Koch International verbessert Steuerung der vertrieblichen und produktiven Prozesse

Das im Jahr 1900 gegründete Speditionsunternehmen wird inzwischen in vierter Generation von der Familie Koch geführt und präsentiert sich heute als innovativer Logistikdienstleister mit über 850 Mitarbeitern europaweit. Auch als Gründungsmitglied der Kooperationen UTS, CargoLine und ECON hat das Unternehmen stetiges Wachstum erfahren. Der moderne Fuhrpark umfasst über 300 LKW, die mit Hebebühne und Wechselbrücken bzw. Trailern ausgestattet sind und alle Sendungen zuverlässig ans Ziel bringen.

Neben der Spedition entwickelt Koch International für viele Unternehmen Lagerlogistik-Konzepte, die von der Lagerung über die Auszeichnung/Labelung bis hin zur kompletten Organisation der Waren reichen. Zu den jüngsten Entwicklungen zählt die neu gegründete Sparte Koch Pharmalogistik: Dieser auf die Pharmaindustrie spezialisierte Logistikdienstleister transportiert und lagert pharmazeutische Produkte nach GDP-Richtlinie der Europäischen Kommission (2013/C 343/01). Ein neues Logistiklager mit über 19.000 Stellplätzen rundet diese Entwicklung ab.

Die Herausforderung

Im Controlling von Koch International laufen unterschiedlichste Informationen aus einer Vielzahl von Quellen zusammen. Ein Datenvolumen der letzten Jahre von rund 2,5 Mio. Datensätzen aus den Bereichen Spedition (für Land, See und Luft), Fuhrpark, Werkstatt, Service, Personalabteilung und Vertrieb war ohne ein zentrales System nicht mehr zu verwalten. Gesucht wurde daher eine Lösung, mit der die Informationen aus Systemen wie Diamant und Access sowie zahllosen Excel-Sheets in ein einheitliches Format gebracht und in einem einzigen System zusammengefasst werden können. Auch die Kostenrechnung sollte mithilfe einer ausgeklügelten Business Intelligence (BI)-Lösung verbessert und auf die konkreten Bedürfnisse von Koch International angepasst werden.

Die Lösung

Nach dem Besuch eines Seminars, in dem verschiedene BI-Lösungen vorgestellt wurden, stand Board aufgrund seiner Möglichkeiten zum schnellen Einlesen unterschiedlichster Datenquellen und zur eigenständigen Administration der Anwendung schnell als passende Lösung für Koch International fest. Auch ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und die ausgereifte Funktionalitätsvielfalt punkteten für Board. Es folgte die Board-Schulung, bei der zugleich erste Daten-Einlese-Prozesse eingerichtet wurden.

Nach etwa einem Monat hatte das Controlling von Koch International mit der Deckungsbeitragsrechnung innerhalb der Kostenrechnung die erste selbsterstellte Board-Anwendung realisiert. Seither treibt das Controlling die Weiterentwicklung dieser und vieler weiterer Anwendungen sowie die Anbindung zusätzlicher Datenquellen wie bspw. die spezielle Branchenlösung Active Logistics eigenständig voran.

Das besondere Augenmerk der Board-Lösung liegt auf der Steuerung der vertrieblichen und produktiven Abläufe. Hier werden alle Informationen zur Nationalen Spedition (Lieferungen innerhalb der deutschen Grenzen), Internationalen Spedition (Lieferungen aus und in das europäische Ausland), Vertrieb, Lagerlogistik, Fuhrpark und Werkstatt zusammengeführt und für das Controlling und alle anderen Abteilungen übersichtlich aufbereitet. Dank Board kann jeder Mitarbeiter das Layout oder das Detaillevel einer Sicht einfach und flexibel auf aktuelle Bedürfnisse anpassen. So kann sich im Bereich Vertrieb jeder Mitarbeiter auf der obersten Ebene seine aktuellen monatlichen Ergebnisse nach Vertriebsgebieten und Produkten im Jahresvergleich anzeigen lassen und bei Bedarf per Drill-down weitere Details wie beispielsweise die Kunden eines Verkaufsgebietes und von den Kunden bevorzugte Produkte betrachten.

Eine grafische Darstellung der Zahlen des letzten Monats verschafft Übersicht auf einen Blick. Das System umfasst etwa 30.000 Kunden und registriert, in welchem Umfang diese Kunden Sendungen bei Koch International beauftragen. Ein spezieller Bericht zeigt Kunden auf, welche über einen längeren Zeitraum keine Aufträge erteilt haben. Mit gezielten Aktionen können Vertriebsmitarbeiter diese Kunden kontaktieren und damit wieder enger an das Unternehmen binden.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Board-Anwendung von Koch International ist die Kostenrechnung. In der Deckungsbeitragsrechnung mit Kostenstellenumlagen ab DB-Stufe 3 können alle Kostenstellen im Überblick oder einzeln analysiert werden. Dabei werden die Deckungsbeiträge 1 bis 5 übersichtlich dargestellt. Die Daten werden nach jedem abgeschlossenen Monat per Knopfdruck in die Board-Datenbank geladen. Hier finden Mitarbeiter aller Abteilungen aktuellste Berichte und Auswertungen, was vor allem dem Controlling die operative Arbeit erleichtert, da allgemeine Anfragen der Fachabteilungen wegfallen. Ein Klick in die Auswertungen des Umschlagslagers zeigt beispielsweise den Verlauf der Lager-Auslastung und gibt so Aufschluss über die optimale Besetzung der Schichten. Auch das Personalcontrolling findet in Board alle wichtigen Informationen zu den mehr als 850 Mitarbeitern, von „hard facts“ wie Personalkosten bis hin zu „soft facts“ wie Mitarbeiterzufriedenheit. Dank der umfassenden Übersicht über alle Personaldaten ist so eine zielbringende Personalplanung möglich.

Der Kundennutzen

Koch International steht mit Board ein zentrales System zur Verfügung, das jedem Mitarbeiter die für ihn relevanten Informationen zur Verfügung stellt – jederzeit griffbereit und aktuell. Die Massen an Daten, die zuvor in vielen verschiedenen Systemen gesammelt wurden, sind einheitlich in Board konsolidiert. Die Verwaltung der Datenmengen wurde so erheblich erleichtert und dem Controlling damit im operativen Geschäft das aufwändige Zusammensuchen der benötigten Informationen erspart.