Integrated Corporate Planning in Coca-Cola Europacific Partners

Coca-Cola Europacific Partners. è l’azienda indipendente imbottigliatrice di Coca-Cola più grande al mondo. Con quasi 100 anni di tradizione europea, l’azienda è leader di mercato in uno dei settori più considerevoli del Fast Moving Consumer Goods (FMCG), dal valore di oltre 100 miliardi di Euro. L’azienda fornisce a oltre 300 milioni di clienti in 13 Paesi europei un ampio insieme di bevande di marche molto conosciute e affermate. 

Profilo del Cliente

• Industry: Fast-Moving Consumer Goods (FMCG)
• Clienti: 300 milioni
• Litri di prodotto “brandizzato” venduto ogni anno: 14.2 miliardi
• Unità-contenitori venduti annualmente: 2.5 miliardi
• Paesi di attività: 13
• Collaboratori: 25,000
• Fatturato: €11.1 miliardi
• Utile di esercizio: €1.5 miliardi
• Spese operative: €2.8 miliardi
• Utile per azione: €2.12

Board Project Overview

• Area organizzativa: Supply Chain Finance
• Soluzione implementata: Integrated Corporate Planning - Driver Based Supply Chain Planning and Forecasting
• Ambito di progetto: Manufacturing (48 plants), Warehousing (85 sites), Cold Drinks Operations & Logistics
• Tipologie di utente: CFO, Responsabili di Supply Chain Management, Controller, Department e Plant Manager

Come rendere visibili le parti “in ombra” della Supply Chain

Per comprendere la sfida perseguita con efficacia da Coca-Cola, e la conseguente soluzione Board, dobbiamo iniziare dalla volontà dell’azienda di trasformare la propria Supply Chain Finance in base a tre linee guida: un’area finance più snella e agile; processi di planning automatizzati; ottimizzazione delle attività di reporting.

Come ha affermato Ivan Evstatiev, Senior Manager, Planning & Performance Management di Coca Cola Europacific Partners: “Stiamo parlando di un business case concreto e reale, una storia vera di come le complessità finance di un’organizzazione sono state rese più semplici e agili o altamente semplificate”.

Tra i principali fattori di trasformazione, il Gruppo ha identificato tre aree collegate su cui intervenire:

• L’evoluzione della metodologia di pianificazione finanziaria da un approccio “tradizionale” a uno Driver-Based;
• L’innovazione digitale, oltrepassando i limiti di Excel e Access per implementare una soluzione moderna che permetta pianificazione e analisi integrate di livello enterprise;
• Il potenziamento delle logiche di comunicazione e collaborazione all’interno dei diversi team di lavoro e tra di essi.

In sintesi, possiamo affermare che il Gruppo si era posto lo scopo di mettere insieme una nuova soluzione software con un nuovo modo di concepire ed eseguire i processi di pianificazione, supportati da una comunicazione completa attraverso tutta l’organizzazione:

“Questa trasformazione ha coinvolto sostanzialmente l’intero ambito della nostra area Supply Chain Finance, ossia metà del nostro “mondo Coca-Cola” – ha affermato Evstatiev. – “Ci riferivamo a quest’area come alla “zona grigia”, perché – confrontata con altre più visibili, come le divisioni Sales e Marketing, la Supply Chain dà luogo a complessità non solo di tipo tecnologico, ma anche finanziario. Perciò è stato molto importante per noi riuscire a coinvolgere le funzioni finance nella concezione di trasformazione che avevamo in mente”.

La trasformazione è all’opera: Driver-Based Planning

Il concetto di Driver-Based Planning può essere sintetizzato in un’unica espressione: pianificazione finanziaria spiegata attraverso dati operativi e business driver (o metriche di business, Key Business Indicators – KBI). Questa tipologia di planning risponde a delle necessità a cui la pianificazione tradizionale non riesce a rispondere, cioè riesce a colmare il divario tra analisi e pianificazione finanziaria e operativa per concretizzare in modo efficace un piano basato - appunto - su dei driver.

