Privatbrauerei Zwettl

Das Unternehmen

Die Privatbrauerei Zwettl mit Sitz im nördlichen Niederösterreich besteht seit 1708. Der jährliche Bierausstoß von „Zwettler“ belief sich 2017 auf rund 188.000 Hektoliter Bier und der Gesamtumsatz des Waldviertler Familienunternehmens betrug im Jahr 2016 23,9 Millionen Euro. 120 Mitarbeiter sind direkt bei der Privatbrauerei beschäftigt, indirekt sichert sie dank der Vielfalt an Zulieferern in der Region sehr viele Arbeitsplätze. Nachhaltiges Agieren steht im Fokus der Brauerei: So stammen die Rohstoffe Brauwasser, Hopfen und Braugerste überwiegend aus der Region. Als erste heimische Brauerei unterzog sich Zwettler einer gesamtheitlichen Ökobilanz und nutzt die aufgezeigten Potenziale, noch umweltfreundlicher und ökologischer zu werden. 2008 wurde die Brauerei zum „Niederösterreichischen Familienunternehmen des Jahres“ gekürt und 2011 mit dem NÖ Tourismuspreis ausgezeichnet.

Die Herausforderung

Nachdem die Umstellung des ERP-Systems abgeschlossen war, begab sich Zwettl auf die Suche nach einem Business Intelligence-Tool, das Reporting, Analyse und Planung komplett abbilden kann. Zum Ziel setzte sich Zwettl eine vollintegrierte Unternehmensplanung und ein klassisches Management Cockpit, in welchem sich die Geschäftsleitung mit wenigen Klicks informieren kann.

Das bis 2012 im Controlling vorrangig genutzte MS Excel brachte die weitläufig bekannten Probleme mit sich: langwieriges Datensammeln, mangelhafte Daten-Transparenz und -Qualität und die stete Gefahr, dass in Abstimmungsrunden nicht alle von den selben Daten sprachen.

Die Lösung

Das Initial-Projekt, die Absatz- und Kostenstellenplanung, war nach knapp vier Monaten komplett implementiert. Als Basis dient ein von CONTRACT Controlling entwickeltes Board-Modul, das betriebswirtschaftliche Vorgänge und Logiken bereits vordefiniert hat. Damit war eine besonders schnelle Implementierung möglich ohne aber darauf verzichten zu müssen, Anpassungen entsprechend der Wünsche und Prozesse von Zwettl einfach vornehmen zu können.

Willibald Schindler, Controller und Projektleiter bei Zwettl erinnert sich: „Das Tolle an der Projektarbeit war, dass ich von Anfang an immer dabei war.“ So konnte er nicht nur schnell lernen, mit dem Tool zu arbeiten und es selbstständig weiterzuentwickeln, sondern auch die wachsende Anwendung genau nach seinen Wünschen formen. Heute betreut er das System größtenteils allein.

„Mit Board fällt uns immer wieder etwas Neues ein, das wir noch umsetzen könnten. Die Möglichkeiten, die Board einem bietet, wenn man sich damit beschäftigt und offen für neue Prozesse ist, sind der Wahnsinn.“ Nicht verwunderlich also, dass Schritt für Schritt weitere Board-Module von CONTRACT Controlling und damit immer neue Anwendungsfelder hinzu kamen, so dass die Lösung heute eine durchgängige Planung von A-Z abdeckt: Absatz, Umsatz, Personal, Investitionen, Abschreibungen, Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit (EGT), Cashflow und Finanzen – alles wird in Board geplant.

Für die Jahresbudgetierung wurde der Ansatz einer integrierten Erfolgs- und Finanzplanung umgesetzt. Ausgehend von einem detaillierten Absatz-/Umsatzbudget auf Kundenebene inklusive der zugehörigen Wareneinsätze wird eine klassische Kostenarten-/Kostenstellenplanung um diese Werte ergänzt und so ein gesamtes Unternehmensplanergebnis berechnet. Auf Basis einer Investitionsbudgetierung mit automatisierter AfA-Berechnung wird das Anlagevermögen für das Planungsjahr eingeschätzt. Forderungen, Verbindlichkeiten und die Mehrwertsteuerplanung erfolgen durch automatisierte Berechnungslogiken. Die übrigen Bilanzpositionen werden auf Kontenebene geplant. Durch den Berechnungsmechanismus für die Integration zwischen Erfolgsrechnung und Bilanz kann neben der Planerfolgsrechnung und der Planbilanz auch eine Plan-Cashflow-Rechnung durchgeführt werden.

Für das Reporting werden täglich Ist-Zahlen in Board geladen, so dass Plan-Ist-Abweichungen sofort mit Ampeln angezeigt und die Ursachen analysiert werden können. Für Schindler ist die Kunden-Deckungsbeitragsrechnung in Board die Kür der gesamten Applikation. „Wir hatten mit den CONTRACT-Modulen die ideale Grundlage und konnten trotzdem noch alles so flexibel modellieren, dass es nun perfekt zu unseren Best Practices passt.“

Die fertige Anwendung bestimmt heute das tägliche Arbeiten im Controlling, Vertrieb und Management. Für Schindler ist „ein Tag ohne Board kein guter Tag.“ Auch der Vertriebsleiter bestätigt: „Die Board-Lösung macht süchtig – so leicht kamen wir früher nicht an Daten. Ganz zu schweigen davon, diese dann auf die Schnelle zu analysieren oder von aggregierten Kennzahlen auf die darunter liegenden Detail-Informationen drillen zu können.“

Der Kundennutzen

Durch die Einführung von Board stehen sämtliche Daten in einer zentralen Lösung zur Verfügung. Umfangreiche manuelle Arbeitsprozesse zur Aufbereitung von Daten in MS Word, Excel und PowerPoint konnten erheblich reduziert und so Zeit zur Übernahme neuer Aufgaben geschaffen werden. Datenfehler und Inkonsistenzen, die aufgrund von manuellen Übernahmen in bisherigen Berichten auftraten, konnten durch die Nutzung des Board Office Add-ins beseitigt werden.

Der Umfang der Auswertungsmöglichkeiten ist erheblich erweitert worden. Vorhandene Daten können leichter und in höherem Detaillierungsrad sowie performanter über verschiedene Dimensionen analysiert werden. Mittels moderner Analysemethoden (Ampel-, Cockpit, Drill-Down-Filter-, Such-, Simulations-Funktionen) stehen viele Möglichkeiten zur Darstellung von Finanz- und Leistungsdaten zur Verfügung, die zuvor gar nicht oder nur mit großem Aufwand hätten erstellt werden können.