Einheitliche strategische, finanzielle und operative Planung bei Granarolo

Granarolo, eines der führenden Unternehmen der italienischen Agrar- und Lebensmittelindustrie, besteht aus zwei sich ergänzenden Organisationen: einer Genossenschaft von Milcherzeugern - Granlatte, die im landwirtschaftlichen Bereich tätig ist und sich um die Milch als Ausgangsprodukt kümmert - und einer Aktiengesellschaft - Granarolo S.p.A., die die fertigen Produkte verarbeitet und vermarktet.

Mit über 2.700 Mitarbeitern deckt das Unternehmen den gesamten Produktlebenszyklus von der Erzeugung des Ausgangsprodukts bis hin zum Vertrieb der fertigen Produkte an die Verkaufsstellen ab. 14 Produktionsstandorte in Italien, zwei in Frankreich, drei in Brasilien, einer in Neuseeland, einer in Großbritannien und einer in Deutschland produzieren Molkereiprodukte wie Frisch- und UHT-Milch, Frisch- und Hartkäse, Joghurt sowie milchfreie Lebensmittel wie Nudeln, Parmaschinken, Balsamico-Essig, pflanzliche Produkte und Backwaren.

Granarolo ist die einzige italienische Erzeugerkette, die auf einem integrierten Produktionssystem basiert, bei dem der gesamte Prozess in enger Zusammenarbeit mit den besten lokalen Erzeugern gesteuert und verwaltet wird. Diese Erzeuger sind über ein Netzwerk von Genossenschaften direkt Eigentümer des Unternehmens. Dazu gehören 600 Milchbauern, eine Organisation, die mit 70 Milchtankwagen die Milch von den Milchbetrieben abholt, und 720 Vertriebsfahrzeuge, die 850.000 Tonnen Produkte pro Jahr transportieren. Sie bedienen täglich rund 50.000 Verkaufsstellen, an denen 20 Millionen italienische Haushalte ihre Granarolo-Produkte kaufen. Damit ist Granarolo das wichtigste italienische Unternehmen in der Milchwirtschaft.

Außerhalb des Heimatmarktes hat es sich Granarolo zur Aufgabe gemacht, die Tradition der Produkte "Made in Italy" zu exportieren, sowohl aus dem milchwirtschaftlichen Bereich als auch darüber hinaus. Dies hat in den letzten Jahren zu einer Diversifizierung des Portfolios geführt.

„Wir sind ein internationales Unternehmen, das 1957 in Italien an den Start ging und sich von dort aus entwickelte. Das Konsortium der Milcherzeuger von Bologna wurde gegründet und war bald allen als "la Granarolo" bekannt. Das Konsortium war eine der ersten Initiativen von Erzeugern, die sich nicht nur mit der Erzeugung, sondern auch mit der Verarbeitung und Vermarktung von Milch beschäftigten“, sagt Mario Cavallo, International Financial Controller bei Granarolo.

In den letzten 20 Jahren hat das Unternehmen seinen Umsatz durch Diversifizierung des Portfolios und globale Expansion fast verdreifacht. Heute erwirtschaftet Granarolo einen Jahresumsatz von 1,3 Milliarden Euro, ist in 76 Ländern weltweit vertreten und bedient über 40 Millionen Verbraucher. Die Gruppe ist die Nummer eins unter den Milch- und Molkereikonzernen und einer der führenden Anbieter von Nahrungs- und Genussmitteln in Italien.

Ein neues Controlling-Modell im Einsatz

Um das weltweite Wachstum mit seinem breiten und diversifizierten Produktportfolio zu unterstützen, beschloss Granarolo, ein neues internationales Controlling-Modell aufzubauen. Das Managementteam prüfte mehrere Softwarelösungen auf der Suche nach einer modernen Lösung, die dem Unternehmen helfen würde, eine unternehmensweite Controlling-Abteilung zu schaffen, die mit den Controlling-Einheiten der Geschäftsbereiche, d. h. Vertrieb, Produktion, Logistik und Finanzwesen, verbunden ist. Die neue Lösung sollte außerdem eine integrierte Umgebung bieten, die Konformität mit Finanz- und Geschäftsrichtlinien sicherstellt.