La piattaforma Board si è dimostrata la soluzione più adatta alle richieste di Coca-Cola anche perché una delle caratteristiche native del prodotto è proprio l’unificazione di analisi, pianificazione e simulazione in un singolo ambiente. Board, inoltre, è stato in grado di rispondere a uno dei requisiti più importanti dell’approccio driver-based planning, ossia “la capacità di selezionare proprio quelle variabili – chiamate appunto driver – che sono tangibili e concrete in termini di controllo di gestione. In tal modo la pianificazione driver-based può essere “assimilata” a tutti gli effetti, e infine creare continuità tra i team finance e quelli operativi.” – ha spiegato Evstatiev.

I Key Business Indicator che Coca-Cola Europacific Partner monitora e controlla per la pianificazione driver-based sono raggruppati come segue:

LEADING KBIs

• Volume di vendite
• Volume di produzione
• Full Time Equivalents (FTEs)
• Produttività

LAGGING KBIs

• Payroll Variance
• Velocità della linea di produzione
• Resi

“Proviamo a pensare a una linea di produzione – supponiamo sia una linea di imbottigliamento. Com’è facile immaginare, quella linea sarà caratterizzata da una specifica velocità di passaggio di bottiglie all’ora e da un determinato livello di produttività, basato sulla produttività del team di persone – la “crew” – che lavorano su quella linea. Supponiamo poi che la crew sia composta da quattro operatori, un tecnico, e due responsabili della pianificazione della manutenzione degli asset di produzione. Essenzialmente avremo un volume di produzione, oppure un volume stimato associato a quella linea.” – ha spiegato Ivan Evstatiev

Grazie a Board, Coca-Cola può facilmente controllare e analizzare quanti stipendi, contributi previdenziali, tasse, etc. si devono pagare per gli operatori, i tecnici e i responsabili di manutenzione sopra menzionati. Inoltre il management di Coca-Cola può anche vedere all’istante quanta elettricità e quanta acqua la linea di imbottigliamento sta consumando, e di quanta manutenzione vi sia bisogno, inclusa quella preventiva. Queste attività di reportistica e di analisi sono perfettamente integrate con le capacità di simulazione all’interno della stessa piattaforma Board. Supponiamo, ad esempio, che il controller di produzione voglia valutare un eventuale cambiamento operativo nel modello di team dedicato a una specifica linea di produzione – cioè nel “crew pattern” – comportando di conseguenza una modifica nella programmazione dei turni di lavoro. Attraverso le funzionalità di simulazione di Board, il controller sarà in grado di esaminare l’impatto finanziario di questi cambiamenti, ad esempio sul costo del lavoro e sul costo delle utility, permettendogli quindi di decidere quali cambiamenti al crew pattern o alla turnazione siano i migliori da apportare.  

“Cliccando su un bottone e con pochi calcoli e algoritmi che lavorano in background, abbiamo potuto guadagnare il pieno controllo sui dati operativi” – ha proseguito Evstatiev. “Di fatto, possiamo immediatamente ottenere un piano completo, e questa è proprio la trasformazione strategica che avevamo in mente per creare un ponte tra i team finance e i corrispettivi business partner operativi, così da farli dialogare tra loro. In questo modo i dati operativi sono direttamente collegati con quelli finanziari, consentendo di mantenere sotto controllo la situazione dell’azienda. In passato mi trovavo a sistemare – ad esempio – una particolare riga del Conto Economico basando le mie scelte su intuizioni non supportate dai fatti. Oggi, invece, grazie a Board possiamo giustificare le nostre decisioni in forza dei dati operativi.”

Dagli stabilimenti produttivi ai distributori automatici: tutti i processi di una Fast Moving Consumer Goods (FMCG) Supply Chain sulla piattaforma Board

Come azienda del settore FMCG, Coca-Cola Europacific Partners ha la necessità di garantire piena visibilità della supply chain e completo equilibrio, in qualsiasi momento, attraverso le varie fasi che intercorrono tra la produzione e la consegna. Per ottenere questi obbiettivi sono richiesti processi di pianificazione rigorosi e frequenti forecast, così come il monitoraggio delle attività di chiusura contabile.

I distributori automatici, elementi tipicamente coinvolti nelle operations di un’azienda che gestisce bibite fredde, si trovano nei negozi ed esercizi commerciali locali e necessitano di essere gestiti e controllati, considerando anche il loro posizionamento, le attività, le movimentazioni e la manutenzione ad essi connesse. I responsabili delle linee di business per la produzione, la logistica e i magazzini – tra gli altri – devono poter desumere valori che siano concreti per il business, attingendo dall’enorme quantità di dati creati dai processi della supply chain, e generare un flusso di informazioni di qualità attraverso essa.

