriebswirtschaftliche Erkenntnisse in einem Bruchteil der Zeit

Darüber hinaus sind jetzt mehrere neue Ansichten der Daten leicht zugänglich, da Board die Flexibilität bietet, sie mit interaktiven Reports oder Dashboards aus verschiedenen Perspektiven zu untersuchen. Dazu gehört auch die Einbindung von Nicht-Finanzdaten aus anderen Abteilungen, um finanzielle Entscheidungen mit operativen Kennzahlen zu verknüpfen:

"Wir haben jetzt die Möglichkeit, die Dashboards direkt neben unseren GuV- oder Finanzzahlen zur Verfügung zu stellen. Das spart Zeit im Umgang mit den Daten, um Reports in den Dashboards zu erstellen. Wir haben nun auch eine größere Vielfalt an Übersichten zur Verfügung. Es ist viel einfacher, einen spezialisierten Bericht für die Matrixorganisation zu öffnen oder einen anderen, der nur Daten pro Gesellschaft zeigt. Und natürlich können wir Daten aus dem Finanzbereich leicht mit anderen KPIs kombinieren. Wir befinden uns noch in einer frühen Phase der Implementierung von Board, aber wir haben bereits alle HR-Daten wie FTE und Headcount in Board verfügbar. So können wir jetzt die Personalkosten mit den HR-Daten vergleichen", sagt Gerben de Birk.

Board bietet außerdem einen besseren Einblick in die zugrunde liegenden Zahlen und ersetzt fehleranfällige manuelle Prozesse durch einen stärker automatisierten Ansatz:

„Wir können jetzt einen Drill-Down innerhalb eines Berichts machen und sehr schnell sehen, von welcher Kostenstelle und welchem Konto die Abweichung kommt. Die Analyse ist viel schneller als früher, wo die Reporting-Einheit 160 Excel-Tabellen hätte durchsehen müssen. Da alles in Board bereitsteht, ist die Gefahr von Fehlern geringer. Es gibt keine manuelle Arbeit oder Copy&Paste-Arbeit, bei der man etwas übersehen kann oder bei der Formeln beschädigt werden können. Das hilft uns sicherzustellen, dass wir über zuverlässige Daten verfügen.“

Schnelleres und flexibleres Forecasting

Board hat auch die manuellen Forecast-Prozesse von RTL sehr viel effizienter gestaltet. Die Daten stehen direkt nach der Eingabe zur Verfügung, so dass die Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis sofort für alle sichtbar sind. Die Split- und Splat-Funktionalität von Board macht es außerdem viel einfacher, die Daten über mehrere Monate, Kostenstellen oder RTL-Konten zu verteilen. Forecasts werden monatlich erstellt, so dass sie mit den monatlichen Ist-Werten verglichen werden können und die Entscheidungsfindung während des ganzen Jahres verbessert wird. Gerben de Birk führt aus:

„Wir können jetzt auch die Ist-Werte der Vormonate berücksichtigen. Das ist sehr hilfreich, denn vorher hatten wir nur die Abweichung vom Budget. Bei einem Vertrag, dessen Wert sich ändert, ist es ganz einfach, den neuen Betrag anzugeben. Wenn wir Auswirkungen aus den Vorjahren oder andere einmalige Ereignisse haben, werden diese jetzt ebenfalls mit berücksichtigt. Wir verwenden jetzt für die zukünftigen Monate die Budgetzahlen oder die vorherigen Forecast-Zahlen, so dass wir immer Zahlen verfügbar haben.“

Neben dem Vergleich von Ist-Werten mit dem Budget ist RTL nun auch problemlos in der Lage, ein monatliches Reporting für den Forecast zu erstellen, da in Board die Abweichungsberechnungen mit einem Klick erstellt werden können:

„Es macht viel mehr Sinn, dies verteilt über das Jahr zu tun, weil es die jeweils aktualisierte Version der Zielvorgabe ist. Mit einem einzigen Klick in Board können wir einfach die Budgetspalte in einen Forecast ändern und die Abweichungen werden automatisch berechnet“, sagt Gerben de Birk.

