RUNGIS express GmbH steigert die Effizienz von Sales&Operations (S&OP)

Als eine der größten Handelsgesellschaften für hochwertige Lebensmittel und mit über 45- jähriger Erfahrung ist die R express eine etablierte Marke im HORECA (HOtel, REstaurant, CAtering) Bereich für die qualitätsorientierte Gastronomie. Stärken sind die fundierte Lebensmittelkompetenz, auf die individuellen Kundenbedürfnisse ausgerichtete Betreuung und langfristige und vertrauensvolle Partnerschaften.

Herausforderung: Beschleunigen der datenbasierten Steuerung des Unternehmens

Die R express hatte Excel und kleinere Tools aus ihrem ERP-Programm im Einsatz, um Planung und Reporting in Vertrieb und Operations zu bewerkstelligen. Die Planung war jedoch nicht intuitiv und nur unzureichend miteinander vernetzt, was eine akkurate Planung erschwerte. Die dabei auftretenden Ungenauigkeiten konnten vor allem bei den ultrafrischen Waren zu Problemen führen. Außerdem war das Reporting zu schwerfällig und die Laufzeiten zu lang.

Thomas Bartmann, Business Intelligence Analyst bei der RUNGIS express GmbH erinnert sich an die Herausforderungen, vor denen das Unternehmen stand:

„Die benötigten Informationen kamen oft zu spät bei den Verantwortlichen an. Dies hemmte die Steuerung des Unternehmens und verzögerte notwendige Entscheidungen. Wir hatten in unserem schnelllebigen Geschäft wirklichen Handlungsdruck, um deutlich schneller zu werden.“

Eine BARC-Studie war Ausgangspunkt, um die Suche nach einer geeigneten Software zu starten. Am Ende standen vier Anbieter in der engeren Auswahl. Hauptkriterien für die gesuchte Lösung waren eine ansprechende Oberfläche, intuitive Bedienung und vor allem die Möglichkeit für die RUNGIS express GmbH, die Software selbst zu betreuen und Anwendungen eigenständig zu entwickeln.

Lösung: Intelligente Planung zur perfekten Unterstützung von Vertrieb und Einkauf

Die intelligente Planungsplattform von Board stellte sich dabei schnell als geeignete Lösung für die Anforderungen von Sales&Operations bei der RUNGIS express GmbH heraus. Planung, Analyse und Reporting sind eng miteinander verknüpft und Anwendungen können ohne Hilfe von extern durch die code-freie Oberfläche entwickelt werden.

„Ich bin kein IT-Experte“, sagt Thomas Bartmann. „Aber es war überhaupt kein Problem, sich in Board einzuarbeiten und eigene Anwendungen zu erstellen. Wenn ich wirklich mal vor einer kniffligen Aufgabe stehe, bekomme ich vom Board-Support schnelle Unterstützung. Oder ich frage die Community. Da ist sehr viel Know-how vorhanden, das auch gern geteilt wird. Man profitiert somit von den Erfahrungen, die die Anwender in anderen Unternehmen bereits gemacht haben.“

Wie einfach und intuitiv es ist, mit Board zu arbeiten, illustriert Thomas Bartmann an einem schönen Beispiel:

„Unser CFO stellt sich selbst seine Dashboards schnell und einfach zusammen. Er weiß am besten, welche Informationen er benötigt und muss nicht seine Anforderungen spezifizieren und jemand anderem erklären, welche Informationen er braucht.“

Board wird bei R express auf der operativen Ebene im Vertriebscontrolling und der strategischen Einkaufsplanung eingesetzt. Die Plattform unterstützt vor allem den Vertrieb bei der Akquise und Betreuung der Kunden und den Einkauf bei der Beschaffung. Board lädt automatisch die Bewegungsdaten aus dem ERP System sowie die Rechnungsdaten aus dem Buchhaltungssystem. Dazu kommen textbasierte Informationen aus dem CRM-System zu Kunden und Prospects. Das erleichtert dem Vertrieb die Neukundengewinnung und die Entwicklung seiner bestehenden Kunden.

