Flughafen Berlin Brandenburg startet mit effizientem Reporting in die Zukunft

Das Unternehmen – Flughafen Berlin Brandenburg GmbH (FBB)

Der neue Flughafen Berlin Brandenburg Willy Brandt (BER) am Standort Schönefeld wird durch die Flughafen Berlin Brandenburg GmbH (FBB) betrieben. Bis Oktober 2020 gehörte auch der Betrieb der Flughäfen Berlin-Schönefeld (SXF) und Berlin-Tegel (TXL) dazu. Mit mehr als 35 Millionen Passagieren im Jahr 2019 ist es der drittgrößte Flughafenstandort in Deutschland. Die Gesellschafter der FBB sind mit jeweils einem Anteil von 37 Prozent die Länder Berlin und Brandenburg sowie die Bundesrepublik Deutschland mit einem Anteil von 26 Prozent. Die FBB hat etwa 2.200 Mitarbeiter.

Die Herausforderung – Optimierung des Konzernberichtswesens

Die FBB hatte bislang in den Bereichen Reporting und Business Intelligence (BI) verschiedene, heterogene Systeme im Einsatz, die häufig Insellösungen bildeten. Das führende System für Reporting, Analyse und Planung ist seit mehreren Jahren SAP BW, das aus diversen Vorsystemen gespeist wird. Es ist allerdings nur für geschulte Anwender nutzbar und nicht einfach zu bedienen. SAP BW wurde oftmals in Kombination mit Excel-Arbeitsmappen verwendet, die durch die Fachbereiche erstellt und gewartet wurden. Das eingesetzte SAP-Framework in Kombination mit Excel-Arbeitsmappen konnte allerdings viele Anforderungen der Fachbereiche nur begrenzt erfüllen. In der Vergangenheit wurden daher unterschiedliche, teils konkurrierende Lösungen implementiert, die Systembrüche und Workarounds mit sich brachten.

„Dies widerspricht dem Grundgedanken einer konsistenten Datenhaltung im Enterprise Datawarehouse. Die erstellten Excel-Lösungen verfügten zum Teil nur über manuelle Schnittstellen und waren somit recht fehleranfällig“,

erklärt Andreas Kacerek, Leitung Planung & Berichtswesen bei FBB.

Ein zuverlässiges Management-Reporting ist für die FBB von sehr großer Bedeutung, um Transparenz und Vertrauen bei den Stakeholdern herzustellen. Auf Basis der jeweils aktuellen Zahlen geht das Reporting nicht nur an das interne Management zur Unterstützung der operativen Steuerung, sondern auch an die Aufsichtsgremien, die sich aus den Vertretern der verschiedenen Anteilseigner der Gesellschaft zusammensetzen. Dazu wird jeden Monat ein etwa 60-70 Seiten starker Report erstellt und als PDF oder als Ausdruck versendet.

Die FBB hat 2018 ein Business-Intelligence-Competence-Center (BICC) mit Mitarbeitern aus IT und Controlling gegründet. Das BICC hat zur Aufgabe, Governance und nachhaltige Gestaltung einer zukünftig integrierten BI-Architektur zu gewährleisten.

„Wir verfolgen die Vision eines Self-Service-Management-Information-Systems (MIS) auf Grundlage definierter und qualitätsgesicherter Kennzahlen. Die neue BI-Lösung sollte als All-In-One-Lösung integriertes Reporting und integrierte Planung ermöglichen“, berichtet Andreas Kacerek.

Des Weiteren waren hohe Performance und Bedienfreundlichkeit für die Endanwender gefordert. “Power-User” sollen in den Fachbereichen ohne Programmierkenntnisse neue Auswertungen erstellen können.

