Un reporting et des prévisions optimisés chez RTL

RTL Nederland est une filiale de RTL Group, l'une des plus grandes sociétés de production audiovisuelle et de radiodiffusion d’Europe. La société exploite de nombreuses chaînes de télévision et marques bien connues, dont RTL Nieuws, RTL XL, Buienradar et Videoland, et investit dans l’industrie du cinéma néerlandaise et internationale.

Le Défi: des processus financiers disparates dans une organisation complexe 

Avec un tel éventail d'activités exercées sous les nombreuses marques de RTL Nederland (RTL), le département finance de la société a dû relever plusieurs défis dont l’objectif était de produire un ensemble unifié de rapports et de prévisions, comme l'explique Gerben de Birk, contrôleur de gestion senior chez RTL :

“Nous avons de multiples entités juridiques à combiner et à consolider pour réaliser le reporting financier. Mais comme les activités sont très différentes les unes des autres - une plateforme vidéo en ligne est très différente d'une chaîne de télévision avec différents types de revenus et de coûts - il est très difficile d'avoir un compte de résultat standard susceptible d’être utilisé pour toutes les activités au sein de l'entreprise.”

Ces diverses entités ont également leurs propres gestionnaires et membres du conseil d'administration, chacun nécessitant différents niveaux d'information de la part de l'équipe financière, poursuit Gerben :

“Nous avons de nombreux acteurs, à la fois internes et externes, car nous faisons partie du RTL Group basé au Luxembourg, qui supervise nos performances financières. Aux Pays-Bas, nous avons également quelques organisations matricielles, ce qui fait que le circuit n’est pas toujours horizontal ou vertical - il peut aller dans les deux sens. Cela résulte en une organisation complexe si vous travaillez sans système automatisé.”

Le reporting financier était traditionnellement réalisé dans le cadre d'un processus manuel complexe dans Excel, qui impliquait le téléchargement de données à partir du système ERP SAP, l'ajout d'informations provenant des filiales et leur intégration dans un tableau de conversion, la validation des données, la création d'un tableau croisé dynamique, la vérification de la mise en page, le copier-coller des chiffres du rapport dans un fichier de reporting et le rapprochement final à l'aide de SAP. Chaque feuille de reporting augmentait de taille au fur et à mesure de l’essor de la société, ce qui rendait son ouverture extrêmement lente allant jusqu’à atteindre les limites des outils utilisés dans l’entreprise.

“Pour le reporting externe en particulier, nous dépendions d'un fichier Excel comportant près de 160 feuilles et la plupart des feuilles plus de 500 lignes. Rien que la feuille de saisie s'étendait sur quelques milliers de lignes. On comprend aisément que ce fichier devenait de plus en plus volumineux, qu'il contenait de nombreuses formules et qu’on atteignait rapidement les limites de nos ordinateurs. Il nous fallait de 15 à 30 minutes environ pour obtenir un rapport et un chiffre consolidé. Des erreurs étaient susceptibles d’être commises si l'on n'examinait pas très attentivement les données” explique Gerben.

Il existait un processus similaire dans le département contrôle de gestion lors de l’établissement des comptes de résultat de chaque unité opérationnelle, ce qui créait souvent une certaine confusion lorsque les contrôleurs ou les responsables opérationnels changeaient de département au sein de l’organisation :

“Chaque contrôleur avait sa propre façon de télécharger ou d'extraire les données. Il n'y avait pas de mise en page standardisée. Et parce que vous travaillez avec Excel et que l'organisation évolue constamment, il est difficile de rattraper le retard si vous devez refaire toutes vos mises en page, vos pivots et vos formules” poursuit Gerben.

La production de prévisions financières était également difficile, car les contrôleurs de gestion devaient calculer manuellement les prévisions par rapport à leur budget, télécharger les données dans un modèle Excel et les envoyer pour consolidation.

“Le département de reporting recevait les fichiers Excel, mais nous avions plusieurs contrôleurs chacun destinataire de multiples fichiers. Ils devaient tous les traiter dans un seul fichier maître, ce qui, là encore, nécessitait beaucoup de copier-coller de données, avec le risque que certains éléments puissent se perdre. Après avoir consolidé toutes les données, ils ont procédé à une analyse manuelle des variations. On pouvait travailler avec quelques formules Excel simples ou des tableaux croisés dynamiques, mais là encore, il était difficile d'obtenir les bons détails quand de gros changements intervenaient.”

La Solution: la standardisation du reporting et des prévisions dans Board 

Pour RTL, il était clair qu'une nouvelle solution consolidée était nécessaire, une solution susceptible de fournir un accès plus rapide à des informations plus détaillées et d’instaurer parmi les multiples équipes et divisions une certaine cohérence au niveau du reporting. En collaboration avec le cabinet Axians, la solution Board a été choisie pour adresser les besoins de RTL Group et conduire le changement au sein de l’organisation.