“Ciò che riusciamo a controllare e gestire con Board è sostanzialmente la miriade di attività che una Supply Chain moderna implica oggi” – ha affermato Ivan Evstatiev. “Nel nostro caso significa 48 stabilimenti, 85 magazzini, tutto quello che si può immaginare relativamente alla distribuzione e commercializzazione, fino alla singola divisione locale, e così via. Tutto è integrato nella piattaforma Board: ogni sito produttivo, ogni stabilimento e qualsiasi aspetto della logistica.”

Ambito del progetto

• Forecasting settimanale e mensile (a metà del mese e alla fine del mese)
• Monitoraggio delle attività di chiusura dei registri contabili
• Business Planning / Budgeting annuali
• Consolidamento completo per ciascuna Country e reportistica mensile
• Consolidamento completo della supply chain per l’intero Gruppo Coca-Cola Europacific Partners

“Alla luce delle trasformazioni che abbiamo intrapreso – una nuova metodologia di planning e un nuovo mindset culturale in azienda -, Board ci ha permesso di raggiungere con successo i nostri obbiettivi di progetto, consegnando all’azienda una gestione più efficiente del tempo, l’automazione di processi chiave, la standardizzazione e la centralizzazione del dato, nonché una notevole flessibilità e agilità nell’utilizzo e un sistema di facile manutenzione.” ha affermato Evstatiev.  

Efficienza nella gestione del tempo per le attività finance: 10% manuali e 90% digitale.

Grazie alla trasformazione digitale nell’area finance, attraverso Board Coca-Cola Europacific Partners ha significativamente ridotto i tempi necessari alle attività di routine, permettendo così ai diversi team di dedicarsi a processi di analisi e a quelli decisionali, per trovare sempre nuove opportunità di miglioramento, anziché spendere troppo tempo su lavori manuali che non portano valore aggiunto all’azienda.

“Il 10% degli input delle attività della nostra finance supply chain è basato su specifiche informazioni di business a livello di Country singola; mentre il restante 90% consiste di output di Conti Economici automaticamente pre-popolati grazie alla metodologia dei driver e appunto all’automatizzazione dei data input operativi” – ha spiegato Ivan Evstatiev. “Non vogliamo, infatti, che i team finance debbano occuparsi di tutte le fasi sequenziali – per così dire “noiose” che la preparazione manuale di un piano di solito comporta; volevamo digitalizzare questa area ed è quello che appunto è accaduto proprio grazie alla piattaforma Board”.    

Trasferimento dati velocissimo: rivoluzionare lo “status quo” passando da 24 ore a 15 minuti

Accanto all’efficienza nella gestione del tempo da un punto di vista finanziario, Board ha permesso a Coca-Cola di aumentare anche l’efficienza in merito alla rapidità di trasferimento dei dati. Prima di adottare la soluzione Board, infatti, l’azienda era vincolata a un approccio di caricamento e trasferimento dati notturno, scelta dovuta ai limiti di performance del sistema. Com’è noto, le organizzazioni di oggi devono confrontarsi con enormi quantità di dati; perciò è fondamentale avere informazioni significative e aggiornate in “nearly real-time”, consentendo così ai collaboratori di ottenere i più recenti insight per ottimizzare i cicli di pianificazione e migliorare i processi decisionali.

Come ha sottolineato Ivan Evstatiev,

“Adesso abbiamo un trasferimento ogni 15 minuti dal nostro Sistema ERP al cloud e dal cloud a Board; ora possiamo monitorare in modo efficace come sta evolvendo il data transfer in qualsiasi momento e per qualsiasi Paese. Siamo in grado di preparare rapidamente il Conto Economico completo e aggiornato. Dunque, rispetto al ciclo di 24 ore a cui eravamo vincolati in precedenza, 15 minuti è senza dubbio un’enorme rivoluzione dello status quo, nonché un modo di pensare innovativo.”

