L'evoluzione dei processi di budgeting, planning e forecasting in KOS

KOS è un gruppo privato che opera nel settore della salute e della cura delle persone, area in forte e costante cambiamento. Il suo obiettivo è essere protagonista di innovazione e soggetto erogatore di servizi personalizzati e di qualità, anche al fianco della Sanità pubblica.Nato nel 2002 con le caratteristiche tipiche di una start-up, il gruppo è diventato negli anni una delle realtà leader nel proprio settore – nonché il primo operatore privato in Italia nelle residenze per anziani -  con un fatturato di oltre 450 milioni di euro e circa 7000 collaboratori, di cui oltre 5000 dipendenti. KOS è presente in tutta Italia, soprattutto nelle regioni del centro-nord, in UK e in India, per un totale di oltre 7100 posti letto, 77 strutture (inclusi 2 ospedali), 22 centri ambulatoriali e 30 sedi di service di soluzioni tecnologiche per innovare e ottimizzare i sistemi sanitari. 

Nel dettaglio, le tre aree di attività di KOS sono: l’assistenza socio-sanitaria e la cronicità residenziale; la riabilitazione e la psichiatria; la tecnologia avanzata applicata alla medicina diagnostica e alle terapie; la medicina per acuti. Per fornire al meglio i servizi in queste aree, il Gruppo KOS opera attraverso brand dedicati. 

• Il marchio “Anni Azzurri” è attivo nell’assistenza e cura degli anziani tramite una rete pluriregionale di servizi residenziali di alta qualità, non erogabili a domicilio, gestendo circa 5000 posti letto. 
• Il marchio "Santo Stefano", che opera con circa 1500 posti letto, è dedicato alla riabilitazione funzionale per problematiche conseguenti a varie patologie, incluse gravi cerebrolesioni post-coma.
• Da evidenziare, infine, il marchio “Medipass”, attraverso il quale il Gruppo KOS offre servizi integrativi di alta tecnologia in sanità, tra cui diagnostica e terapia, gestione completa di parchi tecnologici, outsourcing di diagnostica ambulatoriale.

La sfida: processi di reporting scollegati e scarse autonomia e flessibilità

Operando in circa 120 siti produttivi sparsi in molte e diverse aree geografiche, KOS si configura come una realtà molto frammentata, cresciuta negli anni anche mediante acquisizioni di strutture che il management ha dovuto integrare via via nel gruppo. Di conseguenza era preponderante la necessità di garantire un rigoroso controllo di tutti i processi, per ogni struttura del gruppo, così da continuare a rispettare nel tempo i principi fondamentali di KOS, sia dal punto di vista dell’efficienza e della qualità, sia per quanto riguarda il rispetto dei bisogni dei clienti e dei principi etici.

Ogni sito produttivo era vincolato alla propria reportistica e management commentary, costruita su fogli di calcolo Excel, con logiche individuali e supportate da Database e software gestionali (ERP, ma anche soluzioni di HR) tra loro separati. Per guidare al meglio la creazione del valore all’interno e all’esterno del gruppo, garantendo una qualità crescente nei servizi erogati, il management aveva bisogno di prendere decisioni con maggiore consapevolezza e rapidità, sulla base di informazioni affidabili, validate e fornite in tempi utili.  In questo contesto la pianificazione e il controllo di gestione si sono rivelate sempre più funzioni chiave per supportare il management e la direzione nelle loro scelte strategiche. Era necessario, in altri termini, portare in un unico ambiente strutturato un complesso di dati frammentati, provenienti da diverse fonti, per ottenere insight significativi ed effettuare un benchmarking continuo (sia generale, che per ciascun sito produttivo), capaci di imprimere un orientamento alle decisioni del gruppo verso la crescita e l’efficienza.

La scelta di Board come soluzione unificata di BI e CPM è stata, dunque, una logica conseguenza delle esigenze di business del Gruppo KOS. In particolare, - sottolinea Giuseppe Motta, Director of Planning & Management Control, “le due caratteristiche principali che hanno portato KOS a decidere a favore di Board sono state: l’autonomia che il software ci avrebbe garantito, soprattutto nella parte funzionale per planning & control, insieme alla grande flessibilità della soluzione. Per quanto riguarda l’autonomia, infatti, la funzione pianificazione e controllo di gestione ha potuto definire nei dettagli la strutturazione della reportistica, rendendola omogenea per tutto il gruppo. La flessibilità si è riscontrata soprattutto nella possibilità di disegnare la reportistica e i workflow su misura per KOS, in base esattamente alle idee del management e della direzione, senza bisogno di conoscere specifici linguaggi di programmazione”, essendo Board una piattaforma che non necessita della scrittura di codice per la creazione di applicazioni.

La soluzione: una piattaforma unificata di planning e analytics e una logica coerente in tutto il Gruppo 

Mediante la collaborazione tra Board Italia e il partner Bios Management, e con il sostegno del reparto IT interno di KOS, il progetto è iniziato all’insegna dell’equilibrio e dell’allineamento nel metodo di approccio tra i vari soggetti coinvolti, garantendo così il successo delle attività e il rispetto degli obbiettivi predefiniti, anche intermedi, in tempi rapidi. Grazie alla scalabilità di Board, si è riusciti nel tempo a estendere con facilità la soluzione, passando da 10 utenti ad oltre 130:

“Siamo partiti da un’analisi della situazione delle attività di reporting pre-esistenti, iniziando ad usare Board nella reportistica direzionale e operativa, prima su alcune parti di reporting, per poi arrivare gradualmente a coprire tutta la reportistica. Siamo quindi passati alla costruzione di applicazioni per budgeting, pianificazione e forecasting, tutto sulla stessa piattaforma. Infine abbiamo potuto riscontrare le grandi potenzialità di Board nella simulazione su diversi scenari. La soluzione ha accompagnato KOS nella fase di crescita che il gruppo stava affrontando e che tuttora continua a vivere, migliorando in modo fondamentale le attività della funzione di Planning &Control, ma anche di altre funzioni aziendali strategiche.”, ha affermato Motta.