"La solution répondait à nos exigences et à nos attentes, le rapport qualité/prix était intéressant et l'approche de Smart Finance d'Axians nous a séduits. Nous avons impliqué activement nos collègues des finances dans la prise de décision. Ils ont tous vu l'intérêt du concept et nous avons pris une décision collégiale. Par conséquent, la solution bénéficie d'un large consensus" poursuit Gerben.

Pour s'assurer que la transition vers la nouvelle méthode de travail se déroule sans heurts, RTL a impliqué les principaux intervenants tout au long du projet. Gerben donne quelques conseils judicieux à ceux qui se lancent dans une aventure similaire :

 “Il est très important d’impliquer toute l’équipe au sein de l’organisation. Le passage à un système plus automatisé est conçu pour soutenir tout le monde, vous aurez donc besoin du soutien de tous. Proposez sans hésiter ce que vous envisagez de faire et montrez ce que vous faites avec votre équipe. Nous leur avons montré dès la première démonstration, et maintenant tout le monde l'utilise pour en tirer profit.”

Les Bénéfices: un accès immédiat aux données, une meilleure compréhension des chiffres et une flexibilité accrue des outils 

Collectant automatiquement des données provenant de sources multiples dans toute l'entreprise, Board est devenu un seul point de vérité pour toutes les analyses et activités de reporting de RTL, transformant le travail quotidien de l'équipe financière et apportant de nombreuses améliorations par rapport à l'ancienne méthode de travail.

Remplacement d'Excel par une approche standardisée 

L'accès à des données précises de manière rapide et cohérente est l'un des principaux avantages que RTL a tiré de l'utilisation de Board, comme l'explique Gerben:

 “Nous n'utilisons plus Excel pour le reporting. Aujourd'hui, tous les rapports sont disponibles dans le même système, en utilisant la même source de données. Les départements contrôle de gestion et reporting utilisent Board. Tous les rapports ont une mise en page standardisée, pour que chacun sache immédiatement ce qu'il regarde.”

Cette standardisation garantit que tout le monde est toujours sur la même longueur d'onde, avec une vue unifiée de ce qui se passe dans l'entreprise :

“L’avantage majeur est que les données sont désormais accessibles à tous. Le téléchargement quotidien de SAP vers Board met immédiatement les données à disposition et tout le monde peut les consulter. Lors de la clôture de fin de mois ou à d'autres moments lorsque vous avez besoin d'un aperçu rapide des dernières données, il est possible de déclencher le processus de téléchargement et quelques instants suffisent pour pouvoir poursuivre notre analyse.”

Une meilleure connaissance de l'activité en une fraction de secondes 

Il est également possible d'accéder facilement à de nouvelles vues multiples des données, car Board offre la possibilité de les examiner sous différents angles à partir de rapports ou de tableaux de bord interactifs. Il s'agit notamment d'intégrer des données non financières provenant d'autres divisions afin de faire le lien entre les décisions financières et les métriques opérationnelles :

“À présent, nous avons la possibilité de mettre à disposition les tableaux de bord directement à côté de notre compte de résultat ou de nos données financières. Cela permet de gagner du temps au niveau du traitement des données nécessaires pour établir des rapports dans les tableaux de bord. Nous disposons également de nombreux autres aperçus différents. Il est bien plus facile d'ouvrir un rapport spécialisé pour l'organisation matricielle ou d'ouvrir un autre rapport pour présenter les données par entité juridique, ou ce que nous voulons. Et bien évidemment, nous pouvons facilement combiner les données financières avec d'autres indicateurs clés de performance (KPI). Nous n'en sommes qu'au début de la mise en œuvre de Board, mais nous disposons déjà de toutes les données RH relatives aux ETP et aux effectifs chez Board également, de sorte que l’on peut désormais comparer nos dépenses personnelles et les données RH” explique Gerben.

Board offre également un meilleur aperçu des chiffres sous-jacents, en remplaçant les processus manuels sources d’erreurs par une approche plus automatisée:

 “À présent, nous pouvons facilement approfondir une analyse dans un rapport et voir très rapidement de quel centre de coûts et de quel compte provient un écart. L'analyse est désormais beaucoup plus rapide que par le passé, où l'unité déclarante devait consulter 160 feuilles Excel. Parce que tout est prêt dans Board, il y a moins de risques d'erreurs. Vous n'avez pas à effectuer le travail manuellement ni faire du copier-coller, où vous pouvez vous tromper et où les formules peuvent se briser. C'est vraiment utile pour nous assurer que nous disposons de données fiables.”