„Jeder Kundenbetreuer sieht sofort die Ergebnisse seiner Kunden und weiß immer, wo er steht. Das erhöht die Transparenz. Da er im Self-Service-Modus seine Zahlen analysieren kann, ist er jederzeit in der Lage, auf das Kaufverhalten seiner Kunden zu reagieren“, sagt Thomas Bartmann. „Ziel ist es, die Kunden langfristig als Partner der RUNGIS express GmbH zu halten.“

Vor besonderen Herausforderungen steht der Einkauf bei R express. Das Unternehmen macht etwa 60 % seines Umsatzes mit ultrafrischen Produkten. Das sind z. B. Fisch und Meeresfrüchte, die täglich frisch gefangen werden. Entsprechend des Fangs ändern sich die Verfügbarkeit der Produkte aber auch die Preise sehr schnell, manchmal sogar stündlich. Über die Margenplanung in Board kann der Einkauf hier schnell und flexibel reagieren.

„Der Vertrieb stößt entsprechend der Bestellungen seiner Kunden mit dem Vorlauf weniger Tage den Einkauf an. Der Einkauf bestätigt Mengen und Preise und beobachtet den Markt permanent. Die Daten fließen in Board ein und sind damit auch für den Vertrieb sichtbar. So kann er abhängig von den Preisen und verfügbaren Mengen schnell in Absprache mit seinen Kunden reagieren und z. B die Mengen erhöhen, wenn die Preise günstig sind. Umgekehrt kann er seinen Kunden Alternativprodukte anbieten, wenn die Preise anziehen oder Ware nur begrenzt verfügbar ist. Das ist etwas, dass die Kunden sehr zu schätzen wissen und das wir vor dem Einsatz von Board nicht so einfach und schnell bieten konnten“, erzählt Thomas Bartmann.

Aktuell steht auch an, die Logistikplanung in Board abzubilden: „Das ist ein Projekt, dass uns noch mal deutlich nach vorn bringen wird. Optimale Tourenplanung, aber auch die Planung der zu transportierenden Mengen wird uns noch deutlich effizienter machen und Kosten einsparen.“

Kundennutzen: Schnellere Prozesse, bessere Steuerung und höhere Marge

Board ist bei etwa 100 der 700 Mitarbeiter der RUNGIS express GmbH im Einsatz. Da alle wichtigen Zahlen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, bringt Board hohe Transparenz in die Bestellungen und bildet die Grundlage für eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Kunden.

„Vor allem der HORECA-Bereich hat stark unter der Corona-Pandemie gelitten. Das war auch für uns eine schwere Zeit, weil dies unsere Kunden sind. Board hat uns sehr geholfen, nach den Lockdowns und Einschränkungen das Geschäft wieder erfolgreich hochzufahren. Wir konnten genau sehen, in welchen Regionen und Segmenten das Geschäft wieder anläuft und somit gezielt reagieren“, berichtet Thomas Bartmann. „Das hat uns einen Zeitgewinn vor dem Wettbewerb gebracht.“

Reports für jeden einzelnen Kunden zeigen, wann die Kunden, welche Produkte in welcher Menge bestellt haben. Das führt dazu, dass sie die Kunden noch gezielter betreuen können. Zudem tragen diese Informationen dazu bei, das Geschäft insgesamt besser zu steuern.

„Wir haben es mit Hilfe der Erkenntnisse aus Board geschafft, die Menge pro Bestellung signifikant zu erhöhen und auch die Lieferung zu optimieren. Wir konnten den Verderb reduzieren und unsere Preiskalkulation verbessern. Das alles hat dazu geführt, dass wir unsere Rohertragsmarge trotz des schwierigen geschäftlichen Umfelds um 2-3 % steigern konnten,“ freut sich Thomas Bartmann.