Ressourcenmanagement & Kostenanalyse bei MLB Network

MLB Network wurde am 1. Januar 2009 gegründet und ist ein amerikanischer Fernsehsportsender, der sich dem Baseball widmet. Durch die Übernahme der digitalen Rechte der National Hockey League (NHL) im Jahr 2015 werden auch andere Sportarten wie Eishockey übertragen. Der Hauptsitz und die Studios des Senders befinden sich in Secaucus, im Staat New Jersey. Im Februar 2015 war MLB Network für etwa 69.991.000 zahlende Fernsehhaushalte (60,1 % der Abonnement-Fernsehkunden) in den USA verfügbar.

Die Herausforderung: Kostspielige und zeitaufwendige Datenverwaltung und -abstimmung

Als MLB Network Anfang 2009 an den Start ging, beschäftigte es 50 Mitarbeiter, die eine 4-stündige, rotierende Übertragung von Baseball-Sendungen und Live-Spielen steuerten. Die 50 Mitarbeiter wuchsen schnell auf 1.000 an. Während dieser Zeit kämpfte Paul Ramos, Director of Financial Planning & Analysis, damit, die Aktivitäten jedes einzelnen Mitarbeiters zu erfassen. Er griff auf Excel und manuelle SQL-Dateneingaben zurück, um die Daten mit der Gehaltsabrechnung abzugleichen.

In den nächsten zwei Jahren führte das Unternehmen weitere manuelle Prozesse ein, um sein wachsendes Personal und die erweiterten Sendezeiten zu steuern. Es wurde eine kosteneffiziente Methode zur Personalauslastung entwickelt, die es MLB ermöglichte, mehr und mehr Produktionen zu übernehmen. Mit dem Wachstum des Unternehmens wuchs auch der Bedarf für ein besseres System zur Verfolgung von Journaleinträgen, Gehaltsabrechnungen und Produktionskosten.

„Vor Board mussten wir unsere Journaleinträge manuell in Excel aus unserem Folio-System erstellen“, erzählt Paul Ramos. „Das konnten wir früher machen, als wir ein paar hundert Leute hatten. Aber wenn man über fast 4.000 Beschäftigte pro Tag spricht, sieben Tage die Woche, jeden Tag im Monat, wird der Versuch, 200 Millionen Dollar an Arbeit auf einer jährlichen Basis zu buchen, fast unmöglich.“

Die Lösung: Flexible und anpassungsfähige Plattform für Finanzanalyse und Reporting

Nach der Evaluierung mehrerer Finanzplanungsplattformen entschied sich MLB Network für die Entscheidungsfindungsplattform von Board, die Business Intelligence, Planung und Predictive Analytics in einer Oberfläche vereint. Die Fähigkeit von Board, die verschiedenen Datenquellen des Unternehmens in einer Lösung zu vereinen, und die Flexibilität, die es bietet, um mit dem Unternehmen weiter zu wachsen, waren wichtige Faktoren für die Entscheidung.

G7 Tech Services, ein Board-Partner, arbeitete mit MLB Network zusammen, um die Board-Plattform zu implementieren und das Unternehmen in die Lage zu versetzen, autark zu sein. MLB Network wollte zudem seine Position in der Branche verbessern. Die Erfahrung und das Know-how von G7 waren dafür gut geeignet, so dass die beiden Unternehmen eine erfolgreiche Partnerschaft eingingen.

G7 wählte einen agilen, stufenweisen Ansatz für die Arbeit mit MLB Network und seinen Daten, um sicherzustellen, dass der Sender kontinuierlich erfolgreich arbeiten kann, während er auf der Board-Plattform seine Arbeit aufnimmt. Der Schlüssel zu diesem gemeinsamen Erfolg ist die Kommunikation. Nach der Erstellung des Plans und der Anbindung der Daten arbeiten die beiden Unternehmen ständig zusammen, um Tests, Leistungsbewertungen und Verbesserungen durchzuführen.

Die Fähigkeit von Board, das granulare Reporting von MLB Network zu unterstützen, war für das Unternehmen ebenfalls ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal zum Wettbewerb. Wie Paul Ramos berichtet, geht fast keine andere Produktionsfirma bis auf die Tagesebene.

„Wenn wir Gespräche mit anderen Produktionsfirmen führen, gehen sie in der Regel nur auf Monats- und Wochenebene herunter. Wir brechen alles auf den Tag herunter und arbeiten darauf hin, dies noch auf die Stunde und die Minute herunterzubrechen. Das erlaubt uns, unseren Schwesterfirmen den minimalen Betrag in Rechnung zu stellen, und es macht uns wettbewerbsfähiger gegenüber anderen Produktionsfirmen. Wenn andere Firmen uns einladen, mit ihnen zusammenzuarbeiten, können wir besser als andere die exakten Preise berechnen, weil wir genau sagen können, wie viel die Dinge kosten, ohne dass etwas dazukommt. Das ist ein wertvolles Werkzeug für uns”, fügt Paul Ramos hinzu.

