Mahou San Miguel hebt Sales & Operations Planung auf die nächste Stufe

Das spanische Familienunternehmen Mahou San Miguel (MSM) ist mit einem Marktanteil von 32 % der Branchenführer in Spanien. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 4.000 Mitarbeiter und verfügt über zehn Brauereistätten weltweit (acht in Spanien, zwei in den USA) sowie vier Wasserquellen, die an seine Abfüllanlagen angegliedert sind.

Die Geschichte des Unternehmens reicht mehr als 125 Jahre zurück, beginnend mit der Gründung von Mahou im Jahr 1890. Nach einem kontinuierlichen Wachstum verfügt das Unternehmen heute über ein umfangreiches Portfolio spanischer Biere, darunter Mahou Cinco Estrellas, San Miguel Especial und Alhambra Reserva 1925. In den letzten Jahren kamen neue, bahnbrechende Produkte hinzu, wie San Miguel 0,0, Mahou Barrica und San Miguel ECO sowie glutenfreie Marken wie San Miguel Gluten Free und Mahou Cinco Estrellas Sin Gluten. Darüber hinaus bietet das Unternehmen dank Vereinbarungen mit Partnern wie AB InBev und Warsteiner ein umfangreiches Sortiment an internationalen Bieren wie Corona, Budweiser und Leffe sowie Mineralwassermarken wie Solán de Cabras.

Die Internationalisierung ist eine der strategischen Stoßrichtungen für die Entwicklung des Unternehmens. Es produziert mehr als 70 % des weltweit konsumierten spanischen Biers und ist in über 70 Ländern vertreten.

Von Sales & Operations Execution zu kollaborativer Sales- & Operations-Planung

MSM hat sich zum Ziel gesetzt, seine Position als führender Akteur im Sektor der schnelldrehenden Konsumgüter (FMCG) auf internationaler Ebene zu halten und gleichzeitig in den Kategorien der natürlichen und authentischen Getränke, mit denen es auf dem spanischen Markt vertreten ist, führend zu sein. Um dies zu erreichen, hat das Management-Team eine digitale Transformation eingeleitet, die den Einsatz innovativer Technologien forciert. Dabei geht es nicht nur um die Nutzung von Informationen als Wettbewerbsvorteil, sondern auch darum, die traditionellen Werte, nämlich Verbraucher und Mitarbeiter, in den Mittelpunkt der Entscheidungen zu stellen.

Das Management-Team begann mit der Untersuchung des Sales- & Operations-Prozesses und suchte nach einer Technologie, die das Unternehmen dabei unterstützt, die Sales & Operations Execution (S&OE) zu einer Sales- & Operations-Planung (S&OP) weiterzuentwickeln und den Zeitrahmen zu erweitern, den die Planungen erfassen. Ziel war es, von einer ausführenden Arbeitsweise zu einem perspektivischen und proaktiven Ansatz gelangen. Nachdem ein ausgereifter S&OP-Prozess eingeführt worden war, beschloss das Unternehmen, den Prozess weiter zu verbessern und Forecasts aus dem gesamten Unternehmen einfließen zu lassen. Marina Anton, S&OP-Leiterin bei MSM, erinnert sich:

„Als wir unsere erste S&OP durchführten, stellten wir fest, dass wir unsere Forecasts auf unterschiedliche Weise erfassten, hauptsächlich über Excel-Tabellen, die auf den Eingaben der verschiedenen Teams basierten. Das war ziemlich unstrukturiert, und der Fokus unseres Forecast-Prozesses lag nur auf dem aktuellen oder höchstens dem folgenden Monat. Um dies zu ändern, haben wir ein funktionsübergreifendes Team gegründet, das sicherstellt, dass das gesamte Unternehmen in den Datenerfassungsprozess eingebunden ist und der S&OP-Prozess übergreifend gesteuert wird.“

Die neue Lösung musste eine kollaborative Umgebung bieten, die gewährleistet, dass es bei den Abstimmungen nicht nur um die Mengen selbst, sondern auch um die Auswirkungen der Mengen auf das Geschäft geht. Angesichts der Komplexität des Produktportfolios von MSM benötigte das Management-Team außerdem eine Plattform, die eine einfache Segmentierung und Analyse des Portfolios ermöglicht, um die Planung reaktionsfähiger zu gestalten.

Umstellung von Mengen- auf Wertbetrachtung mit Hilfe einer Entscheidungsfindungsplattform

Nach der Evaluierung verschiedener Software-Lösungen entschied sich MSM für die Board-Plattform, da sie sich als sehr agil, geschäftsorientiert und benutzerfreundlich erwies:

„Das Wichtigste für uns war, dass wir mit Board den Sprung von der Mengen- zur Wertbetrachtung schaffen: Durch die Entscheidungsfindungsplattform sind wir in der Lage, unsere Informationen in Werte zu verwandeln, sowohl für das Unternehmen als auch für unsere Kunden", sagt Marina Anton.

