Integrated Retail Planning in Slowear

Slowear si sviluppa attraverso una storia industriale di lungo corso, che unisce tradizione familiare e lifestyle italiano, relizzandosi in quattro marchi fashion che condividono un altissimo livello di specializzazione; Incotex (pantaloni di alta qualità dal 1951); Zanone (maglieria con design minimalista); Glanshirt (le camice vintage); e Montedoro (abbigliamento per l’esterno, di ultima generazione) Slowear è cresciuto su questa eredità di competenze e di passione per il prodotto, rispettando il concetto di moda durevole – “durable fashion”, mettendo insieme caratteristiche dell’interno e qualità esteriori che rendono i vestiti immuni al passare del tempo e alle mode passeggere. Questo approccio risponde a un bisogno sempre più urgente nel settore del fashion: promuovere un modello di consumo maggiormente sostenibile ed etico. Con 29 negozi nelle principali capitali del mondo, tra cui Milano, Londra, Parigi, New York, Tokyo e Seoul, e nei principali department store internazionali, come La Rinascente a Milano, Slowear Venezia è riconosciuta dai responsabili degli acquisti e dagli intenditori del settore come una delle più importanti realtà di retail italiano multi-brand per l’abbigliamento da uomo, caratterizzato da una value proposition unica, che unisce marchi di qualità, accessori e prodotti, inclusa l’oggettistica per la casa, intesa come parte di un vero e proprio lifestyle.

Il progetto Board: panoramica

• Soluzioni implementate: Strategic Planning; Merchandise Planning; Budget; Assortment Planning e Buying Retail Planning; In-Season Management
• Periodicità: annuale e stagionale
• Tipologie di utenti: Retail e Merchandise Manager, Senior Controller, Supply Chain Manager

Pianificazione Retail completa con la piattaforma Board per il decision-making

Slowear voleva adottare un approccio piu’ globale e integrato, tale da collegare tutte le fasi dei propri processi di pianificazione e analisi, dalla definizione degli obiettivi strategici (Strategic Plan) fino all’approvvigionamento quotidiano nel singolo negozio.

Luca Berga, Merchandise Director, ha spiegato: Board era già presente all’interno della nostra azienda e quindi i nostri collaboratori avevano già familiarità col software. Utilizzavamo Board per gestire alcune fasi del processo di planning e avevamo già potuto sperimentare la grande flessibilità e semplicità della piattaforma. Ecco perché abbiamo deciso – supportati anche dalla consulenza del partner PwC – di estendere l’uso di Board fino ad abbracciare tutte le altre fasi del processo di pianificazione, realizzando di fatto un vero “Integrated Retail Planning”. 

Concepito per aiutare e accelerare la crescita di Slowear, lo scope del progetto era ambizioso ed è stato concretizzato con successo grazie anche competenze implementative e di business process di PwC:

Il grafico è stato presentato da PwC e Slowear presso l’evento Boardville, il 19 maggio 2019

“Partendo dall’inizio, le applicazioni di Data & Analytics aiutano una impresa ad “estrarre” informazioni dai dati e quindi a operare e pianificare in modo piu’ efficace” ha affermato Mirko Carolo, Manager D&A Technology di PwC. 

Ciò significa investire risorse economiche in modo più mirato, simulando e analizzando l’impatto di scelte alternative future e fornendo alle persone una visione piu’ ampia dei rischi e delle opportunità del business.

 In Slowear abbiamo tratto vantaggio dalle grandi capacità della piattaforma di Decision-Making di  Board per supportare un processo di pianificazione retail integrata – dalla strategia alle operation - che fosse data-driven grazie alle capacità native di BI tipiche di Board.”

La definizione e la revisione del piano strategico è effettuata per condividere le linee guida di medio termine riguardanti lo sviluppo delle nuove collezioni e per pianificare le vendite retail. Queste linee guida attivano il management della pianificazione  “a valle” – per così dire – grazie alla definizione di obiettivi di vendita e margine misurabili; inoltre vengono fornite informazioni aggiuntive sul canale retail che saranno utilizzate nelle fasi successive. Il piano strategico è aggiornato ogni sei mesi e copre un biennio.” – ha spiegato Mirko Carolo.

Il piano strategico di Slowear è definito da un team composto da Senior Manager, Senior Controller e dal Merchandise & Retail Manager, ed è “alimentato” dai seguenti input: criteri e obiettivi di medio-lungo termine, nuove linee di prodotto, aperture di nuovi negozi, definizione dei nuovi stili, livelli di vendita e marginalità.

Basandosi sulle serie storiche dei dati, vengono definiti il ricarico sul prezzo d’acquisto e il volume di vendita target per ciascun canale/evento/marchio e famiglia di prodotto. L’obbiettivo di volume di vendita è a sua volta utilizzato per il calcolo dei margini e per generare il budget dell stagione successiva.