Mithilfe des G7-Teams hat MLB Network seinen benutzerdefinierten Board-Reports mehr Details hinzufügen können. Dadurch lassen sich geschäftliche Probleme leichter erkennen und korrigieren, ohne dass man nach den nötigen Informationen suchen muss.

„Wir sind sehr froh, dass wir G7 gefunden haben, und die Zusammenarbeit funktioniert phänomenal gut. Sie sind großartig darin, über den Tellerrand zu schauen“, sagt Paul Ramos.

„Paul Ramos und sein Team haben eine Menge Punkte auf ihrer Roadmap. Also haben wir gemeinsam einen stufenweisen Projektplan erstellt“, erzählt Odeta Pine, Gründerin und CEO von G7 Tech Services. „Wir haben Paul und das Team gebeten, die Anwendungen aktiv zu testen und sicherzustellen, dass sie im Unternehmen richtig funktionieren. Wir wollten hören, was gut läuft und was nicht, damit wir es verbessern können. Wir achten darauf, dass alle beteiligten Parteien in diese Prozesse eingebunden sind.“

Die Vorteile: Granulare Analyse und schnellerer Monatsabschluss

Einer der größten Vorteile für MLB Network ist die Flexibilität von Board und die Fähigkeit, verschiedene Datentypen zu integrieren. Dadurch kann das Unternehmen leicht wachsen und mehr Geschäftseinheiten aufnehmen. Die Vorteile sind evident:

• Eine integrierte Lösung zur Verfolgung mehrerer Datenarten und Kalender, die über 20.000 Schichten steuert
• Bessere Personalauslastung und Kosteneinsparungen im Wert von ca. 6-8 Millionen USD
• Bessere Budget-Analyse
• Standardisierte Methoden zur Verwaltung verschiedener Geschäftseinheiten
• Zeit für Abstimmungsprozess von 1 Woche auf 4 Stunden reduziert
• Einfaches und flexibles Wachstum

Eine integrierte Lösung

Die Integration aller Daten der Arbeitsschichten mit den Finanzdaten in einem einzigen System hat MLB Network in die Lage versetzt, das Reporting zu zentralisieren. Außerdem konnte das Unternehmen hohes Vertrauen in die Daten aufbauen, sowohl intern als auch bei den betreuten externen Anbietern.

„Board war das einzige System, das es uns ermöglicht, die Mitarbeiterzahl und die verschiedenen Funktionen an einem Ort zusammenzufassen und sie weiterhin unterschiedlich zu messen“, sagt Paul Ramos.

Dies bietet die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die erforderlich ist, um die spezifischen Anforderungen von MLB zu erfüllen. Der Sender ist in der Lage, alle Daten in einem System zusammenzuhalten und tiefgreifende Reports mit detaillierten Abweichungsanalysen zu erstellen.

Innerhalb eines einzigen Systems kann MLB Network mehrere Kalender für die beiden Sportarten pflegen, für die es derzeit die Produktion steuert: Baseball und Eishockey. Die Möglichkeit, die verschiedenen Saisons in Board zu verwalten, ermöglicht es dem Team, Informationen über alle 20.000 Schichten in den Saisonkalendern beider Sportarten aufzuschlüsseln und so umfassende Erkenntnisse zu gewinnen.

Bessere Personalauslastung

Da die Baseball- und Eishockeysaisons nacheinander laufen, kann das Network seine Mitarbeiter das ganze Jahr über einsetzen und so etwa 6 bis 8 Millionen Dollar an Arbeitskosten einsparen. Zuvor wurden die Mitarbeiter in der Nebensaison nicht richtig eingesetzt: Sie nahmen Urlaub, arbeiteten halbtags usw. Die Board-Plattform machte es MLB Network leicht, die National Hockey League (NHL) einzubinden und die Saison mit bestehenden Ressourcen und technischer Infrastruktur zu besetzen. MLB Network strebt auch weiterhin an, solche neuen Gelegenheiten wahrzunehmen. Board spart dabei dem Unternehmen Geld und bietet eine Plattform, die mehr Erfolg und Sichtbarkeit über die gesamte Branche liefert.

„Der Baseball betrachtet uns als diejenigen, die alle Spielübertragungen und die ganzen Begleitsendungen produzieren. Das nimmt laufend zu. Wir sind sehr zufrieden, denn wir wachsen und gleichzeitig ist unser Personal voll ausgelastet. Es gibt keine Ausfallzeiten, keine Saisonabhängigkeit, und wir können dem Baseball Millionen von Dollar sparen und immer wieder beweisen, wie viel wir wert sind. Das geht so weit, dass sie uns bitten, weitere Gebäude zu erwerben, um für das nächste Jahr zu expandieren“, berichtet Paul Ramos.

