Pianificazione intelligente in Conad Centro Nord

CONAD CENTRO NORD è una delle attuali cinque imprese cooperative che costituisono CONAD, il Consorzio nazionale che opera in Italia nel mercato della grande distribuzione organizzata. Nata nel 1963, svolge la sua attività nelle province emiliane di Reggio Emilia, Parma e Piacenza e in Lombardia. L’azienda ha una spiccata vocazione sociale: è costantemente impegnata nella tutela del consumatore e delle economie locali.

La sfida: coniugare il Planning economico-finanziario con la Supply Chain

Dopo aver sostituito il software di contabilità generale e analitica per tutto il Gruppo, il management ha individuato l’esigenza di una soluzione di pianificazione integrata da attivare su due livelli. Il primo era quello della capogruppo della cooperativa, su un’area di consolidamento costituita da società di emanazione immobiliare e da due società di service dedicate alle attività di amministrazione e controllo di gestione per tutti i punti vendita. Il secondo livello era costituito dalla Supply Chain, ossia l’insieme delle società-punti vendita Coop. Come ha spiegato Stefano Elli, Director Planning & Controlling di Conad Centro Nord,

“Avevamo bisogno di un software che fornisse molto più di una semplice interfaccia front-end, consultiva per le informazioni, bensì ci serviva un vero e proprio sistema di pianificazione e analisi che ci permettesse di effettuare budgeting, forecasting, closing periodico e annuale a livello economico, patrimoniale e finanziario, sia per la Capogruppo, sia per le Società collegate, sia per quello che noi chiamiamo Bilancio di filiera o Supply Chain Balance. Quest’ultimo è un risultato importantissimo per il nostro business perché al denominatore riporta le vendite al pubblico e al numeratore tutti i costi e i ricavi”.

Attraverso la consulenza di K.Group, Conad Centro Nord ha scelto la piattaforma di Intelligent Planning, Board, che è stata molto apprezzata per la possibilità di costruire i processi di pianificazione e le logiche di business in modo totalmente flessibile e in perfetta corrispondenza con ciò che il management aveva in mente. Per il successo del progetto si è inoltre fatto leva sulla possibilità di Board di integrare in un’unica piattaforma i dati provenienti dai numerosi applicativi e sistemi informativi che Conad Centro Nord utilizza, tra cui:

• MS SQL
• Oracle
• Excel
• IBM AS400

Il progetto iniziale: creare una Data Transparency e un insieme di dashboard per facilitare un’importante acquisizione societaria

Utilizzando Board, Conad Centro Nord è stata in grado di raccogliere, collegare e assicurare la qualità dei propri dati, attraverso un processo con cui si è ottenuto un singolo ambiente intelligente, all’interno del quale condurre analisi e pianificazioni data-driven. Come ha notato Stefano Elli,

“Prima di introdurre Board nella nostra organizzazione, dipartimenti diversi, come ad esempio il reparto vendite e quello acquisti, spesso avevano due differenti visioni dello stesso fatto aziendale perché lo osservavano da prospettive diverse. Ciò si traduceva in un patrimonio informativo che era troppo complesso e difficile da gestire. Grazie a Board, abbiamo ora una visione dei dati completa, coerente e aggiornata, sia a livello macroscopico che a livello di dettaglio, coprendo così le esigenze informative di tutta la cooperativa e dei singoli punti vendita. Questo risultato si è rivelato fondamentale per il successo del progetto che avevamo in mente”.

Grazie alla qualità dei dati ottenuta con Board, unita alle capacità di pianificazione intelligente della piattaforma, Conad Centro Nord ha costruito un processo di budgeting finanziario e operativo più agile ed efficace, che include la chiusura mensile e i forecast per ogni supermercato.

“Occorreva trovare la strada giusta” – ha ricordato Stefano Elli. “I nuovi modelli di business che dovevamo gestire richiedevano nuovi KPI, non solo di tipo economico-finanziario, ma anche operativo, come ad esempio gli indici di rotazione, i livelli degli scarti, gli orari, tra cui gli orari di arrivo dei mezzi, etc. Nei diversi punti vendita c’erano gli applicativi che fornivano queste informazioni, ma è solo grazie a Board che siamo riusciti a collegare in un singolo ambiente le nuove informazioni, integrando i dati finance con quelli operativi.”

Una dashboard interattiva dedicata al consiglio di amministrazione consente ora a ciascun socio o manager della Cooperativa di esaminare i dati rilevanti e approfondire i dettagli finanziari e operativi con facilità, aumentando la trasparenza in tutto il Gruppo. Questa dashboard fornisce scenari funzionali ed esecutivi e aiuta Conad Centro Nord a rispodnere alle diverse esigenze di pianificazione attraverso il controllo intelligente delle performance relative a:

• Vendite: selling in/out, attività promozionali;
• Costo dei beni venduti (COGS, Cost of Goods Sold): acquisti, magazzino, contratti e marginalità
• OpEx: logistica, marketing, costi del personale, spese generali e amministrative (G&A)
• CapEx
• Finance.

