Reporting e Forecasting ottimizzati in RTL Group

RTL Nederland è una filiale del gigante dei media RTL Group, una delle più grandi società televisive, radiofoniche e di produzione in Europa. La società gestisce svariati canali televisivi e brand digitali molto noti, tra cui RTL Nieuws, RTL XL, Buienradar e Videoland, oltre a investire in film olandesi e internazionali.

La sfida: processi finanziari diversi in una struttura organizzativa complessa

L’ampia gamma di attività intraprese sotto i numerosi marchi RTL Nederland (RTL) ha messo a dura prova il dipartimento finanziario dell’emittente nella realizzazione di un processo unificato di reporting e forecasting. Lo spiega Gerben de Birk, Senior Business Controller di RTL:

In ambito Finance, per effettuare il reporting di Gruppo dobbiamo unire e consolidare dati finanziari di molteplici società. Tuttavia, poiché le attività sono molto diverse l’una dall’altra (una piattaforma video online è completamente diversa da un canale TV, con diversi tipi di entrate e costi) è molto difficile avere un conto economico standard da utilizzare per tutte le attività dell’organizzazione.

Inoltre, ogni entità ha un proprio manager e i propri membri del consiglio, che necessitano di diversi livelli di supporto e di informazioni diverse da parte del team finanziario. Gerben continua:

Abbiamo molti stakeholder, sia interni che esterni, in quanto facciamo parte dell’RTL Group di Lussemburgo, interessato alla nostra performance finanziaria. Nei Paesi Bassi abbiamo anche alcune organizzazioni a matrice, la cui struttura organizzativa non è quindi solo orizzontale o verticale, ma un’unione di entrambe. In assenza di un sistema automatizzato, il reporting finanziario diventa un procedimento molto complesso.

Il reporting finanziario veniva eseguito utilizzando una complessa procedura manuale su Excel che prevedeva il download dei dati dal sistema SAP ERP, l’aggiunta di informazioni da parte delle filiali e il posizionamento in una tabella di conversione, la validazione dei dati, la creazione di una tabella pivot, il controllo del layout, l’inserimento delle cifre in un file di reporting e la riconciliazione finale tramite SAP. Con la crescita dell’azienda, i fogli di calcolo diventavano sempre più voluminosi e richiedevano sempre più tempo per l’apertura, rallentando l’hardware aziendale.

In particolare, per il reporting esterno dipendevamo da un file Excel con quasi 160 fogli, molti dei quali contenevano oltre 500 righe. Perfino il foglio di input era composto da alcune migliaia di righe. Come si può immaginare, il file cresceva sempre di più e conteneva numerose formule che rallentavano molto la sua apertura o il ricalcolo delle cifre. Solo la preparazione del report e del dato consolidato ci richiedeva fino a 15-30 minuti. Bisognava controllare i dati molto attentamente per evitare di commettere errori, dichiara Gerben.

Nel settore del controllo di gestione veniva impiegato un procedimento simile per la creazione del conto economico di ciascuna business unit, il che spesso creava confusione qualora i responsabili o i business manager si spostavano in altre aree dell’organizzazione:

“Ogni responsabile del controllo di gestione aveva una procedura personale per scaricare o estrarre i dati e non esisteva un layout uniformato. Quando il reporting di un’organizzazione in costante evoluzione viene eseguito su Excel, diventa difficile aggiornare regolarmente il foglio di calcolo e modificarne tutti i layout, le tabelle pivot e le formule”, continua Gerben.

Anche la produzione di previsioni finanziarie risultava impegnativa, poiché richiedeva ai controller aziendali di calcolare manualmente la previsione comparandola al budget, caricare i dati su un template Excel e inviarli per il consolidamento.

Il dipartimento di reporting riceveva i file Excel, ma molti dei nostri controller ricevevano molteplici file e avevano bisogno di elaborarli tutti in un file master che, a sua volta, richiedeva molte operazioni di copia-incolla di dati, con il rischio di perderne alcuni. Una volta consolidati tutti gli input, bisognava procedere a un’analisi manuale delle variazioni. Si potevano utilizzare formule semplici di Excel o tabelle pivot, ma anche in questo caso era difficile ottenere risultati precisi se c’erano stati grandi cambiamenti.

La soluzione: processi standardizzati di reporting e forecasting sulla piattaforma di Board

RTL aveva bisogno di una soluzione nuova e affidabile che consentisse di accedere rapidamente a informazioni più dettagliate e di uniformare il reporting dei suoi numerosi team e divisioni. Durante la sua collaborazione con Axians, che è partner di Board, RTL ha deciso di avvalersi della piattaforma di decision-making di Board, che coniuga in un singolo ambiente Business Intelligence, pianificazione e analisi predittiva, così da promuovere la trasformazione dei processi di planning e analytics.

