Automatisierung des Finanzwesens bei Laerdal

Wie ein weltweit führender Anbieter von medizinischen Lösungen moderne Technologie einsetzt, um Leben zu retten

Laerdal Medical hat es sich zur Aufgabe gemacht, Leben zu retten. Dafür entwickelt das Unternehmen Produkte, Programme und Dienstleistungen, die die Reanimation, die Notfallversorgung, die Patientensicherheit und die globale Gesundheit verbessern. Laerdal bedient die Anforderungen von Gesundheitsversorgern und Ausbildern durch Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen grundlegende und fortgeschrittene Lebenserhaltung, Simulation, Atemwegsmanagement, Immobilisierung, Patientenversorgung, selbstgesteuertes Lernen und medizinische Ausbildung.

Laerdal widmet sich seit 60 Jahren der Rettung von Leben und möchte damit der Gesellschaft dienen.
Das Ziel ist es, jedes Jahr 500.000 weitere Leben zu retten.

Laerdal stützt sich dazu auf drei Geschäftsbereiche: Patientenbetreuung, Reanimation und eine gemeinnützige Organisation namens Laerdal Global Health, die sich um Menschen in Niedriglohnländern kümmert.

Unternehmensprofil in Kürze

• Mitarbeiter: 1400+
• Legaleinheiten: 33
• Geschäftsbereiche: 96

Übersicht über das Board-Projekt

• Eingesetztes Software-Modul: Board Financial Consolidation 4.0
  • 19 Währungen
  • 16 Konsolidierungskreise
  • 96 Konsolidierungseinheiten (Legal und Managerial)
  • 285 Kostenstellen
  • 229 Produktgruppen
• Management Reporting
• Projekt-Budgetierung & Reporting
• Vertriebs-, Marketing- & Service Forecasting

Der Weg von der Finanzkonsolidierung zu operativer Budgetierung und operativem Forecasting

Das bestehende Finanzberichtssystem von Laerdal war zu schwerfällig und starr, um mit dem Wachstum der Organisation Schritt zu halten. Das Management Team hat dieses Problem erkannt und beschlossen, die bestehende Software durch eine moderne IT-Plattform zu ersetzen, die das Unternehmen bei der Erreichung seiner ehrgeizigen Ziele unterstützt.

Laerdal benötigte eine innovative Lösung, die verschiedene Prozesse in einer einzigen Umgebung vereint – von der Analyse über die Planung und Berichterstattung bis hin zum Forecasting. Diese Anforderung musste über 33 Legal Einheiten, 96 Geschäftsbereiche, 16 Niederlassungen ohne ERP-System (nur CSV-basierte Lösungen) und eine Vielzahl von Datenquellen wie Oracle Siebel, Salesforce, Cornerstone und Dell Boomi-Anwendungen hinweg sichergestellt werden.

"Wir hatten im Projekt sehr viele zusätzliche Punkte zu beachten. Deshalb haben wir uns bei der Auswahl des Anbieters auf zwei Schlüsselkriterien fokussiert:

1. Die Lösung musste Best-in-Class sein
2. Die Lösung musste Cloud-basiert sein

Dabei kristallisierte sich Board als Lösungsanbieter heraus", erinnert sich Robin Wittmeyer, Projektmanager bei Laerdal.

Die Vereinheitlichung der Prozesse bei Laerdal wurde in vier zentrale Projektbereiche unterteilt:

• Konzernkonsolidierung inklusive Jahresabschluss, um die endgültigen Berichte für den Vorstand und die zuständigen Behörden zu generieren
• Management Reporting, um die KPIs auszuweisen und zu bewerten und Finanzberichte an Stakeholder, Manager und Entscheidungsträger zu liefern
• Finanzplanung und -analyse, um den Projektmanagern Details zu Budgets und Performance der Projekte zur Verfügung zu stellen
• Vertriebs-, Marketing- und Service-Forecasting, um den Prozessbeteiligten zu ermöglichen, ihren Forecast zu erstellen und auszutauschen und wichtige Informationen für die Lieferkette von Laerdal zu liefern

