Perfekte Partnerschaft zwischen operativen Bereichen und Finanzbereich bei Delos Power

Delos Power ist eine italienische Asset-Management- und Operation & Management (O&M) - Gruppe, die für ein Portfolio von Photovoltaik-Anlagen verantwortlich ist. Sie betreibt alle PV-Anlagen der geschlossenen reservierten Immobilienfonds Tages Helios und Tages Helios II. Die Fonds werden von Tages Capital SGR S.p.A. verwaltet. Mit seinem hochspezialisierten Team hat Delos Service – ein Unternehmen der Delos-Gruppe – die Fonds von Tages bei ihrem rasanten Wachstum durch Fusionen, Übernahmen und Refinanzierungen in den letzten fünf Jahren unterstützt. Mit diesen Fonds hat die Gruppe über 1 Mrd. € in Photovoltaik-Anlagen mit einer installierten Leistung von 405 MW investiert.

Vereinheitlichung ist der rote Faden des Board-Projekts bei Delos Power. Durch die Integration des Finanzbereichs mit den operativen Bereichen der PV-Anlagen wird ein durchgängiger Prozess geschaffen. Dieser Prozess

• umfasst die wirtschaftliche und finanzielle Planung und Budgetierung
• ermöglicht Reporting und Analysen unter Verwendung aller Informationsressourcen der Gruppe, einschließlich der Monitoring-Daten über Performance und Produktivität der Photovoltaik-Anlagen
• schließt den finanziellen Konsolidierungsprozess ein.

Board wurde zunächst für den gesamten Steuerungs- und Analysebereich implementiert. Es wurde ein Single Point of Truth (SPoT) geschaffen, der direkt aus dem ERP-System des Unternehmens gespeist wird. Die Board-Plattform ist damit zum Control Tower für die täglichen Aktivitäten von Delos geworden, in dem operative Daten mit Buchhaltungsdaten in Echtzeit abgeglichen werden. Angesichts der komplexen Struktur der Delos-Gruppe mit mehr als 60 Unternehmen und 174 Photovoltaik-Anlagen benötigt das Unternehmen eine zuverlässige Datenquelle, die in der Lage ist, Finanzen und Betrieb zu verbinden. Die Standorte und Unternehmen der PV-Anlagen sind nach verschiedenen Kriterien geordnet (z. B. Akquisitionsportfolio, geografische Gebiete, finanzierende Banken usw.), um mehrere konsolidierte und subkonsolidierte Konten zu erstellen.

„Wir haben es geschafft, unsere Unternehmensstruktur übersichtlich auf der Board-Plattform abzubilden und haben jetzt Zugang zu einem sehr flexiblen Management-Tool“, erklärt Marco Sterpi, Head of Reporting, Finance & Treasury. „Wenn wir eine neue PV-Anlage erwerben, ist es einfach, die Struktur zu aktualisieren. Wir arbeiten direkt auf der Board-Datenbank und importieren automatisch die Buchhaltungsinformationen aus dem Unternehmens-ERP, was dank der nahtlosen Kommunikation zwischen der BI-Plattform und unserem Business-Management-System problemlos möglich ist.“

Beim Vergleich und der Integration der vom Finanzbereich in die Konten gebuchten Umsatzdaten mit den Umsatzdaten aus dem Delos-eigenen Monitoring-System der Anlagen, aufgeschlüsselt nach Art der Erlöse (Fördermittel, Stromerzeugung, Herkunftsnachweise), zeigt sich die Effizienz einheitlicher Analyse- und Reporting-Prozesse:

„Dank Board haben wir eine schnelle und intelligente Synergie zwischen Management-Controlling und dem operativen Bereich erreicht, die uns qualitativ hochwertigere Informationen, eine sichere Validierung dieser Informationen und konsistente Daten in der gesamten Organisation liefert. Außerdem minimieren wir die Verwendung von Tabellenkalkulationen und reduzieren die Fehlerquote erheblich“, bemerkt Massimo Travella, General Manager bei Delos.

