Financial Planning e analysis integrate in Volkswagen Mexico

Volkswagen Messico è uno dei sei impianti produttivi del mondo del gruppo e conta più di 13.000 dipendenti presso gli stabilimenti a Puebla e Silao per la produzione sia di Volkswagen Jetta, Golf, and Tiguan, sia di motori e componentistica per un ampio ventaglio di altri veicoli con marchio proprietario Volkswagen. Le fabbriche e gli stabilimenti coprono, ad oggi, una superficie di più di 3 milioni di metri quadri e sono operative dal 1967.

Le sfide

Fino al 2015 il dipartimento Finance di Volkswagen Messico si affidava a differenti applicazioni, basate sulla suite Microsoft Office, per elaborare i propri piani annuali e determinare gli obbiettivi finanziari della parte operations del gruppo.

Queste applicazioni, create principalmente in Microsoft Access ed Excel, e collegate ad altri sistemi gestionali, erano rigide, prive di una vera e propria unità tra di esse, e poco sicure. Ognuna richiedeva un grande impegno di tempo ed erano facilmente soggette a errori dovuti all’assenza di automatizzazione e alla mancata integrazione. Ciascun ciclo di pianificazione richiedeva molte ore di lavoro, spese in procedure manuali, che spesso potevano contenere disallineamenti rispetto ai numeri effettivi. Tutto questo spesso determinava errori costosi e dannosi, e induceva ad una certa confusione alterando la qualità delle assunzioni alla base di una corretta pianificazione e di un controllo efficace dei KPIaziendali.

La soluzione

Per rispondere a questi problemi tecnici e di business, nel 2015 VW Messico decise di cercare un software di Business Intelligence e Financial Planning , capace di supportare una strategia capace di integrare l’analisi dei dati con un processo di pianificazione automatizzato e più efficiente rispetto a quello reso possibile dalle preesistenti soluzioni legacy.

Dopo una accurata valutazione dei potenziali  principali vendor di soluzioni enterprise per la pianificazione finanziaria, l’analisi e il reporting, che includeva anche Oracle, IBM, SAP e Qlik, VW Messico ha scelto la piattaforma Board. soluzione che combina tra loro FP&A, Financial & Strategic Corporate Performance Management, BI e Predictive Analytics, appoggiandosi su un unico database logico, integrando dati provenienti da diverse fonti e permettendo agli utenti di business di sviluppare applicazioni senza scrivere una sola riga di codice. (estrazione, trasformazione e caricamento dei dati).

Le superiori capacità funzionali, la flessibilità, la capacità avanzata di analisi dei dati e un pieno supporto infrastrutturale alla virtualizzazione sono le principali ragioni che hanno portato WW Messico alla scelta di Board.  

L’approccio toolkit e programming-free di Board permette agli utenti business di VW Messico di sviluppare e perfezionare con facilità le applicazioni attraverso il drag & drop di oggetti data-aware.. Grazie alla efficace integrazione con i prodotti della suite Microsoft Office, inoltre, si è riusciti a fornire anche una user-experience adatta agliutenti abituati a lavorare in Excel.

I risultati

Durante il primo anno di utilizzo della piattaforma Board, VW Messico ha sviluppato e rilasciato con successo le applicazioni di pianificazione finanziaria dedicate a: Calcolo del Margine di Contribuzione, Integrazione di applicazioni e Consolidamento degli input degli utenti business, Analisi delle varianze e Reporting.

L’applicazione di Calcolo del Margine di Contribuzione permette a VW di definire la redditività di ogni prodotto e linea di business degli stabilimenti in Messico. L’insieme di metriche consente quindi a VW di valutare differenti aree di business per determinare su quali linee produttive focalizzarsi, sulla base della migliore marginalità rispetto all’ultimo ciclo di pianificazione finanziaria.

La soluzione di VW Messico chiamata “Integration Application” raggruppa e integra le informazioni provenienti da una molteplicità di utenti finali in Messico, le informazioni finanziarie che derivano dal corrispettivo modulo SAP FI, e le informazioni provenienti dai sistemi globali in Germania. Tutto ciò avviene in modo automatizzato per fornire all’azienda e agli utenti una repository completamente integrata, tale da funzionare come base strutturata di tutti i dati per poter effettuare analisi e simulazioni.

Anche le applicazioni per Input Consolidation, Analis delle varianzee Reporting sono state implementate sulla piattaforma Board. La Input Consolidation consente a ciascun utente di business di inserire i dati di cui è responsabile e distribuirli agli altri sistemi informativi aziendali sulla base di regole di validazione ben precise. L’applicazione di Analisi delle Varianzefornisce una visione più approfondita sui dati, sui calcoli e sulle stime per capire in modo esaustivo i risultati; essa inoltre permette di ottenere spiegazioni riguardo alle differenze tra i piani finanziari e i risultati reali, sulla base di analisi numeriche.

Per il reporting, l’azienda attualmente conta più di 20 report standard che forniscono informazioni strutturate all’Headquarter VW. Per quanto riguarda, invece, i report personalizzati, gli utenti finali possono ora avvalersi di un solido database Board multidimensionale, a partire da cui creare report ad hoc mediante il drag & drop intuitivo di oggetti, così da ottenere enormi risparmi di tempo e assicurare qualità e coerenza delle informazioni. I report, infatti, sono delineati sulla base di una singola fonte di dati all’interno della piattaforma Board. Quest’ultima è caratterizzata da una flessibilità tale da garantire anche ai report personalizzati la stessa elevata accuratezza di quelli standard, dotando chi ne fruisce di capacità di drill down estremamente performanti.

I vantaggi

Il dipartimento Finance di Volkswagen Messico ha riscontrato nell’efficacia della propria strategia un incredibile miglioramento nei processi, nell’accuratezza e nella visibilità, unite a riduzioni di costi e incremento nella precisione dei presupposti utilizzati per la pianificazione. Tutto questo si è tradotto in un aumento dell’efficienza dal 57% al 91% da quando sono state implementate le soluzioni Board nel febbraio 2015.