Budgetierung, Planung und Forecasting bei Telegraph Media Group

Die Telegraph Media Group, die 1855 gegründet wurde, hat ein diversifiziertes Geschäftsmodell aufgebaut: Ihre Stärken liegen gleichermaßen in den Bereichen Werbung, Abonnements und kontrollierte Verbreitung, Handel und Veranstaltungen. Im Jahr 1994 war die Telegraph Media Group (TMG) der erste britische Verlag, der ein Online-Angebot auf den Markt brachte. Die Einführung eines digitalen Abonnement-Modells im Jahr 2016 mit klar definierten offenen Inhalten und geschützten Premium-Inhalten hat die Fähigkeit des Medienunternehmens weiter verbessert, Wachstum und Umfang dieses diversifizierten Ansatzes zu realisieren.

Das Portfolio von TMG umfasst die Website und die App The Telegraph, die Printtitel The Daily Telegraph und The Sunday Telegraph sowie die App The Telegraph Edition, die ein digitales Abbild der Zeitungen bietet. 27,2 Millionen Briten konsumieren monatlich Inhalte aus dem gesamten Portfolio, wobei mit 107 Millionen Besuchern im Monat ein wachsendes globales, digitales Publikum die Sichtweise von TMG auf das Geschehen in der Welt schätzt.

Die Herausforderung: Manuell aufwändige Budgetierungs- und Reporting-Prozesse

Die Telegraph Media Group kämpfte mit einer Flut von miteinander verknüpften Tabellenkalkulationen, die immer unüberschaubarer wurden. Es war ein erheblicher manueller Aufwand erforderlich, um Informationen zur Vorbereitung von Planungs- und Reporting-Aktivitäten zu sammeln und zu konsolidieren. Dadurch blieb dem Finanzteam weniger Zeit für wirklich wertschöpfende Aktivitäten. Andy Nash, Finanzdirektor bei TMG, erinnert sich:

"Rebecca Peach, Financial Reporting and Planning Manager, verbrachte sehr viel Zeit mit der Erstellung und Aktualisierung dieser Tabellenkalkulationen, um für jeden Planungszyklus, den wir durchliefen, gerüstet zu sein."

Der Budgetierungszyklus wurde durch zahlreiche Fehler beeinträchtigt, die durch Ineffizienzen im Prozess und Einschränkungen bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen verursacht wurden.

"Das war definitiv der Auslöser dafür, dass wir zum Entschluss kamen, so nicht weitermachen zu können", betont Rebecca Peach, Financial Reporting and Planning Manager bei TMG. „Wir haben sehr viel Zeit mit der Erstellung von Excel-Prozessen verbracht. Sie waren ineffizient, sie erlaubten es nicht, dass mehrere Benutzer gleichzeitig arbeiteten, sie waren bei der Administration sehr von einer Person abhängig und sie waren äußerst fehleranfällig."

Die Lösung: Eine einheitliche Plattform für Budgetierung, Planung, Forecasting und Reporting

Um eine größere Genauigkeit bei allen Budgetierungs- und Planungsaktivitäten zu erreichen, entschied das Managementteam von TMG, dass es eine Lösung benötigte, die alle Daten zusammenführt und eine völlig andere, innovative Palette an Reporting-Möglichkeiten bietet. Dies sollte TMG auf dem Weg zu einer echten digitalen Transformation helfen. Schon bald war die Entscheidungsfindungsplattform von Board - die Business-Intelligence-, Planungs- und Predictive-Analytics-Funktionen in einer einheitlichen Plattform vereint - der Favorit.

"Ständig riefen mich Partner an und schlugen mir vor, einen Blick auf die Board-Software zu werfen", sagt Rebecca Peach. "Meine erste Erfahrung mit Board war eine Online-Demo, die mich sofort beeindruckt hat. Es schien wirklich innovativ und wirkte modern im Vergleich zu vielen anderen Systemen, die wir gesehen hatten."

Der Kundenutzen: Ein strukturierterer Ansatz, der Zeit spart und die Entscheidungsfindung verbessert

Die Implementierung von Board hat die Finanzprozesse von TMG transformiert und die bisherigen Tabellenkalkulationen durch einen Single Point of Truth für alle Budgetierungs- und Planungsaktivitäten ersetzt. Rebecca Peach führt ein Team von 12 Controllern und stellt sicher, dass alle Inputs vorhanden sind und dass die Zahlen, die sie und ihr Team dem Unternehmen zur Verfügung stellen, relevant, aussagekräftig und validiert sind.

"Das ist ein wirklich großer Vorteile von Board", sagt Rebecca Peach. „Früher haben wir so viel Zeit mit dem Input und der Administration der Planungsprozesse verbracht, dass wir wirklich keine Zeit mehr hatten, um Mehrwert zu schaffen. Jetzt generiere ich als Reporting Manager einen wirklichen Mehrwert, indem ich die Zahlen analysiere, überprüfe und entsprechende kommentiere. So haben wir unsere Zahlen nun vollständig im Griff. Wir haben nun Struktur, Routine und Vertrautheit in den Reporting-Prozess eingebaut, was es vorher nicht gab."

TMG verwendet nun für alles dasselbe Prozess-Modell, vom wöchentlichen und monatlichen Reporting bis hin zu Forecast und Budgetierung. Dieser Prozess steuert die aktuellen Informationen und zeigt auf, wie der aktuelle Monat läuft und wie sich die aktuellen Prognosen voraussichtlich entwickeln werden. Auf dieser Grundlage weiß jeder im Unternehmen genau, wo sie sich gerade befinden und was er tun muss, um sicherzustellen, dass Forecast und Geschäftsziele erreicht werden.

"Ich nutze Board sehr häufig. Ich rufe es regelmäßig auf, um zu sehen, wie wir gegenüber unserem Forecast stehen und ob wir unser Budget einhalten. Jede Woche werden die Daten aktualisiert und alle Kollegen aus dem Finanz-Team arbeiten mit den gleichen, aktuellen Daten", erklärt Andy Nash. "Ich nutze diese Daten, um Entscheidungen über die Ressourcenplanung, anstehende Projekte, die Höhe der Werbeausgaben und die Art der Werbeverträge zu treffen, die wir im kommenden Jahr abschließen sollten. Das ist eine große Hilfe bei der Entscheidungsfindung."

Board hat es der Telegraph Media Group ermöglicht, ihren Finanzansatz digital zu transformieren und in eine neue Ära der Effizienz einzutreten. Andy Nash sagt abschließend:

"„Es ist wirklich interessant: Wenn man in die Vergangenheit zurückblickt, ist es schwierig, sich daran zu erinnern, wie die Dinge vorher waren. Tatsächlich wurde mir im Gespräch mit Ihnen klar, wie viel sich verändert hat."