La trasformazione del financial reporting e del forecasting in Odido

Odido, con sede legale a L’Aia, è un operatore di telefonia mobile e fissa e nei Paesi Bassi, e leader del settore della telefonia mobile, nel quale vanta 6,8 milioni di clienti. L’azienda comprende quattro brand, tra cui Tele2, Ben e Simpel, e ha un fatturato annuo di 2 miliardi di euro.

Le difficoltà dell’azienda: dati isolati e informazioni nascoste

Come tante altre organizzazioni, Odido eseguiva i processi di financial planning e di reporting utilizzando i tradizionali fogli di calcolo Excel; oltre ad essere molto laborioso, questo metodo manuale non consentiva di ottenere le informazioni necessarie, specialmente in seguito alla crescita dell’azienda. Come ha spiegato Gerben Bijlholt, Senior Business Controller di Odido:

“Eravamo consapevoli di dover migliorare il nostro processo di reporting. Excel è uno strumento molto potente, ma in alcuni contesti può rallentare i processi anziché velocizzarli. Avevamo accumulato troppi dati in tanti formati diversi e non riuscivamo più ad ottenere una visione chiara delle nostre attività operative”.

La mancanza di una Single Version of the Truth, la laboriosità delle procedure di closing e l’impossibilità di sfruttare al meglio i dati hanno spinto Odido a cercare un sistema unificato e centralizzato che consentisse di ottimizzare i processi di financial planning, budgeting e reporting. In breve, un sistema in grado di sostenere la crescita continua dell’azienda. L’obiettivo era di unificare i dati finanziari e non finanziari in modo da individuare chiaramente i driver di profitti e perdite, velocizzare i processi di reporting e creare una Single Version of the Truth che consentisse di reperire facilmente le informazioni relative all’intera organizzazione.  

La soluzione: una piattaforma unificata e centralizzata per una valutazione driver-based

In seguito a un’accurata valutazione dei diversi software, Odido ha deciso di sostituire il sistema SAP BW con la piattaforma di decision-making di Board. Ciò di cui Odido aveva bisogno era una piattaforma in grado di unificare i flussi di dati, fornire l’accesso a informazioni accurate e tempestive necessarie per il reporting finanziario e consentire ai decision-maker di eseguire analisi dettagliate a seconda delle necessità. L’azienda desiderava inoltre ottimizzare i processi di budgeting e forecasting e analizzare l’impatto dei key driver sui risultati, il tutto in un unico ambiente. Per un’organizzazione complessa come Odido che deve gestire quantità considerevoli di dati, la capacità di Board di offrire tutte queste funzionalità con una soluzione unificata si è rivelata un notevole punto di forza.

In un primo momento, Odido si è concentrata sull’integrazione dei conti economici e dei dati non finanziari all’interno della piattaforma Board, e ora intende aggiungere ulteriori flussi di dati per ottenere informazioni sempre più dettagliate e precise.

Tra i maggiori vantaggi di Board c’è la possibilità di gestire il software internamente, in quanto non richiede capacità di programmazione avanzate. In questo modo l’azienda ha potuto accedere rapidamente alle funzionalità di cui aveva bisogno e creare nuove soluzioni personalizzate laddove necessario, come processi avanzati di forecasting, che in futuro verranno implementati.

“Abbiamo scelto Board anche perché ci consente di gestire la soluzione internamente. Grazie alla collaborazione con Board e con il nostro partner per l’implementazione Finext, è stato facile ottenere i risultati desiderati e stiamo continuando ad ottenerne di nuovi”, ha affermato Gerben.  

Consigli importanti: quattro lezioni tratte da una corretta implementazione

La piattaforma Board è stata implementata in Odido da ormai due anni, e ancora l’azienda continua ad apprezzarne l’efficienza e prevede di sfruttarne ulteriormente le funzionalità in futuro.

Spesso l’introduzione di nuovi software in azienda può comportare delle difficoltà, ma grazie all’aiuto di Board e del partner per l’implementazione Finext, Odido ha effettuato questa migrazione con successo, dalla quale Gerben ha tratto quattro lezioni preziose:

Piccoli passi, grandi traguardi:

“Avere un quadro completo degli obbiettivi da raggiungere è importante, ma non bisogna farsi prendere dalla fretta. Spesso diventiamo preda delle nostre ambizioni e desideriamo ottenere risultati immediati. Innanzitutto bisogna costruire delle solide basi, per questo motivo abbiamo prima sostituito il precedente sistema di reporting per poi inserire e analizzare i dati”.

Familiarizzare con il software:

“Per implementare agevolmente la nuova soluzione, è importante che i dipendenti familiarizzino con il software. Bisogna comunicare chiaramente gli obiettivi nonché i vantaggi sia per i dipendenti che per l’azienda. Inoltre è importante individuare le esigenze dei team e provare a soddisfarle con la nuova soluzione”.

