HR Intelligent Planning trasformativo in Piazza Italia

Piazza Italia è una delle principali aziende italiane multi-canale del Fashion Retail. Il Gruppo ha incrementato la sua presenza su tutto il territorio nazionale, sia diretto sia franchising, per poi estendere lo sviluppo anche ai mercati internazionali.

La sfida: introdurre obbiettivi significativi per la forza-lavoro, attraverso un mercato in costante cambiamento e superando i limiti dei tradizionali software di gestione paghe

In un contesto di mercato caratterizzato da forte instabilità, che obbligava a repentini cambi di strategia sul breve termine, Piazza Italia ha dovuto ripensare le proprie logiche organizzative, di pianificazione e di execution. Ciò che l’azienda cercava era maggiore elasticità e velocità di risposta ai cambiamenti di mercato.

“Il management ha scelto di valutare la propria organizzazione attraverso una survey interna” – ha ricordato Massimiliano Romano, HR Director di Piazza Italia. “Si voleva comprendere la reale percezione della mission aziendale, definendo gli orizzonti temporali su cui lavorare e la natura degli obbiettivi.”

Tra i temi considerati maggiormente importanti dal management c’era la qualità metodologica degli indicatori con cui si misurano gli obbiettivi. Gli indicatori impiegati erano sovente centrati sui processi e sulle dimensioni organizzative interne e poco orientati ai risultati da produrre in termini di business growth ed efficacia, e troppo spesso determinati su livelli attesi davvero poco sfidanti. In altre parole, l’obbiettivo spesso riguardava non un traguardo da raggiungere, ma il compimento di un set di azioni/attività/task da compiere entro un certo tempo, senza che ciò aggiungesse un valore strategico sostanziale.

Per favorire un progressivo metodo di coordinamento interno tra diverse Business Unit e team di lavoro era necessario individuare quella che Massimiliano Romano ha definito: <<la bussola che conduce ai risultati>>, ovvero adeguati strumenti di analisi delle performance e dei risultati che, valutando diversi scenari, indirizzassero al meglio le scelte dei manager e dei loro team.

In un’ottica commerciale, fermo restando l’obbiettivo dei ricavi, il management di Piazza Italia aveva l’esigenza di gestire la marginalità attesa soprattutto attraverso il controllo di due grandi voci di costo:

• il costo del venduto;
• Il costo del lavoro.

È dunque sul tema del costo del lavoro che si inserisce l’importanza del processo di HR Planning & Analysis:

“Per iniziare la nostra <<rivoluzione domestica>>,  gli strumenti di budgeting normalmente a disposizione della funzione HR erano inadeguati, non conformi, perché semplicemente aggregati ai software di paghe e presenze” – ha dichiarato Massimiliano Romano. “Volevamo uno strumento per guidare l’HR planning all’interno di un’ottica di Enterprise Performance Management”

La scelta di Piazza Italia si è indirizzata verso la piattaforma Board di Intelligent Planning, con cui l’azienda ha implementato una soluzione in grado di far evolvere la conoscenza dei dati e delle informazioni da conoscenza implicita ad esplicita. Un percorso, questo, favorito e costruito grazie alla collaborazione con K.Group, che ha accompagnato Piazza Italia nella costruzione di un sistema informativo intelligente inteso come asset strategico.

Il progetto: misurare, pianificare e comunicare attraverso una metodologia MBO (Management by Objectives)

Piazza Italia, insieme a K.Group, ha costruito una soluzione di HR Planning & Analysis basata su applicazioni dedicate a misurare, pianificare e comunicare. Gli aspetti chiave della soluzione includono:

Performance Measurement

La HR Dashboard è costituita da una serie di dashboard interattive, sviluppate con la piattaforma Board di Intelligent Planning, consente di monitorare e analizzare il costo totale della forza-lavoro, gli straordinari, e di adottare il modello MBO (Management by Objectives), cioè una gestione per obbiettivi. Con questa applicazione, inoltre, si può monitorare l’assenteismo (giorni di ferie; ferie per FTE; incidenza percentuale di assenze per malattia), integrando le informazioni rilevanti con la programmazione delle ferie e l’obbiettivo atteso. Si controlla, infine, la produttività oraria e pro-capite, in costante raffronto con l’andamento mensile del fatturato.

HR Planning

All’interno di un più ampio approccio di Enterprise Performance Management, si effettua una pianificazione dell’organico articolato in un budgeting del personale e in un FTE plan, per ciascuna Business Unit, tenendo conto anche dei collaboratori in smart working e dell’inquadramento degli FTE per livello.

L’applicazione di HR Budgeting & Consolidation è stata costruita con Board determinando uno specifico workflow che partendo dal piano finanziario, stabilisce le scelte di budget dedicate all’area Risorse Umane per ciascuna Business Unit, consolida questi budget, ed elabora le informazioni tenendo conto di:

• Nuove assunzioni
• Contributi per Trattamento di Fine Rapporto (TFR) e Fondi
• Accantonamenti
• Straordinari
• Festività
• Retribuzione media complessiva
• Retribuzione media lorda

Communications

Il dipartimento HR dell’azienda utilizza Board anche per comunicare meglio con gli stakeholder dei team di Piazza Italia e per coinvolgere in modo efficace gli altri diparimenti, grazie a:

• knowledge practices on Decision-making;
• Visual Design & Information Sharing;
• Value Measurement

I benefici: come trasformare la forza-lavoro grazie all’utilizzo di una Intelligent Platform

La soluzione di HR Planning & Analysis costruita con Board ha favorito una forza-lavoro caratterizzata dai seguenti aspetti.

• Collaborativa, incentrata sulle persone, valorizzatrice delle diversità;
• Trasparente, chiara nella comunicazione, aperta alla condivisione;
• Dinamica, pronta al cambiamento, proattiva nel prendere decisioni;
• Smart, orientata al mercato, capace di lavorare per obbiettivi.

All’interno dell’area HR di Piazza Italia, l’utilizzo di Board ha portato significativi benefici, che riverberano anche nel resto dell’organizzazione:

• Circolarità dell’informazione: ora l’azienda ha ottenuto una maggiore orizzontalità dei processi gestionali, chiamando in causa la compartecipazione organizzativa dell’intera filiera delle risorse umane;
• Semplificazione dei processi di Budgeting e Forecasting economico-finanziari, grazie ad applicazioni Board intuitive e user friendly, alimentate da informazioni di qualità che recepiscono la certezza e la puntualità contabile amministrativa dei dati provenienti dai software dedicati (Zucchetti, Inaz ecc..);
• Possibilità di valutare diversi scenari di business che includono anche gli effetti o impatti complessivi sulle performance generali, grazie alle capacità di Intelligent Platform di Board, dove la soluzione di HR Planning è inserita in un ambiente di Enterprise Performance Management;
• Integrazione in tempo reale tra l’area HR e i team di lavoro di Piazza Italia.  

“Utilizzando Board, partendo dalla semplice rilevazione dei dati, li trasformiamo in informazioni, sulla base dei quali pianificare e quindi far evolvere le informazioni in conoscenza” – ha concluso Massimiliano Romano. “Tale conoscenza, diventa un vero e proprio processo decisionale attraverso la condivisione tra gli stakeholder. Infine si misura il valore creato in azienda per poter considerare tutto il percorso di HR Planning & Analysis come un circolo virtuoso, in ottica di continuo miglioramento.”