„Wir haben uns für Board entschieden, weil es sich als hervorragende Lösung bei der Verarbeitung großer Datenmengen erwiesen hat. Und wir haben wirklich große Datenmengen zu verarbeiten! Board erledigt dies sehr schnell, hochflexibel und vollintegriert mit den anderen verwendeten Systemen (einschließlich unseres SAP ERP)“, erinnert sich Mario Cavallo. „Mit Board als flexibler und leistungsstarker Plattform konnten wir das agile Modell entwickeln, das uns vorschwebte, um unsere globale Expansion und Diversifizierung zu unterstützen.“

Das Ergebnis des Projekts war ein einheitlicher strategischer, finanzieller, taktischer und operativer Controlling-Prozess, der auf der Board-Plattform implementiert wurde. Dies wurde mit analytischen Anwendungen kombiniert, die auf der gleichen Lösung basieren und dieselben Datensätze verwenden. Die neue Lösung gewährleistet die Zuverlässigkeit der Daten und reduziert die Bearbeitungszeit in allen Hauptabteilungen des Unternehmens.

„Wir haben jetzt eine komplexe, integrierte Planungsanwendung, die sich über verschiedene Ebenen des Unternehmens erstreckt, vom einzelnen Kunden und Produkt bis hin zu den Tochtergesellschaften und der zentralen Unternehmensebene. Sie deckt alle beteiligten Bereiche ab, von der Vertriebsplanung über die Logistik, die Buchhaltung, den Einkauf bis zum Reporting. Die Analyse der Absatzziele erfolgt auf wöchentlicher Basis und unser Geschäftsplan erstreckt sich über einen Zeithorizont von drei Jahren“, erklärt Mario Cavallo.

Board hat die globale Expansion von Granarolo und verschiedene Fusionen und Übernahmen maßgeblich erleichtert, indem es sowohl Standardisierungen als auch Anpassungen an die Bedürfnisse der verschiedenen beteiligten Tochtergesellschaften ermöglichte. Mario Cavallo erinnert sich:

„Seit 2015 haben wir 12 neue Unternehmen erworben oder gegründet, die wir in unsere Finanzprozesse einbinden mussten. Das bedeutete über 10.000 neue Kunden und 5.000 neue Produkte, die wir verwalten. Heute nutzen wir die Board-Plattform als einzigartige CPM-Integrationsschicht, die es uns ermöglicht, Daten aus beliebig vielen Quellen einzuspeisen.“

Transformation des Sales Performance Managements zur Unterstützung einer komplexen Vertriebsstruktur: „Der Forecast kann nie frisch genug sein“

Die italienische Vertriebsstruktur von Granarolo ist sehr komplex und von mehreren Zielen geprägt. Sie erstreckt sich über eine Hierarchie, die das Vertriebsmanagementteam, die Außendienstleiter, die Gebietsleiter und die Großkunden umfasst. Das Unternehmen wollte einen schnellen Top-down- und Bottom-up-Vertriebsplan erstellen, der von den Vertriebsmitarbeitern gespeist wird. Diese werden auch in die Überprüfung der Ziele einbezogen. Nach der anfänglichen Budgetplanungsphase wird der strategische Plan vom Vertriebsmanagementteam durch einen Top-Down-Ansatz definiert, der die Absatzziele festlegt. Dann gibt es eine Forecasting-Phase, die aus einem Review des strategischen Plans gemäß der Umsatzerwartungen der Vertriebsmitarbeiter besteht. Schließlich gibt es eine Feedback-Phase, die aus einem wöchentlichen Review besteht, um durch einen Bottom-up-Ansatz einen korrekten Monatsabschluss zu gewährleisten. Mario Cavallo fährt fort:

“Dank Board haben wir jetzt einen wöchentlichen Closed-Loop-Prozess, der Definition, Review und Anpassung von Absatzzielen umfasst, unterstützt durch den Vertriebs-Forecast. Auf diese Weise können wir in Bezug auf Preise und Aktionen schnell auf den Wettbewerb reagieren und aussagekräftige, datengestützte Informationen zur Optimierung unseres Supply Chain-Prozesses bereitstellen. Mit Board, das von 200 Vertriebsprofis genutzt wird, haben wir eine nahtlose Kontinuität zwischen dem dreijährigen Strategieplan und der jährlichen Budgetplanung erreicht.“

Verkürzung des Zyklus für den Finanzabschluss von 20 auf fünf Tage

Das neue Controlling-Modell von Granarolo sollte die Dauer des Pre-Closing- und Closing-Prozesses deutlich verkürzen - von der Erfassung der Absatzmengen für den Abschlussmonat bis hin zur Erstellung von Intercompany- und konsolidierten Reports. Die neue Anwendung musste in der Lage sein, die Umsatzdaten aus verschiedenen Quellen zu sammeln, den Umsatz und die variablen Kosten automatisch zu berechnen, die Betriebskosten aus der Budgetplanung oder dem Vorjahr festzulegen und eine GuV-Zusammenfassung mit mehreren Analyseebenen zu erstellen.