Die Datenqualität ist Grundvoraussetzung für die Erstellung von Reports und Analysen, insbesondere bei Kostenanalysen für bestimmte Perioden, Firmen und dem Hauptbuch sowohl auf Übersichts- als auch auf Einzelnachweis-Ebene. Dabei werden auch die Abweichungen zwischen dem laufenden Jahr und dem Vorjahr berücksichtigt, wobei die Differenz zwischen Plan- und Ist-Wert ständig überwacht wird. Marco Sterpi hebt hervor:

„Die Funktionen von Board ermöglichen es uns, das Gesamtbild über unsere Informationsressourcen zu sehen. Wir können uns dann je nach Bedarf auf verschiedene Granularitätsebenen konzentrieren. Wir haben zum Beispiel die Möglichkeit, ein einzelnes Portfolio zu betrachten oder jedes Unternehmen, das zu diesem Portfolio gehört, bis hin zur einzelnen Photovoltaik-Anlage.“

Delos hat in Board auch eine Anwendung zur grafischen und intuitiven Kostenanalyse erstellt, in der der prozentuale Anteil an den Gesamtkosten und die entsprechenden Budgets der einzelnen Kostenpositionen, Geschäftseinheiten oder Firmenkonten erkennbar sind.

„Die Einführung dieser neuen Board-Applikationen hat uns viel Zeit gespart. Früher brauchten wir ewig, um die Vorarbeiten zu erledigen, bevor wir die eigentliche Analyse durchführen konnten. Wir mussten etwa 60 Probebilanzen – eine für jedes Unternehmen – einzeln aus dem ERP herunterladen, sie dann in Tabellen importieren und mittels Pivot-Tabellen zusammenführen. Bevor wir die Board-Lösung eingeführt haben, haben wir mehrere Tage gebraucht, um die Dateien vorzubereiten, bevor wir überhaupt mit der Analyse der Daten beginnen konnten“, erinnert sich Marco Sterpi.

Delos verwendet auch Board-Anwendungen im Bereich Controlling, einschließlich der Analyse von Intercompany-Transaktionen (IC-Matching) unter Verwendung von erweiterten Drill-Down-Funktionen. Dazu hat Delos die Intercompany-Hauptbuchkonten nach bestimmten Kriterien gruppiert: von der Finanzierung zwischen der Muttergesellschaft und ihren Tochtergesellschaften bis zur Leistungserbringung oder der steuerlichen Konsolidierung. Marco Sterpi erzählt:

„Unsere Organisationsstruktur bei Delos ist sehr komplex und vielschichtig, daher generieren wir sowohl wirtschaftliche als auch kapitalbezogene Intercompany-Transaktionen, die auf ähnlich komplexe und anspruchsvolle Weise verwaltet werden müssen. Mit Board weisen wir jedem Intercompany-Hauptbuchkonto ein "Tag" zu, je nach Art des betreffenden Kontos, und schaffen so spezifische Gruppierungen. Das macht alles viel einfacher und benutzerfreundlicher, dank klarer, intuitiver Auswahlfunktionen. Außerdem beschleunigt es die Performance dieses wichtigen Controlling-Prozesses."

Kollaborative Planung: Finanzen und Operations Bereich in einer einzigen Performance-Management-Umgebung

Die BI-Umgebung auf der Board-Plattform ist in den Finanzplanungsprozess von Delos integriert. Die Datenbank, die den Planungsprozess speist, ist dieselbe, die für die Durchführung der Analysen und die Erstellung der Reports verwendet wird. Dies bedeutet, dass das Finanzwesen von Delos vollständig mit dem operativen Geschäft abgestimmt ist, nicht nur in Bezug auf Business Intelligence, sondern auch in jeder Phase der Finanzplanung.

"Die Initialisierung der Planung mit Board ermöglicht es uns, Informationen aus finalen Buchhaltungsdaten oder früheren Planungen für jeden Kostenpunkt zu laden. Das bedeutet, dass wir verschiedene Budgetversionen entsprechend unseren geschäftlichen Anforderungen erstellen können. So werden wir nicht mit unzähligen separaten Tabellenkalkulationen überschüttet", fügt Marco Sterpi hinzu.

Die Teams für die Wirtschafts- und Finanzplanung von Delos können nun in Echtzeit mit den operativen Teams zusammenarbeiten. Das ist angesichts der Notwendigkeit, sich an die Veränderungen und Schwankungen bei den Photovoltaik-Anlagen anzupassen, von Vorteil. Marco Sterpi erklärt:

„Die Vereinheitlichung, die Board bietet, sowohl zwischen Planung und Analyse als auch zwischen Finanz- und Nicht-Finanzbereichen, macht es uns einfach, Änderungen zu managen. Wir können zum Beispiel ein einzelnes Portfolio auswerten und das Budget nach Hauptbuchkonto, einzelne Reporting-Einheit, Lieferant oder einzelnem Werk gliedern. Wir können auch einen Workflow nach Portfoliotyp aufbauen, um jeden Planungsschritt in einem interaktiven, kollaborativen Prozess zu verfolgen.“

