Digitale Transformation der Planungs- und Forecast-Prozesse bei Event-Agentur Gruppe VOK DAMS

Unternehmen – VOK DAMS zählt zu den weltweit führenden Agenturen für Events und Live-Marketing

Seit der Gründung 1975 in Wuppertal verfolgt das VOK DAMS Team stets eine Zielsetzung: die Wünsche der Kundschaft nicht bedienen, sondern übertreffen und das mit absoluter Zuverlässigkeit. Dieses Markenversprechen macht VOK DAMS bis heute zu einer der weltweit führenden Agenturen für Events und Live-Marketing. VOK DAMS hat eine lange Liste spannender und multinationaler Geschäftskunden, deren Vertrauen sich auch in internationalen Auszeichnungen für innovative und hocheffektive Kommunikation widerspiegelt.

Die Verbindung von Innovationskraft mit der Tradition eines inhabergeführten Unternehmens macht VOK DAMS zum Magneten für hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie arbeiten global und rund um die Uhr an der Entwicklung und Umsetzung von spektakulären Kampagnen. Die Gesamtzahl der bis dato realisierten Projekte ist auf weit über 3.500 angewachsen. Mit sechs Büros in Deutschland und 13 Niederlassungen weltweit kann VOK DAMS flexibel auf Wünsche reagieren und jederzeit auf die Kompetenz und Leistungsfähigkeit eines umfangreichen internationalen Netzwerkes zurückgreifen.

Herausforderung: Dezentrale Controlling-Datenhaltung erschwert effiziente Planungs- und Steuerungsprozesse

Als eine der führenden Agenturen im Bereich Event- und Live-Marketing setzt VOK DAMS voll auf Digitalisierung. Neben einer eigens entwickelten, multimedialen und multikompatiblen Veranstaltungsplattform für Digital, Virtual und Hybrid Events (Open Platform for Hybrid Events) und Standard Kollaborationsplattformen wie MS Teams nutzt VOK DAMS die moderne, browsergestützte Agentur-Software easyJob, die alle Standardaufgaben einer Agentur abdeckt. Dazu gehört die effiziente Steuerung von Projekten, Ressourcen und Budgets genauso wie Projektkalkulationen, die Erstellung von Kostenvoranschlägen (KVA) oder vorbereitende Themen für die Buchhaltung, wie das Erstellen von Ausgangsrechnungen, das Erfassen von Eingangsrechnungen inkl. Freigabe-Workflow oder die Zahlungskontrolle.

 „Ein dynamisches, agiles Umfeld erfordert hoch verfügbare, konsistente Daten und nahezu ein Realtime-Reporting. Das ließ sich bei unserer heutigen Unternehmensgröße mit einer dezentralen Datenhaltung nicht mehr im notwendigen Umfang darstellen. Es musste eine intelligente, individuell konfigurierbare Plattform mit Datenbanklösung her“, beschreibt Elmar Rathgeb, Bereichsleiter Finance and Controlling und zuständiger Projektleiter bei VOK DAMS die bisherige Situation und Herausforderung.

Gesucht wurde eine „all-in-one“-Unternehmenssteuerungsplattform. 

„Wir hatten uns zum Ziel gesetzt, unsere Planungs- und Forecast-Prozesse innerhalb eines definierten Workflows in einem einheitlichen, geschlossenen Datenbanksystem maximal zu automatisieren. Die Zuverlässigkeit und Validität der Daten sollten erhöht werden. Rationalisierung und größtmögliche Automatisierung sollten außerdem Kapazitäten zur Aufbereitung und Durchführung von Analysen und zur Erstellung von Ad-Hoc-Forecasts freisetzen“, erklärt Elmar Rathgeb.

VOK DAMS beauftragte das unabhängige Beratungsunternehmen KONZEPT & LÖSUNG KuL Consulting GmbH, einen Auswahl-Workshop durchzuführen. Dieser führte zu dem Ergebnis, dass die integrierte Entscheidungsfindungsplattform Board das Setting und den Bedarf von VOK DAMS am besten abdeckt. Auch der Blick auf bestehende Board-Kunden, die Weiterentwicklungs- und Release-Strategie sowie deren Dynamik sprachen für Board.