Erweiterte Budget-Analyse

Einer der attraktivsten und wertvollsten Funktionen der Board-Plattform für MLB Network ist die Fähigkeit, Informationskapseln zu nutzen, die nichts mit den Finanzdaten zu tun haben, wie z. B. die Schichtdaten der Mitarbeiter. Diese Zahlen können dadurch in die finanzielle Gesamtbetrachtung integriert werden.

„Heute verknüpfen wir über 20.000 Schichten pro Monat mit den Namen der Mitarbeiter, IDs, Jobfunktionen und bearbeiteten und abgeschlossenen Aufgaben. In Board kann ich alle Details mit meinen Finanzdaten auf einfache Art und Weise verknüpfen, die jeder versteht. Ich kann der Produktion nicht nur einen finanziellen Wert geben, sondern dem Bericht auch eine Menge Tiefe verleihen, indem ich Informationen über die Anzahl der Mitarbeiter, Jobfunktionen und Daten der Produktion bereitstelle. Ohne die Hilfe von Board und seinen Kapseln könnte ich das gar nicht machen. Sie erlauben es uns, Daten zu nutzen, die nichts mit den Finanzdaten zu tun haben, und sie dann wieder einzubinden, um sie zu bewerten und abzustimmen“, erklärt Paul Ramos.

Mit Board kann MLB Network Berichte auf einer sehr granularen Ebene erstellen, bis hinunter zur Stunde, die ein Mitarbeiter gearbeitet hat, um die Personalauslastung zu analysieren und eine bessere Planung für die Zukunft zu erstellen. Auf diese Weise erhalten externe Unternehmen wichtige Einblicke in Bezug auf Personal, Kosteneffizienz und Gehaltsabrechnungen, so dass sie fundierte Entscheidungen für die Zukunft treffen können und wissen, wie sie ihre Ressourcen am besten einsetzen können. Paul Ramos und sein Team nutzen historische Daten und Trendanalysen, um Empfehlungen zu geben, wie freie Mitarbeiter am besten eingeplant werden können, welche Geräte am effizientesten zu verwenden sind, welche Räume für die Anforderungen der Produktion geeignet sind, welche Tarifpläne für die verschiedenen Jobfunktionen angemessen wären und vieles mehr.

„Indem wir alle unsere Systeme miteinander verbinden, können wir Gespräche führen, die Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung und die Schicht haben, und sogar Gespräche, die dazu führen, dass jemand befördert wird“, fügt Paul Ramos hinzu. „Wir können dies für verschiedene Zwecke nutzen und wir werden es mit noch mehr Systemen verknüpfen, um eine noch höhere Granularität zu erhalten.“

Board ermöglicht die Messung des Personalbestands und der Jobfunktionen bis hinunter auf die granulare Schichtebene. So kann MLB Network Budgets effizient analysieren und die Ursache für Abweichungen genau bestimmen.

„Wir können sofort sehen, ob wir über oder unter dem Budget liegen, weil wir es bis auf den Tag, die Schicht und die Person, die das Budget über- oder unterschreiten, zurückverfolgen können. Das ist von unschätzbarem Wert, und ohne dies könnten wir unsere Auslastung nicht nachweisen“, erzählt Paul Ramos.

Standardisierte Methoden

Die Board-Plattform passt perfekt in das Modell von MLB Network für kontinuierliches Wachstum und Akquisition, da sie eine einfache Erweiterung und Replikation von Anwendungen und Methoden ermöglicht. So kann das Unternehmen neue Projekte schnell in Angriff nehmen und den Kunden sofortigen Mehrwert bieten.

„Das Unternehmen wächst sehr schnell. Und die Board-Lösung lädt mich geradezu dazu ein, damit zu spielen. Ich kann Sachen ausprobieren oder Neues hinzufügen“, erklärt Paul Ramos. „Wir erweitern ständig. Gerade haben wir den Multimedia-Bereich von Baseball übernommen. Gleichzeitig machen wir etwas mit Facebook, YouTube und DAZN. Wir fügen immer mehr hinzu, und wir haben Pläne, noch weiter zu wachsen. Und das System wächst mit.”

