Integrierte Business-Planung und Reporting bei Gigaset

Die Gigaset AG, München, ist ein international agierendes Unternehmen im Bereich der Kommunikationstechnologie. Die Gesellschaft ist Europas Marktführer bei DECT-Telefonen. Weltweit rangiert der Premiumanbieter mit etwa 900 Mitarbeitern und Vertriebsaktivitäten in circa 70 Ländern ebenfalls an führender Stelle. Unter der Bezeichnung Gigaset pro entwickelt und vertreibt das Unternehmen innovative Geschäftstelefonie-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen und ist auch im Bereich Smart Home aktiv. Außerdem ist Gigaset der einzige Anbieter im Smartphone-Bereich, der in Europa produziert. 

Die Herausforderung
Als Gigaset noch der Siemens AG angehörte, war die IT-Landschaft auf die Erfordernisse eines Großkonzerns ausgerichtet – mit verhältnismäßig hohen Betriebskosten. Dazu zählte auch die Nutzung von SAP BW, SAP BI IP und SAP APO DP im Bereich BI & CPM. Die Wartung dieser Systemlandschaft war aufwändig und musste von externen Dienstleistern umgesetzt werden. Als Gigaset sich aus dem Konzern herauslöste, wurde ein ehrgeiziges Kosteneinsparprogramm aufgesetzt. Die Planung und das Reporting basierend auf SAP, sollten innerhalb von nur fünf respektive drei Monaten abgelöst werden. Für das neue System wünschten sich die Nutzer eine deutlich beschleunigte Performance. Die Zielsetzung lautete: BI muss günstiger und leistungsfähiger werden und insgesamt zukunfts- sowie ausbaufähig entsprechend den Anforderungen von Gigaset sein.

Die Board-Lösung
Mit einem performanteren und anwenderfreundlicheren Werkzeug sollte zunächst die im Bereich Absatz, Umsatz- und Margenplanung bestehende SAP APO DP/SAP BI IP-Lösung (Planung) und in einem zweiten Projektschritt die SAP BW-Lösung (Reporting) ersetzt werden. Die fragmentierten Planungsprozesse der Mengenplanung, des rollierenden Werte-Forecast sowie der jährlichen Budget-Planung sollten in einem einzigen Werkzeug zusammengefasst, die Prozesse vereinfacht und harmonisiert werden. Board, die integrierte Plattform für Analyse, Reporting, Prognose und Planung stellte sich für diese Aufgabe als passende Lösung heraus.

Folgende Bereiche werden heute durch Board unterstützt:

Financial/Demand Planning

• Absatzplanung inkl. Umsatz-Forecast
• Budgetplanung
• Reporting / Controlling Forecast
• Administration (Life Cycle Management, Planungsmonitor)
• Preis-, Herstellkosten-, Umsatz- und Margenplanung 
• Qualitätsmanagement
• Projektcontrolling
• Kostenstellen-/ Kostenartenplanung und IST-Abweichungen
• Head Count Reporting
• Marktsegementanalysen

Sales/Logistics Reporting

• Logistisches und vertriebliches Controlling

Variant Planning

• Lifecyle und Vorserienplanung von Produkten

Material Management

• Controlling Materialbestände
• Einkaufs- und Verbrauchsberichte

Produkt-Management

• Produkt-Controlling
• Marktanalysen

Transport-Management

• Controlling interner Werksverkehr
• Externe Dienstleitungs-Controlling

PLM Controlling

• Controlling Entwicklungsprojekte
• Break-Even-Analyse

Fertigung

• Fertigungscontrolling
• KPI Reporting

Finanzreporting

• Finanzreporting
• KPI Reporting
• Head Count Reporting

Die Landesgesellschaften nutzen Board u.a. für ihre monatliche Absatzplanung. Die Planung wird rollierend für zwölf Monate hinterlegt und berücksichtigt neben den Rolling Order Forecasts (ROF) auch Sonderaktionen oder die Markteinführung neuer Produkte. 

Die Ergebnisse der ROF-Planung werden in Deutschland zentral durch die Supply Chain konsolidiert und überprüft. Daraus wird zum einem die Basis für den Umsatz-Forecast geschaffen. Zum anderen übernimmt die Supply Chain diese Daten und erstellt auf deren Grundlage eine strategische Planung. Diese dient der gesamten Supply Chain Management (SCM)-Kette von der Beschaffung bis hin zur Produktionssteuerung als Basis. Dafür werden die Daten in das operative Vorsystem (SAP) zurückgeschrieben. 