Des prévisions plus rapides et plus souples 

Board a également transformé les processus prédictifs manuels de RTL en une tâche bien plus efficace et moins chronophage, où les données sont disponibles immédiatement après leur saisie, ce qui rend l'impact sur les résultats immédiatement visible par tous. Les fonctions de fractionnement et d'éclatement « split & splat » de Board facilitent également la répartition des données sur plusieurs mois, centres de coûts ou comptes RTL. Les prévisions sont produites mensuellement, ce qui permet de les comparer aux chiffres mensuels réels et d'améliorer la prise de décision tout au long de l'année. Gerben précise :

 “Nous prenons également en compte les chiffres réels des mois précédents et cela aide beaucoup, car nous n'avions auparavant que l'écart sur le budget. Pour un contrat qui change de valeur, il est assez simple de donner le nouveau montant, mais si l’on a des impacts d’années précédentes ou d'autres éléments ponctuels, ceux-ci sont également pris en compte dorénavant. Nous utilisons maintenant, pour les mois à venir, les chiffres du budget ou ceux des prévisions précédentes, donc même si on ne fait aucune modification, il y a toujours des chiffres.

”

En plus de comparer les chiffres réels par rapport au budget, RTL est maintenant en mesure d'établir facilement de nouvelles prévisions mensuelles, car Board permet de calculer les écarts d’un seul clic:

 “Il est bien plus logique de le faire tout au long de l'année, car il s'agit de la version actualisée de votre objectif. Dans Board, avec un seul bouton, nous pouvons facilement transformer la colonne du budget en une prévision et les écarts sont calculés automatiquement” précise Gerben.

Un meilleur contrôle, sécurité et précision 

L'ensemble du processus prédictif est contrôlé par un workflow dans Board, ce qui permet de voir facilement son état et de savoir quand chaque département ou contrôleur a achevé la saisie. L'accès aux données est également géré par le biais de profils utilisateurs, ce qui accroît la sécurité globale et la précision des données.

“Nous avons désormais un accès limité au sein des départements et les contrôleurs ont uniquement l'autorisation d’éditer les départements dont ils sont responsables. Cela permet d'éviter que quelqu'un d'autre ne modifie accidentellement vos chiffres ou ne remplace certains chiffres que vous avez saisis auparavant. Et bien évidemment, le risque d’erreur est minimisé, car il n'y a pas de copier-coller, ni l’intervention de personnes entre deux transferts de données,” poursuit Gerben.

L'efficacité en action: réagir à la pandémie COVID-19

Les avantages de la flexibilité de Board ont été encore plus évidents lors de la pandémie de Coronavirus. RTL a connu une réduction temporaire de ses recettes publicitaires et ses producteurs de contenus n'ont pas pu poursuivre leurs tournages en raison du confinement. Les équipes de gestion et les membres du conseil d'administration avaient besoin d'un aperçu rapide et actualisé de l'impact de l'évolution de la situation sur les finances de la société, ce que l'équipe a été en mesure de leur fournir grâce à Board. Gerben partage l'histoire :

 “Ils nous demandaient souvent comment la situation évoluait, nous avons donc décidé de mettre en place des prévisions hebdomadaires. Avec notre ancien processus, plusieurs jours étaient nécessaires pour consolider les prévisions, ce qui était difficile à réaliser toutes les semaines. Grâce à Board, nous avons pu établir des prévisions hebdomadaires qui commençaient le lundi et de nouveaux chiffres étaient saisis en fin de semaine, ce qui fait que le lundi matin suivant, nous pouvions discuter des nouveaux chiffres disponibles. Ils étaient également immédiatement disponibles dans un rapport qui pouvait être distribué. Si nous avions continué d’utiliser les anciens processus, je ne pense pas que nous aurions été en mesure de le faire, mais avec Board, nous avons pu consolider rapidement les données, préparer à temps l'analyse de l'entreprise et utiliser une version hebdomadaire des prévisions pour avoir une bonne vision sur l'évolution de la situation.”

L'avenir: intégrer davantage de données externes pour améliorer les prévisions 

Gerben conclut en commentant le résultat final du projet Board et en dévoilant les plans futurs :

“Globalement, nous avons changé notre façon de travailler dans les départements contrôle de gestion et reporting, passant d'Excel à un outil, une automatisation, qui nous permet de mieux travailler. Les prochaines étapes consisteront à optimiser certains processus. En ce qui concerne le reporting, nous avons quelques souhaits supplémentaires, donc nous allons élargir le type de rapports que nous avons. Toute notre feuille de route sera adaptée en conséquence. Nous allons introduire davantage de données non financières, pas seulement les KPI des RH ; nous pouvons aussi travailler avec les abonnés vidéo et les tarifs d'abonnement à notre plateforme vidéo. Nous pourrons donc peut-être faire des prévisions plus basées sur des moteurs d’activité à partir de là.”