„Wir legen viel Wert darauf, dass die Experten in den Fachabteilungen möglichst viel selbst machen können“, ergänzt Carlo Sapp, Head of Controlling & Accounting. „Durch Point-of-View-Kommentierung soll z.B. das Controlling eventuelle Abweichungen zu Plan oder Vorperiode schnell und unkompliziert erklären können oder Fachabteilungen, wie HR, die vorliegenden FTE-Zahlen erläutern. Wir wollen zudem selbständig individuelle Dashboards für unterschiedliche Bereiche erstellen.“

Eine wichtige Anforderung für das Reporting war, das bestehende Layout weitestgehend beizubehalten, um die Umstellung für die Stakeholder möglichst gering zu halten. Dem starren Layout für das Reporting stehen dabei hohe Flexibilität in Punkto Self-Service-Analysen mittels Drill-Down gegenüber. Das bedeutet eine hohe Verdichtung der Reports auf KPI-Ebene, die den Controllern die Möglichkeit gibt, durch Drill-Down auf tiefere Ebenen gehen, um Zahlen im Detail zu analysieren.

Schließlich war gefordert, dass der gesamte Berichtserstellungsprozess Workflow-gesteuert abläuft. So weiß jede Abteilung, wann sie welche Informationen zuliefern muss.

Die Board-Lösung – Starkes Gesamtpaket

Das BICC hat die Leistungsanforderung für das neue System definiert und war verantwortlich für die Auswahl des neuen BI-Systems. Um die passende Lösung zu finden, wurden mehrere Proof of Concept (POC) mit anschließender, ausführlicher Präferenzanalyse durchgeführt.

Board hat bei den POCs gezeigt, dass es in der Lage ist, die Anforderungen sehr gut umzusetzen. Zudem wurde die professionelle Arbeitsweise des Board-Teams eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Nach einer europaweiten Ausschreibung für ein BI- und Planungstool fiel schließlich die Entscheidung, Board zu implementieren.

Für Board sprach dabei das Gesamtpaket der Lösung:

• All-in-One-Plattform, die Planung, Analyse und Reporting vereint und Systembrüche vermeidet
• Programmierfreie Erstellung von Auswertungen
• Hohe Performance, um die FBB-relevanten Anforderungen zu realisieren
• Umsetzbarkeit herausfordernder Reporting-Anforderungen auch in Bezug auf pixelgenaues Druckberichtswesen
• Direkte Point-of-View-Kommentierung durch die Fachabteilungen
• Nahtloser Absprung vom Report in die Analyseschicht bis auf Detailebene inkl. der Möglichkeit des Drill-Through auf SAP-Belegebene

Da SAP BW weiterhin als führendes System bestehen bleiben soll, war die Verfügbarkeit des Theobald-Connectors ein weiteres wichtiges Kriterium für Board. Über BW Queries und Hierarchien können die Daten direkt von SAP in Board eingelesen werden. Sind die Datenquellen und Datenhierarchien klar, kann die Anbindung an die SAP-Daten über den Theobald-Connector sehr einfach realisiert werden. Neben den Daten aus SAP werden weitere Daten, z.B. aus Projektgeschäft und Finanzierung auch per CSV-Import auf der Board-Plattform integriert.

Das Projektteam für die Board-Implementierung bestand im Kern aus Mitarbeitern von Board und AIOS, die als Board-Implementierungspartner ihre Expertise aus vielen Projekten einbrachten, sowie einem technischen und einem fachlichen Mitarbeiter auf FBB-Seite. Bei Bedarf zogen sie weitere fachliche Mitarbeiter hinzu, z.B. für HR-Themen. Das Team nahm im August 2019 die Arbeit auf. Bis Ende Oktober 2019 folgte die Konzeptphase und daran anschließend bis Februar 2020 die Implementierung. Nach Testing und Feinjustierung ging das Projekt in Time und in Budget in Betrieb und wird im Rahmen des Roll-Outs weiterentwickelt.

Im ersten Schritt wurde das Konzernberichtswesen von FBB auf die Board-Plattform übertragen. Dazu gehören das Reporting per PDF und entsprechendem Ausdruck sowie der Präsentationsmodus. Darüber hinaus wurden die Kommentierung (Point of View) und die Analyse der Daten implementiert.