Live Status Tracker: quando automazione significa andare al passo con la rapidità dei cambiamenti​

Nel settore Fast-Moving Consumer Goods, più che in altri, piccoli cambiamenti numerici possono avere un considerevole impatto sull’intero processo di pianificazione, fino al livello più alto del consolidamento della supply chain. Prima di utilizzare le funzionalità di automazione di Board, Coca-Cola doveva destreggiarsi con fatica tra complessi fogli di calcolo e Database di Access collegati insieme, senza poter garantire sempre l’accesso alle informazioni ai molteplici utenti. Diversi gruppi di lavoro e manager dovevano periodicamente comunicare tra loro perché non erano sicuri di essere allineati. Dal CFO al Responsabile della Supply Chain, dai Controller ai Responsabili di ciascun dipartimento o di stabilimento: tutti ogni mese dovevano chiamare e chiedere alla persona in capo a un dato processo di planning se stesse ancora modificando i dati numerici o se i valori correnti erano effettivi, validati; solo dopo questa lunga verifica, si poteva procedere alla fase successiva attraverso i vari livelli gerarchici.

“Molto spesso, purtroppo, dopo aver preparato il rendiconto finanziario o il forecast, o comunque dopo aver chiuso il ciclo finanziario e aver presunto che tutto fosse stato fatto correttamente, ci rendevamo conto che i numeri erano cambiati perché qualcuno, da qualche parte, in qualche processo di pianificazione aveva modificato un valore, con conseguente impatto su tutto il resto!” – ha affermato Evstatiev. “Oggi, invece, grazie allo “status tracker” implementato sulla piattaforma Board possiamo monitorare in qualsiasi momento come sta procedendo il processo di pianificazione, chi sta ancora lavorando, chi è pronto, oppure se qualcuno ha avuto qualche impedimento nel corso del processo.”

La “madre di tutti i bottoni”: consolidare con un solo click 

Nel corso della sua storia il Gruppo Coca-Cola Europacific Partners è passato attraverso molte fusioni e acquisizioni, dove ciascuna entità proveniva dal proprio background diverso da quello delle altre, portando con sé il proprio modi di effettuare la pianificazione, le proprie metriche di business, logiche e metodologie. Grazie a Board, l’azienda può effettuare automaticamente il consolidamento completo di tutte le entità in tutte le diverse Country, assicurando la data consistency e fornendo insight significativi sui risultati finanziari e operativi. All’interno della piattaforma Board, i gruppi di lavoro di Coca-Cola hanno a disposizione un bottone con su scritto: ‘approve all’:

“Noi chiamiamo quel piccolo bottone rosso ‘la madre di tutti i bottoni’, proprio perché ci permette di consolidare in un solo secondo! Sì, consolidiamo tutto con un singolo bottone! Proprio così, riusciamo a consolidare le informazioni e i processi di pianificazione di 40 impianti e 85 magazzini! All’inizio ero molto scettico sul fatto che fosse davvero possibile…ma posso garantirvi che funziona!” – ha esclamato Evstatiev.

Board permette all’azienda di effettuare BI, pianificazione e simulazione in un singolo ambiente che ha un’unica logica, con analisi e report basati sugli stessi insiemi di dati e con una metodologia coerente attraverso tutta l’organizzazione. Di fatto, valorizzando i vantaggi della piattaforma Board, il gruppo Coca-Cola Europacific Partners ha ottenuto in modo efficace la standardizzazione e la centralizzazione dei dati, potenziando anche il proprio centro servizi e il Centro di Eccellenza in Bulgaria, responsabile per tutti i caricamenti dei dati e i data input. Utilizzando Board, infatti, questo Centro è in grado di controllare da un unico punto l’intero procedimento di standardizzazione dei processi di pianificazione, analisi e reporting per ciascuna Country del Gruppo.