In der ersten Phase des Prozesses werden alle Mengen der Forecasts für die kommenden Monate erfasst, einschließlich der Informationen über absatzfördernde Maßnahmen. Dies geschieht durch eine Kombination aus automatisierter und manueller Eingabe. Sobald alle Daten in der Board-Plattform konsolidiert sind, kann das Management-Team die GuV pro Kanal berechnen und dabei acht Wertkriterien oder Dimensionen wie Accounts oder SKUs berücksichtigen. Mit diesen Mengen- und Wertdaten kann das Unternehmen schließlich verschiedene Geschäftsszenarien mit Hilfe der Simulationsfunktionen von Board erstellen.

„Board ist der Single Point of Truth für unsere Forecasts und alle Teams sind jetzt auf einen einzigen Forecast ausgerichtet. Dadurch können wir uns auf den Wert für das Unternehmen konzentrieren, denn wir können die Auswirkungen der Forecasts in finanzieller Hinsicht bewerten. Außerdem lässt sich die Komplexität unseres Produktportfolios mit Hilfe der Analytics-Funktionen von Board leicht segmentieren und damit auch unser S&OP-Prozess“, fährt Marina Anton fort.

Der S&OP-Prozess unterstützt das monatliche Abstimmungs-Meeting, bei dem das Vertriebsteam den dreimonatigen Forecast validiert und die Aktivitäten auf der Grundlage von Unternehmens-KPIs bewertet. Dies geschieht alles auf einer einzigen Plattform – in Board. Die Zusammenarbeit hat sich dadurch erheblich verbessert, und das Team ist durch die vollständige Transparenz der Performance handlungsfähiger geworden. Dies war besonders vorteilhaft als in Folge von COVID-19 keine physischen Treffen stattfinden konnten.

Erweiterung von S&OP zur Integrierten Business Planung

Nachdem MSM einen strukturierten S&OP-Zyklus eingeführt hatte, beschloss das Unternehmen, den Einsatz von Board auszuweiten, indem es den S&OP-Prozess zur integrierten Business Planung (IBP) weiterentwickelt und Führungskräfte aus Vertrieb, Marketing, Finanzbereich und Logistik beteiligt. Diese wichtigen Stakeholder tragen gemeinsam die Verantwortung für den neuen Forecast-Prozess. Marina Anton erklärt:

„Wir sind von einem S&OP- zu einem IBP-Prozess übergegangen, wobei sich unser Executive S&OP-Meeting auf 12- oder 18-monatige Forecasts konzentriert, kombiniert mit einem von Board gesteuerten Szenario-Management. Das hilft uns, Risiken und Chancen in unserem Nachfrageprozess zu antizipieren und proaktiv durch das zu navigieren, was auf uns zukommt. Dabei simulieren wir auch unsere Forecast-Zahlen, um die Auswirkungen des Volumens auf unsere GuV auf verschiedene Arten zu verstehen. Darüber hinaus helfen diese Forecast-Simulationen unserem Vertriebsteam – und dem gesamten Unternehmen – die Marktbedürfnisse besser zu verstehen, was wiederum zu besseren Gesprächen mit den Kunden führt.“

Die Umstellung von S&OP auf IBP hat MSM einige weitere wichtige Funktionen und Vorteile gebracht, z. B. den so genannten "IBP-Tracker". Dies ist eine in Board integrierte Reporting-Anwendung, mit der das Unternehmen die Forecasting-Zahlen z. B. mit denen des Vorjahres vergleichen kann. Auf diese Weise kann MSM die Auswirkungen des Volumens aus wirtschaftlicher und strategischer Sicht verstehen. Die neue Lösung bringt dem Unternehmen viele Vorteile, wie Marina Anton berichtet:

„Dank des von Board eingeführten IBP-Ansatzes lassen sich unsere Forecasts leicht in Nettoumsatz und Bruttomarge umsetzen. Die Validierung der Forecasts und die Bewertung der KPIs bleiben nicht auf der Ebene des Vertriebsteams, sondern werden bis auf die Ebene der Geschäftsführung ausgedehnt. Diese Aktivitäten sind nicht mehr statisch, denn sie bestehen aus einem laufenden Prozess, der rollierende Forecasts liefert. Auch das Reporting und unser Management-Informationssystem haben sich stark verbessert: Die Erstellung und Verwaltung von Berichten erfolgt im Self-Service-Modus in der gleichen Planungs- und Simulationsumgebung der Board-Plattform, in der alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stehen.“

MSM will die Nutzung von Board weiter ausbauen, um den Ansatz der Integrierten Business-Planung optimal zu nutzen. Das Unternehmen möchte außerdem seinen Finanzplanungsprozess weiter verbessern, indem es ihn mit der strategischen Planung und der Produktionskapazitätsplanung kombiniert – alles innerhalb der Board-Plattform.