Transformation du processus budgétaire chez la Banque Populaire Auvergne Rhône Alpes

Issue de la fusion en 2016 de 3 banques populaires (les banques populaires des Alpes, Loire et Lyonnais ainsi que celle du Massif Central), la Banque Populaire Auvergne-Rhône-Alpes (BP AURA) est la première banque de la région Rhône Alpes regroupant 3600 collaborateurs. La banque, qui appartient au groupe BPCE, est la plus grande Banque Populaire en Région en termes de PNB (produit net bancaire), nombre d’agences (339) et nombre de clients (1 million).

Contexte : restructuration du contrôle de gestion dans le cadre d’une fusion 

Le contexte de fusion a impliqué un grand chantier pour la Direction Financière de reconstruction de tout le contrôle de gestion et des méthodes de pilotages :

• Pilotage financier
• Pilotage budgétaire
• Pilotage commercial

Cette restructuration profonde de la Direction du Contrôle de Gestion devait en outre se faire en prenant en compte tant les dimensions techniques qu’humaines liées à la fusion :

• Des équipes passées de 27 à 80 gestionnaires ;
• Habituées à utiliser des fichiers Excel ;
• Aux méthodologies hétérogènes entre les différentes banques avant la fusion.

S’est ajouté à cela un problème de volumétrie (le nombre de client ayant quintuplé, pour passer de 200 000 à 1 million) et de référentiels qu’Excel ne permettait plus de gérer.

« Nous avons décidé de nous équiper d’un outil plus performant pour le traitement de la donnée et de restitution pour gérer la segmentation et le référentiel dans un endroit unique et partagé par tous nos outils » Emmanuelle Sorlin, Responsable du Service Pilotage Financier et Tarification

Choix de Board : fiabilité et souplesse au service d’un contrôle de gestion collaboratif

«Notre choix s’est porté sur Board qui proposait un outil plus souple et facile d’utilisation. » Emmanuelle Sorlin, Responsable Service Pilotage Financier et Tarification

La Direction du Contrôle de Gestion de la Banque Populaire Auvergne-Rhône-Alpes a fait appel au cabinet Talan pour l’aider dans le choix de la solution puis, dans un second temps, de son implémentation.

La solution Board a été choisie pour :

• La capacité à fiabiliser les informations financières et les échanger de façon sécurisée sans risquer des problèmes de synchronisation entre différentes versions ;
• Son interface qui permet une plus grande souplesse sur le paramétrage et la personnalisation de l’outil

Le projet : mise en place d’une méthodologie BBZ 

Les équipes de la BP AURA recherchaient un outil leur permettant de privilégier l’analyse à la production et ainsi de se recentrer sur les travaux à forte valeur ajoutée. Le choix de la solution Board permet aux utilisateurs :   

• Gagner en productivité ;
• Gérer du multidimensionnel ;
• Gérer la diffusion d’information avec un fonctionnement plus fluide (pour remplacer les mails, PDF, etc.) ;
• Mettre en place la méthodologie BBZ (Budget Base Zéro).

Les équipes d’implémentation de Talan ont pris la main pour retranscrire la méthodologie BBZ en données pour construire des référentiels nécessaires à l’implémentation de l’outil.

La construction de ces référentiels a impliqué une forte collaboration entre l’éditeur et les équipes projets de la Banque Populaire Auvergne-Rhône-Alpes et de Talan pour assurer la qualité des référentiels et le nettoyage et la qualification des données qui seront injectées dans Board.

Des pilotes ont ensuite été sélectionnés pour éprouver l’outil et les référentiels construits.

Les Bénéfices : un contrôle de gestion centré sur les mission à forte valeur ajoutée  

« Grâce à l’alliance d’outils et d’une culture budgétaire, le métier de contrôleur de gestion change. Il peut désormais se recentrer sur des missions à forte valeur ajoutée pour la Direction Générale comme l’analyse des chiffres. Son temps n’est plus uniquement consommé par la production. » Emmanuelle Sorlin, Responsable Service Pilotage Financier et Tarification

Aujourd’hui, l’outil est alimenté en 2 jours au début de chaque mois. La production est grandement facilitée et suffisamment automatisée pour permettre de dégager du temps aux gestionnaires pour mener des travaux d’analyses et faire du coaching (sensibilisation, aide au quotidien…).

A titre d’exemple, 2 gestionnaires de frais généraux ont pu libérer 80% de leur temps et se concentrer ainsi sur du coaching de gestionnaires.

Les retours des utilisateurs étaient positifs quant à l’adaptation à l’outil. La prise en mains de la solution a été rapide et facilitée par l’autonomie avancée que met en avant l’éditeur.