„Die benutzerfreundliche, flexible Pre-Closing- und Closing-Anwendung, die mit Board erstellt wurde, ermöglicht es uns, die Finanzergebnisse innerhalb der ersten fünf Tage des Folgemonats zur Verfügung zu stellen, während der Zyklus vorher 20 Tage dauerte“, sagt Mario Cavallo. „Eine solch große Verbesserung war unter anderem möglich, weil Board Finanz- und Nicht-Finanzdaten innerhalb der gleichen Umgebung kombiniert, basierend auf Workflows und Prozessautomatisierung. Die Plattform beschleunigt die komplette Durchführung und benötigt nur wenige Stunden für den gesamten Prozess.“

Die Ergebnisse, die das Finanzteam mit Board erzielt hat, erscheinen umso beeindruckender, wenn man die großen Datenmengen von Granarolo bedenkt. Dazu gehören u.a.

• 30.000.000 Zeilen Buchhaltungsdaten pro Jahr
• 40.000.000 Zeilen Vertriebsdaten pro Jahr
• 1.000.000 Rechnungsdaten pro Jahr

„Dank Board benötigt das Finanzteam 50 Prozent weniger Zeit für die täglichen Controlling-Tätigkeiten. Das Unternehmen hat dank des Single-Point-of-Truth- Ansatz der Plattform 30 Prozent weniger Datenpunkte zu verwalten“, erzählt Mario Cavallo.

Verstärkung der Logistik- und Distributionsaktivitäten: „Jeden Morgen in jedes Haus“

Für ein Unternehmen der Milchwirtschaft wie Granarolo ist es entscheidend, die täglichen Waren so effizient wie möglich zu verteilen, um die Frische der Produkte zu gewährleisten. Als Unternehmen, das jedes Jahr 850.000 Tonnen mit über 2.000 SKUs bewegt, hat Granarolo einen neuen Distributionsprozess entwickelt, der die Kosten optimiert. Zudem wurde das Finanzteam von manueller Arbeit entlastet, das zuvor mit der Berechnung von Logistikkosten und der Verwaltung von Intercompany-Transfers beschäftigt war. Mario Cavallo erklärt:

„Nach der Erfassung der Absatzdaten durch Board nutzen wir die Plattform, um die Transportmengen zu berechnen und die Logistikrouten entsprechend zu verfeinern. Dann berechnen wir die variablen Kosten, einschließlich der Lieferung an die Kunden, und schließlich erhalten wir die kompletten Logistikkosten und Daten zu den Intercompany-Umsätzen. All das bedeutet, dass Board uns greifbare Vorteile bietet, nicht nur durch die Zeitersparnis, sondern auch durch eine effizientere Supply Chain.“

Auch hier war die Fähigkeit von Board, verschiedene Planungs- und Analyseprozesse über mehrere Bereiche des Unternehmens hinweg zu kombinieren, von grundlegender Bedeutung. In diesem Fall nutzte Granarolo Board, um die Vertriebs- und Distributionsprozesse in die neue Controlling-Umgebung zu integrieren, in der die Benutzer Simulationen berechnen und erstellen können, sowie verschiedene Geschäftsszenarien auf Grundlage vordefinierter Analysedimensionen bewerten können.

Optimierungsalgorithmen, um den kürzesten Weg von der Produktion zum Handel zu finden

Der Einkauf macht mehr als 50 Prozent der gesamten Supply-Chain-Kosten von Granarolo aus. Daher wurde das neue Controlling-Modell so konzipiert, dass durch die Optimierung der Milchverteilung vom Produktionsstandort bis zum Verkauf die geringsten Zielkosten erreicht werden:

„Eines der wichtigsten Themen, die wir lösen mussten, war die Suche nach dem besten Weg, die Supply Chain mit unseren zeitsensiblen Waren zu steuern. Unsere Kühe produzieren jeden Tag Milch, und wir mussten sicherstellen, dass nicht ein einziger Liter weggeschüttet oder herabgestuft werden muss“, sagt Mario Cavallo.