Gemeinsamer Abstimmungsprozess

Für MLB Network hat es Priorität, den Monatsabschluss so schnell wie möglich durchzuführen. Mit Board hat das Unternehmen die Laufzeit für die Abstimmung deutlich verkürzt und ist auf dem besten Weg, den Prozess von Tagen auf Minuten zu reduzieren. Der Abgleich hätte früher eine Woche gedauert. Jetzt kann ein Monat in 4 Stunden abgeschlossen werden, weil benutzerdefinierte Reports in Board genau die Daten produzieren, die für die Abstimmung benötigt werden. Paul Ramos erklärt:

„Anstatt 15 verschiedene Auswertungen für alle unsere unterschiedlichen Geschäftsbereiche laufen zu lassen und dann nach dem Fehler zu suchen, haben wir die Reports so erstellt, dass sie die Ergebnisse praktisch sofort ausgeben. Abweichungen sind dann buchstäblich auf der Seite sichtbar. Wir können sehen, wo das Problem liegt und wie groß die Abweichung ist. Das erspart unserem Finanzanalysten viel Zeit für Nachforschungen."

Da man früher bis zu 10 Tage für den Monatsabschluss benötigte, wurden aktuelle Probleme der aktiven Planung zu spät erkannt. Das führte zu zwei Wochen ungenauer Planung und negativen Auswirkungen auf das Budget. Jetzt bleibt das Team im Budget, da es Personalpläne und -kosten nahezu in Echtzeit verfolgen kann. So kann es Probleme sofort erkennen, sobald oder sogar bevor sie auftreten.

„Wir gewinnen zwei Wochen Zeit, bevor etwas zu einem größeren Problem wird. Auf diese Weise sparen wir Geld. Wir schließen nicht nur früher ab und sammeln Informationen, sondern wir beheben die Probleme tatsächlich 7 bis 10 Tage früher“, fügt Paul Ramos hinzu.

Das G7-Team ermöglichte es dem Unternehmen auch, Informationen sofort bei Bedarf abzurufen und Dinge wie Rückerstattungen in nur wenigen Minuten zu erstellen. Zuvor war dies ein eher manueller Prozess, wobei das Team Daten über verschiedene Systeme laufen lassen und dann in Board hochladen musste. Mit den zusätzlichen Systemverbindungen kann das Team mit wenigen Knopfdrücken Informationen abrufen. Das erspart tagelange Abstimmungsarbeit.

Einfaches und flexibles Wachstum

Die Flexibilität von Board hat es MLB Network ermöglicht, auf der Plattform selbst zu wachsen, so dass es nahtlos und einfach neue Geschäfte akquirieren kann, ohne neue Finanzmodelle erstellen zu müssen. Jedes Mal, wenn ein Unternehmen an MLB Network herangetreten ist und gefragt hat, ob es neue Aufgaben übernehmen kann (z. B. die gesamte Produktionsstätte der Major League Baseball oder die Übernahme der Programmpläne für die Aufzeichnungen), kann MLB Network einfach ja sagen, weil es die Möglichkeit hat, die verschiedenen Einheiten innerhalb ihres Finanzsystems zu erfassen und zu verwalten.

„Alles, was wir tun müssen, ist Kapseln und Blöcke in Board hinzuzufügen, um all die verschiedenen Einheiten im Auge zu behalten und sie in einem Finanzpaket zusammenzufassen. Ich behalte alles innerhalb des Systems bei und teile nur die zusätzlichen Geschäftsfelder auf, die wir hinzufügen. Außer Board gab es kein System, das dies leisten konnte. Board hat es uns buchstäblich ermöglicht, ohne Wachstumsschmerzen zu wachsen“, fügt Paul Ramos hinzu.

Die Zukunft: Benutzerdefinierte Reports und zusätzliche Integration bereiten den Weg für mehr Geschäft

MLB Network ist sehr zufrieden mit der Flexibilität von Board und der Art und Weise, wie es das kontinuierliche Wachstum innerhalb der Produktionsbranche fördert. Mit dem weiteren Wachstum des Unternehmens werden auch die kundenspezifischen Reports wachsen, die in Board erstellt werden. Das Unternehmen plant außerdem, Board in weitere Geschäftsbereiche zu integrieren, wichtige Systeme einzubinden und Board weiter zum zentralen System für Analysen und Entscheidungsfindung zu machen.

„Wir können Board für weitere Zwecke einsetzen und werden es mit noch mehr Systemen verbinden und noch granularer werden“, fügt Paul Ramos hinzu.

Es ist eine spannende Zeit für MLB Network, da das Unternehmen neue Räumlichkeiten errichtet, um seine Infrastruktur zu erweitern und sich für die Übernahme von mehr Aufgaben zu rüsten.

„Es gibt einen Bedarf für das, was wir anbieten, und wir wissen, dass wir in den kommenden Jahren expandieren werden. Board spielt eine wichtige Rolle dabei“, sagt Paul Ramos abschließend.

Paul Ramos und sein Team haben eine lange Wunschliste von Erweiterungen, die sie auf der Board-Plattform umsetzen wollen. Dazu gehört, ein weiteres Lohn- und Gehaltsabrechnungsmodul hinzuzufügen, Lohnplanung, Umsatzplanung, Automatisierung anderer Finanzprozesse und Updates durchzuführen und Oracle zu integrieren.