Das MIS mit Dashboards, Reports und Analysen wird jetzt in Eigenregie von der FBB aufgebaut und laufend weiterentwickelt. Hier werden im Finanzbereich die Finanzkennzahlen und Finanzierungsdaten von Projekten analysiert und präsentiert. Aus dem operativen Bereich kommen die Zahlen aus dem Bereich „Aviation“ hinzu, wie Anzahl der Flugbewegungen, Fluggast- oder Cargo-Zahlen. HR berichtet zudem die Personalzahlen. Zusätzlich wird auch das Projektcontrolling der Infrastrukturerweiterungen hier abgebildet.

Der Kundenutzen – Integrierte Plattform steigert die Effizienz

Im neuen Reporting werden die Finanz-, Personal- und Verkehrskennzahlen für mehrere Jahre als Ist-, Forecast-, Plan-, und Vorjahreswerte dargestellt. Diverse Kennzahlen werden dabei direkt kommentiert (Point-of-View). Bereits kurz nach dem GoLive zeichnete es sich ab, dass die installierten Workflows und die vermiedenen Systembrüche für eine höhere Datenqualität und Effizienzsteigerungen in der Erstellung des Konzernberichtswesens sorgen. So entfällt der Versand von sogenannten Excel-Erläuterungsdateien mit konsolidierten Werten an die Bereichscontroller und die anschließende Zusammenführung in den Konzernbericht, da Erläuterungen direkt in Board erfolgen und keine Zusammenführung mehr erforderlich ist.

Erste Erfahrungen zeigen zudem, dass die Nutzerfreundlichkeit der neuen Board-Plattform zu einer schnellen Akzeptanz bei den Controllern geführt hat.

„Wenn einmal die Board-spezifischen Begriffe wie Kapseln oder Entitäten und die spezifischen Funktionalitäten wie der Wechsel zwischen Kapseln und Präsentationen verstanden sind, nehmen die Kollegen die Software sehr gerne an“, sagt Carlo Sapp.

Die IT-Mitarbeiter bei FBB sind nach kurzer Einweisung und Coaching in der Lage, eigenständig neue Datenmodelle zu definieren, um z.B. operative Kennzahlen zu Aviation zu erstellen. Die intuitive Nutzung von Board und die Verzahnung von standardisiertem Management-Reporting mit umfassenden Self-Service-Funktionen sollen auch dazu führen, dass das Management die Reports umfassend und selbständig auf der Plattform nutzt. Damit kann auch der Versand von PowerPoint-Berichten sukzessive entfallen.

Das FBB-Team hebt positive Erfahrungen bei der Ausrollung von Board hervor:

„Der Vervielfältigungsansatz von Reports und Dashboards machte es erstaunlich einfach, weitere Vorlagen zu erstellen. Auch der Aufbau von KPI-Regeln und Ermittlungsansätzen ist – vor allem im Vergleich zu SAP BW – ein wirkliches Kinderspiel. Außerdem hat uns die hohe Flexibilität von Board beeindruckt“, erzählt Carlo Sapp.

Die nächsten Schritte konzentrieren sich auf den Ausbau von Reporting und Dashboarding. Hier soll das MIS mit steuerungsrelevanten Dashboards aufgebaut werden. Außerdem ist ein Personal-Reporting und ein fachbereichsspezifisches Aviation-Reporting und Dashboarding angedacht.

Anschließend sollen die Planungsfunktionalitäten für das Forecasting, der operativen Budgetierung und der Mittelfristplanung angegangen werden, um so eine integrierte Business-Planung (IBP) aufzubauen. Das Reporting ist dabei ein guter Ausgangspunkt, denn es gibt die Struktur vor. Und wenn man weiß, welche Kennzahlen berichtet werden müssen, weiß man auch, welche Zahlen zu planen sind.

„Die Erwartungen an Board wurden bisher erfüllt und für uns wird der Nutzen und die Einsatzmöglichkeit von Board jeden Tag greifbarer. Wichtig ist, dass die begonnene Verbesserung unserer BI-Architektur und die online-optimierte Berichtsgestaltung mit der Weiterentwicklung einhergeht“, sagt Andreas Kacerek.