“La soluzione ha incontrato i nostri requisiti ed esigenze, il rapporto qualità-prezzo era molto buono e l’approccio Smart Finance di Axians ci ha affascinati. Abbiamo coinvolto attivamente i nostri partner finanziari nella decisione, tutti hanno visionato il proof of concept e insieme abbiamo preso una decisione. Di conseguenza, la soluzione gode di un supporto unanime”, continua Gerben.

Per garantire un passaggio agevole al nuovo metodo di lavoro, RTL ha coinvolto i principali stakeholder durante tutto il progetto. Gerben fornisce alcuni consigli preziosi alle aziende che intraprendono un percorso simile:

È molto importante raggiungere un consenso unanime all’interno della business unit e dell’azienda. Il passaggio a un sistema più automatizzato ha lo scopo di aiutare tutti e quindi necessita a sua volta del supporto di ciascuno. È importante presentare e descrivere il progetto e il lavoro svolto all’interno e all’esterno del proprio team. Noi lo abbiamo fatto fin dalla prima dimostrazione e ora tutti utilizzano il sistema con piacere.

I vantaggi: accesso immediato ai dati, maggiori informazioni e flessibilità

Riunendo automaticamente i dati provenienti da più fonti a livello aziendale, Board è diventato il punto di riferimento per tutte le analisi e per il reporting di RTL, e ha trasformato le attività quotidiane del team finanziario migliorando in maniera sostanziale il precedente metodo di lavoro.

Sostituzione di Excel con un approccio standardizzato

Come spiega Gerben, uno dei principali vantaggi offerti dall’uso di Board è l’accesso rapido e uniformato a dati accurati:

Non usiamo più Excel per il reporting. Ora possiamo accedere a tutti i report disponibili tramite un unico sistema, utilizzando la stessa fonte di dati. I dipartimenti di reporting e di controllo di gestione utilizzano Board e i report hanno un layout standardizzato, con cui tutti hanno familiarità.

Tale standardizzazione consente di uniformare tutte le business unit, fornendo loro una visione unificata di quanto accade nell’azienda:

Il più grande vantaggio è che i dati ora sono subito disponibili. Viene eseguito un caricamento giornaliero da SAP a Board, in seguito al quale Board rende i dati immediatamente disponibili e consultabili da tutti. Durante la chiusura mensile o in altri momenti in cui è necessaria una rapida panoramica dei dati più recenti, possiamo attivare il processo di caricamento e in pochi istanti procedere con l’analisi.

Analisi di business più approfondita in minor tempo

Board consente anche di selezionare facilmente nuove visualizzazioni dei dati offrendo la possibilità di esaminarli da diverse prospettive tramite report o dashboard interattivi. La piattaforma consente ad esempio l’inserimento di dati non finanziari da altri dipartimenti in modo da allineare le decisioni finanziarie con le metriche operative:

“Oltre al conto economico e ai dati finanziari, ora anche le dashboard non strettamente finance sono direttamente disponibili, e ciò permette di guadagnare tempo nella gestione dei dati per creare report al loro interno. Inoltre si può scegliere fra diverse panoramiche dei dati. Ora è molto semplice aprire un report specializzato per l’organizzazione a matrice o visualizzare i dati di una specifica entità giuridica. E, naturalmente, possiamo unire facilmente i dati finanziari ad altri indicatori chiave di prestazione (KPI). Già nella fase iniziale di implementazione di Board abbiamo potuto avere il controllo di tutti i dati HR del Full-Time-Equivalent (FTE) e dell’organico, e possiamo quindi confrontare le spese personali con i dati HR”, dichiara Gerben.

Inoltre, Board offre una conoscenza più approfondita dei numeri sottostanti, sostituendo i processi manuali con un approccio più automatizzato e riducendo così il margine di errore:

Ora all’interno di un report possiamo facilmente eseguire il drill-down dei dati e vedere molto rapidamente da quale centro di costo e da quale account provengono le variabili che ci interessano. Il processo di analisi è diventato molto più rapido in quanto l’unità di reporting non deve più esaminare 160 fogli Excel: è già tutto pronto nella piattaforma Board, e il margine di errore si è decisamente ridotto. Non è più necessario effettuare aggiornamenti manuali e operazioni di copia-incolla che comportano perdite di dati o alterazioni delle formule: i dati disponibili sono ora affidabili.