La completa visibilità ottenuta con Board ha consentito a Conad Centro Nord di evolvere da una mera analisi descrittiva dei processi operativi a un processo decisionale end-to-end lungo tutta la supply chain, che interessa le seguenti aree:

• Vendite
• Acquisti
• Magazzino
• Logistica e trasporti
• Flusso di cassa

Un ampio insieme di KPI, report, statistiche, dashboard dipertimentali, nonché una completa balance scorecard – tutto ciò costruito con Board – ha permesso a Conad Centro Nord di rispondere in modo efficace ai continui cambiamenti che caratterizzano il mercato di riferimento.

Dopo aver implementato le procedure di controllo con i KPI operativi per tutte le Società gestite, Conad Centro Nord ha utilizzato Board per coniugare insieme i rendiconti finanziari delle sussidiarie del Gruppo con un piano finanziario triennale, così da avere piena visibilità in un senso predittivo delle performance.

L’evoluzione del progetto: Best practice estese in tutta l’organizzazione attraverso un approccio di Intelligent Planning

Una volta assicurate la qualità e la visibilità dei dati e dopo aver integrato le attività operative con i processi finanziari, il passo successivo per Conad Centro Nord è stato quello di valorizzare le best practice di ciascun punto vendita in modo che l'intera organizzazione potesse trarne beneficio.

L'obiettivo era quello di dare a tutti gli store manager la possibilità di pianificare le proprie esigenze ed effettuare la pianificazione della forza-lavoro utilizzando un modello strutturato e analitico, che migliora l'efficienza e ottimizza i costi del personale

Stefano Elli ha osservato:

"Invece di accettare semplicemente i KPI di ogni punto vendita, inserirli in un budget, monitorarli, analizzare le variazioni rispetto al budget e prendere decisioni conseguenti, abbiamo deciso di progettare indicatori che riflettano l'applicazione di un processo di budgeting flessibile. Ad esempio, l'obiettivo di vendita è impostato per ogni giorno e – in base a quel parametro – Board determina il numero di persone necessarie per raggiungerlo e la quantità di scorte da acquistare.  In questo modo, la pianificazione integrata è stata estesa per includere la pianificazione dei livelli di personale".

Sulla base dei dati raccolti in Board, Conad Centro Nord sfrutta le capacità di pianificazione intelligente della piattaforma per gestire l'intero processo di pianificazione operativa di ciascun punto vendita ed esaminarne l'impatto sulla redditività. Ciò si ottiene valorizzando i dati di cassa (checkout) in quattro aree chiave:

Processi operativi del negozio

Tutte le attività del supermercato sono ora pianificate utilizzando Board. Questo ha permesso di ottimizzare i processi organizzativi e affrontare tempestivamente le inefficienze, migliorando i tempi di esecuzione. Stefano Elli ha commentato:

"I processi di checkout per ogni punto vendita includono, ad esempio, gli orari di apertura del supermercato. Questo ci permette di comunicare con tutto il personale in una <<lingua comune>>, con conseguente compilazione dei fogli-presenza in modo coerente. L'uso di Board è stato esteso dai prodotti e dagli scaffali alle casse e alla gestione della forza lavoro. Per i reparti di prodotti freschi, che ci costano un po' di più, abbiamo creato uno storico dei livelli di produttività per confrontarli con il budget e monitorare, nonché promuovere, il raggiungimento degli obiettivi economico-finanziari".

Dashboard dedicata al supermercato

Board viene utilizzato per conoscere le performance di ogni supermercato in tempo reale, analizzando i relativi dati così da ottimizzare i costi della supply chain.

"La nostra analisi dei dati è molto precisa e ci consente di organizzare lo stoccaggio degli scaffali giorno per giorno, anche in tempo reale, comprese le ore accessorie necessarie per tale lavoro. Tutto questo avviene ad hoc per ogni punto vendita, a seconda delle sue specifiche esigenze".

Redditività completa

Attraverso report di redditività generati sulla base dei dati di cassa (checkout), Board consente agli uffici centrali di monitorare le performance di budget e pianificazione per ciascun supermercato e di migliorare il supporto fornito all'intero Gruppo. L'eccellenza organizzativa è ora ampiamente riconosciuta.

I vantaggi: un ambiente intelligente a prova di futuro

Il management team di Conad Centro Nord è molto soddisfatto di poter dedicare meno tempo all'analisi descrittiva e più tempo alla trasformazione dei dati in insight significativi, attraverso l’utilizzo di Board. Le risposte rapide ottenute da analisi what-if intelligenti informano il processo decisionale e si può avere, in qualsiasi momento, una visibilità globale delle performance economico-finanziarie e operative. Piuttosto che sistemi isolati e ridondanza dei dati, l'azienda ora si basa su un sistema informativo completamente integrato e, automatizzando i processi aziendali chiave con Board, ha anche superato le sfide di governance finanziaria e operativa.

A seguito del successo dell'adozione di Board, Conad Centro Nord ha deciso di estendere l'utilizzo della piattaforma a tutta la cooperativa. Creerà modelli predittivi per vendite, acquisti, organico e spese generali e vuole continuare a supportare ogni socio della cooperativa nella gestione del proprio punto vendita, condividendo le migliori pratiche e ottimizzando le performance attraverso le aree finance e operations.

Stefano Elli ha concluso:

"Board ha portato grandi cambiamenti alla nostra organizzazione, come se un nuovo organismo – sottoforma di un ambiente intelligente – si fosse concretizzato per pianificare e analizzare al meglio i vari fenomeni che si verificano all'interno del Gruppo".