A partire dalle vendite della stagione corrente si definisce poi il forecast di fine stagione, come ha spiegato Luca Berga: “Con Board, definiamo il budget di vendite per la stagione seguente, considerando aspetti e dimensioni quali l’area geografica, il canale di vendita e il genere. Successivamente i target di vendita stagionale così pianificati sono allocati per tipologia di prodotto, famiglia di prodotto, ed evento. I Retail Manager analizzano i dati rispetto al piano strategico in modo da verificare la coerenza con quanto stabilito in precedenza”. 

ll budget stagionale inizializzato a partire dal piano strategico consente quindi a Slowear di generare previsioni di vendita e di margini congruenti, considerando dimensioni di analisi quali i negozi (con le nuove aperture e chiusure), il brand, la famiglia di prodotto.

Subito dopo la fase del budgeting, inizia il processo di Assortment, che è in carico ai Merchandiser, ai Retail Manager e ai Controller. Lo scopo di questa fase è quello di determinare l’assortimento dei prodotti (il “range”) del negozio per essere allineati con gli obiettivi considerando la capacità espositiva e la capienza dei negozi.

Dopodiché l’Assortment Plan dà luogo alla pianificazione degli acquisti (Buying Retail Plan) e alla iniziale allocazione per ciascun negozio e articolo (SKU) gestito a magazzino. Prosegue Luca Berga:

 “Utilizzando Board abbiamo implementato un “Range Plan” per ogni store. Il Range Plan determina gli obbiettivi in termini di quantità di SKU, da cui sono calcolati le revenue di dettaglio per ciascun negozio. 

A livello di area regionale, l’Assortment Plan definisce quale prodotto sarà disponibile sul mercato per le stagioni successive. Ciascuna sessione di acquisto indica le quantità di prodotto da ordinare per ogni negozio. L’ordine è quindi aggregato in cluster e inviato alla produzione. L’allocazione comincia con la definizione delle quantità di prodotto che saranno inviate ai negozi a inizio stagione, nonché con l’indicazione dei prodotti che saranno disponibili a magazzino durante la stagione così da avere tutte le informazioni per il rifornimento successivo”. 

Integrando nell’ambiente Board gli input provenienti dai processi retail e merchandising riguardanti la produzione, gli stock, le vendite stagionali previste per ciascun negozio, i planner di Slowear controllano e indirizzano due processi collegati: l’approvvigionamento e il riordino dei prodotti.

Queste sono le fasi principali dell’ In-Season Management, un processo continuo che pilota le vendite e gli stock della stagione cercando di minimizzare i costi del capitale operativo immobilizzati in scorte eccessive e le situazioni di stock-out.   Luca Berga lo ha spiegato come segue:

“L’In-Season Management è basato sul concetto di Target Stock Level (TSL). Quando la quantità nel negozio è inferiore al valore di TLS, viene suggerito in automatico l’approvvigionamento. L’In-Season Management è basato anche sulle informazioni aggregate delle curve di vendite stagionali dei periodi precedenti e consente anche l’intervento manuale per eventuali aggiustamenti. I dati sono computati giornalmente fino al livello di SKU per ogni negozio. Board ci permette quindi di definire in modo accurato l’ordine di approvvigionamento dal magazzino al negozio.

Grazie all’ambiente comune di budgeting, di pianificazione delle Operation e di Business Intelligence a supporto delle analisi, il Retail Planning di Slowear puo’ dirsi per la prima volta strettamente integrato attraverso differenti geografie e attori decisionali.

“Questa capacità che abbiamo acquisito con Board è davvero utile” – ha commentato Luca Berga - “in particolare quando siamo in presenza di opportunità che ci spingano a modificare celermente il “business-as-usual”

Rispondere alle esigenze di CFO, Merchandise Manager, Supply Chain Manager e Senior Controller con un solo prodotto: i benefici di Board

Secondo Luca Berga, Board ha consentito a Slowear di cambiare e migliorare l’approccio delle persone alla pianificazione e all’analisi senza creare attriti all’interno dell’organizzazione: “Gli utenti di Board sono stati coinvolti nella creazione delle applicazioni che avrebbero poi utilizzato. Board ci ha permesso di concretizzare un vero e proprio approccio di Integrated Retail Planning per tutto il Gruppo Slowear, includendo diversi ruoli professionali, come i Retail e i Merchandise Manager, i Supply Chain Manager e i Controller, attraverso i nostri negozi in tutto il mondo”.

“La piattaforma di Decision-Making Board è molto intuitiva e questo aiuta a ridurre la complessità dei processi di analisi e di pianificazione, senza dimenticare inoltre le funzioni avanzate di workflow che consentono di “orchestrare” i contributi di ciascun decisore – ha proseguito Luca Berga. 

Tra i benefici tangibili che l’implementazione di Board ha permesso di consuntivare vorrei ricordare: l’aumento dell’efficienza nella fase degli ordini stagionali, la riduzione dei livelli di stock di fine periodo e l’accresciuta capacità di monitoraggio e controllo dei prodotti nei nostri store”.