Der neue Einkaufsprozess wurde innerhalb der Board-Plattform umgestaltet, um den Vertrieb nahtlos mit der Produktion zu verbinden. Das führte zu einer Zeitersparnis von zwei Wochen. Board generiert Forecasts für den Vertrieb und zeigt den Bedarf an Produktmengen auf, analysiert nach geografischen Gebieten. Diese Informationen werden mit der Produktverfügbarkeit verknüpft, aufgeschlüsselt nach Werk. Basierend auf diesen Daten ordnet ein Optimierungsalgorithmus den Rohstoffverbrauch den einzelnen Werken zu. Dank des Optimierungsalgorithmus von Board konnte auch der interne Transfer von Rohstoffen minimiert werden, da die Steuerung der Produktverfügbarkeit und des Verbrauchs der einzelnen Werke jetzt genauer ist. Diese Verbesserungen haben einen positiven Einfluss auf die Produktionskosten. Zusätzlich kann Granarolo durch die Nutzung der Simulationsmöglichkeiten von Board seine Produktionsanlagen mit Hilfe der Szenarioanalyse genauer durchleuchten.

Einheitliche Plattform für Finanzkonsolidierung und Control Tower Reporting

Die Unternehmensstruktur von Granarolo ist komplex: Sie umfasst mehr als 30 Tochtergesellschaften, 14 davon außerhalb Italiens, und es werden eine Vielzahl unterschiedlicher ERP-Systeme und damit verbundene konsolidierte Abschlüsse verwendet. Daher benötigte das Managementteam eine Lösung, die den Prozess der Finanzkonsolidierung sowohl nach lokaler als auch nach IFRS GAAP ermöglicht, von der Datenerfassung bis zur Erstellung der konsolidierten Berichte. Granarolo nutzt dafür die Anwendung Board Financial Consolidation, die gleichzeitig als einheitliche Lösung für alle Reporting-Zwecke fungiert, da sie in dieselbe Plattform eingebettet ist und die nativen BI-Funktionen der Software nutzt.

„Als Lösung für unser Unternehmens-Reporting ist Board der Control Tower für unser Geschäft. Ich würde sagen, wir haben 'ein Unternehmen und ein Board'. Denn mit ein und derselben Plattform können wir alle Schritte der Finanzkonsolidierung und des Reportings steuern, vom Laden der Finanzberichte, einschließlich der Verknüpfungsmöglichkeiten von Board mit SAP-Modellen, über die automatisierten Intercompany-Eliminierungen und manuellen Anpassungen bis hin zum konsolidierten Reporting. Mit einer Plattform können wir alle Abschlüsse automatisch integriert verwalten - Bilanz, Cashflow und Gewinn- und Verlustrechnung - und gleichzeitig unsere aussagekräftigen KPIs auf Basis derselben Datensätze wie die Finanzprozesse auswerten“, kommentiert Mario Cavallo.

Zukunftsweisender Businessplan

Die Transformation des Planungs- und Controlling-Modells, die vom Granarolo Managementteam mit Hilfe der Board-Lösung vorangetrieben wird, umfasst auch die strategische Ebene des Drei-Jahres-Geschäftsplans:

„Auf dieser Ebene werden die Geschäftsziele definiert. Sie müssen sowohl realistisch als auch ehrgeizig sein. Dieser Prozess muss die verschiedenen Teile unseres Finanzplanungsbildes miteinander verbinden. Außerdem muss er die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben sicherstellen“, erklärt Mario Cavallo.

Um diese Ergebnisse mit der Board-Plattform zu erreichen, baute Granarolo ein integriertes Planungsmodell auf, das die Profitabilität des Geschäfts, die Finanzplanung und die Abstimmung der Geschäfts- und Buchhaltungssicht in einem Mehrjahresplan abdeckt. Darüber hinaus wurden die IAS- und IFRS-Standardmodelle in den Prozess eingebettet, um die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und die finanzielle Nachhaltigkeit zu gewährleisten.

„Dank Board können wir jetzt einen robusten Finanzplan durch Simulationen und Hochrechnungen erstellen. Wir können ein langfristiges globales Reporting durchführen, das aus vierteljährlichen Cash-In- und Forderungsprognosen auf Basis der Außenstandstage (DSO - Days Sales Outstanding) sowie aus vierteljährlichen Cash-Out- und Verbindlichkeitenprognosen auf Basis der Außenstandstage besteht. Wir sind auch in der Lage, sowohl materielle als auch immaterielle Investitionen zu definieren und einen Capex-Plan zu erstellen, einschließlich eines Abschreibungsplans“, schließt Mario Cavallo ab.