Lösung: Eine innovative, individuelle Plattform für Geschäftsplanung und Performance-Management, die sich im Self-Service betreiben und weiterentwickeln lässt

„Board zeigte sich uns als innovative, webbasierte Plattform. Die intuitive Anwendungsoberfläche und die ohne Programmierkenntnisse zu bedienenden Masken versprachen hohe Benutzerfreundlichkeit und hielten die Einstiegshürde niedrig“, erinnert sich Julien Blankestijn, Controller bei VOK DAMS und zuständig für System-Entwicklung und Administration der Board-Lösung. „Die Aussicht, die Anwendungen nach Implementierung durch KuL in Eigenregie weiterzuentwickeln, machte es aus Kosten- und Flexibilitätssicht zusätzlich sehr interessant.“

Die Daten stammen aus verschiedenen Vorsystemen. Finanzdaten aus DATEV stehen täglich aktuell zur Verfügung, ebenso wie die Daten zu Projektkalkulationen und Projektabrechnungen aus easyJob.

„Alle Daten aus den Vorsystemen führt Board zum größten Teil automatisiert zusammen. Verschiedene Datenebenen wie Planung, Forecast und IST werden selbständig vorbelegt und stehen anschließend zur inhaltlichen Prüfung, Weiterbearbeitung und Analyse zur Verfügung“, erläutert Julien Blankestijn.

Das Grundmodell und die benötigten Work- und Datenflows wurden im Coachingverfahren vom VOK DAMS-Team gemeinsam mit KuL implementiert. Die Weiterentwicklung, insbesondere erste Ansätze von Dashboards für Finanzplanung und Analyse (FP&A), erfolgten zum großen Teil im Self-Service mit laufender Unterstützung und Beratung durch das Beratungsunternehmen.

„Mit KuL haben wir einen erfahrenen, kompatiblen und stressresistenten Partner an unserer Seite, der die Klippen einer Software-Implementierung in einem sehr heterogenen und dynamischen Umfeld zu umschiffen weiß“, erzählt Elmar Rathgeb.

„Eine Herausforderung war sicherlich die höhere Komplexität im Projekt durch den Coaching-Ansatz. Das war im ersten Schritt vielleicht etwas aufwändiger, es hat uns aber sehr geholfen zu verstehen, welche Möglichkeiten uns die Board-Plattform für die Zukunft noch bietet“, ergänzt Julien Blankestijn.

Die initiale Umsetzung hat nur etwa drei Monate gedauert, trotz einiger Verzögerungen, da die Implementierung und die Entwicklung aller Planungsprozeduren gänzlich in die Anfänge der COVID19- Pandemie liefen. Zu den Board-Anwendern gehören neben den Controllern auch Geschäftsführer, Geschäftsstellenleiter und Accountdirektoren, die alle Planungs- und Ergebnis-Verantwortung tragen. Diese erhielten eine halbtägige Schulung, um die Grundlagen und Zusammenhänge der Applikationen zu verstehen.

Unterstützt durch das Controlling ist dieser Nutzerkreis somit flexibel in der Lage, Planungen und Forecasts jederzeit im Self-Service-Modus durchzuführen.

„Wir erleben bei den Kollegen gerade durch die Hochverfügbarkeit der Ergebnisse eine hohe Identifizierung mit den eigenen Zahlen bis auf die tiefste Datenebene“, sagt Elmar Rathgeb.

Automatisierte Prozesse beschleunigen Planung und Forecasting

Das Controlling bereitet die Daten auf, löst Vorbelegungen und Umlagen aus, plant und erstellt Forecasts, analysiert und entwickelt weiter. Die Geschäftsführer sichten die Zahlen und analysieren sie in Board. Auf diese Weise können GuV-Planung, Budget-Planung und Forecasting aller Gruppenunternehmen und Bereiche bis auf die unterste Zahlen-Ebene von Erlösen, Wareneinsatz, Personal- und Sachkosten durchgeführt werden. Die Verteilung der Overhead- und Gemeinkosten geschieht anhand verschiedenster, klar definierter Umlageschlüssel. Danach erfolgt die Konsolidierung aller Einzelergebnisse zum Gruppen-Ergebnis.

Mittels entsprechender Screens sowie komplexer Workflows können in den primären Datenebenen Planung, Forecast und Ist verschiedenste Einzelpositionen abgebildet werden.