Previsioni più veloci e flessibili

Board ha trasformato i processi di previsione manuale di RTL in un insieme di attività molto più efficienti, in cui i dati sono disponibili subito dopo essere stati inseriti e in cui l’impatto sui profitti è immediatamente visibile a tutti. La funzione Split&Splat di Board facilita inoltre la distribuzione dei dati su più mesi, centri di costo o account di RTL. Le previsioni vengono eseguite mensilmente, e possono essere così confrontate con i valori mensili effettivi, contribuendo a migliorare il processo decisionale nel corso dell’anno. Gerben dichiara:

Prendiamo in considerazione anche i valori effettivi dei mesi precedenti e questo aiuta molto perché in precedenza avevamo solo i dati delle variazioni del bilancio. Nel caso del cambio di valore di un contratto, era abbastanza facile calcolare il nuovo importo, ma non era facile calcolare i cambiamenti rispetto agli anni precedenti, cosa che invece è possibile fare ora. Ora stiamo utilizzando, per i mesi a venire, i dati di bilancio o del bilancio preventivo, quindi abbiamo sempre nuove cifre pur non apportando alcun cambiamento.

 Oltre a confrontare i valori effettivi con il budget, RTL è ora anche in grado di aggiornare facilmente le previsioni su base mensile, poiché Board consente di produrre calcoli di varianza con un solo click:

“Ha molto più senso farlo durante tutto l’anno e ottenere sempre la versione aggiornata del proprio obiettivo. Utilizzando un solo pulsante della piattaforma Board possiamo semplicemente cambiare la colonna del bilancio di una previsione, effettuando così il calcolo automatico delle varianze” afferma Gerben.

Maggiore controllo, sicurezza e precisione

Su Board l’intero processo di forecasting è controllato tramite un workflow che permette di visualizzare facilmente lo stato corrente e di essere aggiornati nel momento in cui un dipartimento o un controller inserisce nuovi dati. Inoltre, l’accesso ai dati è gestito tramite i profili utente, aumentando così la sicurezza generale e l’accuratezza dei dati.

“I vari dipartimenti hanno un accesso limitato e i controller sono autorizzati a modificare esclusivamente quelli di cui sono responsabili, di conseguenza nessuno può cambiare accidentalmente le cifre di un dipartimento o sovrascrivere dati inseriti in precedenza. E ovviamente il margine di errore è inferiore in quanto il trasferimento dei dati non viene effettuato manualmente tramite operazioni di copia-incolla”, continua Gerben.

Efficienza in azione: risposta al Covid-19

I vantaggi della flessibilità di Board sono diventati ancora più evidenti durante la pandemia di Coronavirus. RTL ha registrato una temporanea riduzione delle entrate pubblicitarie e i produttori di contenuti hanno dovuto interrompere tutte le riprese per via del lockdown. I gruppi dirigenti e i membri del consiglio avevano bisogno di aggiornamenti rapidi circa l’impatto della situazione sulle finanze della società, e questi aggiornamenti sono stati possibili grazie all’utilizzo di Board. Gerben racconta:

Dovevamo analizzare spesso l’evoluzione della situazione, quindi abbiamo deciso di implementare un processo di forecasting settimanale. Con la procedura che applicavano prima di Board, abbiamo impiegato diversi giorni solo per consolidare la previsione, quindi sarebbe stato difficile eseguire una previsione su base settimanale. Invece, ciò è stato reso possibile da Board: abbiamo iniziato un lunedì, per la fine della settimana tutti avevano inserito le nuove cifre e il lunedì mattina successivo abbiamo potuto discutere i nuovi dati disponibili. Inoltre i dati erano immediatamente visualizzabili in un report che poteva anche essere distribuito. Non credo che avremmo potuto farlo con i precedenti sistemi informativi e processi adottati; invece grazie a Board abbiamo potuto consolidare rapidamente i dati, preparare l’analisi aziendale per tempo e utilizzare una versione della previsione aggiornata settimanalmente in modo da avere una visione precisa dell’andamento della situazione.

Il futuro: inserimento di più dati esterni per migliorare le previsioni basate sui driver

Gerben conclude riassumendo il risultato finale del progetto Board e discutendo i piani futuri:

Nel complesso, abbiamo cambiato il nostro modo di lavorare nei dipartimenti di reporting e di controllo di gestione passando da Excel a una piattaforma, una soluzione di automazione che ci consente di lavorare molto meglio di prima. Nelle prossime fasi ci concentreremo sull’ottimizzazione di alcuni processi. Dal punto di vista del processo di reporting, abbiamo altri progetti in cantiere, quindi continueremo ad estendere l’attuale approccio al reporting. L’intera roadmap verrà adattata di conseguenza. Introdurremo più dati non-finance - oltre ai KPI dell’HR – tra cui i dati relativi al numero di abbonati e ai prezzi dell’abbonamento alla nostra piattaforma video. A partire da queste innovazioni, potremo quindi procedere a eseguire più previsioni basate sui driver.