Pixartprinting ottimizza il coordinamento tra dipartimenti che gestiscono migliaia di lavori di stampa ogni giorno

Pixartprinting, azienda italiana con sede in Veneto, è leader a livello europeo nel settore dei servizi di stampa online personalizzati, che comprendono riviste, cataloghi, etichette, imballaggi e prodotti tessili. La sua presenza online è resa possibile da 1.200 persone appassionate e di talento, che gestiscono fino a 15.000 lavori di stampa al giorno. L'azienda offre un servizio completo e professionale a sostegno dei progetti di comunicazione dei suoi clienti.

La sfida: passare da fogli di calcolo isolati a un approccio più collaborativo  

In passato Pixartprinting gestiva i processi di pianificazione strategica, budgeting e forecasting in Excel, ma ha iniziato a cercare una soluzione di pianificazione innovativa per affrontare le nuove sfide poste da un mercato così competitivo. In particolare, alcune sue filiali stavano attraversando simultaneamente un cambiamento del sistema ERP: era il momento giusto per sostituire un approccio all'FP&A basato sui fogli di calcolo con una soluzione più avanzata Federica Da Deppo, Head of FP&A, afferma:

"Eravamo alle prese con una mancanza di collaborazione tra i nostri dipartimenti dovuta a un approccio basato su silos di dati e alla ridondanza delle informazioni, che si traduceva in una difficoltà nell'orientare i processi di pianificazione, forecasting e business modeling".

Pixartprinting era alla ricerca di un nuovo strumento in grado di fornire un quadro più ampio delle informazioni aziendali, garantendo al contempo risposte rapide alle interrogazioni dei database. Questa soluzione doveva anche rendere la simulazione degli scenari più semplice e intuitiva per migliorare i processi decisionali e automatizzare i processi di pianificazione e analisi.

Il progetto: integrazione dell'Intelligent Planning nell'azienda

L'implementazione della piattaforma Board di Intelligent Planning in Pixartprinting riguarda tre aree principali:

1. gestione della chiusura contabile
2. pianificazione finanziaria con un metodo basato sull'Integrated Business Planning (IBP)
3. sales performance management (SPM).

Utilizzando la stessa architettura del database e la stessa piattaforma di pianificazione, Pixartprinting ha anche elaborato un piano di capacità per le macchine da stampa, il quale si inserisce nel processo di planning delle risorse umane. Grazie alla flessibilità di Board e all'ampia gamma di funzionalità della piattaforma di Intelligent Planning, Pixartprinting ha anche definito un processo di S&OP per tutta l'organizzazione. Di seguito è riportata una breve sintesi degli elementi chiave su cui si basa il progetto:

Gestione della chiusura contabile

• Chiusure Locali
• Consolidamento mensile (P&L)
• Automazione del reporting: P&L rispetto ai budget e all'anno precedente; analisi dei KPI (ordini, consegne, redditività in termini di € per mq, ecc.)

Integrated business planning 

• P&L planning (ricavi/OpEx)
• Pianificazione del capitale circolante netto
• CapEx planning
• Analisi della redditività
• Extended planning and analysis (xP&A) per HR, marketing, e dipartimenti IT 
• Pianificazione delle spese generali e amministrative
• Financial forecasting, based on the daily allocation of monthly orders, according to historical series

Sales performance management

• Budgeting automatico delle vendite mensile (per famiglia di prodotti, articolo, paese) basato su: (i) dati storici; (ii) piano strategico
• Forecast giornaliero delle vendite (per famiglia di prodotti, articolo, paese)
• Analisi delle vendite
• Redditività delle vendite

Capacity planning

• Impostazione automatica da parte della linea di produzione
• Gestione dei parametri della macchina da stampa, come la capacità nominale, gli indicatori di efficacia complessiva degli impianti (OEE, Overall Equipment Effectiveness), i cicli di lavoro e il non utilizzo.
• Panoramica della capacità per centro di lavorazione (budget mq rispetto alla capacità del centro di lavorazione)
• Equivalente a tempo pieno (ETP) per centro di lavorazione (questa informazione serve anche come input per il piano HR)

I vantaggi della pianificazione intelligente

Utilizzando la piattaforma Board di Intelligent Planning, Pixartprinting ha ottimizzato la pianificazione, il forecasting e la gestione degli scenari, realizzando una pianificazione end-to-end attraverso tutti i principali dipartimenti dell'azienda. Tra i vantaggi riscontrati, Pixartprinting sottolinea:

• La standardizzazione dell'ambiente di pianificazione: l'architettura e il database unificati di Board raccolgono tutte le informazioni rilevanti provenienti da diversi dipartimenti e da diversi cicli di pianificazione.
• Una maggiore velocità di reazione: l'automazione del reporting consente di generare rapidamente insight strategici a partire dalle informazioni a disposizione.
• L'unificazione della pianificazione finanziaria e non finanziaria: la piattaforma di Intelligent Planning crea budget e forecast per le aree Finance, Sales & Marketing, Produzione e HR.
• La riduzione delle attività senza valore aggiunto: l'automazione dei processi di analisi e reporting più importanti consente al team di FP&A di ottenere analisi dei dati più accurate e di effettuare interessanti analisi degli scenari ipotetici. Le funzionalità di versioning di Board permettono di modellare diversi scenari per il forecasting dell'S&OP, la pianificazione strategica e il budgeting finanziario. 
• Una pianificazione delle risorse umane più rapida: un miglioramento significativo ottenuto grazie all'approccio basato sull'IBP.

Federica Da Deppo conclude:

“I nostri processi di pianificazione e forecasting sono stati incanalati in strutture stabili e ordinate, superando le incertezze causate da Excel e migliorando la cooperazione tra i dipartimenti. Board ha portato soprattutto a una migliore e più ampia collaborazione tra l'area commerciale e quella produttiva, garantendo la coerenza, la tempestività e la fruibilità dei dati: un supporto essenziale per il processo decisionale.”