“Venivamo da una situazione molto diversificata, frammentata e composta da siti produttivi distanti tra loro, sia geograficamente, che nelle logiche utilizzate. Board ha reso tutto molto più ordinato, perché ci ha permesso di effettuare analisi, pianificazione e simulazioni all’interno di un ambiente unico, caratterizzato da una singola logica omogenea, basata su algoritmi comuni. Questo ci ha permesso di gestire e confrontare i dati nello stesso modo per tutto il gruppo. Il report – settimanale o mensile – che finisce sulla scrivania dell’AD è costruito con la stessa modalità del report utilizzato dal direttore della singola struttura sanitaria, o del singolo ospedale” ha aggiunto Motta.

"La collaborazione con Board Italia e con il partner Bios Management è stata fondamentale per KOS non solo nella fase di implementazione iniziale, ma anche nei successivi progetti di aggiornamento. “Il fattore chiave per il successo dei progetti è stato soprattutto la caratteristica “tailor made” dello sviluppo, cioè la nozione di applicazione “fatta su misura”” ha evidenziato Motta. “Senza dubbio consiglierei Board ad altre aziende e organizzazioni. Altre aziende – peraltro – ci hanno fatto visita per comprendere da vicino la nostra esperienza con Board. Se un’organizzazione ha le idee chiare su cosa vuole fare, dove vuole arrivare e in quali tempi, allora l’implementazione avverrà sicuramente con successo”, ha suggerito Motta.

I benefici: piena consapevolezza e condivisione del patrimonio informativo

“Prima di utilizzare Board lavoravamo direttamente sui vari sistemi gestionali, omogeneizzando poi le informazioni con Access ed Excel. Questa procedura – tra gli altri limiti – ci rendeva sempre più difficile l’integrazione delle nuove strutture a seguito delle progressive acquisizioni. Con Board, invece, abbiamo potuto applicare alle nuove acquisizioni il set completo di reportistica già definito per il gruppo” ha affermato Motta. Ciò significa, dunque, sia una migliore accessibilità delle informazioni, che vengono certificate e strutturate secondo algoritmi univoci; sia la possibilità di condividere il patrimonio informativo con tutte le risorse del gruppo interessate: dai responsabili operativi delle strutture, ai direttori, ai responsabili funzionali, fino all’AD: “L’implementazione di Board ha portato a tutti i livelli dell’organizzazione una migliore e sempre più approfondita conoscenza del mercato e dei settori in cui operiamo. Il patrimonio informativo aziendale è di fatto accresciuto, diventando una ricchezza per tutti, anche in termini di consapevolezza del business stesso”, ha sottolineato Motta.

"Attualmente KOS conta circa 130 utenti che lavorano su Board, di cui circa 50 nell’ambito amministrazione, finanza e controllo, e i rimanenti in varie funzioni, dal Marketing, all’Internal Audit. Il budgeting, inoltre, non si limita all’ambito economico, ma si estende anche a quello patrimoniale e finanziario: “Si tratta di un budget a 360°, reso più agile anche grazie alla completa integrazione di Board con l’ambiente Microsoft Office (in particolare Excel)” ha aggiunto Motta.

“Oltre che alla costruzione di report basata su workflow omogenei, l’utilizzo di Board a pieno regime ci ha permesso di beneficiare sempre di più di analisi avanzate, simulazioni multiscenario e benchmarking continuo dei costi, in modo da avere il pieno controllo sia della “big picture”, sia di ogni singola struttura del gruppo” ha dichiarato Motta.

"Un’altra applicazione di Board che ha portato grandi vantaggi e miglioramenti in KOS è stata la Balance Scorecard, in grado di unificare i dati da gestionali differenti: quelli di bilancio, per la parte economico-finanziaria; e quelli riguardanti la gestione del personale, per la parte delle risorse umane: “Essendo un gruppo che consta di più di 5000 dipendenti, per noi è di vitale importanza prendere decisioni anche sulla base di Human Resources KPI. Grazie a Board, ci siamo dotati di uno screen che raccoglie varie dashboard che rappresentano una decina di indicatori, volti a monitorare e indirizzare gli obbiettivi dei singoli direttori e delle unità operative sparse nel territorio”, ha affermato Motta.

"Portando benefici all’interno del gruppo, Board ha creato valore aggiunto anche per i clienti e i partner di KOS: fornire al management informazioni affidabili, validate, in modo tempestivo, infatti, il management di KOS può prendere le migliori decisioni per incrementare la qualità e il livello di servizi erogati: “Attraverso l’uso di Board abbiamo, ad esempio, introdotto dei benchmark tali da misurare e confrontare in modo costante alcuni processi nei nostri vari centri di riabilitazione e nelle residenze per anziani, per trarne la sintesi migliore e diffondere a tutte le strutture del gruppo la best practice ottenuta”, ha spiegato Motta.