Mehr Kontrolle, Sicherheit und Genauigkeit

Der gesamte Forecasting-Prozess wird über einen Workflow in Board gesteuert, so dass der aktuelle Status leicht zu erkennen ist und jede Abteilung oder jeder Controller weiß, wann seine Eingaben abgeschlossen sind. Der Zugriff auf die Daten wird über Benutzerprofile verwaltet, was die allgemeine Sicherheit und die Genauigkeit der Daten erhöht.

"Wir haben jetzt einen begrenzten Zugriff innerhalb der Abteilungen, und die Controller haben nur die Berechtigung, die Abteilungen zu bearbeiten, für die sie verantwortlich sind. Das verhindert, dass jemand anderes versehentlich die Zahlen ändert oder Zahlen überschreibt, die man vorher eingegeben hat. Und natürlich haben wir ein geringeres Fehlerrisiko, weil es kein Copy&Paste mehr gibt, oder eine Person, die zwischendurch Daten überträgt", fährt Gerben de Birk fort.

Effizienz in Aktion: Die Antwort auf COVID-19

Die Vorteile der Flexibilität von Board wurden während der Coronavirus-Pandemie noch deutlicher. RTL musste einen vorübergehenden Rückgang der Werbeeinnahmen hinnehmen, und seine Content-Produzenten konnten aufgrund des Lockdowns nicht weiterfilmen. Management-Teams und Vorstände benötigten einen schnellen, aktuellen Einblick in die Auswirkungen der sich entwickelnden Situation auf die Finanzen des Unternehmens. Das Team war in der Lage, dies mit Board rasch zu liefern. Gerben de Birk erzählt:

„Wir wurden oft gefragt, wie sich die Situation weiterentwickelt. Also entschieden wir uns, einen wöchentlichen Forecast zu implementieren. Mit unserem alten Prozess dauerte es mehrere Tage, nur um den Forecast zu konsolidieren, so dass es schwierig gewesen wäre, dies auf wöchentlicher Basis zu tun. Mit Board waren wir in der Lage, einen wöchentlichen Forecast zu erstellen, bei dem wir am Montag begannen und am Ende der Woche hatte jeder seine neuen Zahlen eingegeben. Am nächsten Montagmorgen konnten wir die neuen Zahlen diskutieren. Sie waren auch sofort in einem Report verfügbar, den wir verteilen konnten. Mit den alten Prozessen wären wir dazu nicht in der Lage gewesen. Aber mit Board konnten wir die Daten schnell konsolidieren und die Unternehmensanalyse rechtzeitig fertig stellen. Wir nutzten die wöchentliche Forecast-Version, um einen guten Überblick über die Entwicklung des Geschäfts zu gewinnen.“

Die Zukunft: Integration zusätzlicher externer Daten zur Verbesserung treiberbasierter Forecasts

Gerben de Birk fasst abschließend das Ergebnis des Board-Projekts zusammen und schildert zukünftige Pläne:

„Insgesamt haben wir unsere Arbeitsweise in den Abteilungen Controlling und Reporting von Excel auf eine Lösung umgestellt, die einen hohen Grad an Automatisierung bietet und mit der wir deutlich besser arbeiten können als vorher. Als nächstes werden wir weitere Prozesse optimieren. Für das Reporting kommen noch einige Wünsche hinzu, so dass wir die Art der vorhandenen Reports erweitern werden. Die gesamte Roadmap werden wir entsprechend anpassen. Wir werden mehr nicht-finanzielle Daten integrieren, nicht nur die KPIs von HR, sondern auch mit Daten unserer Video-Abonnenten und den Abo-Preisen unserer Video-Plattform arbeiten. Dann können wir hoffentlich weitere treiberbasierte Forecasts erstellen.“