Améliorer l'efficacité de son processus Sales and Operations Planning chez Shark (S&OP)

L’esprit SHARK est de toujours repousser les limites techniques et d’innover pour que chacun puisse pleinement bénéficier du plaisir et de la liberté de rouler à deux roues en toute sécurité. À partir de son siège à Marseille, de ses propres usines et avec plus de six cents collaborateurs, SHARK invente et commercialise de nouveaux modèles chaque année. Ils sont distribués par plus de 5 000 points de vente dans le monde.

La vulnérabilité des chaînes mondiales d’approvisionnement 

Une des principales caractéristiques de la mondialisation dans les dernières décennies a été l’émergence de chaînes d’approvisionnement mondiales, en particulier en Asie. Guillaume Escure-Herpin, Directeur Supply-Chain & Industrialisation affirme :

« Nous avons une gamme de produits très diversifiée et des chaînes d’approvisionnement longues sur certains composants, comme par exemple, les composants textiles, qui viennent de Chine et passent par des manufacturiers en Asie également. Ces dernières années, nous avons vu toutes les vulnérabilités liées au commerce international. Un tremblement de terre et le tsunami au Japon, des inondations en Thaïlande et plus récemment une pandémie, et c’est toute la chaîne d’approvisionnement de ces pays qui est perturbée. Comment réagir vite quand nous devons changer de fournisseurs, de transporteurs ? Nous devons faire des projections exactes à chaque instant. »

La première problématique était la disponibilité des ressources humaines. SHARK reste une PME avec des tâches multiples déjà assignées à chaque collaborateur, ce qui nécessite une grande polyvalence. Gérer à la fois son activité et le pilotage de sa supply chain devenait une tâche trop lourde à assumer pour les métiers.

Lorsque Guillaume Escure-Herpin rejoint la société, il y a deux ans, en tant que Directeur industriel et supply chain, la première décision est de regrouper l’ensemble des sujets supply chain sous sa responsabilité.

Et c’est le début de l’aventure pour Guillaume Escure-Herpin: « Nous étions capables de donner des projections à long terme. Nous pouvions nous projeter à très court terme dans l'opérationnel pour programmer nos usines, savoir ce que nous voulions fabriquer ou vendre, et dans quelle zone géographique. En revanche, la brique moyen terme était faillible et ne pas pouvoir se projeter à moyen terme représentait un risque majeur pour notre société. ”

Board : une véritable plateforme de scénarisation 

Le projet est né de ce partage de l'état des lieux avec la direction. Pour le cahier des charges, la page était relativement blanche. La volonté était d’intégrer toutes les équipes métiers : le commerce en priorité, mais également la fabrication, avec les responsables de sites en Thaïlande et au Portugal, la finance, très en attente sur le sujet, et enfin la logistique.

« Nous étions sur un projet collaboratif. La phase que nous avons appelée ‘User Stories’ a été, à mon sens, la plus riche. Il s’agissait de comprendre les attentes de chaque métier. Ça a été un moment de partage essentiel car nous voulions que nos équipes puissent adhérer à ce nouveau projet et Board s'est rapidement imposé », souligne Guillaume Escure-Herpin. 

La décision de SHARK sur le choix de Board Intelligent Planning a été guidée par l'approche efficace, conviviale et flexible de la plateforme, qui évolue au rythme des changements pour devenir une solution à l'épreuve du temps et adaptable à l'avenir. 

Pour Guillaume Escure-Herpin, Board est devenue une véritable plateforme de scénarisation :  

« En partant de nos besoins de ventes, nous pouvons scénariser des situations optimistes, standards ou pessimistes et traduire cela pour chacun de nos métiers. Et surtout, grâce aux alertes, nous sommes en mesure de réagir immédiatement, pour une prise de décision, un plan d'action au niveau de l'investissement ou au niveau des ressources à mettre en place. Cela nous permet de préparer notre avenir à moyen terme. »  

SHARK a déroulé le projet module par module. Le module demande était le plus important à développer pour la projection des prévisions de ventes, suivi des modules distribution pour la gestion des stocks, fabrication pour la planification des capacités de production et enfin finance pour la valorisation de tous les scénarios créés sur la plateforme Board. 

Une adhésion transverse de tous les acteurs de la chaîne  

Sur l’aspect technique, il s’agissait de bien choisir la plateforme, en connaissant le public auquel on s'adressait et la complexité des processus internes. C’était un projet structurant et engageant et SHARK a été amené à revoir en profondeur ses méthodes de travail.

Et parce qu’un tel projet n’est pas uniquement technique, tout le monde, à tous les niveaux de la société, a été impliqué. L’engagement de la direction et des sponsors a été déterminant. Les managers de départements ont aussi pu s’investir sur le projet au sein d’un comité de pilotage.  

SHARK a réussi grâce à la manière dont la société a mené ce projet. Guillaume Escure-Herpin résume avec fierté :

« Nous sommes parvenus à embarquer les principaux acteurs dans notre aventure. Côté humain, j’ai été très surpris par l'engagement que ce projet a pu susciter. Nous avons senti chez nos équipes cette envie de foncer, d'adhérer. C’est l’ADN même de SHARK. »  

L’accompagnement dans ce type de projet est également essentiel. Toujours d’après Guillaume Escure-Herpin :

« Nous avons besoin d’un éclairage externe, avec des retours d’expériences dans d'autres domaines d'activités et d'autres entreprises. Le fait d'avoir à ses côtés un intégrateur, qui connaisse bien la plateforme Board et également la complexité des processus métiers, comme la supply chain, par exemple, était un atout supplémentaire. Parce que, au-delà de l'aspect purement technique, informatique ou software, il y a de vraies questions de processus métiers à se poser. »