Transformation finanzieller und nichtfinanzieller Prozesse für die tatsächlichen Bedürfnisse der Entscheidungsträger

Robin Wittmeyer freut sich, dass es Laerdal mit Hilfe von Board gelungen ist, Prozesse und Daten über das gesamte Unternehmen hinweg zu integrieren und einen Single Point of Truth (SPoT) zu schaffen:

"Jetzt sind wir in einer viel besseren Position. Wir haben die Finanzzahlen, die unser Geschäft unterstützen. Wir haben die KPIs, die dem Management als Orientierungshilfe dienen. Die Projektleiter können das System nutzen, um im Detail zu sehen, woher die Kosten kommen. Sie können die Zahlen bis auf die Rechnung herunterbrechen und diese dann einsehen. Das ist eine enorme Verbesserung für alle Beteiligten. Aber wir hätten unsere Stammdaten nie geändert, wenn wir nicht die Transparenz geschaffen hätten, so wie Board es uns zu Beginn empfohlen hat".

Lars Christiansen, Finance Systems Implementation Manager bei Laerdal, hebt hervor, dass alle Finanzdaten, die aus den verschiedenen Datenbanken stammen, im Board-Modul Financial Consolidation zusammengeführt werden.

"Wichtig ist hier, dass wir die Datenbank für die Zusammenführung und Abstimmung haben. Das bedeutet, dass hier alle Daten abgeglichen werden, so dass wir absolut sicher sind, dass die konsolidierte Finanzberichterstattung, die Legalkonsoliderung und das Management-Reporting aufeinander abgestimmt sind. Wir haben einen dezentralen Ladeprozess. Das bedeutet, dass alle Benutzer die Daten selbst hochladen. Sie folgen unserem definierten Prozess und validieren die Daten selbst. Auf diese Weise validieren wir jeden Monat 33 Legaleinheiten in Board".

Der Prozess der Finanzkonsolidierung ist mit Board Financial Consolidation 4.0 vollständig automatisiert. Lars Christiansen beschreibt weiter:

"Wir konsolidieren automatisch 96 Konsolidierungseinheiten, 16 Konsolidierungskreise, 19 Währungen, 285 Kostenstellen und 229 Produktgruppen. Für das Management Reporting wird dieser Workflow jede Nacht automatisch durchgeführt."

Doch selbstverständlich ist bei Laerdal – wie bei jedem anderen Unternehmen auch – die finanzielle Ebene nicht von der operativen Ebene zu trennen. Dank der nativen BI-Fähigkeiten von Board kann Laerdal interne Berichte erstellen, um die Leistung und die finanziellen Auswirkungen der Produktion, der Lieferkette und der externen Vertriebsaktivitäten besser zu verstehen:

"Jeden Morgen, wenn wir zur Arbeit kommen, gehen wir in Board und können bereits die aktualisierten Daten des Vortags einsehen", ergänzt Lars Christiansen.

Bei Budgetierungs- und Reporting-Prozessen folgen die Benutzer den verschiedenen vorgegebenen Arbeitsschritten und erhalten am Ende eine Budgetübersicht. Ähnlich verhält es sich mit den Zahlen des Vertriebs-, Marketing- und Service Forecasts. Auch hier folgen die Mitarbeiter dem prozessgesteuerten Konzept und erhalten am Ende eine Planungsübersicht: "Wir haben gleichzeitig Dateneingaben aus 33 Ländern, Szenariosimulation, Dateneingaben in verschiedenen Währungen, Überprüfbarkeit und einen Validierungs-Workflow. Board ermöglicht es, eine einzigartige Datenschicht zu schaffen, in die für jeden Geschäftsbereich die Informationen übertragen werden, die die Entscheidungsträger tatsächlichen benötigen", so Lars Christiansen abschließend.