In einem weiteren Schritt verteilt die SCM je nach Kundenverhalten die Monatsbedarfe auf Wochen und übergibt dies ebenfalls an SAP. Die Ergebnisse werden als Grundlage sowohl für den monatlichen Financial Forecast als auch die jährliche Budget-Planung genutzt. Hierfür werden zu den geplanten Mengen die entsprechenden Preise und Herstellkosten der Produkte entweder aus SAP nach Board geladen oder, falls noch nicht vorhanden, in Board festgelegt und später nach SAP zurückgespielt.

Im Bereich Reporting, implementiert durch Board-Partner celver AG, gibt es weltweit standardisierte aber auch individuell gestaltbare Berichte für Vertrieb und Logistik, um z. B. Plan, Ist und Forecast zu vergleichen. Mit Ad-hoc-Analysen werden Abweichungen und Veränderungen transparent, so dass geeignete Maßnahmen zeitnah abgeleitet und umgesetzt werden können.

Eine weitere Board-Anwendung für die Variantenplanung und das Product Life Cycle Management dient der Planung von Meilensteinen in der Produktentwicklung und stellt u. a. die Vorserienauslastung in der Produktion dar. Da in der Produktentstehungsphase diverse Abteilungen beteiligt sind, ist eine genaue Planung der einzelnen Schritte notwendig. Durch diese Applikation wird sichtbar, wann was aus den verschiedenen Bereichen abzuarbeiten ist bzw. wann die Geräte zur Vermarktung zur Verfügung stehen.

Mittels eines straffen Projektmanagements und einer intensiven Einbindung der späteren Anwender per Meinungsumfragen, speziellen Schulungen und der Bildung eines Business Intelligence Competence Centers (BICC) stellte Gigaset von Anfang an die Weichen für eine hohe Nutzerakzeptanz.

Der Kundennutzen
BI stellt bei Gigaset heute nicht nur eine strategische Komponente dar, sondern findet auch im operativen Geschäft Einsatz, indem die Plandaten in die Vorsysteme als konkrete Produktions- und Einkaufsvorgaben zurückgeschrieben werden.

Das System hat sich dem neuen Unternehmenstyp optimal angepasst: Die Prozesse des heutigen Mittelständlers Gigaset sind klar vereinfacht und verschlankt worden. Insgesamt gibt es weniger Einzelschritte, viele Aufgabenschritte konnten automatisiert werden und sind nun enger mit der gesamten Supply Chain verzahnt. Alle Tätigkeiten werden innerhalb von Board ausgeführt, es gibt keine Medienbrüche mehr.

Ein Beispiel für die Vereinfachung: früher konnte Gigaset zwar Ist- und Planwerte festlegen, doch die unterjährige Aktualisierung der Werte (Verrechnung Plan-Ist) war nur in Excel mit Hilfe von komplizierten S-Verweisen und Verkettungen möglich. In Board werden diese Werte automatisiert berechnet und stehen jederzeit zur Verfügung.

„Board bietet den Vorteil, dass Daten aus verschiedenen Quellen in einem Bericht dargestellt werden können. Seit wir Board nutzen, können wir endlich die Zahlen von allen Standorten weltweit in einem Bericht gegenüberstellen und haben einen transparenten Überblick über die Gesamtentwicklung“,  erklärt die Board-Projektverantwortliche Verena Ueffing.

Die Fachabteilungen agieren selbstständiger und flexibler, da sie Erweiterungen und Anpassungen von Berichten und Anwendungen selbst realisieren und keine Unterstützung durch die IT oder gar externe Berater notwendig ist. Dies im Zusammenspiel mit insgesamt deutlich geringeren Wartungsaufwänden hat schließlich zu enormen Einsparungen geführt. Alleine die IT-Kosten im Bereich Reporting und Planung wurden durch die Ablösung der verschiedenen SAP-Werkzeuge um mehr als 90% reduziert. So hatte sich das gesamte Projekt auch ohne Betrachtung des erheblichen Business-Nutzens bereits nach weniger als einem Jahr amortisiert.

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