Intelligent Financial Consolidation nel Gruppo Tesmec

ll Gruppo Tesmec lavora nella progettazione, nella produzione e nella commercializzazione di prodotti, tecnologie e soluzioni integrate per la costruzione, la manutenzione e l’efficienza di infrastrutture legate al trasporto e alla distribuzione di energia, dati e materiali (petrolio e derivati, gas, acqua). Il portafoglio prodotti comprende trencher per scavo in roccia, surface miner, equipaggiamenti di tesatura, equipaggiamenti ferroviari e dispositivi elettronici per la gestione delle smart grid.

La sfida: cogliere l’opportunità di un rinnovamento tecnologico

Il progetto parte da una necessità di rinnovamento tecnologico per la costruzione del Bilancio Consolidato del Gruppo Tesmec. La precedente soluzione di Financial Management cominciava ad essere inadeguata, tanto da assistere alla sua dismissione da parte del Vendor, con conseguente necessità di valutare l’adozione di un nuovo software.

Il progetto: una soluzione per il Bilancio Consolidato con capacità di intelligence dedicate all’Office of Finance

Il progetto di rinnovamento tecnologico per l’area Finance e Bilancio Consolidato è partito da un’importante software selection da parte di Horsa, uno dei principali System Integrator italiani, e Tesmec, con il fine di identificare la migliore opzione per coprire le esigenze del Gruppo. Horsa ha saputo rispondere con un ruolo di vero e proprio advisor, analizzando la situazione di partenza ed evidenziando gli elementi critici e importanti per il cliente.

A partire da queste esigenze, Horsa ha creato una matrice dei requisiti capace di guidare la valutazione e la scelta della soluzione tecnologica, dalla quale è emersa Board, la piattaforma di Intelligent Planning,  come la più adatta a soddisfare le esigenze del cliente e, nello specifico, in grado di sostituire la pre-esistente soluzione di bilancio consolidato in uso presso Tesmec.

Board si integra perfettamente con la tecnologia Microsoft, essendo una soluzione supportata dal Cloud Azure, e la sua adozione è avvenuta in modalità Software-as-a-Service (SaaS), caratteristiche entrambe presenti anche nella soluzione di ERP adottata dal gruppo Tesmec (Dynamics 365). Il progetto è partito da una fase di ridisegno del piano dei conti, nonché dei relativi dettagli gestionali, con l’obiettivo di ridurre la numerosità dei centri di costo, rinunciando alla segmentazione per stabilimento, che però rimane disponibile in “drill through” nella reportistica societaria.

Dopo uno studio del modello di controllo e una stesura degli elementi dimensionali caratterizzanti, Horsa ha proceduto con la configurazione del software Board in continuità al vecchio strumento di consolidamento, replicando tutte le logiche automatiche presenti nelle regole di consolidamento.

Dal censimento degli automatismi presenti è emersa l’esigenza di alcuni sviluppi custom per gestire delle lacune nel processo di consolidamento standard. Ciò non ha rappresentato un problema, grazie alla possibilità che Board offre con la sua logica a “toolkit” e alla capacità di Horsa nel saper creare una soluzione ad hoc che andasse a completare le logiche di processo mancanti.

Per continuare a gestire mappature complesse tra elementi anagrafici del dato di consuntivo – aspetto fondamentale per la logica aziendale di Tesmec - Horsa ha proceduto con lo sviluppo di un modulo aggiuntivo chiamato “Board Data Quality”. Questo modulo permette la gestione delle mappature, l’importazione dei dati da fonti diverse (Dynamics 365 ma non solo) e la validazione dei dati finali in un unico ambiente, agevolando l’attività degli utenti e favorendo il controllo sul processo. Ancora una volta tutto ciò è stato reso possibile dall’architettura flessibile della piattaforma di Intelligent Planning Board e dalla cura posta in tutte le fasi dello sviluppo da parte di Horsa. Si noti come il modulo Board Data Quality (BDQ) è stato in seguito ritenuto interessante ed apprezzato anche da altri clienti, tanto da essere implementato da Horsa in altri progetti Board. Un’ulteriore sfida progettuale ha riguardato l’ambito i-XBRL: un documento fondamentale di disclosure necessario per la pubblicazione dei bilanci di Tesmec secondo la tassonomia ESEF, strumento essenziale in quanto società quotata.La creazione di questo file è automatica, grazie all’integrazione di Board con uno strumento specializzato denominato CoreFiling. In ultima analisi, l’inclusione di questo step progettuale ha contribuito a realizzare un vero e proprio progetto end-to-end di Financial Closing, dal Data Quality alla Disclosure, passando per il consolidamento del dato.

Il progetto, caratterizzato da significative sfide e opportunità, ha interessato i seguenti processi organizzativi:

• Migrazione tecnologica dalla precedente soluzione di Financial Management, ormai ritenuta inadeguata, a un software innovativo, Board Financial Consolidation, per intraprendere una trasformazione digitale dell’Office of Finance
• Creazione di una soluzione customizzata per acquisizione del dato con logiche di Data Quality.
• Integrazione con gli ERP del Cliente.
• Realizzazione del Bilancio Consolidato con regole automatiche.
• Esposizione del dato di Disclosure verso stakeholder esterni.

I benefici: Bilancio Consolidato e Financial Analysis con un’unica Intelligent Planning Platform

Tra i principali vantaggi ottenuti da Tesmec grazie all’implementazione di Board Financial Consolidation si possono sottolineare:

• Integrazione tra planning e budgeting pluriennale dei dati finanziari, attraverso un'unica piattaforma di Intelligent Planning, agevolando al contempo la realizzazione stessa dei cicli di pianificazione.
• Una potente BI per l’Office of Finance, così da analizzare i dati di pianificazione e il consolidato, grazie alle capacità native di analytics incorporate nella piattaforma.
• Una reportistica rapida e intuitiva, per poter avere accesso a tutte le informazioni significative e rilevanti per la creazione del bilancio consolidato e la pianificazione.