Intelligente Kommunikation zwischen dem Monitoring-System und der Entscheidungsfindungsplattform

Der Finanzbereich ist vollständig integriert und synergetisch mit dem Betriebs- und Management-Controlling verbunden, da Board intelligent mit dem proprietären System interagiert, das Delos zum Monitoring der PV-Anlagen einsetzt. Dieses Monitoring-System sammelt eine Vielzahl von Informationen aus den verschiedenen Komponenten der Photovoltaik-Anlagen, wie z. B. die Größe der Anlage, wie viele Wechselrichter in Betrieb sind oder die Anzahl der Feldschränke.

„Insgesamt sind es etwa 7 Milliarden Datensätze! Dabei sammelt Board nur die Daten, die für das operative Reporting und die Analyse sowie für die Wirtschafts- und Finanzplanung und Budgetierung notwendig sind. Durch dieses Zusammenspiel erhalten wir eine durchgängige Standardisierung und Industrialisierung der BI- und Corporate Performance-Management-Prozesse. So können wir in Echtzeit überprüfen, ob die in der Buchhaltung gebuchten Finanzinformationen mit den von der PV-Anlage aufgezeichneten Betriebsdaten übereinstimmen. Darüber hinaus können die in Board importierten Umsätze dank der Simulations- und Business-Modeling-Funktionen der Plattform automatisch in Was-wäre-wenn-Analysen verwendet werden“, erklärt Marco Sterpi.

„Verschiedene Dashboards stellen die Interaktion zwischen Finanzen und Betrieb dar, darunter Dashboards, die uns die beste und die schlechteste Photovoltaik-Anlage in Bezug auf Erzeugung und Profitabilität gegenüber der Planung und dem vergangenen Jahr zeigen. Ähnliche Auswertungen werden durch die Analyse der durchschnittlichen Sonneneinstrahlung nach geografischem Gebiet durchgeführt.“

Steuerung der Finanzkonsolidierung

Nach Abschluss des Planungs- und Analyseprozesses nutzt Delos die mit Board entwickelte Finanzkonsolidierungslösung zur Erstellung von Konzernabschlüssen auf Ebene der einzelnen Portfolios und Subholdings, sowie der Erstellung des Konzernabschlusses für die gesamte Gruppe.

Nach dem Import von Daten direkt aus der Buchhaltung (dem Unternehmens-ERP) wird der Prozess der Finanzkonsolidierung mit den relevanten Managementdaten zusammengeführt. Die nächste Stufe, die Abstimmung der Intercompany-Positionen, ist streng auf Unternehmen beschränkt, deren Buchhaltung nicht direkt von Delos verwaltet wird. Dies liegt daran, dass die Intercompany-Transaktionen der internen Gesellschaften täglich vom Management-Controlling mit Hilfe der Board-Anwendung zur Vorabkontrolle der Abstimmungen und spezifischen Eliminierungsregeln für bestimmte Konten geprüft werden.

„Board ermöglicht es uns in derselben Umgebung, in der der Konsolidierungsprozess durchgeführt wird, die Beziehungen zwischen den Unternehmen unserer Gruppe zu analysieren. Zum Beispiel können wir die Aufteilung der kommerziellen oder finanziellen Verbindlichkeiten und Forderungen eines oder mehrerer Unternehmen beobachten“, ergänzt Marco Sterpi.

In der anschließenden Bereinigungsphase werden die Managementdaten erfasst, die über den Umfang der für die Standardkonsolidierung verwendeten Daten hinausgehen. Danach wird das eigentliche Konsolidierungsverfahren eingeleitet. Es endet mit der Erstellung von Konzern- und Teilkonzernabschlüssen und den dazugehörigen Reports. Für die Transparenz dieser Eckdaten ist es unerlässlich, jeden Schritt des Konsolidierungsprozesses (wie z. B. Laden der Daten, Eliminierungsmethode, Rechnungslegungsgrundsätze usw.) einsehen zu können. Die Board Financial Consolidation Lösung verwaltet die gesamte Offenlegungsphase, basierend auf der Erfassung und Freigabe der verschiedenen Teile des Abschlusses, aus denen sich die erforderliche Dokumentation zusammensetzt.

„Board erleichtert den Mitarbeitern im Finanzteam diese Vorgänge erheblich, indem es ihnen den Zugriff auf die Funktionen der Software auf Self-Service-Basis mit voller Autonomie ermöglicht“, fasst Marco Sterpi zusammen.