Strato optimiert Planung, Forecasting und Reporting für 40.000 Kostenträger

Die Strato AG (STRATO) ist mit über 4 Millionen Domains und mehr als 2 Millionen Kundenverträgen heute zu den größten Webhosting-Anbietern in Europa. STRATO beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und betreibt zwei TÜV-zertifizierte Rechenzentren mit über 100.000 physischen und virtuellen Servern in Berlin und Karlsruhe. Die STRATO AG ist ein Unternehmen der börsennotierten IONOS Group SE.

Die Herausforderung

Der in Berlin ansässige Internetdienstanbieter stand vor der Herausforderung, eine zukunftsstarke Planungslösung einzuführen, die verschiedene unternehmensübergreifende Parameter in ein Gesamtplanungssystem mit einer zentralen Datenbasis integriert. Darüber hinaus sollte das Berichtswesen über das neue Tool abbildbar sein.

Der Impuls für den Wechselwunsch kam aus dem Controlling: „Der manuelle Aufwand, den wir mit unserer bisherigen Planungslösung hatten, war enorm“, bestätigt Stefan Sandner, Leiter Controlling, Strato AG. „Insbesondere die notwendigen direkten Datenbankanfragen kosteten uns zu viel Zeit. Wir erstellen vier Forecasts pro Jahr, eine jährliche Mittelfristplanung über die nächsten vier Jahre, eine GuV-Planung inklusive der zugrunde liegenden Umsatz-, Absatz- und Bestandsplanung sowie die Personal- und Capex-Planung. Allein die Datenbereitstellung für den Monatsabschluss hat uns rund eine Woche beschäftigt. Darüber hinaus fehlte uns die Flexibilität bezüglich des Detailierungsgrades von Planung und Analyse.“

Ein wesentlicher Aspekt – vor allem vor dem Hintergrund der von STRATO mittelfristig angestrebten Umsetzung eines noch moderneren werttreiber-basierten Planungskonzeptes und der Überlegung, die Planung stärker in die Hände der einzelnen Bereiche zu geben.

Gesucht wurde eine Plattform, die sowohl CPM- als auch BI-Funktionen für die strategische und operative Unternehmenssteuerung bietet. Daneben spielten die einzubindenden Daten eine Rolle: Diese stammen aus verschiedenen, zum Teil komplexen Quellsystemen. Dazu gehören das ERP-System Infor, ein Oracle-basiertes, von STRATO eigenentwickeltes CRM-System, ein Personaltool sowie MS-Excel. 

Vier Anbieter schafften es auf die Short-List und wurden eingeladen, eine anwendungsbezogene Aufgabe zu lösen: Es galt auf verschiedenen Kostenträgern in unterschiedlicher Planungstiefe eine Mengen- und Umsatzplanung zu erstellen. Board überzeugte schließlich.

Die Lösung

Die Planung ist bei STRATO aufgrund ihres hohen Detailierungsgrades eine echte Herausforderung: „Wir planen für die Umsatzplanung beispielsweise Zugänge, Bestände, Abgänge und Wandlungen. Darauf aufbauend erfolgt die Kostenplanung. Im Bereich Personal planen wir Personen und durchschnittliche Kostensätze auf Kostenstellen – inklusive Boni etc.“ Zudem ist die Kostenträgerstruktur sehr komplex: Bei Änderungen von Preisen bzw. Produkten wird grundsätzlich ein neuer Artikel sowie Kostenträger eingeführt – aktuell werden 40.000 Kostenträger im ERP-System verwaltet, die verschiedenen Hierarchien zugeordnet sind.

Aktuell werden die GuV- sowie Mengen- und Vertriebsplanung auf Basis von ERP- und CRM-Daten in Board umgesetzt. Geschäftsleitung und Mitarbeiter aus Controlling, Marketing, Vertrieb, Produktma-nagement, Personal und Call Center erhalten Analysen und regelmäßige Berichte auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis. So wird dem Mutterkonzern sowie dem STRATO Vorstand ein monatlicher Report bereitgestellt, der GuV, Bilanz, Planung und Forecast sowie Soll-Ist-Vergleiche enthält. Das Call-Center verwendet Auswertungen, um anhand der erwarteten Absätze oder Produktneuerungen den Personalbedarf der technischen Hotline zu kalkulieren.

Der Kundennutzen

 „Die Lösung kommt in den Fachabteilungen sehr gut an. Das merken wir auch an den vielen Wünschen, die die Mitarbeiter bezüglich weiterer Analyse-Applikationen haben“, erklärt Sandner. „Die Mitarbeiter kommen sehr viel schneller an Informationen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Außerdem ist der Detaillierungsgrad wesentlich höher.“ Auch das Controlling werde spürbar entlastet, bestätigt Sandner: „Die Datenbereitstellung, die uns früher eine Woche beschäftigt hat, erfolgt jetzt automatisiert auf Knopfdruck. Außerdem mussten wir in der Vergangenheit viele Berichte manuell anpassen – das ist zu einem Großteil mit Board bereits weggefallen. Heute können wir unsere Planung unkompliziert mehrdimensional darstellen. Zum Beispiel, um die GuV nach Produktlinien, Quartalen, Ländern oder Einzelgesellschaften zu betrachten.“

Künftig sollen die Bilanz- sowie Capex-Planung in Board abgebildet werden. Außerdem ist eine Anwendung für die Cash-Flow-Darstellung in Planung und die Umsetzung der Deckungsbeitragsrechnung. Angedacht ist zudem die Planung von Business Cases.

Das große Ziel von Sandner in Sachen Planung ist die Ablösung der Bottom-Up-Kultur mit umfangreichem Controlling durch einen modernen Planungsansatz, bei dem der Fokus des Controllers auf wertschätzenden Tätigkeiten statt reinem Number-Crunching liegt. Hierzu ist eine unkomplizierte Aufbereitung und Verteilung von Daten unerlässlich. Des Weiteren muss es möglich sein, Teilpläne zu integrieren, so dass Planung nicht mehr zentral im Controlling, sondern dezentral in den Fachabteilungen wie Technik, Marketing und Vertrieb erfolgen kann. Die Voraussetzungen dafür sind mit dem Einsatz von Board bereits erfüllt, so dass Sandner für seine Mission bestens gerüstet ist. 

Mehr über STRATO

www.strato.de