Dietro le quinte: data transparency

Con tempi di sviluppo e implementazione molto rapidi, Board ha consentito a Coca-Cola Europacific Partners di avere una combinazione di successo tra automazione e standardizzazione grazie a un ambiente unificato per analisi, reporting, pianificazione e creazione automatica di forecast. Si è trattato di una vera e propria rivoluzione digitale, basata sulla stretta connessione tra nuovi principi metodologici e tecnologia all’avanguardia:

“Non è una singola applicazione che fa iniziare una rivoluzione in azienda, ma è la coesione di tutte le applicazioni che abbiamo sviluppato sulla piattaforma Board, insieme alla sua architettura e al suo approccio all-in-one alla BI e al Performance Management, alla flessibilità e all’interfaccia grafica avanzata” – ha spiegato Evstatiev. “Board ci ha dato quell’efficienza che tutti stavamo cercando e che il nostro management voleva vedere nell’intero processo di pianificazione”

Questo tipo di progetto non avrebbe potuto essere realizzato senza una solida baseline di dati: ottimizzazione, efficienza, digitalizzazione e automazione sono solo la punta dell’iceberg. Dietro le quinte ci sono altri benefici da considerare, come la data transparency attraverso l’intero processo di decision-making:

“Quando dico che Board ci permette di avere dati sempre disponibili e validati, non sto parlando semplicemente della tradizionale idea di evitare situazioni “garbage in-garbage out”; piuttosto, mi riferisco alla capacità di Board di dotare le organizzazioni con un processo sostenibile che fornisca i dati in tempo utile, assicurando la qualità dell’informazione” – ha affermato Evstatiev.

Come promuovere e guidare il cambiamento nell’azienda: facilità di utilizzo e comunicazione

Quando un cambiamento significativo è introdotto all’interno di una organizzazione è fondamentale includere attivamente nel processo tutte le persone interessate dal cambiamento stesso. In questo modo l’implementazione avrà successo e sarà ben accolta da tutte le persone dei diversi dipartimenti e ruoli. Come ha sottolineato Evstatiev: “è necessario conoscere la propria squadra per realizzare velocemente una trasformazione ed essere allineati con le strategie aziendali. In effetti, tutti gli stakeholder – nessuno escluso – devono essere in sintonia con ciò che il management vorrebbe ottenere…altrimenti gli ostacoli lungo la strada potrebbero diventare molto grandi”

Accanto al supporto tecnico durante la gestione del progetto, la facilità d’uso e la flessibilità della piattaforma Board hanno aiutato Coca-Cola Europacific Partners ad adottare la nuova soluzione senza alcun problema. Dal punto di vista dell’utente, l’integrazione di Board con Excel e con il resto del pacchetto Microsoft Office – strumenti tipici in qualsiasi funzione finance – ha fatto sì che la nuova soluzione fosse ancora più semplice da utilizzare. Le applicazioni per l’area finance, inoltre, adesso sono gestite direttamente dal team finanziario stesso, che quindi è indipendente dal dipartimento IT. 

La creazione di workflow incorporati in Board ha aumentato notevolmente la visibilità tra i collaboratori e i senior manager dell’azienda, sia a livello di singolo Paese, che a livello europeo. Sulla stessa piattaforma l’azienda adesso è in grado di monitorare per ogni Paese qualsiasi impianto produttivo, magazzino, processo logistico e qualsiasi operazione relativa alle bevande fredde. E sempre sulla medesima piattaforma il management può controllare l’avanzamento dei report di tutti i piani e le previsioni presentati dai diversi Paesi. Questa combinazione efficace tra visioni di dettaglio e panoramica globale si traduce da un lato in una propensione crescente all’utilizzo di Board da parte degli utenti, e dall’altro alla possibilità del management di essere vicini all’evoluzione delle attività dei propri collaboratori.

All’interno dell’azienda sono state molto apprezzate anche le performance tecniche di Board, tra cui la velocità e la facilità di utilizzo dell’architettura cloud. “Abbiamo molti team a livello centrale e locale e ciascuno riconosce i benefici portati da Board nel Gruppo” ha commentato Ivan Evstatiev. Tutti gli utenti adesso lavorano in modo integrato sulla stessa piattaforma. “Grazie a Board siamo in grado di rispondere a tutte le esigenze di pianificazione, non solo a una parte di esse, non solo alla reportistica mensile, etc. Qualsiasi utente che abbia un qualche ruolo all’interno del ciclo di pianificazione è già attivamente coinvolto grazie alla piattaforma Board. Questo ci permette di promuovere la comunicazione attraverso l’intera organizzazione, così da guidare in modo efficace il cambiamento” ha concluso Ivan Evstatiev.

The content and views discussed in this case study represent the information shared by Coca-Cola Europacific Partners during the BoardVille event on Monday 14^th May 2018.