Klingspor - Case Study

Das Unternehmen
Seit über 100 Jahren gehört KLINGSPOR zu den weltweit führenden Herstellern hochwertiger Schleifwerkzeuge. 33 über den gesamten Globus verteilte Fertigungs- und Vertriebsstandorte mit mehr als 2.300 Mitarbeitern ermöglichen eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse der regionalen Märkte. Im Stammwerk Haiger in Deutschland sind über 500 Mitarbeiter beschäftigt. In den Fabrikationsstätten werden über 50.000 Artikel unter anderem aus den Produktgruppen Schleifmittel auf Unterlage, Trennscheibe, Schruppscheibe, Schleifmopteller und -räder für die verschiedenen Schleifanwendungen der Kunden gefertigt und vertrieben.

Die Herausforderung
Klingspor setzte bereits seit langem SAP als ERP-System ein und in SAP BW bildete das Unternehmen das Vertriebs- und Umsatzreporting ab. Das System lief weitgehend automatisiert, war aber wenig anwenderfreundlich. Neue Datenbankabfragen oder Berichte zu erstellen, war zu komplex, um es in der Fachabteilung bewältigen zu können. Als die Themen Absatz- und Umsatzplanung schließlich neu strukturiert werden sollten, entschloss sich Klingspor, ein umfassendes Business Intelligence (BI) und Corporate Performance Management (CPM) Werkzeug einzuführen, das so einfach zu bedienen sein sollte, dass die IT von einigen Aufgaben entlastet werden kann. SAP BW sollte als Data Warehouse weiter im Einsatz bleiben, so dass eine gute SAP-Schnittstelle zur Kernanforderung für das neue Werkzeug wurde.

„Der große Vorteil des neuen Board Connector, neben einer hohen Stabilität und einfachen Bedienbarkeit, liegt darin, dass man die BW-Extraktoren im SAP-System problemlos nutzen kann. Auch das Lesen von BW Query-Daten erleichtert das Arbeiten stark – gerade in Hinsicht auf Queries mit erweiterter Business-Logik wie z.B. Währungsumrechnungen. Insgesamt sind wir hochgradig zufrieden mit dem integrierten Connector von Board.“

Matthias Alles
IT-Anwendungsentwicklung

Die Board-Lösung
Das anwenderfreundliche und fachabteilungsorientierte BI&CPM-Toolkit Board stellte für Klingspor die optimale Lösung dar. Das Unternehmen schaute sich zahlreiche weitere Systeme an, doch bei vielen stellte sich heraus, dass sie die IT nicht wesentlich entlasten könnten. Hinzu kam die Schwierigkeit einer passenden SAP-Schnittstelle, da der Zugriff auf ein SAP-System noch immer eine Art „Königsdisziplin“ bei der Datenintegration darstellt. Board konnte hier dank einer engen Kooperation mit dem SAP-Schnittstellenexperten Theobald Software mit einem vollintegrierten Board Connector für SAP aufwarten.

Klingspor ließ sich in wenigen Tagen von Board-Beratern coachen und war bereits nach kurzer Zeit in der Lage, das System selbst weiterzuentwickeln. Mitarbeiter schult das Unternehmen eigenständig. Einige Key-User belegen heute eindrucksvoll, wie intuitiv Board zu bedienen ist und bauen Cockpits mit den wichtigsten Kennzahlen, so beispiels-weise ein umfassendes Vertriebscockpit mit Langzeitverläufen und einer Darstellung der Top-Kunden, das heute niemand mehr missen möchte.

Der Vertrieb ist einer der Bereiche, in dem Board schwerpunktmäßig Verwendung findet. Die Außendienstmitarbeiter von Klingspor haben jederzeit per Web, Citrix oder direkt über den regulären Windows-Client Zugriff auf das System und erhalten speziell auf ihre Kunden ausgerichtete Auswertungen.

Weltweit greifen 24 Vertriebsorganisationen auf Board zu und den Geschäftsführern jeder Niederlassung steht ein eigenes Cockpit mit den wichtigsten Daten im Überblick zur Verfügung. Die Konzernleitung erhält die Daten aller Niederlassungen außerdem konsolidiert in einem weiteren Cockpit dargestellt.

Die Umsatz-/Absatzplanung wurde ebenfalls erfolgreich neu aufgesetzt. So plant Klingspor die Umsätze mit den Kunden (gesamt 92.000) und bricht diese auf die Materialien herunter. Das Ganze wird mit Hilfe von Routinen (und Board Prozeduren) zeitlich aufs Jahr verteilt. Bei der Gelegenheit kann das Unternehmen auch mögliche Preisänderungen berücksichtigen und auf die Materialmengen und Planumsätze anrechnen.

Die Finanzabteilung nutzt Board zur Darstellung der GuV und konsolidiert auch die GuV-Daten des gesamten Konzerns. Dies läuft nach dem Upload aus dem SAP BW in Board automatisiert mittels Prozeduren, ebenso wie der Abzug von möglichen Crosscompany-Umsätzen. Ähnliches gilt für die Bilanz des Unternehmens. Neben dem Umsatzreporting wurde zudem ein Deckungs-beitragsreporting umgesetzt.

Da die Akzeptanz der User sehr gut ist und die Fachabteilung heute wie gewünscht in der Lage ist, alle Berichte und Cockpits eigenständig zu erstellen, hat Klingspor für die Zukunft noch zahlreiche Vorhaben mit Board:

• Supply Chain Management
• Kostenstellen-/artenrechnung
• Kostenplanung

Der Kundennutzen
Wie zu Beginn des Projektes gefordert, konnte die IT-Abteilung von der Berichtserstellung entlastet werden und die Fachabteilung hat eine größere Unabhängigkeit gewonnen. Neue Berichte werden dank des programmierfreien Handlings von Board heute deutlich schneller umgesetzt. Dies hat auch dazu geführt, dass Klingspor ein Stück weit dem papierlosen Büro näher gekommen ist: Zahlreiche umfassende Berichte, die dem Management früher in Papierform zugestellt wurden, sind heute in Form eines Management Cockpits in Board verfügbar und wesentlich bequemer für tiefer-gehende Analysen dienlich. Die Zeitersparnis für alle Beteiligten liegt dabei auf der Hand. Alle relevanten Daten und Berichte liegen in einem zentralen System vor, was die Prozesse in den Abteilungen deutlich vereinfacht hat und zu einer besseren Transparenz verholfen hat. Hinzu kommen die Vorteile des Board Connectors, der es der Fachabteilung ermöglicht, auch ohne die IT-Abteilung jederzeit die SAP-Daten im Board System zu aktualisieren.