„Eines der Highlights des Projektes ist sicherlich, dass wir jetzt mittels automatisierter Prozesse initiale „Ceteris paribus/going concern“-Folgejahr-Planungen erstellen können.  Außerdem können wir auf Knopfdruck jederzeit simulieren, wie sich unterjährige Entscheidungen – als Full-Year-Effekte – auf ein Ganzjahresergebnis auswirken“, freut sich Elmar Rathgeb.

Die schnelle, übersichtliche Aufbereitung von Daten und die tagesaktuelle Integration begeistern die Nutzer bei VOK DAMS genauso, wie die schnelle Integration von Screens in Präsentationen oder die Möglichkeit, über Standard-Statistik- und -KPI-Layouts neue Analysemöglichkeiten schnell entwickeln zu können. Kein Wunder, dass weitere Anwendungen bereits in Planung sind.

„Wir wollen unsere FP&A weiterentwickeln. Dazu sollen Projekt-, Kunden- und Marktdaten integriert und kombiniert werden, um so den Erfolg einzelner Maßnahmen zu bewerten und den Stakeholdern Mehrwerte aufzeigen zu können“, sagt Elmar Rathgeb.

Die große Flexibilität von Board inspiriert VOK DAMS zudem zu neuen Ideen. „Neben der Nutzung für Planung, BI und Forecasting ist es denkbar, separate Modelle zu entwickeln und allgemeine Vertriebs- und Marketing-Daten – z. B. im Rahmen der Marketing Automation generiert – als vermarktbare Mehrwerte für unsere Kunden zu integrieren“, erläutert Elmar Rathgeb.

Kundennutzen: Halbierung der Zeit für Planung und Forecasting

„Dank Board konnten wir die Planungs- und Forecast-Prozesse verschlanken und beschleunigen. Unser Planungsprozess hat sich von etwa drei Monaten auf sechs Wochen und unsere Forecast-Prozesse von etwa vier Wochen auf zwei Wochen halbiert. Auf diese Weise konnten wir Kapazitäten für weitergehende Analysen freimachen. Unser Reporting ist durch automatisierte Vorbelegungszyklen stets aktuell und informiert über die tatsächlichen Kosten und Rentabilitäten einzelner Unternehmen, Standorte und Abteilungen“, berichtet Christian Obladen, CFO von VOK DAMS.

Die Teilpläne der verschiedenen Standorte und Gesellschaften lassen sich durch automatisierte Datenflüsse zu einem gruppenweiten Unternehmensplan zusammenführen. Die Integration der Daten der Agentur-Software easyJob und den darin enthaltenen Projektkalkulationen und Projektabrechnungen gewährleisten ein stets aktuelles, ganzheitliches Bild über direkte, indirekte und fixe Kosten für jede Aggregationsebene und deren Zuordnung, sei es für die Gruppe, Gesellschaft oder Berichtseinheit. Rentabilität und Projektkosten lassen sich mit Blick auf die GuV automatisiert analysieren.

„Mit der jederzeit konsistenten und zuverlässigen Datenbasis haben wir einen belastbaren Absprungpunkt für tiefgehende, auch polarisierende Analysen. Zu jeder Zeit ist ein konstruktives Sparring auf Augenhöhe möglich“, berichtet Elmar Rathgeb. „Das führt zudem dazu, dass das Controlling in unserem agilen Umfeld immer mehr als wertvoller und kompetenter Partner und Berater wahrgenommen wird.“

Christian Obladen hebt noch hervor, wie Board dazu beigetragen hat, die Schwierigkeiten durch die aktuelle COVID-19-Pandemie zu bewältigen:

„Gerade unsere Branche für globale Corporate Live Events war durch die Vorgaben des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) stark betroffen. Mit unserer eigens entwickelten Szenarien-Rechnung in Board konnten wir die betriebswirtschaftlichen Effekte von Event-Absagen, -Umplanungen oder Verschiebungen simulieren. Wir konnten deren Wirkung auf die Liquidität und das Vorsteuer-Ergebnis berechnen und dies in unsere strategischen Überlegungen einbeziehen. Über ein in Board entwickeltes Kurzarbeitstool waren wir in der Lage, die Auslastungen je Mitarbeiter, mögliche Einsparungen je Mitarbeiter, Funktion, Skillset, Service- oder Berichtseinheit, Unternehmen oder Gruppe zu simulieren. So konnten wir das Konjunkturhilfe-Instrument Kurzarbeit sensibel aussteuern. Board hat damit konkret zu mehr Planungs- und Steuerungssicherheit während der akuten pandemischen Phase beigetragen.“