Persone, persone, persone:

“Nella fase di avvio del progetto ci siamo confrontati con numerosi membri dell’azienda e abbiamo raccolto svariate opinioni. Poi abbiamo ristretto la cerchia, rivolgendoci a coloro che sostenevano il progetto con entusiasmo, e questo ci ha aiutato molto a costruire il sistema attualmente in uso”.

Abbandonare i pregiudizi e la paura del cambiamento:

“Spesso le grandi aziende tendono a impiegare sempre gli stessi sistemi per abitudine. Le persone possono essere restie ai cambiamenti, anche per via di precedenti esperienze negative. È importante restare aperti al cambiamento e dimostrare la fattibilità e l’efficacia del nuovo metodo di lavoro.”

I vantaggi: single source of truth, informazioni in tempo reale e maggiore disponibilità dei dati

Board offre a Odido un’unica fonte di informazioni business-critical. I dati fluiscono direttamente dal sistema SAP in un set di dati master all’interno della piattaforma, in modo tale che l’azienda possa mappare i vari segmenti e i conti economici in un unico ambiente. Così facendo, tutti all’interno dell’azienda possono ora analizzare le stesse informazioni.

Oltre alla single source of truth, la piattaforma Board ha consentito a Odido di ridurre lo sforzo manuale necessario per raccogliere dati e popolare i fogli di calcolo. L’inserimento automatico fa sì che i dati siano costantemente accessibili e aggiornati. Grazie alla maggiore rapidità dei processi, i team di Odido possono dedicare più tempo all’analisi dei dati e prendere decisioni strategiche, senza più preoccuparsi di confrontare e interpretare fogli di calcolo e report eterogenei.

Inoltre, grazie a Board, Odido è stata in grado di ottenere informazioni preziose sui key driver di profitti e perdite, coniugando dati finanziari e non finanziari in un unico ambiente. I dati non finanziari includono attualmente informazioni sul portafoglio clienti e sul customer churn e la società prevede di aggiungere ulteriori dati.

Il confronto di questi due flussi di dati consente di individuare andamenti e correlazioni che altrimenti non emergerebbero, nonché di identificare le cause dei picchi e dei cali delle entrate.  

“Prima non eravamo in grado di utilizzare tutti i dati a nostra disposizione e quindi non potevamo soddisfare appieno le esigenze aziendali. Per individuare le cause di particolari andamenti di entrate o costi, eravamo costretti a dedicare molto tempo all’analisi di dati eterogenei”, ha affermato Gerben.

La piattaforma di Board si è rivelata particolarmente utile durante la pandemia di Covid-19, che ha determinato un cambiamento repentino del comportamento dei clienti.

“Abbiamo dovuto affrontare la mancanza di acquisti. La pandemia ha influenzato anche le entrate e i costi relativi al roaming. Ma grazie alla disponibilità dei dati non finanziari abbiamo potuto confrontare rapidamente le entrate con l’utilizzo reale e risalire alla causa di quei cambiamenti”, ha aggiunto Gerben.

In un mercato turbolento come quello delle telecomunicazioni, è fondamentale comprendere in che modo i dati non finanziari influiscono sul conto economico e adattarsi di conseguenza. Board consente a Odido di analizzare agevolmente le informazioni ed esaminare la contabilità generale, confrontando diversi scenari di business, periodi e segmenti.

Inoltre Board ha dato a Odido la possibilità di realizzare processi di forecasting in modo più accurato e con specifiche periodicità, confrontando le previsioni basate su diversi upload e mostrando tutte le informazioni in un unico ambiente in modo da offrire a tutti in azienda una chiara visibilità su ciò che sta accadendo.

“Ora stiamo cercando di ottimizzare il processo di forecasting. Con Board, possiamo osservare lo sviluppo dei KPI o dei numeri base del roaming ed esaminare un periodo di due o tre anni per avere una visione chiara dell’andamento dell’azienda”, ha affermato Gerben.

In definitiva, Gerben ritiene che la piattaforma Board abbia cambiato radicalmente il settore finance dell’azienda, consentendo di utilizzare dati cronologici, budget accurati e previsioni per analizzare andamenti, avanzare ipotesi e adottare un atteggiamento strategico nelle attività operative:

“Grazie a Board, il nostro team finanziario non si limita più a eseguire calcoli, ma è diventato fondamentale per il nostro business, in quanto è in grado di promuovere la performance in un settore turbolento. Board ci ha offerto una visione completa di tutto ciò che accade in azienda, e quindi maggiori opportunità di previsione...sto per ricoprire un nuovo ruolo nell’azienda e senza dubbio Board mi accompagnerà in questa nuova avventura”.