Transformation der Personalprognose- und Controlling-Prozesse bei der HOLTER-Gruppe

Das Unternehmen

Die HOLTER Gruppe ist ein Sanitär- und Heizungsgroßhändler mit Firmensitz in Wels, Oberösterreich. Für Installateure und das Fachhandwerk bietet das Familienunternehmen die komplette Produktpalette für Sanitär, Heizung, Installation, Kühlung, Lüftungstechnik, erneuerbare Energie und Regeltechnik sowie Beratungs- und Serviceleitungen an. Konsumenten erhalten in zehn Ausstellungszentren individuelle Beratung rund um Bad und Wellness mit einer umfangreichen Produkt- und Materialauswahl sowie modernsten Planungstools.

HOLTER ist ein Familienunternehmen mit Start-Up Power. Denn trotz langjähriger Tradition und erfolgreichem Wachstum müssen sich Unternehmen immer wieder neu erfinden und auf die Bedürfnisse der Kunden und des Marktes reagieren. Das hat HOLTER in vielen Jahren der Entwicklung immer wieder erfolgreich umgesetzt.

Die Herausforderung – Zuverlässiger Personal-Forecast

Über 800 Mitarbeiter an 22 unterschiedlichen Standorten in Deutschland und Österreich – bei dieser hohen Dezentralität ist es nicht leicht, bei Personalentwicklung und Personal-Forecast den Überblick zu behalten. Der Personal-Forecast wurde bislang bei HOLTER zentral im Controlling erstellt. Dazu wurden Excel und spezielle Funktionen im Buchhaltungssystem genutzt, die das Personalmanagement jedoch nur geschäftsjahresbezogen abbilden konnten. Informationen über Veränderungen erhielt das Controlling per E-Mail, Telefonanruf oder andere Standardkommunikationstools. Das erschwerte die Kontrolle und das Monitoring von Änderungen. Entsprechende Informationen kamen häufig nicht oder verspätet beim zentralen Controlling an. Das führte dazu, dass der monatliche Personal-Forecast bis zu 15 Arbeitstage in Anspruch nahm und fehleranfällig war.

Deshalb suchte HOLTER nach einer Lösung, die den Prozess durchgängig und fehlerfrei abbildet, die Qualität des Personal-Forecasts erhöht und den Erstellungsprozess deutlich verkürzt.

Die Board-Lösung – Schnell und einfach starten

Der Großhändler entschied sich schließlich für die Board Entscheidungsfindungsplattform. Sie übernimmt nicht nur den Personal-Forecast, sondern löst auch die Controlling-Bestandteile des Buchhaltungssystems ab. Dadurch werden zusätzlich z.B. eine monatliche, dezentrale Abweichungsanalyse für die Personalkosten durch die Abteilungsleiter sowie eine Vertriebsplanung auf Kundenebene durch die regionalen Verkaufsleiter ermöglicht.

In naher Zukunft soll auch noch die Board Standard Applikation „Board Financial Consolidation“ eingeführt werden. Darüber hinaus sollen u.a. Investitions-Forecasts für Gebäude, IT und Fahrzeuge inklusive einer kurzfristigen Liquiditätssteuerung realisiert werden.

Für Board sprach, dass die Plattform eine schrittweise Entwicklung und Einführung ermöglicht. „Wir haben im Rahmen dieser Neueinführung die Gelegenheit genutzt und viele Prozesse neu definiert. In dem wir diese Schritt für Schritt mit Board eingeführt haben, gaben wir unserer Organisation den notwendigen Rahmen, diese Veränderungen umzusetzen und zu verinnerlichen, bevor wir zum nächsten Punkt übergegangen sind“, schildert Thomas Schendl das Vorgehen. „Andere Produkte, die wir im Auswahlprozess betrachtet haben, enthielten vordefinierte Anwendungen, die zum einen nicht die von uns gewünschte Flexibilität hätten bieten können und die zum anderen viel zu komplex für unseren Start gewesen wären.“ Mit Board können die Anwendungsbereiche nun nach und nach erweitert werden – immer mit dem Gedanken der Optimierung im Hinterkopf.

Die Mitarbeiter im Controlling können Datenbanken und Oberflächen dank des programmierfreien Toolsets direkt und ohne tiefe IT-Programmierkenntnisse erstellen und gestalten. Die Daten aus dem bestehenden ERP-System lassen sich mittels ODBC-Datenimport einfach anbinden und können somit direkt und ohne fehleranfälligen manuellen Aufwand genutzt werden.

Das intuitiv zu bedienende System erfordert zudem nur einen geringen Schulungsaufwand für die Mitarbeiter. Für das Controlling gab es Board In-House-Schulungen zu den Themen „Planen mit Board“, „Analyse und Reporting mit Board“ und „Aufbau einer multidimensionalen DB mit Board“, wofür insgesamt nur fünf Schulungstage notwendig waren. Das Controlling wiederum bot für die Leiter der verschiedenen Fachabteilungen eine dreistündige Anwenderschulung an. So können derzeit 29 Abteilungsleiter das System nutzen und z.B. dezentral Personalveränderungen im Personal-Forecast eintragen.

Der Kundenutzen – Personal-Forecast in der Hälfte der Zeit

Die Board-Plattform versetzt HOLTER in die Lage, einen monatlich rollierenden, dezentralen Personal-Forecast auf Mitarbeiterebene durchzuführen. Die Verantwortlichen vor Ort können jetzt direkt und einfach Gehalts- oder lohnbezogene Veränderungen von Mitarbeitern eingeben. Die Nutzer arbeiten mit dem Web-Client und verwenden die integrierte Broadcasting-Funktion für automatisierte Nachrichten, um über die Verfügbarkeit neuer Forecast-Versionen und Deadlines für die monatliche Fertigstellung zu informieren.

Die dezentrale Eingabe der Daten schafft eine qualitative Verbesserung des monatlichen Personal-Forecasts, da die Daten zuverlässig und zeitnah verfügbar sind. Zudem sorgt ein integrierter Genehmigungsworkflow zwischen Abteilungsleiter, Vorgesetztem und Controlling für das Einhalten von Vorgaben und ein durchgängiges Monitoring der gemeldeten Daten. „Mit Hilfe der Board-Plattform hat sich die Zeit für die Fertigstellung des monatlichen Personal-Forecasts um mehr als 50 Prozent reduziert: Der Forecast steht nun nicht mehr nach 15 Arbeitstagen, sondern bereits nach maximal 7 Arbeitstagen zur Verfügung“, erklärt Thomas Schendl, Bereichsleiter Finanzcontrolling bei HOLTER.

“Bei unserem alten System mussten selbst einfache Änderungen wie das Hinzufügen von Spalten im Report vom Systemanbieter durchgeführt werden. Mit Board kann die Fachabteilung – in diesem Fall das Controlling – die Anwendung eigenständig weiterentwickeln, ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse haben zu müssen“, stellt Thomas Schendl fest.

Die Einführung weiterer Applikationen ist geplant. So steht als nächstes die Board Standardapplikation „Board Financial Consolidation“ auf der Agenda. Damit können Unternehmen in der integrierten Business Intelligence- und Corporate Performance Management-Umgebung von Board sowohl rechtlich vorgeschriebene Konsolidierung als auch Management-Konsolidierung durchführen. So lassen sich präzise Konzernberichte und schnelle Abschlüsse erstellen. Das Management erhält detaillierte Erkenntnisse über finanzielle und operative Ergebnisse und bekommt eine umfassende Finanzkontrolle.